Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – das ist zu beachten

Die Lohnfortzahlung ist eine Verpflichtung des Arbeitgebers. In einem geregelten, sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis kann ein Arbeitnehmer in Deutschland erwarten, dass sein Lohn auch im Krankheitsfall weitergezahlt wird, obwohl er seine Arbeit gerade nicht ausführen kann.

In welchem Umfang diese Zahlung zu leisten ist, welche Fristen hier gelten und wie weit die Verpflichtungen des Arbeitgebers reichen, zeigen wir Dir in diesem Artikel.

Was rechtfertigt eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Die Lohnfortzahlung soll Deinem Arbeitnehmer die Existenzgrundlage erhalten. Sie ist geregelt in dreizehn Paragraphen des Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Allgemein besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Arbeitsverhältnis besteht schon länger als vier Wochen.
• Eine Krankheit steht der Arbeitsfähigkeit im Wege.
• Die Erkrankung besteht während der regulären Arbeitszeit.
• Der Arbeitnehmer muss unverschuldet arbeitsunfähig geworden sein

Ob ein Arbeitnehmer nun voll- oder teilzeitbeschäftigt ist, einen Minijob oder eine Saisonarbeit ausführt oder sich noch in der Ausbildung befindet, ist hingegen belanglos. §19 des Berufsbildungsgesetz (BBiG) besagt, dass auch Auszubildende einen Anspruch auf die Fortzahlung ihres Entgelts haben, wenn sie unverschuldet und aus persönlichen Gründen nicht arbeiten können. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall auch die Ausbildungsvergütung weiterzahlen.

Wann besteht "unverschuldete Arbeitsunfähigkeit" während der "regulären Arbeitszeit"?

In den meisten Fällen ergibt sich die Arbeitsunfähigkeit infolge eines Unfalls oder einer Erkrankung. Der Gesetzgeber nimmt auch stets an, dass der Arbeitnehmer daran keine Schuld trägt. Zweifel können sich in folgenden Fällen ergeben:

• bei besonders gefährlichen Freizeitsportarten
• unter Missachtung üblicher Sicherheitsregeln
• grob fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt
• bei rauschmittelinduzierten Verkehrsunfällen
• bei Nebenerwerbstätigkeit außerhalb des Arbeitsverhältnisses
• „Unwohlsein“ nach ausgiebigem Feiern am Wochenende
  
  

Besteht die Krankheit dagegen unverschuldet, muss sie den Arbeitnehmer so einschränken, dass er während der regulären Arbeitszeit nicht arbeiten kann. Dazu zählen je nach Arbeitsvertrag auch Brückentage und reguläre Geschäftsreisen sowie Wochenenden, Sonn- und Feiertage. Nicht zur Arbeitszeit gehört die Zeit nach Dienstende, freie Wochenenden und freie Tage bei Teilzeitbeschäftigten, Erziehungs- und Elternzeit, Berufsschultage bei Auszubildenden.

Wann eine tatsächliche „Arbeitsunfähigkeit“ besteht, ist durchaus interpretationsfähig und sehr an die konkrete Tätigkeit gebunden. Körperliche Arbeit kann schon bei einer leichten Muskelzerrung unmöglich sein, den durchschnittlichen Büroarbeiter wird vielleicht sogar ein Armbruch nur unwesentlich einschränken. 

Wer als Schulungsleiter oder Dozent konstant sprechen muss, ist schon mit einer leichten Kehlkopfreizung arbeitsunfähig, gleiches gilt für Telefonisten im Call-Center. Immer dann, wenn eine Erkrankung die Aufgaben einschränkt oder die Ausübung die Krankheit verschlimmert, liegt Arbeitsunfähigkeit vor.

Welche Fristen gelten?

Grundsätzlich besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung für die Dauer von 42 Tagen ab „Krankmeldung“, also für sechs Wochen. Die Krankmeldung muss den Arbeitgeber unverzüglich erreichen, am besten noch am selben Tage durch Mitteilung, Anruf, E-Mail an den Vorgesetzten, Abteilungsleiter oder Personalchef. 

Dabei muss der Grund der Arbeitsunfähigkeit noch nicht genannt werden. Die meisten Arbeitsverträge sehen dann die Vorlage einer offiziellen und ärztlichen „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ spätestens am dritten Tage der Krankschreibung vor. Wer das nicht beachtet, setzt sich leicht dem Vorwurf aus, ohne triftigen Grund der Arbeit fernzubleiben, was weitreichende Folgen – z. B. Kündigung – nach sich ziehen kann. Auch ist der Arbeitgeber dann nicht mehr zur Lohnfortzahlung verpflichtet.

Erst nach 42 ununterbrochenen Tagen der Arbeitsunfähigkeit mit derselben Begründung endet der Anspruch des Arbeitnehmers. Danach tritt im Allgemeinen die Gesetzliche Krankenversicherung oder ein anderer Kostenträger in die Pflicht. Gibt es dazwischen Unterbrechungen, so werden die Tage der Abwesenheit mit derselben Erkrankung aufsummiert. Sofern eine Unterbrechung mehr als sechs Monate andauert, löst dies einen erneuten Anspruch aus, was eine „Krankheit in der Krankheit“, etwa ein grippaler Infekt während eines noch nicht ausgeheilten Knochenbruchs übrigens nicht vermag.

Wie hoch ist die Lohnfortzahlung?

In den einfachsten Fällen entspricht die Höhe der Lohnfortzahlung dem zu erwartenden Bruttogehalt. Jedoch kommen auch – je nach Beschäftigungsfall – variable Bestandteile hinzu, dazu zählen etwa:

• Provisionen und Boni
• Zulagen und Zuschläge, etwa für Akkord-, Wochenend-, Nacht- und Feiertagsarbeit
• Zuschläge für gewöhnlich zu leistende Überstunden
  
  

Als Arbeitgeber kannst Du einen Durchschnittslohn aus den drei letzten Monatsbezügen Deines Mitarbeiters bilden. Merke: Anspruch auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld hat Dein Mitarbeiter im Rahmen der Lohnfortzahlung übrigens nicht.

Ersatz für die Lohnfortzahlung

Es ist bekannt, dass die Verpflichtung zur Lohnfortzahlung manche Betriebe in arge wirtschaftliche Bedrängnis bringen kann. Aus diesem Grunde sieht der Gesetzgeber eine Art „Versicherung“ vor, die alle Kleinbetriebe mit weniger als 30 Mitarbeitern über die „Umlage U1“ abschließen müssen. 

Dies regelt das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Beispielhaft sind dazu bis zu 4 % des Bruttoarbeitslohns eines Mitarbeiters an die jeweilige gesetzliche Krankenkasse abzuführen. Im Leistungsfall übernimmt diese dann bis zu 80 % des Lohnfortzahlungsanspruchs. Je nach Kostenträger sind die Tarife unterschiedlich, Du als Arbeitgeber hast dabei einen Gestaltungsrahmen.

Gerade in der heutigen „Corona“-Zeit kann es aber auch anders laufen. Müssen Mitarbeiter in „Quarantäne“, ist für den Arbeitgeber keine Kostenerstattung nach dem AAG bzw. über die Umlageversicherung U1 möglich. Nach § 56 Infektionsschutzgesetz (IfSG) hat der Mitarbeiter unter Quarantäne jedoch Anspruch auf eine Entschädigung. Diese bemisst sich nach dem ausgefallenen Entgelt. 

Der Arbeitgeber ist in der Pflicht, für die ersten sechs Wochen die Entschädigung auszuzahlen und erhält sie auf Antrag von der zuständigen Behörde zurück. Ab der siebten Woche erhalten die Betroffenen eine Entschädigung in Höhe des Krankengeldes direkt von der zuständigen Behörde.

Wann endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Im Allgemeinen endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung – auch vorzeitig – immer dann, wenn auch das Arbeitsverhältnis endet. Beispielsweise wegen:

• Eintritt des Ruhestandes
• Befristung des Arbeitsverhältnisses von vorneherein
• Kündigung
  
  

Im Falle der Kündigung gibt es jedoch Ausnahmen. Gerade eine „Kündigung wegen Krankheit“ soll im Sinne des Gesetzgebers nämlich ausgeschlossen sein. Sogar dann, wenn der Arbeitgeber selbst kündigt oder einen Aufhebungsvertrag akzeptiert, bleibt die Dauer der Lohnfortzahlung davon unberührt.

Lohnfortzahlung im Überblick

Wann erfolgt eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Für eine Lohnfortzahlung muss das Arbeitsverhältnis länger als vier Wochen bestehen, eine Krankheit der Arbeitsfähigkeit im Wege stehen und während der regulären Arbeitszeit bestehen. Der Arbeitnehmer muss unverschuldet arbeitsunfähig geworden sein.

Wie hoch ist die Lohnfortzahlung?

Die Höhe der Lohnfortzahlung entspricht generell dem zu erwartenden Bruttogehalt. Hinzu kommen Provisionen und Boni sowie eventuelle Zulagen und Zuschläge. Anspruch auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld besteht hingegen nicht.

Welche Fristen gelten bei der Lohnfortzahlung?

Arbeitnehmer haben grundsätzlich einen Anspruch auf Lohnfortzahlung für 42 Tage ab dem Zeitpunkt der Krankmeldung. Diese muss den Arbeitnehmer unverzüglich, am besten am selben Tag erreichen.

Kenjo vereinfacht die Lohnfortzahlung

Die Software für Lohnabrechnung von Kenjo lädt automatisch alle Mitarbeiterkrankmeldungen hoch. So behältst Du im Blick, wer wie lange krank ist und ob entsprechende Atteste vorliegen. Die Lohnfortzahlung ist damit kaum komplizierter als eine übliche Gehaltsabrechnung. In unserem Artikel "Feiertage im Jahr 2025 in Deutschland - Für alle Bundesländer!" erhältst Du einen Überblick über alle gesetzlichen Feiertage 2025 in Deutschland.