Gerade in Schicht-, Service- und Produktionsbetrieben ist Arbeitszeiterfassung kein rein administratives Thema. Ob Pausen eingehalten werden, Ruhezeiten zwischen Schichten ausreichen oder Arbeitszeitgrenzen überschritten werden, entscheidet nicht selten über rechtliche Risiken, Teamkonflikte und Nachzahlungen. Das Arbeitszeitgesetz gibt dafür einen klaren Rahmen vor – die Herausforderung liegt in der praktischen Umsetzung.

Warum Arbeitszeiterfassung für Schicht- und Servicebetriebe besonders wichtig ist

Im operativen Alltag entstehen Risiken selten durch Vorsatz, sondern durch Dynamik. Spontane Schichtwechsel, kurzfristiges Einspringen, geteilte Dienste oder Personalmangel führen dazu, dass Pausen verkürzt oder Ruhezeiten unterschritten werden.

Problematisch wird es vor allem dann, wenn Arbeitszeit nach dem Prinzip „passt schon“ geplant wird. Pausen werden mitgedacht, aber nicht dokumentiert. Ruhezeiten werden implizit angenommen, aber nicht geprüft. Genau hier setzt dieser Artikel an: Ziel ist es, die gesetzlichen Regeln klar einzuordnen und zu zeigen, wie sie sich praktikabel in der Zeiterfassung abbilden lassen.

Was regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) überhaupt?

Das Arbeitszeitgesetz regelt deutlich mehr als nur die tägliche Höchstarbeitszeit. Es definiert unter anderem:

• maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten
• gesetzliche Pausen
• gesetzliche Ruhezeiten
• Sonderregelungen für Nacht- und Schichtarbeit
• Arbeit an Sonn- und Feiertagen

Pausen und Ruhezeiten sind dabei keine freiwilligen Zusatzleistungen, sondern zentrale Schutzvorschriften. Sie sollen Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Sicherheit der Mitarbeitenden gewährleisten – und sind für Arbeitgeber verbindlich einzuhalten.

Höchstarbeitszeit in der Praxis: 8 Stunden, 10 Stunden, Ausgleich

Grundsätzlich gilt: Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb eines Ausgleichszeitraums ein Durchschnitt von acht Stunden eingehalten wird.

In der Praxis wird häufig missverstanden:

• dass die 10-Stunden-Grenze kein Dauerzustand ist
• dass Ausgleichszeiträume aktiv geplant werden müssen
• dass Pausen nicht zur Arbeitszeit zählen

Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Regelungen vorsehen, ändern jedoch nichts an der grundsätzlichen Dokumentationspflicht.

Gesetzliche Pausen nach § 4 ArbZG: Regeln, typische Fehler, Umsetzung

Nach § 4 ArbZG sind Pausen verpflichtend und klar geregelt. Dennoch zählen sie zu den häufigsten Fehlerquellen – insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit.

Gesetzliche Pausenregelungen (Übersicht)

Pausen sind unbezahlte Ruhezeiten und müssen sowohl genommen als auch dokumentiert werden.

Pausenfehler, die in Schichtbetrieben besonders häufig sind

Typische Praxisprobleme:

• Pausen werden „mitgedacht“, aber nicht gebucht
• Pausen werden verkürzt und nicht nachgeholt
• Raucherpausen sind nicht klar geregelt
• kurze Unterbrechungen werden fälschlich als Pause gewertet

Gerade bei manuellen Lösungen wie einer Excel-Arbeitszeiterfassung entstehen hier schnell Grauzonen.

Was ein digitales Zeiterfassungssystem bei Pausen können sollte

Ein geeignetes System sollte:

• Pausenregeln automatisch anwenden (z. B. 30 Minuten ab 6 Stunden)
• Warnhinweise bei fehlenden oder zu kurzen Pausen anzeigen
• Pausen revisionssicher dokumentieren
  
  
  
  
  
  

Ruhezeiten nach § 5 ArbZG: 11 Stunden sicher einhalten

Neben den Pausen ist die gesetzliche Ruhezeit ein zentraler Prüfpunkt. Nach § 5 ArbZG müssen Mitarbeitende mindestens 11 zusammenhängende Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen haben.

Problematische Konstellationen sind unter anderem:

• Spätschicht → Frühschicht
• Einspringen am Folgetag
• Doppelschichten oder verlängerte Einsätze

Wie Ruhezeitverstöße im Alltag entstehen (ohne Absicht)

In der Praxis entstehen Verstöße häufig durch:

• kurzfristige Dienstplanänderungen „auf Zuruf“
• fehlende Transparenz zwischen Filialen oder Standorten
• verteilte Zeitdaten (Excel, WhatsApp, Terminals)

Gesetzliche Ruhezeiten:

Was ein digitales Zeiterfassungssystem bei Ruhezeiten leisten sollte

Gerade bei wechselnden Schichten, Einspringen oder Mehrarbeit ist die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeit kaum zuverlässig möglich, wenn sie nur „mitgedacht“ wird. Ein digitales Zeiterfassungssystem sollte daher nicht erst im Nachhinein auswerten, sondern bereits im laufenden Betrieb unterstützen.

Wichtig sind:

• Automatische Ruhezeit-Checks zwischen Einsätzen
  Das System prüft, ob zwischen zwei Arbeitsblöcken die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten wird. So werden problematische Spät-auf-Früh-Konstellationen oder kurzfristige Zusatzschichten sofort sichtbar.
• Warnungen bei Unterschreitung
  Statt stille Verstöße zu produzieren, sollte das System Konflikte klar kennzeichnen – etwa durch Warnhinweise oder Statusmeldungen. Dadurch können Führungskräfte rechtzeitig reagieren, bevor sich systematische Verstöße einschleichen.
• Auswertungen nach Team, Standort oder Schichtart
  Aggregierte Auswertungen helfen zu erkennen, ob Ruhezeitverstöße Einzelfälle sind oder strukturelle Ursachen haben. Besonders in Filialbetrieben oder im Mehrschichtsystem entsteht so eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Anpassungen in der Einsatzplanung.
  
  
  
  
  
  

Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Stand nach EuGH & BAG

Seit dem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 und der darauf folgenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgeber müssen ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus dem Arbeitsschutzrecht.

Offen ist derzeit vor allem:

• wie das System konkret ausgestaltet sein muss
• welche technischen Lösungen zulässig sind

Nicht offen ist hingegen:

• dass Arbeitszeiten erfasst werden müssen
• dass Pausen, Ruhezeiten und Überstunden Teil dieser Erfassung sind

Welche Daten müssen erfasst werden – und wie lange?

Die gesetzliche Dokumentationspflicht beschränkt sich bewusst auf wenige, klar definierte Angaben. Ziel ist Nachvollziehbarkeit, nicht Überwachung.

Pflichtangaben sind:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Zuordnung zur jeweiligen Person

Diese Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie bei Prüfungen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen können. Sie bilden unter anderem die Grundlage für die Bewertung von Überstunden, Pausen und Ruhezeiten.

Weitere Details zur praktischen Umsetzung findest Du im Beitrag zum Stundennachweis.

Vertrauensarbeitszeit & Homeoffice: Was ändert sich bei Pausen und Ruhezeiten?

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin zulässig – sie entbindet Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen und Ruhezeiten unverändert.

In der Praxis haben sich folgende Leitplanken bewährt:

• Selbstbuchung der Arbeitszeiten
  Mitarbeitende erfassen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit eigenverantwortlich, ohne permanente Kontrolle.
• Klare Pausenregeln
  Einheitliche Vorgaben verhindern Grauzonen, insbesondere bei flexiblen Tagesabläufen.
• Stichprobenartige Auswertungen
  Regelmäßige Reports helfen, systematische Verstöße frühzeitig zu erkennen, ohne Misstrauen zu säen.

Gerade bei mobiler Arbeit oder im Außendienst ist Transparenz entscheidend, da direkte Präsenzkontrolle entfällt.

Welche Systeme gibt es – und wo liegen die Grenzen?

Grundsätzlich kommen drei Formen der Arbeitszeiterfassung vor:

• Stundenzettel
• Excel-Lösungen
• Digitale Zeiterfassungssysteme

Während Stundenzettel und Excel in sehr kleinen, stabilen Strukturen funktionieren können, stoßen sie schnell an Grenzen, sobald:

• Mehrschichtbetrieb besteht
• mehrere Standorte koordiniert werden müssen
• Überstunden, Ausgleich oder Zuschläge relevant werden

In solchen Fällen steigt der manuelle Aufwand stark an, während Transparenz und Rechtssicherheit abnehmen.

Was ist bei Zeiterfassung erlaubt? Datenschutz und Grenzen in der Praxis

Zeiterfassung darf nicht tiefer in Persönlichkeitsrechte eingreifen als erforderlich. Kritisch sind insbesondere:

• biometrische Verfahren (z. B. Fingerabdruck)
• kontinuierliche GPS-Tracking von Mitarbeitenden
• verdeckte Überwachung von Verhalten oder Leistung

Solche Maßnahmen sind entweder unzulässig oder nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Der rechtliche Leitgedanke lautet daher: so wenig Daten wie nötig, so transparent wie möglich.

So unterstützt Kenjo die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten

Kenjo unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben strukturiert abzubilden, Abweichungen sichtbar zu machen und Dokumentation bereitzustellen – ohne operative Entscheidungen zu erzwingen.

Pausen

• Automatische Pauschalpausen (z. B. 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) sorgen dafür, dass gesetzliche Mindestpausen auch ohne manuelles Ausstempeln berücksichtigt werden.
• Separate Erfassung von Raucherpausen ermöglicht eine transparente und faire Handhabung innerhalb des Teams.
• Nachvollziehbare Dokumentation schafft Klarheit bei Rückfragen, Prüfungen oder internen Diskussionen.

Ruhezeiten

• Konfliktanzeigen bei Unterschreitung der 11-Stunden-Ruhezeit machen Risiken sofort sichtbar.
• Warnungen bei Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit unterstützen die Einsatzplanung.
• Kommentierbare Ausnahmefälle erlauben es, betriebliche Notwendigkeiten rechtssicher zu dokumentieren.

So entsteht eine belastbare Grundlage für Planung, Ausgleich und Kontrolle – insbesondere in Betrieben mit Schichtarbeit, wechselnden Einsatzzeiten und begrenzten HR-Ressourcen.