Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Vielleicht fällt es auch Dir als HR-Profi nicht immer leicht, die Personalzeiterfassung im Blick zu behalten. Eventuell brauchst Du sogar klare Hinweise, wenn es um das Arbeitszeitkonto Deiner Angestellten geht. Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung schreibt in diesem Fall klare Regeln vor, dient dabei dem Schutz Deiner Mitarbeiter und gibt Dir einen Leitfaden, um Deine Mitarbeiter entsprechend einzuplanen und einzusetzen. Um einen besseren Überblick zu behalten, haben wir die wichtigsten Aspekte zur Arbeitszeiterfassung zusammengestellt.

Zusätzlich erhältst Du bei uns auch einen Überblick zu dem neuen Erlass des Bundesarbeitsgerichts bezüglich der Arbeitszeiterfassung und was das Urteil für deutsche Unternehmen bedeutet.

Was regelt das Arbeitszeitgesetz?

Das Arbeitszeitgesetz regelt nicht nur die maximale Arbeitszeit, die Deine Arbeitnehmer leisten dürfen, sondern ebenso die Dauer von Ruhepausen und Ruhezeiten zwischen zwei aufeinander folgenden Schichten. Weiterhin sind im Arbeitszeitgesetz die Regeln bei Nacht- und Schichtarbeit sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen festgehalten.

Wie hoch ist die maximale Arbeitszeit?

Im Allgemeinen gilt für die Mitarbeiter, die in Deinem Unternehmen in Vollzeit angestellt sind, eine maximale Wochenarbeitszeit von 40 Stunden. Dies ergibt sich aus einer maximalen Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag bei einer 5-Tage-Woche. Dabei werden Pausenzeiten nicht mitgerechnet. 

Bei einer 8 Stunden-Schicht stehen Deinen Mitarbeitern außerdem mindestens 30 Minuten Mittagspause zu. Die Mittagspause ist in der Arbeitszeit nicht mit eingerechnet, dennoch musst Du sie bei der Einsatzplanung Deiner Mitarbeiter berücksichtigen.

In Ausnahmen darfst Du die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter auf 10 Stunden pro Tag verlängern, allerdings dürfen Deine Mitarbeiter diese Grenze niemals überschreiten. Rein rechnerisch ergibt sich damit eine wöchentliche maximale Arbeitszeit von 60 Stunden, da in dieser Maximalrechnung der Samstag als Arbeitstag mitzählt. 

Insgesamt dürfen Deine Mitarbeiter laut Gesetz innerhalb von 24 Wochen nicht mehr als 8 Stunden durchschnittlich pro Tag arbeiten. Dies bedeutet für Dich, dass die Mitarbeitenden, die in manchen Wochen mehr Arbeitszeit zur Verfügung stellen, dafür einen Ausgleich ihrer bereits geleisteten Stunden erhalten müssen.

Ausnahmen der Höchstgrenzen

Eine Ausnahme von diesen Höchstgrenzen besteht, wenn Betriebs- oder Dienstverordnungen dies auf Grundlage von Tarifverträgen erlauben. Dafür muss aber in diesen Schichten Bereitschaftsdienst oder Arbeitsbereitschaft inkludiert sein.

Gibt es eine Arbeitszeiterfassungspflicht?

Auf Grund eines Urteils des Europäischen Gerichtshof aus dem Jahr 2019 bist Du, sowie alle Arbeitgeber der EU, dazu verpflichtet, die Anwesenheit und Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Nach und nach sollten alle Arbeitgeber ihre Zeiterfassung europarechtskonform umsetzen.

Aber nicht nur dafür, sondern auch für das Einrichten von Ausgleichszeiten ist eine professionelle Zeiterfassung unumgänglich. Ausgleichszeit meint dabei das Konzept, nach dem Überstunden ausgeglichen werden.

Gibt es Ausnahmen bei der Pflicht zur Zeiterfassung?

Eine Herausforderung für das per Gesetz festgelegte Zeiterfassungssystem stellt die in einigen Betrieben gängige Arbeit auf Vertrauensbasis dar. Dies ist ein Modell, das flexible Arbeitszeiten für Deine Mitarbeiter bedeutet. Deine Mitarbeiter bestimmen selbst, zu welchen Zeiten sie arbeiten, und werden über Zielvereinbarungen gesteuert. In diesem Arbeitsmodell ist ein Zeiterfassungssystem im Normalfall nicht von Nöten. 

Allerdings müssen Du und auch Deine Mitarbeiter sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, z.B. müssen auch hier Überstunden aufgezeichnet werden und die Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden. Wenn Dein Unternehmen nach diesem Modell arbeitet, ist es unumgänglich, dass sich Deine Mitarbeiter in Eigenverantwortung an diese Vorschriften halten, es ist also an Dir, sie über diese Regeln regelmäßig zu informieren und ihnen diese nahe zu legen.

Welche Vorgaben gibt es zur Arbeitszeiterfassung?

Als Arbeitgeber bist Du gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Wie Du dies in Deinem Unternehmen umsetzt, ist zurzeit jedoch noch nicht gesetzlich festgelegt. Im Klartext heißt das, dass Du die Dokumentation digital oder in Papierform durchführen kannst.

Prinzipiell drängt sich ein Arbeitszeitkonto für jeden Angestellten auf. Hierbei gibst Du die vom einzelnen Mitarbeiter zu leistenden Stunden als Soll ein, die bereits gearbeiteten Stunden werden dem Mitarbeiter gutgeschrieben. Somit entsteht ein Saldo, durch das Du und die Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, ob die Angestellten ein Plus an Stunden aufbauen oder sich noch im Minus befinden, also noch Stunden nachzuholen haben. 

Dieses System der Zeiterfassung bietet sich z.B. an, wenn sich Deine Mitarbeiter im Home Office befinden oder wenn Dein Unternehmen den Angestellten flexible Arbeitszeiten zugesteht. So bewahrst Du auch bei längeren Unterbrechungen der täglichen Arbeit den Überblick über den aktuellen Stand der zu leistenden Stunden pro Mitarbeiter.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Du die Daten erfasst, die für die Zeiterfassung notwendig sind. Das bedeutet, dass Beginn und Ende der Arbeitszeit der Mitarbeiter dokumentiert und den Mitarbeiter über die Namen und/oder Personalnummern zugeordnet werden. Diese Daten musst Du zwei Jahre lang aufbewahren. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können sie selbstverständlich als Dokumentationsnachweis genutzt werden.

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Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 12. Mai 2019 sind Arbeitgeber in ganz Europa verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Durch dieses Gesetz zur Arbeitszeiterfassung werden alle anderen nationalen Gesetze der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten außer Kraft gesetzt, unabhängig davon, was vorher galt.  

Was bedeutet das also für HR-Fachleute und Unternehmen? In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte dieser Gesetzgebung zusammen und erklären, wie sie sich auf Unternehmen auswirkt.

Was sagt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung aus? 

Das europäische Recht besagt, dass kein Arbeitnehmer mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten sollte und alle 24 Stunden Anspruch auf eine 11-stündige Pause hat. Die neuen Arbeitszeitrichtlinien folgen dem EuGH-Urteil, das entschied, dass die EU-Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zur Einführung eines Systems zur täglichen Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. 

Das System soll objektiv, zuverlässig und zugänglich sein und die Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit messen. Es soll alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der Überstunden, aufzeichnen und sicherstellen, dass die Arbeitgeber die täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten einhalten. Die Arbeitnehmer müssen Zugang zu diesem System haben, um ihre eigenen Arbeitszeiten zu erfassen und ihre Rechte zu gewährleisten.

Diese europäische Richtlinie hat Vorrang vor allen anderen nationalen Gesetzen und gegebenenfalls müssen die EU-Mitgliedsstaaten ihre nationalen Gesetze entsprechend anpassen. Viele europäische Länder - inklusive Deutschland - haben dies jedoch bisher versäumt.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

In der Konsequenz aus dem EuGH-Urteil bestand für die Mitgliedstaaten der EU also bereits seit 2019 eine Pflicht zur Umsetzung der Rechtsprechung, was in Deutschland bislang aber noch nicht in nationales Recht umgewandelt wurde. In Deutschland bestand allerdings bereits die Pflicht zur Erfassung von Überstunden, wonach Arbeitgeber verpflichtet sind, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

Darauf folgte jetzt das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG). In der Pressemitteilung vom 13. September 2022 äußert sich das BAG wie folgt: “Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.” Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Wichtig: Die Zeiterfassung wird also kommen und lediglich bei der Umsetzung gibt es noch Gestaltungsspielraum. Es ist zeitnah mit einer gesetzlichen Regelung zu rechnen. Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben. Die Regelungen zum Arbeitsrecht im Koalitionsvertrag sehen vor, dass flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein müssen.

Doch auch vor einer Gesetzgebung sollten Arbeitgeber bereits tätig werden und die Arbeitszeit mittels eines „objektiven und zuverlässigen Systems“ erfassen. Arbeitsschutzbehörden können dabei die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen und auf Seiten des Arbeitnehmers besteht bei Nichtumsetzung von verpflichtenden Maßnahmen zum Arbeitsschutz das Leistungsverweigerungsrecht, wobei es sich um Lohnanspruch ohne Arbeit handelt.

Mobiles Arbeit im Homeoffice wird immer wichtiger 

Das mobile Arbeiten im Homeoffice stellt einen wachsenden Trend dar, der während der COVID-19-Krise rapide angekurbelt wurde. Unternehmen sehen sich plötzlich dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus zu managen und gleichzeitig eine Team-Atmosphäre zu schaffen, mit der alle an einem Strang ziehen.  

Abgesehen von der Gesetzgebung ist es heute wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Deine Firma über die passenden Systeme verfügt, um Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg als ein Team leiten zu können. Ein guter Kommunikationsfluss und die Arbeitszeiterfassung halten das Produktivitätsniveau aufrecht.  

Auf der anderen Seite müssen die Arbeitgeber auch für die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter sorgen. Sie sind dementsprechend dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter nicht zu viele Überstunden machen. 

Die Vorteile einer Online-Arbeitszeiterfassung, die von zuhause und überall gesteuert werden kann, liegen daher auf der Hand. Die Frage ist, wie geht man dabei vor?

Wie wähle ich das passende Zeiterfassungssystem aus? 

Zeiterfassungssysteme reichen von Excel-Vorlagen und Stempelautomaten bis hin zu moderner, cloudbasierter Software und biometrischen Systemen. Dieser Artikel befasst sich mit den verschiedenen Arten von Arbeitszeiterfassung. 

Eine Arbeitszeiterfassung sollte gerade nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts den Anforderungen einer modernen Organisation gerecht werden. Dies gilt vor allem für mobil arbeitende Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Zeit außerhalb des Büros an mehreren Standorten verbringen, aber auch für Arbeiter in den verarbeitenden Gewerben. 

Immer mehr Personalabteilungen digitalisieren ihre Prozesse, um durch eine Zeiterfassungssoftware viel Zeit, Geld und Energie zu sparen. So gewährleisten sie einen reibungslosen Arbeitsablauf und flüssige Workflows. Wie das geht? Ganz einfach, achte einfach auf die folgenden Funktionen: 

• Ein- und Ausstempel-Funktionen
• Cloudbasierte Technologie, auf die man von überall mit einem Computer, einem Tablet oder einer Mobiltelefon-Anwendung zugreifen kann
• Personalisierte Berichterstattung, um detaillierte Informationen zu erhalten
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Integration mit biometrischen Systemen
• Intuitives und benutzerfreundliches Design
• Integration mit Kalendern und Messaging-Apps
• Benachrichtigungen und Warnmeldungen
• Ein System, das mit Dir und Deinem Unternehmen wachsen kann, wenn Du es am meisten brauchst
  
  

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Arbeitszeiterfassung?

Bei einfachen Unternehmensstrukturen sind Stundenzettel denkbar. Für ein modernes Unternehmen, mit nur wenigen Mitarbeitern, kann ein Zeiterfassungssystem per Excel-Datei ausreichend sein. Sobald Deine Mitarbeiter jedoch im Mehrschichtbetrieb arbeiten oder die Anzahl der Angestellten per Excel unüberschaubar wird, solltest Du ein vollständig elektronisches, digitales Zeiterfassungssystem in Deinen Unternehmensalltag integrieren. 

Letztlich geht es um Deine Professionalität und Deinen Komfort für Dich als HR-Manager, denn eine bestimmte Form der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgegeben. Um Dir bei Deiner Entscheidung zu helfen, stellen wir Dir die Unterschiede der drei gängigsten

Zeiterfassungssysteme im Folgenden kurz vor.

Weitere wichtige Beiträge zum Thema Zeiterfassung auf unserem Blog:

• Die 5 wichtigsten Personalverwaltung-Apps
• Wie sieht das Büro der Zukunft aus?
• Kurzarbeit-Zeiterfassung digital etablieren

Stundenzettel

Die Zeiterfassung per Stundenzettel ist ein System fern der digitalen Erfassung. Deine Mitarbeiter halten tabellarisch fest, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufgewandt haben. Sie können die Start- und Endzeiten einer jeden Tätigkeit, oder direkt die Dauer, eintragen.

Diese Art der Zeiterfassung ist sehr zeitaufwändig, intransparent und unkomfortabel, nicht nur für Dich, sondern auch für Deine Mitarbeiter. Schließlich brauchen sie zusätzliche Zeit, um die Tabellen formgerecht auszufüllen. Dieser Aufwand fließt meist nicht in die Arbeitszeit der Angestellten ein.

Excel Tabelle

Die Zeiterfassung mittels einer Excel-Tabelle stellt letztlich die Digitalisierung der Stundenzettel dar. Deine Aufgabe ist es, eine Excel-Tabelle zu entwerfen, in die Deine Mitarbeiter ihre Stunden für jeden Arbeitstag eintragen. Die Vorbereitung einer solchen Tabelle ist recht aufwendig, da Du zunächst einzelne Reiter für jeden Monat erstellst, in die Du jeweils die Daten vom ersten bis zum letzten des Monats einträgst. 

Wenn Dir als Unternehmer noch keine Arbeitszeiterfassung Vorlage vorliegt, weil die nötigen Informationen fehlen, um das Arbeitszeiterfassung Muster zu erstellen, schafft Kenjo Abhilfe! Unsere Vorlage beinhaltet alle wichtigen Informationen, an denen Du Dich orientieren kannst. Die Formulierungen können entweder übernommen oder noch angepasst werden. Lade noch heute unsere kostenlose Arbeitszeiterfassung Vorlage herunter.

Software / Cloud

Eine Alternative ist die moderne Zeiterfassung mittels einer Zeiterfassungssoftware. Zeiterfassung per Software bietet Dir und Deinem Unternehmen nicht nur ein Tracking-Tool, sondern verbindet die Daten direkt mit der Buchhaltung, die diese zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen nutzt. 

Mit einer modernen Zeiterfassungssoftware ist die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter möglich. Die Software bietet sich als Cloudlösung auch für die Arbeit im Home Office an, da hier die Tracking-Daten für Deine Angestellten sofort sichtbar sind und unverzüglich an Dich übertragen werden. Somit sind Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung kaum noch möglich. Die Zeiterfassung mit Kenjo verfügt darüber hinaus über viele weitere Funktionen.

Was ist bei der Arbeitszeiterfassung erlaubt?

Zeiterfassungssysteme haben gewisse Grenzen einzuhalten, und zwar da, wo sie in das Persönlichkeitsrecht Deiner Mitarbeiter eingreifen. Ein Beispiel ist das Einloggen in das Zeiterfassungssystem mittels Fingerabdruck. Dies ist gesetzlich nicht erlaubt, da das Erheben von biometrischen Daten, also eines Fingerabdrucks, für die Zeiterfassung selbst nicht notwendig ist. 

Ebenso wenig ist es erlaubt, die Bewegung Deiner Angestellten per GPS zu tracken. Zwar ist dies ein einfacher Weg, z.B. um die Arbeitszeit von Mitarbeitern im Außendienst zu erfassen, allerdings handelt es sich auch hier um personenbezogene Daten, zu deren Erhebung die Mitarbeiter ihre Zustimmung geben müssen. Außerdem müssen die Mitarbeiter informiert werden, dass diese Form der Datenerhebung nur auf freiwilliger Basis erfolgen darf. 

Weitere Formen unbotmäßiger Einschnitte in die Persönlichkeitsrechte sind das Tracking der Angestellten mittels Video-, Computer- und Telefonüberwachung. Ebenso wie für das Tracking per GPS müssen die Mitarbeiter auch für diese Formen ihre Zustimmung auf freiwilliger Basis geben.

Wie kann Kenjo bei der Arbeitszeiterfassung helfen?

Eine strukturierte Arbeitszeiterfassung ist Deinem Unternehmen per Gesetz vorgeschrieben. Allerdings darfst Du selbst entscheiden, welche Form der Zeiterfassung Du wählst. Hier bietet sich insbesondere eine moderne Softwarelösung wie die von Kenjo an.

Kenjo Benutzeroberfläche

Durch die digitale Arbeitszeiterfassung können Unternehmen spielend leicht den Überblick über geleistete Arbeitsstunden behalten, indem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten, Pausen und den Feierabend per Mitarbeiter-Zeiterfassung-App erfassen. Selbst Terminpläne können mit persönlichen Kalendern synchronisiert werden und dadurch für maximale Organisation sorgen.