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Zeiterfassung

Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Vielleicht fällt es auch Dir als HR-Profi nicht immer leicht, die Personalzeiterfassung im Blick zu behalten. Eventuell brauchst Du sogar klare Hinweise, wenn es um das Arbeitszeitkonto Deiner Angestellten geht. Dabei schreibt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung Dir dazu klare Regeln vor.

 

Es dient dem Schutz Deiner Mitarbeiter*innen und gibt Dir einen Leitfaden, um Deine Mitarbeiter entsprechend einzuplanen und einzusetzen. Daher haben wir die wichtigsten Aspekte zur Arbeitszeiterfassung zusammengestellt.

 

 

Was regelt das Arbeitszeitgesetz?

 

Das Arbeitszeitgesetz regelt nicht nur die maximale Arbeitszeit, die Deine Arbeitnehmer*innen leisten dürfen, sondern ebenso die Dauer von Ruhepausen und Ruhezeiten zwischen zwei aufeinander folgenden Schichten. Weiterhin sind im Arbeitszeitgesetz die Regeln bei Nacht- und Schichtarbeit sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen festgehalten.

 

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Wie hoch ist die maximale Arbeitszeit?

 

Im Allgemeinen gilt für die Mitarbeiter*innen, die in Deinem Unternehmen in Vollzeit angestellt sind, eine maximale Wochenarbeitszeit von 40 Stunden. Dies ergibt sich aus einer maximalen Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag bei einer 5-Tage-Woche. Dabei werden Pausenzeiten nicht mitgerechnet.

 

Bei einer 8 Stunden-Schicht stehen Deinen Mitarbeiter*innen außerdem mindestens 30 Minuten Mittagspause zu. Die Mittagspause wird in die Arbeitszeit nicht mit eingerechnet, Du musst sie aber bei der Einsatzplanung Deiner Mitarbeiter*innen mitberücksichtigen.

In Ausnahmen darfst Du die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter auf 10 Stunden pro Tag verlängern, allerdings dürfen Deine Mitarbeiter diese Grenze niemals überschreiten. Rein rechnerisch ergibt sich damit eine wöchentliche maximale Arbeitszeit von 60 Stunden, da in dieser Maximalrechnung der Samstag als Arbeitstag mitzählt.

 

Insgesamt dürfen Deine Mitarbeiter laut Gesetz innerhalb von 24 Wochen nicht mehr als 8 Stunden durchschnittlich pro Tag arbeiten. Dies bedeutet für Dich, dass die Mitarbeitenden, die in manchen Wochen mehr Arbeitszeit zur Verfügung stellen, dafür einen Ausgleich ihrer bereits geleisteten Stunden erhalten müssen.

 

Ausnahmen der Höchstgrenzen

 

Eine Ausnahme von diesen Höchstgrenzen besteht, wenn Betriebs- oder Dienstverordnungen dies auf Grundlage von Tarifverträgen erlauben. Dafür muss aber in diesen Schichten Bereitschaftsdienst oder Arbeitsbereitschaft inkludiert sein. 

 

Gibt es eine Arbeitszeiterfassungspflicht?

 

Auf Grund eines Urteils des Europäischen Gerichtshof aus dem Jahr 2019 bist Du sowie alle Arbeitgeber*innen der EU dazu verpflichtet, die Anwesenheit und Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen zu dokumentieren. Nach und nach werden alle Arbeitgeber*innen ihre Zeiterfassung europarechtskonform umsetzen.

 

Aber nicht nur dafür, sondern auch für das Nachhalten von Ausgleichszeiten ist eine professionelle Zeiterfassung unumgänglich. Ausgleichszeit meint dabei das Konzept, nach dem Überstunden ausgeglichen werden.



Gibt es Ausnahmen bei der Pflicht zur Zeiterfassung?

 

Eine Herausforderung für das per Gesetz festgelegte Zeiterfassungssystem stellt die in einigen Betrieben gängige Arbeit auf Vertrauensbasis dar. Dies ist ein Modell, das flexible Arbeitszeiten für Deine Mitarbeiter bedeutet. Deine Mitarbeiter bestimmen selbst, zu welchen Zeiten sie arbeiten, sondern es gilt das Ergebnis der Arbeit. In diesem Arbeitsmodell ist ein Zeiterfassungssystem im Normalfall nicht von Nöten.

 

Allerdings müssen Du und auch Deine Mitarbeiter sich an die gesetzlichen Vorgaben halten, z.B. müssen auch hier Überstunden aufgezeichnet werden, die Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden. Wenn Dein Unternehmen nach diesem Modell arbeitet, ist es unumgänglich, dass sich Deine Mitarbeiter in Eigenverantwortung an diese Vorschriften halten, es ist also an Dir, sie über diese Regeln regelmäßig zu informieren und ihnen diese nahe zu legen.



Welche Vorgaben gibt es zur Arbeitszeiterfassung?

 

Als Arbeitgeber*in bist Du dazu gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter*innen zu dokumentieren. Wie Du dies in Deinem Unternehmen umsetzt, ist zurzeit jedoch noch nicht gesetzlich festgelegt. Im Klartext heißt das, dass Du die Dokumentation digital oder in Papierform durchführen kannst.

 

Prinzipiell drängt sich ein Arbeitszeitkonto für jeden Angestellten auf. Hierbei gibst Du die vom einzelnen Mitarbeiter zu leistenden Stunden als Soll ein, die bereits gearbeiteten Stunden werden dem Mitarbeiter im Haben gutgeschrieben. Somit entsteht ein Saldo, durch das Du und die Mitarbeiter*innen auf einen Blick erkennen, ob die Angestellten ein Plus an Stunden aufbauen oder sich noch im Minus befinden, also noch Stunden nachzuholen haben.

 

Dieses System der Zeiterfassung bietet sich z.B. an, wenn sich Deine Mitarbeiter*innen im Home Office befinden oder wenn Dein Unternehmen den Angestellten flexible Arbeitszeiten zugesteht. So bewahrst Du auch bei längeren Unterbrechungen der täglichen Arbeit den Überblick über den aktuellen Stand der zu leistenden Stunden pro Mitarbeiter*in.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Du die Daten erfasst, die für die Zeiterfassung notwendig sind. Das bedeutet, dass Beginn und Ende der Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen dokumentiert und den Mitarbeiter*innen über die Namen und / oder Personalnummern zugeordnet werden.

 

Diese Daten musst Du 2 Jahre lang aufbewahren. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können sie selbstverständlich als Dokumentationsnachweis hervorgeholt werden.

 

Arbeitszeiterfassung

 

 

Welche Möglichkeiten gibt es bei der Arbeitszeiterfassung?

 

Bei einer einfachen Unternehmensstrukturen sind Stundenzettel denkbar. Für ein modernes Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeiter*innen kann ein Zeiterfassungssystem per Excel-Datei ausreichend sein.

 

Sobald Deine Mitarbeiter*innen jedoch im Mehrschichtbetrieb arbeiten oder die Anzahl der Angestellten per Excel unüberschaubar wird, solltest Du ein vollständig elektronisches, digitales Zeiterfassungssystem in Deinen Unternehmensalltag integrieren.

 

Letztlich geht es um Deine Professionalität und Deinen Komfort für Dich als HR-Manager*in, denn eine bestimmte Form der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgegeben. Um Dir bei Deiner Entscheidung zu helfen, stellen wir Dir die Unterschiede der drei gängigsten Zeiterfassungssysteme im Folgenden kurz vor.

 

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Stundenzettel

 

Die Zeiterfassung per Stundenzettel ist ein System fern der digitalen Erfassung. Deine Mitarbeiter*innen halten tabellarisch fest, wie viel Zeit sie für die einzelnen Tätigkeiten aufgewandt haben. Sie können je nach Vordruck die Start- und Endzeiten einer jeden Tätigkeit oder direkt die Dauer eintragen.

 

Nachdem Deine Mitarbeiter*innen ihre Eintragungen in die vorbereiteten Tabellen getätigt haben, werden die Werte kontrolliert, die Stunden (manuell) zusammengerechnet und Überstunden berechnet. Anschließend wandern diese Daten an die Buchhaltung, die anhand dieser Tabellen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt. 

 

Diese Art der Zeiterfassung wirkt aus der Zeit gefallen. Sie ist sehr zeitaufwändig, intransparent und unkomfortabel, nicht nur für Dich, sondern auch für Deine Mitarbeiter*innen. Schließlich brauchen diese zusätzliche Zeit, um die Tabellen formgerecht auszufüllen. Dieser Aufwand fließt meist nicht in die Arbeitszeit der Angestellten ein.



Excel Tabelle

 

Die Zeiterfassung mittels einer Excel-Tabelle stellt letztlich die Digitalisierung der Stundenzettel dar. Deine Aufgabe ist es, eine Excel-Tabelle zu entwerfen, in die Deine Mitarbeiter ihre Stunden für jeden Arbeitstag eintragen.

 

Die Vorbereitung eine solchen Tabelle ist recht aufwendig, da Du zunächst einzelne Reiter für jeden Monat erstellst, in die Du jeweils die Daten vom ersten bis zum letzten des Monats einträgst. Ferner hinterlegst Du in die einzelnen Datenblätter verschiedene Formeln, damit die Addition der Stunden später automatisch erfolgen kann.

 

Ebenso kannst Du die Excel-Tabelle so gestalten, dass die wichtigsten Daten automatisch in die jeweils nächsten Reiter übernommen und automatisch mit diesen weiter gerechnet werden. Dies bietet Dir einen klaren Überblick über das Jahr und eine fortlaufende Dokumentation der geleisteten Stunden. Wichtig ist, dass Du diese Tabelle an jeden Angestellten einzeln versendest. Jede*r Angestellte füllt die persönliche Tabelle aus und sendet Dir diese möglichst jeden Monat zurücksendet. Dieses Vorgehen verlangt ein hohes Maß an Verantwortung von Deinen Mitarbeiter*innen und kann mit viel Hin- und Her beim Dateiversand einhergehen.

 

 

Software / Cloud

 

Eine Alternative ist die moderne Zeiterfassung mittels einer Zeiterfassungssoftware. Zeiterfassung per Software bietet Dir und Deinem Unternehmen nicht nur ein Tracking-Tool, sondern verbindet die Daten direkt mit der Buchhaltung, die diese zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen nutzt.

 

Mit einer modernen Zeiterfassungssoftware ist unkompliziert eine minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter*innen möglich. Die Software bietet sich als Cloudlösung auch für die Arbeit im Home Office an, da hier die Tracking-Daten für Deine Angestellten sofort sichtbar sind und unverzüglich an Dich übertragen werden. Somit sind Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung kaum noch möglich. Zeiterfassung mit Kenjo verfügt darüber hinaus über viele weitere Funktionen.

 

Bedenke aber, dass diese komfortablen Zeiterfassungssysteme zunächst mit einem Einmalaufwand verbunden sind. Schließlich müssen Deine Mitarbeiter*innen in der Lage sein, das Programm einwandfrei bedienen zu können. Die Einweisung in diese Systeme kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Achte bei der Einführung also auf einen guten Support hinter der Technik.

 

 

Was ist bei der Arbeitszeiterfassung erlaubt?

 

Zeiterfassungssysteme haben gewisse Grenzen einzuhalten, und zwar da, wo sie in das Persönlichkeitsrecht Deiner Mitarbeiter*innen eingreifen. Daher gibt es gewisse „No-Gos“, die bei der Zeiterfassung nicht erlaubt sind und von denen Du als Personaler*in Abstand nehmen solltest.

 

Ein Beispiel ist das Einloggen in das Zeiterfassungssystem mittels Fingerabdruck. Dies ist gesetzlich nicht erlaubt, da das Erheben von biometrischen Daten, also eines Fingerabdrucks, für die Zeiterfassung selbst nicht notwendig ist.

 

Ebenso wenig ist es erlaubt, die Bewegung Deiner Angestellten per GPS zu tracken. Zwar ist dies ein einfacher Weg, z.B. um die Arbeitszeit von Mitarbeiter*innen im Außendienst zu erfassen, allerdings handelt es sich auch hier um personenbezogene Daten, zu deren Erhebung die Mitarbeiter*innen ihre Zustimmung geben müssen. Außerdem müssen die Mitarbeiter informiert werden, dass diese Form der Datenerhebung nur auf freiwilliger Basis erfolgen darf.

 

Weitere Formen unbotmäßiger Einschnitte in die Persönlichkeitsrechte sind das Tracking der Angestellten mittels Video-, Computer- und Telefonüberwachung. Ebenso wie für das Tracking per GPS müssen die Mitarbeiter auch für diese Formen ihre Zustimmung auf freiwilliger Basis geben.

 

 

Wie kann Kenjo bei der Arbeitszeiterfassung helfen?

 

Eine strukturierte Arbeitszeiterfassung ist Deinem Unternehmen per Gesetz vorgeschrieben. Allerdings darfst Du selbst entscheiden, welche Form der Zeiterfassung Du wählst. Hier bietet sich insbesondere eine moderne Softwarelösung wie die von Kenjo an.

 

arbeitszeiterfassung gesetzKenjo Benutzeroberfläche

 

Durch die digitale Arbeitszeiterfassung können Unternehmen spielend leicht den Überblick über geleistete Arbeitsstunden behalten, indem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten, Pausen und den Feierabend per Mitarbeiter-Zeiterfassung-App erfassen. Selbst Terminpläne können mit persönlichen Kalendern synchronisiert werden und dadurch für maximale Organisation sorgen.

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