Arbeitszeiterfassung für Außendienstmitarbeiter

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgericht im September 2022 ist klar, dass die Arbeitszeiterfassung für Dich als Arbeitgeber Pflicht ist. Doch gilt dies auch für Deine Außendienstmitarbeiter? Unser Artikel erklärt, ob Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeiten ebenfalls erfassen müssen, ob ihr Fahrtweg bereits zu ihrer Arbeitszeit zählt und was die beste Methode zur Erfassung von Arbeitszeit ist.

Gibt es eine Arbeitszeiterfassungspflicht für Außendienstmitarbeiter?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte mit seinem Grundsatzurteil im September 2022, dass Du als Arbeitgeber verpflichtet bist, ein System einzuführen, mit dem die von Deinen Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Ob digital oder manuell, ist bis jetzt noch dem Unternehmen überlassen. Dies gilt selbstverständlich auch für Mitarbeiter im Außendienst, für die die Arbeitszeiterfassung besonders wichtig ist, da sie sie vor einer zu hohen Anzahl an Überstunden schützen kann. Die Arbeitszeiterfassung ist im Außendienst außerdem wichtig, da dem Kunden so die Arbeitszeit in Rechnung gestellt werden kann. 

Damit der Aufwand und die Kosten des Mitarbeiters im Außendienst besser berechnet werden können, ist die Zeiterfassung natürlich auch für die interne Planung von Wichtigkeit. Nur so kann eine vernünftige Planung der Arbeitsstelle erfolgen. Des Weiteren wird natürlich durch die Erfassung der Arbeitszeiten auch der Lohn des Mitarbeiters bestimmt. Hat der Kollege in diesem Monat viele Überstunden angehäuft und diese sollen nun ausbezahlt werden? In solchen Fällen kann sich die HR-Abteilung am Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters orientieren.

Was gilt als Arbeitszeit im Außendienst?

Die wichtigste Frage, die sich hier stellt, bezieht sich natürlich auf den Arbeitsweg des Außendienstlers: Ist der Fahrtweg schon als Arbeitszeit zu berechnen oder beginnt der Arbeitstag erst danach? In seinem Urteil vom Dezember 2018 entschied das Landesarbeitsgericht Düsseldorf, dass im Außendienst die Fahrt von zu Hause zum ersten Kunden und vom letzten Kunden zurück vergütungspflichtige Arbeitszeit darstellt.

Dies gilt, da die Reisetätigkeit im Außendienst zu den vertraglichen Hauptpflichten gehört und somit auch in vollem Umfang vergütet werden muss. Da es keinen festen Arbeitsplatz gibt, kann der Beruf ohne Reisetätigkeiten nicht ausgeführt werden.

Ist Fahrzeit im Außendienst Arbeitszeit?

Fahrzeit im Außendienst gilt somit dann als Arbeitszeit, wenn Dein Mitarbeiter im Außendienst keinen festen Arbeitsplatz hat, aufgrund seines Berufs verpflichtet ist, von einem Kunden zum nächsten zu reisen oder von Einsatzort zu Einsatzort pendelt. Dabei ist es unerheblich, ob er diese Reise in einem Firmenwagen oder in seinem privaten PKW antritt.

Wann ist Fahrzeit keine Arbeitszeit?

Es gibt natürlich auf Fälle, wo klar ist, dass es sich bei der Fahrzeit nicht um Arbeitszeit handelt. Diese sehen wie folgt aus:

• Regulärer Arbeitsweg: Regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sind keine Arbeitszeit. Wenn ein Arbeitnehmer zwei Stunden von der Niederlassung seines Arbeitgebers entfernt wohnt und jeden Tag vier Stunden hin und zurück fährt, um zur Arbeit zu kommen, muss sein Arbeitgeber diese Zeit nicht bezahlen.
• Pendeln mit einem Firmenfahrzeug: Das Pendeln in einem firmeneigenen Fahrzeug führt nicht dazu, dass diese Zeit vergütet wird, solange die Nutzung des Fahrzeugs Gegenstand einer Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ist.
• Fahrgemeinschaften im Firmenfahrzeug: Auch die Zeit, in der ein Arbeitnehmer andere Arbeitnehmer in einem Firmenfahrzeug befördert und er das Firmenfahrzeug aus eigenem Interesse fährt, muss nicht bezahlt werden. Wenn Du als Arbeitgeber von Deinem Arbeitnehmer nicht verlangst, dass er andere Arbeitnehmer abholt und diese dann zum Arbeitsplatz transportiert, gilt diese Zeit nicht als Arbeitszeit.

Ist Fahrzeit mit dem Firmenwagen Arbeitszeit?

Hier gilt das bereits Gesagte: Die Fahrzeit mit dem Firmenwagen gilt dann als Arbeitszeit, wenn der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz hat und aufgrund seiner Arbeit im Außendienst von Kunde zu Kunde reist. Dabei ist es unerheblich, ob er diese Reise in einem Firmenwagen oder in einem anderen Fahrzeug antritt.

Ist die Fahrt zwischen zwei Arbeitsstätten Arbeitszeit?

Wegezeiten zwischen zwei Arbeitsstätten werden nur dann als Arbeitszeit gewertet, wenn die Fahrtzeit mit zur Haupttätigkeit des Beschäftigten gehört. Dieses trifft im Sinne des Arbeitszeitgesetzes vor allem auch bei Außendienstmitarbeitern mit wechselnden Einsatzorten zu. 

Hat ein Außendienstmitarbeiter eine erste Tätigkeitsstätte?

Pro Anstellung kann ein Arbeitnehmer immer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Das Gesetz und die Finanzverwaltung gestehen aber ein, dass es auch Tätigkeiten gibt, bei denen keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist. Dies ist vor allem auch bei Mitarbeitern im Außendienst der Fall. Hier ist es eindeutig, dass es keine erste Tätigkeitsstätte gibt.

Worauf muss man bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst achten?

Wie wir bereits erfahren haben, ist es bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst wichtig, dass man bereits die Anfahrt zum ersten Kunden als Arbeitszeit erfasst. Dies gilt ebenfalls für die Abreise vom letzten Kunden. Aber was ist sonst noch wichtig?

Normalerweise haben Mitarbeiter im Außendienst ein vom Arbeitgeber gestelltes Smartphone, über das sie die geleisteten Stunden erfassen können. Wichtig ist dabei, dass man alle Stunden, vor allem auch Überstunden, präzise erfasst. Dies dient nicht nur der exakten Abrechnung beim Kunden, sondern auch der internen Planung. So können Aufwände besser vorausgesehen und in den Arbeitsplan des Mitarbeiters eingearbeitet werden.

Rufbereitschaft und Arbeitszeit

Bereitschaftsdienst gilt nicht als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Weder im Außendienst, noch in einer normalen Anstellung. Nur die sogenannte Heranziehungszeit, also die Zeit, die der Arbeitnehmer während eines Bereitschaftsdienstes tatsächlich an seinem Arbeitsplatz verbringt, um seine Arbeit zu verrichten, gilt als Arbeit im Sinne des ArbZG.

Während des Bereitschaftsdienstes kann der Arbeitnehmer seinen Aufenthaltsort frei bestimmen und die Wartezeiten frei gestalten. Er muss jedoch verfügbar sein und die Arbeit so schnell wie möglich aufnehmen, d.h. innerhalb eines Zeitfensters von mindestens 45 Minuten. Bereitschaftsdienst ist Ruhezeit und keine Arbeitszeit.

Überstunden im Außendienst

Auch für den Außendienst gilt: Du kannst Deine Mitarbeitenden nicht zu Überstunden zwingen. Regelungen, wonach Überstunden bereits über das Gehalt abgegolten sind, werden immer wieder für nicht rechtens befunden. Trotzdem gilt: Überstunden werden im Außendienst nicht per se ausgezahlt oder können abgebummelt werden. Regelungen zwischen Dir als Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer können vereinbart werden, auch stillschweigend ohne Vertrag.

Wie erfasst man die Arbeitszeit im Außendienst?

Grundsätzlich müssen Deine Mitarbeiter im Außendienst also ihre Arbeitszeiten erfassen. Dabei gilt, genau wie bei einem Angestellten an einem festen Arbeitsplatz, dass Überstunden zu erfassen sind und alle Buchungen exakt sein sollten. Dafür haben wir zwei verschiedene Methoden herausgearbeitet.

Methode 1: Die manuelle Zeiterfassung

Bei der manuellen Zeiterfassung wird die Arbeitszeit mit Hilfe eines Stundenzettels erfasst. Der Arbeitnehmer erfasst die Start- und Endzeit, die Art der Leistung, die sich je nach Branche unterscheiden kann, und erfasst weitere Informationen, ob es sich zum Beispiel um Nacht- oder Wochenendarbeit gehandelt hat.

• Vorteile: Da man im Rahmen der manuellen Zeiterfassung auf ein digitales System verzichtet, spart man zunächst Kosten.
• Nachteile: Die gesparten Kosten kommen aber später auf Dich als Arbeitgeber zu, da sich der analoge Prozess als umständlich und veraltet erwiesen hat. Die Übersicht geht aufgrund der Vielzahl von Stundenzetteln schnell verloren und die HR-Abteilung muss nacharbeiten. Zusätzlich ist der Stundenzettel fehleranfällig und wenig transparent.
  
  

Methode 2: Die digitale Zeiterfassung

Bei der digitalen Zeiterfassung wird die Arbeitszeit mit Hilfe einer Software erfasst, die Dir als Arbeitgeber dabei helfen kann, Deine HR-Prozesse zu vereinfachen und Dein Zeitmanagement zu optimieren. Genau wie bei der manuellen Variante erfasst der Arbeitnehmer die Start- und Endzeit, die Art der Leistung und weitere Informationen.

• Vorteile: Mit Hilfe eines Systems zur digitalen Zeiterfassung werden die Prozesse Deiner HR-Abteilung und die Zeiterfassung nicht nur schneller und weniger fehleranfällig, sondern auch kostengünstiger und transparenter.
• Nachteile: Natürlich muss ein solches System zuerst eingeführt werden, was zusätzliche Kosten generiert, die sich aber oft schon nach wenigen Wochen amortisiert haben. Zusätzlich könnten Deine Mitarbeiter, sobald sie ihre Arbeitszeiten in einem digitalen System vermerken müssen, das Gefühl bekommen, dass man sie kontrollieren will. Eine offene Kommunikation zum Thema Zeiterfassung löst dieses Problem meistens. Auch ist natürlich ein technisches Endgerät von Nöten, um die Zeiten zu notieren. Dies sollte aber in Zeiten von Smartphones, Laptops und Tablets kein Problem darstellen.

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