Wie sieht das Büro der Zukunft aus? - Interview

Im Moment erleben wir in unserem Arbeitsleben eine Zeit der Veränderung und des Übergangs. Dieser Prozess wurde durch Covid-19 nur noch mehr vorangetrieben, und viele Unternehmen versuchen, sich auf das mobile Arbeiten im Homeoffice einzustellen und ein normales Leistungsniveau beizubehalten. Hier liegt der Verantwortungsbereich normalerweise in der Personalabteilung; sie müssen innovative Lösungen finden und den Wandel vorantreiben.

Wir bei Kenjo arbeiten mit zukunftsweisenden Unternehmen zusammen; den Trendsettern, die sich in Rekordzeit auf neue Wege einstellen und diese definieren. Daher haben wir uns sehr auf das Interview mit Julien Palier, dem CEO von Daysk, gefreut. Er gewährte uns interessante Einblicke in den Arbeitsplatz der Zukunft und sprach mit uns über fließende Bürostrukturen, die für die Anpassung der Büros an die neue Normalität wichtig sind. 

Worin besteht die größte Herausforderung für KMUs bei der Mitarbeiterverwaltung in dieser neuen Situation?

Das ist sicherlich die Umstellung auf ein neues Organisationsmodell, bei dem die Teams nicht mehr wie bisher arbeiten können. Jedes Unternehmen musste seinen Betriebsablauf quasi neu erfinden. Der Lockdown hat dazu geführt, dass wir alle gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten, und nur wenige Unternehmen waren ausreichend darauf vorbereitet, diesen Übergang reibungslos zu gestalten.

Das wissen wir jetzt:

• Man kann auch im Homeoffice gut arbeiten.
• Die Telearbeit und flexibles Arbeiten bieten sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer enorme Vorteile.

Aus vielen Rückmeldungen wissen wir, dass die Produktivitätssteigerung bemerkenswert ist. Die Teams wissen mittlerweile, wie viel Zeit sie beim Pendeln sowie bei ihrem monatlichen Budget durch Transport, Mahlzeiten usw. einsparen können.

Letztlich hat Covid-19 einen Wandel erzwungen, der für niemanden oben auf der Prioritätenliste stand, der aber jetzt notwendig geworden ist. Wir müssen aus der Improvisationsphase herauskommen und uns weiter verbessern und zwar:

• Besserer Zugang zu den Tools für virtuelle Teams, die diese Prozesse erleichtern (Technologie)
• Schulungen für unsere Teams in den Bereichen Führung und Soft Skills wie Zeitmanagement und Kommunikation usw.
• Eine bessere Definition des Homeoffice: Wer sie wann und wie ausübt - entweder innerhalb der Unternehmen oder in einem aktualisierten und geeigneten rechtlichen Rahmen

Wie kann DAYSK dazu beitragen, einen Arbeitsplatz auf die Zukunft vorzubereiten?

Kurzfristig bieten wir Sicherheit, um die Rückkehr in die Büros zu verwalten und zu erleichtern. Mittelfristig unterstützen wir Unternehmen beim Transformationsprozess hin zu einem stärker dezentralisierten Modell mit mehreren Arbeitsstandorten. Wir beobachten zum Beispiel, dass viele Unternehmen mit einer schrittweisen Rückkehr in die Büros beginnen. Dazu gehört auch das Remote-Arbeiten, das sicherlich parallel dazu bestehen bleiben wird.

Durch unsere Technologie sind Unternehmen kurzfristig in der Lage, ihre Sitzplatzkapazität und die soziale Distanzierung zu kontrollieren und durch einen Zugang zu einem Netzwerk von Coworking Spaces Alternativen zum Arbeiten im Homeoffice zu bieten. All dies geschieht in einem einzigen integrierten Reservierungssystem für Räume und Büros tun.

Ebenso bietet Daysk Kommunikationskanäle, um das gesamte Team auf dem Laufenden zu halten - mit Benachrichtigungen und Monitoring von externen Besuchern, Zugang zu Aufzügen, Kantinen usw. Dieses schlüsselfertiges System automatisiert die Verwaltung aller Arbeitsplätze nach COVID-19.

Wir können diese neuen Technologien auch einsetzen, um Unternehmen bei ihren Digitalisierungsplänen zu unterstützen, indem wir bei der Optimierung von Büroräumen durch gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und Datenanalyse sowie Budgets und Teamproduktivität helfen.

Wer sollte dieses Projekt intern in einem Unternehmen leiten, um das Büro der Zukunft anzupassen?

Das hängt sehr stark vom jeweiligen Unternehmen ab. Die Verantwortung wird in der Regel zwischen dem Facility Management, den allgemeinen Serviceeinrichtungen und dem Personalmanagement aufgeteilt. Zusätzlich unterstützt die IT-Abteilung durch eine Validierung der Systemstabilität und ergänzender Integrationen. Große Unternehmen haben dafür einen eigenen Fachausschuss. In KMUs arbeitet in der Regel die Personalabteilung mit der Unterstützung der Büroleiter daran.

Wir beobachten im Moment, dass Covid-19 eine Art Realitätsschock verursacht hat, und viele Unternehmen nutzen diese Zeit, um ihre Personalmanagementstrategien und ihre Büroeinrichtungen zu überdenken. Diese Projekte haben einen großen Effekt auf das Personal und Budget und erfordern die Abstimmung mehrerer Schlüsselabteilungen im Unternehmen.

Welche Prozesse sollte ein Unternehmen einführen, um die Wohlbefinden und die Gesundheit seiner Mitarbeiter zu garantieren?

Die Gesundheit und das Wohlbefinden auf Arbeit zu gewährleisten bedeutet, das Arbeits- und emotionale Umfeld des Teams zu sichern, insbesondere im aktuellen Kontext. Wir empfehlen, parallel zur Umstrukturierung zu arbeiten und die Protokolle und Modifikationen den Räumlichkeiten anzupassen. Auf der anderen Seite muss man auch über die nicht greifbaren Aspekte nachdenken, die das Teammanagement betreffen.

Definition eines Rahmens für die Rückkehr in das Büro:

• Änderungen in den Räumlichkeiten sind wichtig (Möbel, Schutzschirme, Gel usw.)
• Neue Vorschriften müssen umgesetzt werden (Distanzierung, Bewegungsabläufe, etc.)

Definition eines Prozesses zur Unterstützung des Teams:

• Die richtigen Tools zur Verbesserung des Aufgabenmanagements, der Kommunikation usw.
• Neue Richtlinien zur Verbesserung dieser Kommunikation
• Unterstützung und Schulungen, damit wir über diese Herausforderungen auf dem Laufenden sind.

Welche Technologie kann diese Arbeitsprozesse unterstützen?

Optimal sind Tech-Tools, die beide Aspekte der Herausforderung abdecken: Personalmanagement und Büromanagement. 

Die Einführung eines Personalverwaltungssystems hilft bei der Zusammenarbeit von Teams ebenso wie bei der Digitalisierung von routinemäßigen Verwaltungsprozessen sowie Messaging-Software zur Erleichterung der Kommunikation und Koordination. Kenjo deckt die meisten dieser Aufgaben ab.

Demgegenüber stellt die Büroverwaltung eine neue Herausforderung dar, die es vorher nicht gab. Hier kommt Daysk ins Spiel. Schreibtisch- und Raumbuchung mit Covid-19-Tracking, Zugriff auf Coworking, Veranstaltungsmanagement und andere Funktionen für "fließende Unternehmensstrukturen".

Ist der spanische Mittelstand kulturell darauf vorbereitet, den Übergang zu fließenden Bürostrukturen zu vollziehen?

Wie ich bereits erwähnt habe, hat es einen großen Schock gegeben. Aber das Gute an der spanischen Geschäftswelt ist, dass sie weiß, wie man sich schnell anpasst. Die KMUs suchen jetzt nach technischen Lösungen, um Prozesse zu rationalisieren und dringende betriebliche Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Wir sind davon überzeugt, dass es innerhalb weniger Monate, bis ins Jahr 2021 und darüber hinaus, neue Weiterbildungs- und Unterstützungsprogramme geben wird, die diesen Übergangsprozess unterstützen. Einige unserer Kunden legen bereits ihre Pläne für das vierte Quartal und das Jahr 2021 fest und befassen sich mit Personalmanagement und Optimierung des Bürobudgets.

Das ist mehr als nur eine Übergangsphase. Ich glaube, wir stehen vor einer Revolution unserer Arbeitsweise. Es handelt sich um einen Paradigmenwechsel.

Wie sieht die Zukunft der Büros in Deutschland aus?

Das langfristige Mietsystem ist vorbei, ebenso wie das Konzept "eine Person, ein Arbeitsplatz". Wir bewegen uns auf ein Netz von "Büros auf Nachfrage" zu. 

Die Unternehmen werden ein Netzwerk einführen, das mehr auf Teamgeist ausgerichtet ist, mit gemeinsam genutzten Räumen und Teamarbeit, aber auf individueller Ebene. Es wird ein Netzwerk entstehen, das die Arbeit im Homeoffice mit den Außenstellen des Unternehmens oder letztlich im ganzen Land verbindet.

Das ist eine fantastische Gelegenheit, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern, einen positiven Einfluss auf die gesamte Umweltproblematik zu haben und für die Unternehmen ihre Kosten und die Produktivität zu optimieren.

Vielen Dank Julien für diesen spannenden Einblick in die Zukunft von Büros.