Interview zur COVID-Krise & Arbeiten im Homeoffice

Wir haben uns schon lange auf dieses Interview gefreut. Immerhin ist die japanisch-deutsche Goodpatch GmbH einer unserer geschätzten Kunden, dem wir bei der Digitalisierung seiner Personalabteilung helfen konnten. Sandra Wulff leitet seit drei Jahren die Personalabteilung und hat sich bereit erklärt, ihre Ratschläge und Empfehlungen zur Internationalisierung des Teams, zum Home Office einrichten und zu ihren Erfahrungen mit der COVID-19-Krise aus HR-Sicht mit uns zu teilen.

Wie viele Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt? 

In Europa sind es 31 Mitarbeiter und über 130 in Tokio. Im Allgemeinen arbeiten die Mitarbeiter entweder direkt in unserem Büro oder in den Büros unsere Kunden. Nur gelegentlich arbeiten sie im Home Office. Wir betrachten das mobile Arbeiten eher als ein Extra, um das Leben ein wenig einfacher zu machen.

Wann habt Ihr die mobile Arbeit eingeführt? 

Flexibel und mobil zu arbeiten ist Teil unserer Arbeitskultur, seit ich vor drei Jahren ins Team gekommen bin. Damals waren wir nur 15 Mitarbeiter, und die Abläufe funktionierten weitgehend auf Vertrauensbasis. Als Regel haben wir eingeführt, dass jeder dreimal im Monat und nur einmal pro Woche im Home Office arbeiten kann. Unter außergewöhnlichen Umständen finden wir jedoch normalerweise eine andere Lösung.

Jeder Mitarbeiter, der Telearbeit verrichten möchte, muss sein Team mindestens einen Tag im Voraus informieren. Dabei steht der Kunde immer an erster Stelle. Wenn wir vom Arbeiten von zuhause sprechen, bedeutet das nicht, zu Hause zu bleiben und Spaß zu haben, sondern vielmehr einen Tapetenwechsel - vorausgesetzt, die Qualität und der Output der Arbeit bleiben gleich. Das funktioniert nur, wenn im Team ein hohes Maß an Vertrauen herrscht. Bei Goodpatch ist das glücklicherweise der Fall.

Welche Software und Methoden verwendet Dein HR-Team?

Als ich bei Goodpatch anfing, war ich E-Mail-Kommunikation bis zum Umfallen gewohnt. Aber ich habe schnell gelernt, dass meine Antworten über Slack viel zuverlässiger sind. Als Unternehmen kommunizieren wir fast ausschließlich über Slack, sei es für persönliche Nachrichten, unternehmensweite Ankündigungen oder projektspezifische Kommunikation. Das funktioniert wunderbar für uns, da wir oft mit unseren Kollegen in Tokio kommunizieren und Informationen austauschen müssen.

Für Videoanrufe verwenden wir auch Zoom, egal ob es sich um interne oder externe Gespräche handelt, zum Beispiel Kundenanrufe und Erstgespräche. Da sich viele Kollegen auf Reisen befinden und ein Teil des Teams in München ansässig ist, gibt es oft Teambesprechungen, bei denen viele „Remoties“, wie wir sie gerne nennen, von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz aus anrufen.

Als Unternehmen verwenden wir G Suite, um Dokumente zu organisieren und auszutauschen. Unsere Designer nutzen gerne Software wie Figma und Whimsical

Da so viele Mitarbeiter bei uns mobil arbeiten, haben wir uns für Kenjo entschieden, um die Abwesenheitsmanagement und die Urlaubsverwaltung und Krankenstands-Meldungen zu erfassen. Und Geburtstage und Arbeitsjubiläen im Auge zu behalten - das ist schließlich am wichtigsten. Kenjo ermöglicht es uns auch, wichtige Mitarbeiterdokumente, wie Verträge und Gehaltsabrechnungen zu speichern und diese sowohl der Personalabteilung als auch den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Anfangs nutzten wir Kenjo als reines Rekrutierungsinstrument, und es hat unsere Verwaltungsarbeit erheblich erleichtert. Wir können Stellenangebote aufsetzen und auf verschiedenen Plattformen platzieren. Dabei ist Bewerbungsbutton direkt mit unserer Kenjo-Recruiting-Seite verbunden. Eine automatisierte Antwort wird an alle Bewerber verschickt, und das HR-Team kann mit einem stärker personalisierten Ansatz nachfassen.

Welche Maßnahmen habt ihr eingeführt, um die Coronavirus-Krise innerhalb von Goodpatch zu entschärfen?

Ich denke, in Zeiten wie diesen gibt es immer ein Element der Unsicherheit, sodass wir nur versuchen können, das Team mit Fakten auf dem Laufenden zu halten. Das bedeutet natürlich auch, dass wir die Nachrichten im Auge behalten und über die Geschehnisse informieren. Wir sind immer noch ein relativ kleines Unternehmen, und als einzige Personalmanagerin gehöre ich auch zum Kern des Management-Teams. Wir treffen uns regelmäßig, um Aktualisierungen zu besprechen, und haben in den letzten Wochen viel Zeit damit verbracht, herauszufinden, wie wir am besten mit den Hindernissen umgehen können, die COVID-19 schafft. 

Unser 130 Mann-starkes Team in Tokio hat sich in der Woche vom 17. Februar völlig ins Home Office zurückgezogen. Dieser Übergang war etwas komplizierter zu organisieren. In Europa haben wir Anfang März beschlossen, komplett mobil zu arbeiten, weil sich die Dinge in Italien und in ganz Europa täglich merklich verschlechterten. Alle Mitarbeiter waren glücklich über diese Entscheidung. Die einzige Person, die das Büro noch täglich besucht, ist ein Mitarbeiter, der gegenüber wohnt. Sie kümmert sich um unsere Pflanzen :) 

Wir haben Bildschirme, Stühle und technische Ausrüstung zu allen gebracht, die zu Hause einen richtigen Arbeitsplatz brauchten. Auf diese Weise sind wir zuversichtlich, dass alle sich wohlfühlen und ihre Arbeitsroutine von zu Hause aus fortsetzen können.

Was war die größte interne Herausforderung in den letzten Wochen?

Wir haben gerade erst mit diesem Home Office-Experiment begonnen, sodass unsere Herausforderung immer noch darin besteht, wie wir uns innerhalb des Teams miteinander verbinden. Zuhause kann man sich leicht isoliert fühlen, da man nicht zufällig auf Kollegen in der Küche oder im Büro trifft. Wir sind gerade dabei, herauszufinden, wie viele Remote-Calls nötig sein werden, um in Kontakt zu bleiben. Es macht Spaß, zu sehen, wo und wie unsere Mitarbeiter leben, mit ihren Kindern zu interagieren oder Haustiere über Videoanrufe kennenzulernen. 

Wie jedes andere Unternehmen auch müssen wir uns in der wirtschaftlichen Situation zurechtfinden. Wie wird sich der Markt entwickeln? Werden unsere Kunden finanziell stabil bleiben? Werden sie weiterhin mit uns zusammenarbeiten? Werden wir in der Lage sein, unsere Verkaufspipeline voll zu halten? Wir prüfen unsere Optionen, die von der Regierung zur Verfügung stehende Unterstützung und die rechtlichen Aspekte, die zu berücksichtigen sind, insbesondere im Falle eines Worst-Case-Szenarios. Wir konzentrieren uns darauf alles in unserer Macht Stehende zu tun, um im Geschäft zu bleiben. Diese Herausforderung liegt nicht hinter uns, sondern steht uns noch bevor.

Ich komme aus dem systemischen Coaching. Daher biete ich dem Team auch regelmäßige 1:1-Check-in-Sitzungen mit mir an. Während dieser Sitzungen können wir alles besprechen, was sie vielleicht stört. Ebenso bieten wir wöchentlich kostenlose Yogastunden im Büro an. Der Kollege, der diese Kurse organisiert, hat dafür gesorgt, dass wir die Dinge auch mit einem Remote-Setup am Laufen halten können. Viele unserer Teammitglieder tauschen über Slack Links zu kostenlosen Online-Kursen aus, und die Leute versuchen proaktiv zu helfen, einen besseren Tagesablauf für alle zu schaffen. 

Wir hatten gerade unseren monatlichen Pizza Patch. Pizza Patches sind unsere monatlichen, meist persönlichen Happy Hours, in denen wir eine Check-in-Runde veranstalten, um zu sehen, wie der letzte Monat gelaufen ist, und natürlich auch, um zu essen. Es ist eine großartige Möglichkeit, mit dem Team auf einer zwangloseren, persönlicheren Ebene in Kontakt zu kommen. In diesem Monat liefen die Dinge etwas anders. Schließlich mussten ja alle Mitarbeiter zu Hause bleiben. Trotzdem beschlossen wir, uns über Zoom zu verbinden. Jemand kam auf die Idee, sich zu verkleiden, um für mehr Spaß zu sorgen. Manchmal muss man seine Routinen nur leicht anpassen, um das Beste aus der ungewöhnlichen Situation zu machen. Die Stimmung war immer noch gut, und ich glaube nicht, dass ich übertreibe, wenn ich sage, dass wir viel Spaß hatten.

Hast Du Tipps für Personaler, wie man Mitarbeiter auf die ungewisse Zukunft, die diese Krise mit sich bringt, vorbereiten kann?

Halte Dein Unternehmen auf dem Laufenden, präsentiere aktuelle Fakten, frage Dich, was Deine Mitarbeiter brauchen, und spreche Deine Bedenken direkt an. 

Ich finde HR-Netzwerke unglaublich hilfreich, weil es viele HR-Fachmänner gleichen Fragen haben. Alle Antworten sind bereits da draußen – sammeln, sortieren und in einem Aktionsplan zusammenfassen ist der Aufruf der Stunde. Purple Squirrel und Secret HR Society sind großartige Slack-Netzwerke, die per Einladung funktionieren. Hung Lee's Recruiting Brainfood ist auch eine großartige Quelle für Informationen via E-Mail-Newsletter. HR-Software-Tools betreiben oft Blogs mit sehr nützlichen Informationen. Was unsere aktuelle Situation betrifft, so findet man rechtliche Aktualisierungen auf der Seite des Arbeitsamtes oder im IHK-Newsletter.

Ich würde Führungskräften empfehlen, ihre Routinen so weit wie möglich beizubehalten oder neue, angepasste Routinen zu übernehmen. Man sollte meinen, dass Menschen gerne zu Hause arbeiten, aber in Wirklichkeit ist es für manche Menschen eine unglaublich einsame Erfahrung. Manche Menschen vermissen die persönliche Interaktion und die Trennung von Arbeit und Privatleben. Aus diesem Grund ist es wichtig, Einfühlungsvermögen zu zeigen und immer wieder nachzufragen und eventuelle Stimmungsschwankungen zu beachten. Wir können das gemeinsam durchstehen.

Im Moment sind Tausende von Arbeitnehmern gezwungen, zu Hause im Home Office zu arbeiten. Wie koordinierst Du Deine verschiedenen Teams, die sich in verschiedenen Ländern befinden?

Bei Goodpatch Europe sind unsere Mitarbeiter weitgehend selbstorganisiert, und wir sind es gewohnt, uns selbst zu managen. Wir arbeiten mit Positionen und Runden. Mitarbeiter können sich in mehreren Runden aufhalten, und jeder Verantwortliche in einer Runde ist für die Koordinierung der verschiedenen Positionen und den Output dieser Runder zuständig. Es gibt auch Teamleiter und Studio Leads, die unsere Ressourcenplanung verwalten und dafür sorgen, dass alles aufeinander abgestimmt ist. Wir nutzen 1:1-Anrufe, regelmäßige Teambesprechungen und Check-ins, um diese Abstimmung zu unterstützen. 

Angesichts der geografischen Beschränkung, des Zeitunterschieds und der Sprachbarriere hat unser Team in Tokio seine eigene Organisation und Routinen. Wir halten uns jedoch gegenseitig auf dem Laufenden und informieren uns gegenseitig.

Wie hat Goodpatch das Arbeiten im Home Office einrichten lassen? 

Vom gelegentlichen, sporadischen Home Office bis hin zu „„jeder muss von zu Hause aus arbeiten“ erfolgte eine ziemliche Entwicklung. Anfangs sind wir sozusagen ins kalte Wasser gesprungen. Unsere oberste Priorität war, dass jeder ein gutes Setup zuhause haben sollte. Wie ich bereits erwähnte, haben wir mit dem Transport von Bildschirmen und anderen Möbeln/Ausrüstungen begonnen. Das ist ja die Grundvoraussetzung für Kollegen, um ihre Arbeit zu Hause zu erledigen.

Heutzutage verfügt jeder zu Hause über einen Internetanschluss, also war das zumindest kein Hindernis. Außerdem stellen wir jedem Mitarbeiter ein MacBook zur Verfügung, sodass er mobil unterwegs ist. Wir haben großes Glück, dass das Team organisiert ist, und unsere internationale Aufstellung bedeutet, dass jeder an Telearbeit gewöhnt ist.

Welche Rolle spielte die Personalabteilung in diesem Prozess?

Als Personalleiterin bin ich Teil eines Teams, zu dem unsere Studio Leads, das Business Development und unser Geschäftsführer gehören. Wir alle verfügen über unterschiedliche Standpunkte, Fachkenntnisse und Informationen und arbeiten hart daran, diese zu konsolidieren, um als Team die besten Lösungen zu finden. Meine Aufgabe besteht darin, die Teams zu beraten, wie wir angesichts der uns zur Verfügung stehenden Informationen am besten vorgehen und die wichtigsten Informationen zusammengetragen werden können. Außerdem stehe ich dem Rest des Teams als Sparringspartner zur Seite 

Meine Aufgabe im Personalbereich bestehen aus dem Sammeln aller relevanten rechtlichen Informationen und die Dinge aus der Sicht der Mitarbeiter zu betrachten. Selbstverständlich darf ich die wirtschaftliche Perspektive nicht aus den Augen verlieren. Das bedeutet viel Verwaltungsarbeit, viel Recherche und gleichzeitig die regelmäßigen täglichen Aufgaben, die erledigt werden müssen. 

Letzten Endes bin ich eine people person und achte als solche auf eine positive Work-Life-Balance. Zum Beispiel melde ich mich regelmäßig beim Team, habe ein offenes Ohr für alle Probleme, helfe ihnen bei der Bewältigung ihrer persönlichen Herausforderungen und sorge generell dafür, dass eine gute Stimmung entsteht. 

Hast Du noch ein paar Empfehlungen für unsere HR Heroes auf Lager?

Die Slack-Gruppe und die Secret HR Society ist eine tolle Quelle an wichtigen Informationen und Feedback. Sie stellt überhaupt ein großartiges Networking-Tool dar. Dazu muss man eingeladen werden, aber es gibt dort eine Menge nützlicher Links und Empfehlungen zu allen HR-bezogenen Themen. Ich schaue mir auch gerne die Best Practices anderer Unternehmen an. Viele Unternehmen nehmen ihre Verpflichtungen gegenüber ihren Mitarbeitern sehr ernst und verfolgen inspirierende HR-Strategien. Denn ohne motivierte, glückliche Mitarbeiter kann kein Unternehmen jemals erfolgreich sein.

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