HR-Software - Darum sollten kleine und mittelständische Unternehmen nicht drauf verzichten

Selbst Gründen liegt voll im Trend. Doch nicht alle Founder-Teams sind gleichermaßen für die Herausforderungen, die auf sie und ihr Startup zukommen, gewappnet.

Schätzungen zufolge scheitern mehr als die Hälfte aller neu gegründeten Unternehmen in nur drei Jahren nach der Gründung. Eine Ursache für das Scheitern kann die Abwesenheit von HR-Arbeit in der Anfangsphase sein. Viele legen dort ihren Fokus auf andere Aspekte des Unternehmens und spüren die Konsequenzen fehlenden Mitarbeitermanagements erst später.

Das wissen auch Sebastian Janus und sein Team von ScaleupLab. Sie stellen sich Gründer*innen als Sparringspartner an die Seite und bieten ihre Expertise in Sachen Funding und Business-Skalierung an.

Wer seid Ihr genau und welche Vision verfolgt Ihr?

Die Vision von ScaleupLab ist es seit 2018 mit Hands-On Qualität und auf Augenhöhe Gründer*innen bei den nächsten Schritten ihrer Unternehmensentwicklung zu helfen. Ob ich und meine Mitarbeiter*innen als Interim CFO, Mentor fürs Fundraising & Consultant für digitale Tools und Controlling einspringen oder Finanzplanerstellung, Buchhaltung & Geschäftsmodell Analysen an Startups vornehmen - mehr als einhundert betreute Startups und schon über 60 Millionen Euro begleitete Finanzierung, sprechen für sich.

Das Ziel ist es bis 2025 ScaleupLab zu der Nummer eins Startup-Beratung für innovative Unternehmen in Europa zu machen. Und das immer nach dem Motto “Von Gründern für Gründer”.

Hast Du Tipps für kleine und mittelständische Firmen, worauf sie bei der Auswahl einer HR-Software achten sollen?

Wir haben in den letzten Jahren vielen Kund*innen aus dem E-Commerce beratend zur Seite gestanden, wenn es darum ging unternehmensinterne Strukturen und Prozesse zu optimieren.

Hauptaugenmerk sollte hier vor allem auf den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens liegen. Wenn man weiß, was man für sich und sein Team, egal wie hoch der Headcount ist, braucht, fällt es auch leichter sich für eine HR-Lösung zu entscheiden.

Ich kann persönlich immer eine Anwendung mit Recruiting oder Bewerbermanagement, sowie einem zentralisierten Abwesenheitsmanagement mit Zeiterfassung empfehlen. Alle Daten zum Thema HR übersichtlich, digital und gut visualisiert an einem Ort zu haben ist in einem Startup gold wert.

Wer sich für Toolvergleiche und weitere Infos zu HR-Tools für Startups und kleinere Teams interessiert sollte mir auf LinkedIn und unserer ScaleupLab Company Page folgen. Dort gibt es immer mal wieder Vergleiche, Umfragen, Rezensionen, Tech Stacks und vieles mehr.

Auf welche Funktionen sollten Startups dabei auf keinen Fall verzichten?

Die Digitalisierung der eigenen Human Resources ist ein Muss! Personalmanagement ohne die Möglichkeit immer und überall Zugriff auf Dashboard und Dokumente zu haben ist einfach nicht mehr zeitgemäß.

Außerdem möchte ich persönlich auch Integrationen meiner HR-Software in Projektmanagement-Tools wie asana oder Instant-Messaging-Dienste wie Slack nicht mehr missen.

Welche Vorteile bieten HR-Softwares für KMU?

Zum einen ermöglicht ein digitales HR-Tool die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten, die zuvor noch viel Zeit und Nerven gekostet haben. Selbst in einem Team mit einer noch geringen Mitarbeiterzahl lohnt es sich diese Aufgaben zu digitalisieren.

Zum anderen ist die Entlastung des Workloads sofort spürbar und ermöglicht dem Startup-CEO eine bessere Organisation und einen schnelleren Zugriff auf offizielle Dokumente und Mitarbeiterdaten.

Wie viel kostet eine HR-Software im Schnitt?

Das kommt ganz drauf an. Der Markt für HR-Anwendungen ist groß und hart umkämpft. Und die SaaS-Tool-Landschaft in Deutschland befindet sich im stetigen Wandel.

Generell würde ich aber sagen, hängt das Pricing ganz stark - wie schon gesagt - von den Bedürfnissen des betrachteten Unternehmens ab. Faktoren, wie zum Beispiel

Internationalisierung,
Branche des Startups
und Teamgröße spielen eine wichtige Rolle.

Je nachdem, welche Voraussetzungen vorhanden sind, kann das Personalmanagement bis zu 150 Euro pro Mitarbeiter*in pro Monat kosten.

Ich würde allerdings empfehlen die Angebote zu vergleichen und sich für den Anfang eine günstigere Software einzurichten. Lieber klein starten und sich dann in einem angemessenen Verhältnis zum Unternehmenswachstum steigern.

Startups mit schnellem Wachstum verzichten aus Zeit- und Kostengründen gerne erst einmal auf den Ausbau ihres HR-Teams. Warum können sich gerade Startups dies nicht leisten?

Unternehmenswachstum ist gut und wichtig. Es kann aber auch schnell unkontrolliert werden und sich zum Auslöser für Chaos und Mehraufwand entwickeln. Das ist ein schmaler Grad.

Um das zu verhindern, sollte das HR-Management gemeinsam mit dem Startup wachsen und sich daran anpassen.

Auch aus Investorensicht ist es von Bedeutung, ob ein professionelles HR-Management vorliegt. Denn spätestens zum Zeitpunkt der Due Diligence Prüfung macht sich in einer Finanzierungsrunde bemerkbar, wer nachhaltig in sein Personalmanagement investiert hat und nun zuverlässige Daten liefern kann.

Wie überzeugt man skeptische Führungskräfte am besten, dass es an der Zeit ist in HR-Software zu investieren?

Als Interim CFO und “Finance-Mensch” würde ich ganz klar mit dem Blick in die Zukunft und der Aussicht auf weitere Fundings argumentieren.

Egal ob Angel-Investor*innen, Venture Capital oder Crowdfunding - Human Resources Management gehört zu dem Gesamtbild eines Startups dazu. Und dieses wird im Falle einer möglichen Investition genauso untersucht, wie andere Indikatoren.

Habt Ihr positive Auswirkungen auf euer Employer Branding bemerkt, seitdem Ihr HR-Software nutzt?

Vor allem nach innen gerichtetes Employer Branding hat sich bei uns verändert, seitdem alle ScaleupLab Mitarbeiter*innen mit dem Personalmanagement vertraut sind. Mein Ziel war es eine Arbeitsatmosphäre von Wertschätzung und Fairness aufzubauen und das gelingt mit einer guten HR Management Software spielend leicht.

Besonders hilfreich erweist sie sich außerdem beim Onboarding von neuen Teammitgliedern. Jede*r weiß somit von Beginn an, was zu tun ist, um die Anfangsphase so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Ergänzend nutzten wir bei ScaleupLab noch das Employer Feedback Tool, Officevibe, das eine gelebte Feedback-Kultur erleichtert. Mit diesem Tool können Mitarbeiter*innen nämlich anonym ihre Meinung sagen, Fragen stellen und Kritik oder Lob äußern. Das wirkt sich besonders positiv auf das Vertrauensverhältnis und die Stimmung im Team aus.

Seit der Corona-Pandemie wurden viele Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Inwiefern hat Euch hierbei HR-Software geholfen?

Da wir schon immer sehr digital gearbeitet haben, war der Wechsel zur 100% Homeoffice Arbeit keine besonders große Umstellung für das ScaleupLab-Team.

Auf jeden Fall lässt sich festhalten, dass die digitalisierte Zeiterfassung auch dem Arbeitsalltag zuhause eine Struktur gibt. Geregelte Pausenzeiten und wöchentliche Check-In-Meetings im Kollektiv sind auch dank automatisierter Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement möglich.

Vielen Dank Sebastian für die interessanten Eindrücke in das Personalmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen.

Weitere Tipps für Startups und KMU in unseren Blogbeiträgen:

Über Sebastian Janus

Als CEO und Gründer von ScaleupLab hatte Sebastian Janus schon immer eine Leidenschaft für digitale Businesses. Früh gründete er sein erstes Startup, die Tredex GmbH und gab sie 2017 an Foot Locker weiter. Darauf folgten einige Jahre als CFO des E-Commerce Geschäfts von Foot Locker Europe.

Doch die Leidenschaft für Startups ließ ihn nie ganz los und so gründete Sebastian im Jahr 2018 mit ScaleupLab eine Unternehmensberatung für Startups. Ob Pitch Deck-Erstellung oder Businessplan-Gestaltung; die Startup-Consultancy aus Bochum unterstützt deutsche Unternehmer*innen in Aspekten der Finanzierung, Buchhaltung und Planung ihres Geschäfts, um die Startup Szene zu stärken. Von Gründern für Gründer.