Wie Deine HR-Software Dir helfen kann Sicherheitsvorschriften einzuhalten

Compliance-Risiken können je nach Branche variieren, aber einige Herausforderungen sind universell. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass ihre Arbeitskräfte, insbesondere diejenigen ohne Schreibtischarbeitsplatz, angemessen unterstützt werden. Personalfachleute identifizieren häufig die Komplexität der Arbeit, Schwierigkeiten bei der Kommunikation und Informationsweitergabe sowie die Notwendigkeit, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, als Schlüsselherausforderungen in diesem Bereich.

Die Anforderungen reichen von der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über Datensicherheitszertifizierungen bis hin zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. Diese Herausforderungen betreffen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, aber vor allem Unternehmen aus der Blue-Collar-Branche.

Wie eine HR-Compliance-Software Dir hilft, Risiken zu minimieren

Als zentraler Dreh- und Angelpunkt für Deine Personaldaten kann ein Cloud-HR-Software-System ein leistungsstarkes Instrument sein, um die Compliance-Risiken in Deinem Unternehmen zu minimieren. Angesichts der Herausforderungen, die Personalfachleute identifizieren – wie die Komplexität der Arbeit, Schwierigkeiten bei der Kommunikation und Informationsweitergabe sowie die Notwendigkeit, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden – ist es entscheidend, über solide Personalrichtlinien und -verfahren zu verfügen, um das Unternehmen vor Streitigkeiten und Forderungen zu schützen.

Eine wichtige Möglichkeit, wie HR-Software helfen kann, besteht darin, dass die Dokumentation Deiner Richtlinien immer zugänglich ist. Mit HR-Software-Systemen, die über ein Modul zur Online-Dokumentenverwaltung verfügen, kannst Du ganz einfach die Zustimmung der Mitarbeiter zu den Unternehmensrichtlinien erfassen und alle personalbezogenen Dokumente, die Du an Deine Mitarbeiter verschickst, aufbewahren.

In dieser Hinsicht kann HR-Compliance-Software dazu beitragen, Dich vor finanziellen und rufschädigenden Folgen zu schützen. Erfolgreiche Kündigungsschutzklagen können zum Beispiel sehr kostspielig sein. Deshalb ist es gut, eine klare und nachvollziehbare Dokumentation zu haben, damit alle auf derselben Seite stehen.

In der Fertigungsindustrie kann eine HR-Compliance-Software helfen, potenzielle Risiken zu minimieren, die durch fehlende oder unklare Personalrichtlinien entstehen können. Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet an einer Maschine, die er nicht ordnungsgemäß gewartet hat, was zu einem Unfall führt. Ohne klare Richtlinien zur Schulung und Wartung könnten rechtliche Konflikte und Haftungsansprüche entstehen. Hier kommt die HR-Software ins Spiel: Sie ermöglicht es, Schulungsunterlagen und Wartungsprotokolle einfach zu dokumentieren und zu verteilen. So sind Mitarbeiter stets informiert und geschult, was nicht nur die Sicherheit verbessert, sondern auch das Risiko von Haftungsansprüchen reduziert. Durch die klare Dokumentation und Nachverfolgung können potenzielle Streitigkeiten vermieden und die Produktivität gesteigert werden.

Gewährleiste die Sicherheit Deiner Personaldaten zur Einhaltung der DSGVO

Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und sensible Personaldaten sicher aufzubewahren, ist eine HR-Software ein unverzichtbares Werkzeug. Diese Software ermöglicht es, sensible Informationen in einem passwortgeschützten System zu speichern und den Nutzern nur die benötigten Daten anzuzeigen. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und die Gewährleistung der Datensicherheit. Angesichts der vielfältigen Risiken, denen Unternehmen gegenüberstehen - darunter komplexe Arbeitsabläufe, Kommunikationsherausforderungen und die Bindung von Mitarbeitern - ist der Schutz von Personaldaten von höchster Priorität.

Die möglichen Sanktionen für Verstöße gegen die DSGVO können erheblich sein und besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann die Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen verheerende Auswirkungen haben.

Ein Beispiel für eine HR-Software, die effektive Sicherheitsmaßnahmen implementiert, ist Kenjo, das über ein integriertes Sicherheitszentrum verfügt. Hier können Administratoren Sicherheitseinstellungen wie Zugriffsrechte für Mitarbeiter und Mindeststandards für Passwörter überwachen und verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf die Systeme zugreifen können und dass die Sicherheit der Logins durch hochwertige Passwörter und Rücksetzaufforderungen gewährleistet ist.

Es ist von entscheidender Bedeutung, bei der Auswahl eines HR-Softwareanbieters auf deren Datensicherheitspraktiken zu achten. Einige Anbieter haben strengere Standards als andere und unabhängig von der Zertifizierung sollte der Anbieter einen klaren und soliden Ansatz für die Datensicherheit in seiner eigenen Organisation verfolgen.

Hier ein praktisches Beispiel: In der Gesundheitsbranche könnte eine HR-Software wie Kenjo helfen, sensible Patientendaten gemäß der DSGVO sicher zu verwalten. Durch ein integriertes Sicherheitszentrum können Administratoren Zugriffsrechte kontrollieren und Mindeststandards für Passwörter implementieren, um Datenschutzverstöße zu vermeiden und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Effiziente Datenverwaltung und Compliance in der HR-Software

Um genaue Informationen sicher aufzubewahren, ist nicht nur die Sicherheit der Daten von Bedeutung, sondern auch ihre Genauigkeit und Aktualität, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO. Die Herausforderungen, denen Personalfachleute gegenüberstehen, wie die Komplexität der Arbeit, die Kommunikation und Informationsweitergabe sowie die Mitarbeiterbindung, erfordern eine zuverlässige Datenerfassung und -verwaltung.

Wenn Daten über verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen verteilt sind, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind. Die Aktivierung von Selbstbedienungsfunktionen ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten selbst zu aktualisieren, was die Genauigkeit und Aktualität der Daten gewährleistet, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Darüber hinaus erleichtert die HR-Compliance-Software die Reaktion auf Auskunftsersuchen gemäß der DSGVO. Mitarbeiter können bereits auf einige ihrer persönlichen Daten im System zugreifen, während das System in anderen Fällen dabei hilft, die benötigten Informationen zu finden, wie zum Beispiel Daten zu Beurteilungen oder Disziplinarmaßnahmen. Dies trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Verpflichtungen hinsichtlich der Genauigkeit und Zugänglichkeit von Daten erfüllen können, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und potenzielle Risiken zu minimieren.

Sicherheit am Arbeitsplatz: Effektive Maßnahmen mit einer HR-Software

Die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ist entscheidend, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und die Produktivität zu erhalten. Der immense Verlust durch Verletzungen am Arbeitsplatz unterstreicht die Dringlichkeit, Maßnahmen zu ergreifen, um Unfälle zu verhindern und die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, eine HR-Software mit Funktionen für Gesundheit und Sicherheit zu nutzen. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, Vorfälle im Bereich Gesundheit und Sicherheit genau zu erfassen und zu verfolgen. Durch die digitale Version eines traditionellen Unfallbuchs können Unternehmen Unfälle und Sicherheitsvorfälle effizient dokumentieren und analysieren, um Trends zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Dies trägt nicht nur dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern und potenzielle Verluste an Produktivität zu minimieren.

In der Gesundheitsbranche könnte eine HR-Software mit Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen dazu beitragen, medizinische Fehler oder Unfälle zu vermeiden. Angenommen, ein Krankenhaus nutzt diese Software, um alle Vorfälle genau zu erfassen und zu verfolgen. Durch die digitale Dokumentation können Trends identifiziert werden, was es ermöglicht, gezielte Schulungen oder Verbesserungsmaßnahmen einzuführen. So trägt die HR-Software nicht nur zur Einhaltung von Vorschriften bei, sondern fördert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter und minimiert potenzielle Verluste an Produktivität.

Risikomanagement und Einhaltung von Vorschriften durch Mitarbeiterschulungen

Das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften erfordern eine unternehmensweite Beteiligung, nicht nur von Fachkräften und leitenden Angestellten. Daher sind Schulungen entscheidend, um bessere Compliance-Praktiken auf allen Ebenen zu etablieren.

In vielen Fällen sind Schulungen obligatorisch, für die eine Sensibilisierungsschulung für Mitarbeiter erforderlich ist. Die Schulung des Personals in relevanten Bereichen trägt dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und das Risiko finanzieller und reputationsbezogener Schäden zu verringern, die mit Nichteinhaltung verbunden sind.

Hierbei kann eine HR-Software eine wertvolle Unterstützung bieten. Mit einem Schulungsmanagement-Tool wie in Kenjo können Unternehmen Gruppen- und Einzelschulungen effizient verwalten. Dies ermöglicht es, den Fortschritt der Schulungen leicht nachzuverfolgen und den Lernerfolg der Mitarbeiter in wichtigen Compliance-Bereichen nachzuweisen.

Erfahre mehr über die HR-Software von Kenjo und Compliance

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Für Datenschutz und Sicherheit bietet Kenjo umfassende Lösungen an.Die Datenbank von Kenjo erstellt alle 6 Stunden Backups mit allen Daten, die gemäß Kenjos Aufbewahrungsrichtlinien 2 Tage lang aufbewahrt werden. Kenjo hat Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Datenverletzungen zu verhindern. Im Falle einer Datenverletzung sieht das Protokoll vor, dass alle Ressourcen eingesetzt werden, um Art und Umfang des Vorfalls zu ermitteln.