Die digitale Transformation im HR

Seit mehreren Jahren schon wird die digitale Transformation der Personalarbeit in der Branche viel diskutiert. Ein kurzer Blick auf die vielen Vorteile, die mit der Digitalisierung von HR-Aufgaben und dem digitalen Veränderungsprozess des Unternehmens einhergehen, macht deutlich, dass dieser Trend gekommen ist, um zu bleiben.

Mit der Digitalisierung von HR-Aufgaben möchten Unternehmen diesen Schlüsselbereich für den Unternehmenserfolg optimieren und – darauf aufbauend – bessere Entscheidungen treffen sowie bessere Geschäftsergebnisse erzielen.

Die digitale Transformation im HR-Bereich: eine Definition

Bevor wir uns der digitalen HR-Transformation widmen, möchten wir noch für etwas mehr Trennschärfe zwischen den Begriffen Digitalisierung und digitale Transformation sorgen. Oftmals werden beide nämlich synonym verwendet. Die Digitalisierung beschreibt den Übergang vom traditionellen, papierbasierten Aktenmanagement zu digitalen Technologien. Bei der digitalen Transformation (auch „digitaler Wandel“) hingegen geht es nicht nur um die Digitalisierung von Inhalten und Arbeitsabläufen.

Vielmehr ist es ein Modell, bei dem alle internen und externen Funktionen von Technologie bestimmt werden. Es geht um einen vollständigen Wandel und die Automatisierung sämtlicher Arbeits- und Geschäftsprozesse.

Die folgende Grafik von Deloitte veranschaulicht den Übergang von traditioneller zu digitaler Personalarbeit:

Quelle: Deloitte

Die digitale Transformation betrachtet also das gesamte Unternehmen. Es ist ein evolutionärer Prozess – oder anders gesagt, ein fortlaufender Veränderungsprozess, der auch die Unternehmenskultur und -mentalität betrifft und eben nicht nur das Digitalisieren von Papierunterlagen oder den Einsatz von neuen technischen Mitteln. 

Insbesondere die Personalabteilung steht hier vor einer großen Herausforderung. Laut diesem Bericht von Deloitte muss sich die Personalverwaltung als „Treiber des kompletten Digitalisierungsprozesses im Unternehmen“ mit den Auswirkungen der Digitalisierung auseinandersetzen und strategische Maßnahmen daraus ableiten. HR-Teams müssen über „die nachhaltige Nutzung von neuen Technologien in der Personalabteilung“ also den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitgestalten. Sie haben die Aufgabe, die Belegschaft zu einem Umdenken zu bewegen und die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird zu verändern. Stichwort: Arbeitsplatz von morgen. 

Im Prozess der digitalen Transformation spielen die Menschen eine ebenso wichtige Rolle wie die (neuen) Technologien. Auch ein Artikel von Forbes unterstreicht die Rolle der Personalabteilung im digitalen Transformationsprozess eines Unternehmens. Keine andere Abteilung nimmt in diesem Prozess eine derartige Schlüsselrolle ein: Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, dafür zu sorgen, dass die gesamte Belegschaft die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält und dass die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter im Einklang mit den Veränderungen im Unternehmen steht. 

Daher betrifft die digitale Transformation der Personalarbeit nicht nur die HR-Abteilung; deren digitale Umstellung wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Zumindest sollte das der Fall sein.

Übrigens kann Digital Employee Experience Software bei der Digitalisierung von Personalabteilungen helfen.

Wieso ist die digitale Transformation von HR wichtig?

Die digitale Transformation der Personalabteilung ermöglicht es Unternehmen:

• Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Zeitaufwand für Routineaufgaben erheblich zu reduzieren,
• die Mitarbeitererfahrung zu optimieren,
• die neu gewonnene Zeit zu nutzen, um Strategien zu entwickeln und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen sich ganz auf das Erreichen ihrer Zielvorgaben konzentrieren können. Der Einsatz von neuen Technologien muss deshalb auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ausgerichtet sein, sonst kann es schnell passieren, dass die erwarteten Ergebnisse ausbleiben und der Digitalisierungsprozess scheitert.

Ein Praxisbeispiel

Bei der Firma Fleetpool zum Beispiel wollten die Verantwortlichen ihre Verwaltungsaufgaben optimieren und damit einen neuen Arbeitsstil etablieren. Dabei hat Fleetpool drei wesentliche Ziele verfolgt:

• mehr Zeit für strategische Projekte schaffen,
• mit der wachsenden Belegschaft Schritt halten und
• alltägliche Arbeitsabläufe erleichtern.

Wie lange dauert die Digitalisierung der Personalabteilung?

Wie oben schon erwähnt ist die digitale Transformation ein fortlaufender Prozess, der mit der Einführung von neuen Technologien nicht endet. Denn technologische Neuerungen und Entwicklungen wird es immer wieder geben. Keine Angst vor Veränderungen und stetige Weiterentwicklung sind also entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Viele Experten betonen auch, dass die Digitalisierung und die digitale Transformation eines Unternehmens nicht über Nacht geschehen. Natürlich hoffen manche Unternehmen, den digitalen Wandel innerhalb eines Jahres vollziehen zu können. Je nach Größe des Unternehmens kann sich dieser Prozess auch über fünf Jahre hinziehen. Und selbst dann ist dieser Prozess noch lange nicht abgeschlossen.

Die digitale Umstellung der HR-Abteilung beansprucht in aller Regel nicht so viel Zeit. Trifft ein Unternehmen die Entscheidung, die Aufgaben dieser Abteilung zu digitalisieren und neue Technologien einzusetzen, kann dies innerhalb von 30 Tagen umgesetzt werden. Tatsächlich ist es uns bei Kenjo gelungen, in vielen Unternehmen die Implementierung und Einführung einer neuen HR-Software innerhalb eines Monats abzuschließen.

Aktuelle Trends und Studien zur digitalen HR-Transformation

Verschiedene Studien und HR-Statistiken zeigen, wie sich die Digitalisierung der Personalabteilung und der digitale Wandel auf Unternehmen auswirken:

• Laut der Studie „HR in der digitalen Arbeitswelt“ von F.A.Z. Business Media ist bei rund 90 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung aktuell eines der wichtigsten Themen (Springer Professional).
• 52 Prozent  der Unternehmen planen, mittels digitaler Tools ihre Personaler von Routineaufgaben zu entlasten.
• 37 Prozent  der Unternehmen sind überzeugt, dass die Personalabteilung einen Beitrag zur unternehmensweiten Digitalisierung leistet (Frankfurter Allgemeine Personaljournal).
• 55 Prozent  der Fachkräfte denken, dass der Hauptbeitrag der Personalabteilung zur digitalen Transformation des Unternehmens in der Digitalisierung der eigenen Prozesse liegt (PwC).
• 82 Prozent  der Unternehmen möchten in den kommenden fünf Jahren die Arbeitsprozesse in der HR-Abteilung mithilfe digitaler Technologien effizienter gestalten.
• Mit dem Einsatz von digitalen Tools im HR-Bereich lässt sich die Effizienz um 20 bis 30 Prozent  erhöhen (Bain.de).
• 95 Prozent  der europäischen, 91 Prozent  der nordamerikanischen und 81 Prozent der asiatischen Firmen investieren trotz Umsatzrückgang in der Corona-Pandemie unverändert oder vermehrt in die digitale Transformation (Digital Businesscloud Magazin).
• Unternehmen, die auf E-Learning-Plattformen setzen, sehen eine Steigerung des Mitarbeiterengagements um 18 Prozent  (SHIFT).
• 35 Prozent  der HR-Führungskräfte glauben, dass sie nicht über das nötige Personal verfügen, um das Unternehmen erfolgreich durch die digitale Transformation zu führen (I-Scoop).
• 73 Prozent  der HR-Führungskräfte und Manager glauben, dass Performances-Management-Systeme in Zukunft wichtig bis sehr wichtig sind (Deloitte).

Herausforderungen bei der digitalen Transformation des Personalwesens

Den digitalen Wandel im Unternehmen einzuläuten, stellt keine leichte Aufgabe dar, ganz gleich, ob wir dabei unseren Blick auf die Organisation als Ganzes und nur auf die Personalabteilung richten. Mitarbeiter und Führungskräfte, die den digitalen Wandel intern vorantreiben, stehen dabei vor wichtigen Herausforderungen.

• Eine digitale Unternehmenskultur schaffen: Eine positive Unternehmenskultur ist der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation. Deshalb sollte die Personalabteilung Maßnahmen in die Wege leiten, die gleichzeitig einen Kulturwandel im Unternehmen in Gang setzen, denn "Kultur ist entweder das größte Hindernis oder aber der stärkste Beschleuniger digitaler Transformation wie auch Innovation." Ein Umdenken in der Belegschaft und eine Bereitschaft für digitale Neuerungen kann beispielsweise durch entsprechende Schulungen und Konferenzen gefördert werden. 
• Die Führungsstile vereinheitlichen: Im Allgemeinen fällt es alteingesessenen Abteilungsleitern mit jahrelanger Erfahrung schwerer, mit ihrem Arbeitsstil zu brechen. Das ist aber entscheidend, da hinter jedem Abteilungsleiter immer auch ein Team steht. Ihre Unterstützung im digitalen Transformationsprozess ist wichtig. Sie müssen die neuen Prozesse und Vorgehensweisen erfolgreich verinnerlichen. 
• Die HR-Prozesse umgestalten: Die Personalabteilung sollte mit gutem Beispiel vorangehen und zunächst die internen und externen Prozesse der eigenen Abteilung digitalisieren. 
• Das Mitarbeiter- und Bewerbererlebnis personalisieren: Werden Prozesse und Aufgaben automatisiert, besteht schnell die Gefahr, dass Abläufe zu anonym sind. Der Austausch und die zwischenmenschliche Kommunikation sind aber wichtig für eine gelungene Personalarbeit. Personaler können dem entgegenwirken. Sie können dafür sorgen, dass die Digitalisierung menschlich gestaltet wird, und zwar, indem sie den Mitarbeitern mit Verständnis begegnen, ihre Bedürfnisse antizipieren und die Aufgaben und Prozesse personalisieren.  

Die wichtigsten Akteure bei der digitalen HR-Transformation

Ob ein Unternehmen oder eine Personalabteilung den digitalen Wandel erfolgreich vollzieht, hängt davon ab, ob das gesamte Unternehmen dahinter steht und in den Prozess direkt einbezogen wird. Allerdings tragen bestimmte Akteure die Verantwortung, den Wandel zu fördern und mit gutem Beispiel voranzugehen:

• CEO: Die Unternehmensführung muss von den Vorteilen der digitalen Umstellung überzeugt sein, damit diese erfolgreich umgesetzt werden kann.
• Personalleitung: Die Personalleitung ist in der Regel die treibende Kraft hinter der digitalen Transformation oder trägt zumindest die größte Verantwortung in diesem Prozess. Sie plant die Einführung neuer Technologien und steuert den erforderlichen Kulturwandel im Unternehmen.
• Personalmanagement: Das Personalmanagement nimmt in der Regel eine administrative, aber nicht minder wichtige Rolle ein. Es kümmert sich unter anderem um die Implementierung der neuen Software und die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter.
• Externer Berater: Wenn die Ressourcen intern fehlen, beauftragen Unternehmen oftmals auch eine externe Agentur, die sich auf die digitale Transformation von Unternehmen oder einzelnen Abteilungen spezialisiert hat. 

5 Schritte, um die Personalabteilung zu digitalisieren

Je nach Zielvorgabe und Ausgangspunkt verfolgen Unternehmen einen eigenen Fahrplan auf dem Weg in die digitale Zukunft. Unabhängig davon gibt es aber fünf wesentliche Schritte, die jedes Unternehmen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen durchlaufen sollte.

1. Ein klares Ziel setzen

Bevor neue Prozesse etabliert und neue Technologien eingesetzt werden, muss klar sein, welches Ziel oder welche Ziele damit verfolgt werden. Am Beispiel von Fleetpool weiter oben haben wir bereits drei wichtige Ziele aufgegriffen.

2. Für breite Unterstützung im Team sorgen

Involviere frühzeitig so viele Personen im Unternehmen wie möglich. Vor allem die Unterstützung aus der oberen Führungsebene und dem mittleren Management ist Gold wert. 

3. Abläufe und Prozesse nicht unnötig kompliziert gestalten

Um den digitalen Wandel im Unternehmen in die Wege zu leiten, solltest Du zunächst klare und leicht erreichbare Ziele setzen. Beispielsweise lohnt es sich, zunächst jene Bereiche in der Personalabteilung, die durch die Einführung von HR-Software schnell profitieren können, zu digitalisieren. Wichtig ist dabei, dass das Team gemeinsam entscheidet, welche Bereiche priorisiert werden. 

4. Prioritäten setzen

Da wir schon von Prioritäten sprechen: Die digitale Transformation ist ein andauernder Prozess und es besteht die Gefahr, dass die To-do-Liste schnell endlos lang erscheint. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an klare Prioritäten zu setzen: Welche Schritte und Maßnahmen sind wann erforderlich und mach- beziehungsweise umsetzbar. Zeitliche und finanzielle Ressourcen spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Wenn Du am Anfang Maßnahmen mit großer Wirkung und geringem Aufwand durchgeführt hast, kann sich das bereits positiv auf den Erfolg der digitalen Transformation in Deinem Unternehmen auswirken.

5. Maßnahmen auswerten

Der Einsatz von neuen Tools und Technologien sowie neue Prozesse können spannend sein und das Interesse im Team wecken. Allerdings macht es keinen Sinn, wenn wir die Nutzung der neuen Software oder die Effektivität von veränderten Arbeitsabläufen nicht auswerten können. Alles, was umsetzbar ist, sollte deshalb auch messbar sein. Nur so kannst Du den Erfolg Deiner Maßnahmen bewerten und herausfinden, was funktioniert und was nicht. Prüfen Sie die Analysen mit einem kritischen Auge und identifizieren Sie, was funktioniert und was nicht.