Versteckten Kosten: Eine eingehende Analyse aller Ausgaben im HR-Operationsmanagement

Manuelle HR-Prozesse können die effiziente und zeitnahe Erfassung und Analyse Deiner Personaldaten erschweren und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen, die Dein Unternehmen Kosten verursachen können. Die Fähigkeit, Personaldaten zu messen, ist entscheidend, um Geschäftstrends zu erkennen, Prognosen zu erstellen oder schnell die Ursache eines Problems zu ermitteln, wie z. B. erhöhte Überstundenkosten oder Fehlzeiten. Und der Wert eines Einblicks in die Zukunft Deines Unternehmens, der sich aus klaren historischen Trends in der Belegschaft ergibt, kann nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Leider erschweren manuelle HR-Prozesse die effiziente und zeitnahe Erfassung und Analyse Deiner Personaldaten und bergen ein erhöhtes Risiko für menschliche Fehler. Stattdessen ist Deine Personalabteilung möglicherweise gezwungen, übermäßig viel Zeit mit Aufgaben zu verbringen, die automatisch und in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden könnten.

Wenn Du bereit bist, die Produktivität Deiner Personalabteilung besser zu steuern und das Ergebnis Deines Unternehmens zu verbessern, ist es vielleicht an der Zeit, Deine manuellen HR-Prozesse gegen eine automatisierte HR-Lösung auszutauschen. Mit automatisierter HR-Software lassen sich Trends leicht erkennen und Ineffizienzen minimieren. Außerdem kannst Du wichtige Informationen wie demografische Daten, Arbeitskosten, Fluktuationsraten und vieles mehr verfolgen. Diese Lösungen, die auch als Human Capital Management (HCM)-Systeme bezeichnet werden, können Dir Zeit und Geld sparen und sind daher eine Überlegung wert.

Vier versteckte Kosten von manuellen HR-Prozessen

Im Bereich des Personalwesens ist es von entscheidender Bedeutung, dass die vielfältigen Aufgaben präzise und effizient erledigt werden. Von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Gehaltsabrechnung und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen – die Verantwortlichkeiten des HR-Managements sind vielfältig und anspruchsvoll. Doch gerade in manuellen Prozessen lauern versteckte Kosten, die sich auf Zeit, Geld und letztendlich auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken können.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu verstehen, dass ungenaue Gehaltsabrechnungen oder verspätete Steuererklärungen nicht nur finanzielle Auswirkungen haben können, sondern auch das Vertrauen der Belegschaft beeinträchtigen. Trotz aller Bemühungen bleiben manuelle HR-Prozesse anfällig für menschliche Fehler, was Unternehmen letztendlich teuer zu stehen kommen kann.

Im Folgenden werden wir einige der versteckten Kosten von manuellen HR-Prozessen genauer betrachten und aufzeigen, wie diese sich negativ auf die Effizienz, Kosten und Mitarbeiterbindung auswirken können.

Ineffizienz durch manuelle Aufgaben

Personalverantwortliche geben an, dass sie laut einer Umfrage vier volle Wochen pro Jahr mit manuellen Aufgaben verbringen. Es ist kein Geheimnis, dass sich Produktivitätsverluste direkt auf den Gewinn auswirken können, indem sie den Nettogewinn schmälern und die Ausgaben erhöhen. Wenn die Personalabteilung den Großteil ihrer Zeit mit lästigen Aufgaben verbringt, bleibt wenig Zeit für die Konzentration auf die allgemeine Unternehmensstrategie.

Repetitive Aufgaben wie die Einstellung von Mitarbeitern, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Verwaltung der Gehaltsabrechnung können viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn sie manuell erledigt werden. Die gute Nachricht ist, dass diese sich wiederholenden Aufgaben mit der richtigen HR-Lösung leicht zu automatisieren sind. Durch Selbstbedienungsoptionen ermöglicht die HR-Technologie den Beschäftigten, viele dieser Aufgaben selbstständig zu erledigen, sodass das HR-Team mehr Zeit für andere Aufgaben hat.

Fehler in der Gehaltsabrechnung

Eine ordnungsgemäße und genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung ist entscheidend dafür, dass deine Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und dein Unternehmen seinen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst mehrere Schritte, wie die Überprüfung von Schichtplänen und Zeiteinträgen, die Berechnung von Überstunden, die Ermittlung von Steuer- und Leistungsabzügen sowie die Berechnung des Nettolohns.

Aufgrund der Vielzahl an Schritten, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt werden müssen - zusätzlich zum Umgang mit vertraulichen Finanzdaten wie Bankkontonummern - kann die manuelle Durchführung nicht nur dein HR-Team verlangsamen, sondern auch kostspielige menschliche Fehler in deinem Unternehmen verursachen.

Die Behebung dieser Fehler kann ebenfalls zeitaufwändig sein, und häufige Fehler bei der Gehaltsabrechnung können die Beschäftigten unzufrieden machen. Fehler in der Gehaltsabrechnung können sich auch direkt auf die Lohnsteuer auswirken und zu ungenauen Berichten und Steuerzahlungen führen, was eine saftige Strafe nach sich ziehen kann.

Fehler bei der Zeiterfassung

Fehler bei der Zeiterfassung können neben Problemen bei der Gehaltsabrechnung auch zu Bußgeldern führen. Arbeitgeber sind verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über verschiedene Informationen zu führen, um die Identifizierung des Arbeitnehmers sowie Daten zu den geleisteten Arbeitsstunden und dem verdienten Lohn sicherzustellen. Dazu gehören:

• Täglich geleistete Arbeitsstunden
• Wöchentlich geleistete Arbeitsstunden
• Regulärer Stundensatz
• Überstunden für die Woche
• Alle Lohnzuschläge und Abzüge zum Lohn des Arbeitnehmers pro Lohnperiode
• Der Gesamtbetrag der pro Lohnperiode gezahlten Löhne

Manuelle HR-Prozesse im Zusammenhang mit den Zeiterfassungsvorschriften können dazu führen, dass Unternehmen Geldbußen und Strafen zahlen müssen.

Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen

Die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen stellt eine der versteckten Kosten dar, die mit manuellen HR-Prozessen verbunden sind. Insbesondere Fehler bei der Zeiterfassung können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über Arbeitsstunden, Löhne und andere relevante Informationen zu führen. Wenn diese Informationen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, kann dies zu rechtlichen Problemen wie Geldbußen und Strafen führen. Unternehmen, die manuelle Zeiterfassungsmethoden nutzen, sind einem höheren Risiko ausgesetzt, die Compliance-Anforderungen zu verletzen, da sie anfälliger für Fehler und Ungenauigkeiten sind. Infolgedessen können sie letztendlich mit zusätzlichen Kosten und rechtlichen Schwierigkeiten konfrontiert werden, die ihre finanzielle Stabilität beeinträchtigen können.

Vorteile einer Investition in digitale HR-Tools

Wenn Du nur ein paar Mitarbeiter verwaltest, bist Du vielleicht vorübergehend mit der manuellen Abwicklung von HR-Aufgaben zufrieden. Doch selbst kleine Unternehmen können erheblich von digitalen HR-Tools profitieren. Die Investition in eine HR-Software kann zu einem effizienteren System für das Management des Humankapitals führen, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern. Dadurch kannst Du als Personalverantwortlicher mehr Zeit für die Gestaltung der Unternehmensstrategie aufwenden und weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen.

Unabhängig davon, ob du 20 oder 2.000 Mitarbeiter hast, kann das HR-Softwaresystem von Kenjo an Dein Unternehmen angepasst werden. Hier nur einige Beispiele dafür:

Gehaltsabrechnungen genauer gestalten

Investition in digitale HR-Tools bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn es um die präzisere Gestaltung von Gehaltsabrechnungen geht. Durch den Einsatz einer HR-Software kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Genauigkeit der Abrechnungsprozesse verbessern. Die Software ermöglicht verschiedene Zahlungsoptionen und eine nahtlose Integration in die elektronische Zeiterfassung, was sicherstellt, dass deine Mitarbeiter pünktlich und fehlerfrei bezahlt werden. Die Verknüpfung von Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung minimiert zudem das Risiko von Eingabefehlern und führt zu präziseren Abrechnungsergebnissen. Integrierte Sicherheitsvorkehrungen warnen dich frühzeitig vor möglichen Problemen bei der Gehaltsabrechnung, wodurch potenzielle Fehler vermieden werden können, noch bevor sie auftreten.

Einhaltung von Vorschriften und bessere Analyse 

Durch den Einsatz einer HR-Software wie Kenjo wird die korrekte Abwicklung von steuerlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen erleichtert. Ein automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem minimiert beispielsweise Eingabefehler erheblich, was wiederum zu korrekten Steuererklärungen und Zahlungsüberweisungen führt.

Des Weiteren verbessert eine HR-Software das Berichtswesen, insbesondere im Hinblick auf zentrale Personaldaten wie Gehaltsabrechnungen. Durch die Möglichkeit von HR-Analysen können wertvolle Erkenntnisse über das Unternehmen gewonnen werden. Trends lassen sich leichter erkennen und Prognosen erstellen, ohne aufwendige manuelle Tabellenkalkulationen durchführen zu müssen. Die zentralisierte Speicherung aller Personal- und Lohndaten erleichtert den Zugriff auf Analysen zu verschiedenen Aspekten wie Einstellungen, Fluktuationsraten und Arbeitskosten.

Durch die Integration verschiedener Datenquellen können Metriken wie die Zeit bis zur vollen Produktivität neuer Mitarbeiter oder der Produktivitätsverlust aufgrund hoher Fluktuationsraten ermittelt werden. Die Möglichkeit, Daten herunterzuladen, Berichte zu erstellen und relevante Informationen wie Bargeldbedarf und Steuerbescheide einzusehen, macht die Nutzung von HR-Technologie unverzichtbar für moderne Unternehmen.

Berufliche Entwicklung für eine geringe Fluktuation

Die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Indem man in digitale HR-Tools investiert, kann man diesen Prozess optimieren und zahlreiche Vorteile für das Unternehmen erzielen. Ein zentraler Aspekt ist die Wertschätzung der Mitarbeiter als wertvollstes Kapital. Durch den Einsatz von Tools zur beruflichen Entwicklung erhalten die Mitarbeiter Zugang zu einem breiten Spektrum an Online-Kursen und Schulungsoptionen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich kontinuierlich weiterzubilden und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Durch diese Investition fühlen sich die Mitarbeiter nicht nur engagiert, sondern auch wertgeschätzt, was wiederum die Mitarbeiterbindung und -motivation stärkt. Letztendlich trägt dies dazu bei, dass das Unternehmen langfristig erfolgreich ist.

Onboardingprozesse optimieren - Mit einer HR-Software

Eine HR-Software bietet zahlreiche Vorteile, um Onboarding-Prozesse zu optimieren und die Verwaltung von Personalressourcen effizienter zu gestalten. Durch die Implementierung einer solchen Software können Unternehmen den Einstiegsprozess für neue Mitarbeiter vereinfachen und beschleunigen. Die Software ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten sicher und selbst einzugeben oder zu aktualisieren, Formulare für die Einzugsermächtigung auszufüllen und Leistungen auszuwählen. Dies verbessert nicht nur die Genauigkeit der Daten, sondern ermöglicht es auch dem HR-Team, Zeit zu sparen, die sie für andere wichtige Aufgaben nutzen können.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit einer Selbstbedienungsoption, die es den Beschäftigten ermöglicht, den Einführungsprozess und andere Verwaltungsaufgaben eigenständig durchzuführen. Dadurch können sie flexibler agieren und ihre Bedürfnisse schneller erfüllen. Darüber hinaus erleichtert die HR-Software die Verfolgung wichtiger Kennzahlen wie die Demografie der Beschäftigten, die Arbeitskosten und die Fluktuation, was eine bessere Planung und Steuerung ermöglicht.

Wie Kenjo Dir helfen kann die versteckten Kosten im HR-Operationsmanagement zu reduzieren

Kenjo bietet Lösungen zur Reduzierung der versteckten Kosten im HR-Operationsmanagement, indem es manuelle Prozesse automatisiert und effizientere Methoden für die Verwaltung des Humankapitals bereitstellt. Durch die Implementierung einer HR-Software werden wiederkehrende Aufgaben wie Lohnabrechnung, Einhaltung von Vorschriften und Berichtswesen optimiert. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Compliance. Zusätzlich ermöglicht Kenjo eine präzise Analyse von Personaldaten, wodurch Unternehmen Trends erkennen und fundierte Entscheidungen treffen können, um Kosten zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Digitalisierung der HR-Prozesse und die Verbesserung der Teamproduktivität trägt Kenjo letztendlich zur Reduzierung der verborgenen Kosten im HR-Operationsmanagement bei.