Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis und wie erstellt man eines?

Eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung ist, ständig einen Überblick über die Daten der Angestellten zu haben und möglichst schnell darauf zugreifen zu können. Natürlich muss dabei zudem immer sichergestellt werden, dass die Informationen dem Datenschutz unterliegen und bestmöglich geschützt werden. Vor allem für mittelgroße oder große Unternehmen ist es nicht immer ganz einfach, alle wichtige Daten zu sammeln und an einem Ort abzuspeichern, auf den man jederzeit zugreifen kann. Weshalb ein Mitarbeiterverzeichnis heutzutage in jedem Unternehmen existieren sollte, stellen wir in den nachfolgenden Abschnitten genauer vor.

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Bevor man sich mit den vielen Vorteilen des Verzeichnisses beschäftigt, muss zunächst geklärt werden, was man unter dem Begriff versteht. Anhand der Bezeichnung kann man bereits auf den Inhalt und vielleicht auch auf den Zweck schließen. Grundsätzlich werden in einem Mitarbeiterverzeichnis alle wichtigen Informationen über einen Angestellten gesammelt.

Das Verzeichnis kann auch als eine Art Personaldatenbank bezeichnet werden, die natürlich jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden muss. Das heißt, dass die Mitarbeiterdatenbank sich bei jeder neuen Einstellung oder Kündigung verändert. Falls sich die Daten der Mitarbeiter:innen an sich ändern, muss dies auch entsprechend eingepflegt werden. 

Warum ist eine Mitarbeiterdatenbank wichtig?

Da heutzutage immer mehr Unternehmen danach streben, gewisse Vorgänge und Prozesse zu digitalisieren, greifen nur noch wenige nach den tatsächlichen Akten in Papierform. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann also zunächst dazu dienen, die Informationen, die sich bislang auf viele Ordner oder Systeme verteilen, an einem Ort zu sammeln. Somit wird das Ganze durch die Personaldatenbank nicht nur übersichtlicher, sondern auch leichter zugänglich. Der Zugriff zu den Personaldaten wird durch die Datenbank stark vereinfacht.

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Dies heißt allerdings nicht, dass der Datenschutz, der eingangs erwähnt wurde, durch die Erstellung eines Verzeichnisses, gefährdet ist. Das Gegenteil ist der Fall: Da die Informationen an einer Stelle konsolidiert werden, fällt es der Personalverwaltung auch deutlich leichter, die Zugriffsrechte zu steuern. Die Voraussetzung dazu ist natürlich, dass das Mitarbeiterverzeichnis korrekt angelegt wurde. Man kann genau bestimmen, welche Personen auf welche Angaben Zugriff haben und dadurch wieder eine Vielzahl neuer Prozesse in die Wege leiten.

Welche Informationen sollten in dein Mitarbeiterverzeichnis?

Grundsätzlich muss nicht jedes Unternehmen nach derselben Vorgabe arbeiten. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann entsprechend unterschiedliche Daten enthalten und voneinander abweichen. Bei den Daten, die letztendlich in dem Verzeichnis landen, handelt sich um solche, die eine besondere Relevanz für das Unternehmen bzw. die Personalverwaltung darstellen. Einige grundlegende Informationen tauchen in jeder Personaldatenbank auf. Dabei handelt es sich beispielsweise über Angaben zum Namen und Vornamen eines Angestellten, zum Einstellungsdatum und zur Abteilung, in welcher der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin eingesetzt ist. Die Tätigkeit bzw. der Jobtitel wird in manchen Fällen zudem vermerkt. 

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Hinzufügen lassen sich zudem Daten wie die Adresse, die E-Mail Adresse, das Geburtsdatum, die Ausweisnummer und die Kontodaten. In besonders detaillierten Mitarbeiterdatenbanken ist zudem der Familienstand oder die Anzahl der Kinder vermerkt. Die Informationen kann man natürlich nur eintragen, wenn diese der Personalverwaltung vorliegen. Die genaue Auswahl an Informationen unterliegt demnach dem Unternehmen und macht die Datenbank zu einer Art System, das an die Bedürfnisse der jeweiligen Firma angepasst werden kann. 

Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung der wichtigen Mitarbeiterdatenbank Informationen:

• Mitarbeiterdaten : Einstellungsdatum, Büro, in dem der Mitarbeiter arbeitet, Abteilung, der er angehört, Art des Vertrags, Position.
• Persönliche Daten des Mitarbeiters : Personalausweis/Reisepass, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Familienstand, Anzahl der Kinder, E-Mail.
• Kontaktinformationen : Telefonnummer, Adresse, Stadt, Land.
• Vergütung : Anfangsgehalt, aktuelles Gehalt, Kontonummer.
• Kündigung : aktiv, Kündigungsdatum, Kündigungsgrund.

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Kostenlose Mitarbeiterverzeichnis Vorlage

Personalverwaltungen, die noch nie mit einem Mitarbeiterverzeichnis gearbeitet haben, fällt es vermutlich zunächst schwer, eine geeignete Vorlage zu erstellen. Dass es so viele Möglichkeiten zur Erstellung und den Inhalten gibt, macht das Verzeichnis zwar zum einen flexibel, erschwert jedoch zu Beginn auch die Anfertigung einer entsprechenden Datenbank. Die meisten Unternehmen suchen demnach nach einer kostenlosen Mitarbeiterverzeichnis Vorlage. Bei Bedarf kann schließlich auch diese entsprechend nachbearbeitet werden. Du kannst ganz einfach und bequem unsere kostenlose Mitarbeiterdatenbank Vorlage unter diesem Link herunterladen.

Wie funktioniert Kenjos Excel Mitarbeiterdatenbank Vorlage?

Die Nutzung der Mitarbeiterdatenbank Vorlage von Kenjo ist ganz einfach. Man muss sich im Grunde genommen nur einen kurzen Überblick über die Excel-Datei verschaffen und kann danach sofort loslegen. Das Mitarbeiterverzeichnis Muster enthält insgesamt drei Blattregister. Zur Verwendung ist nur der mittlere relevant. Wir beginnen aber zunächst mit dem ersten Register-Reiter. Auf diesem ist eine kurze Anleitung zu finden, in der in drei Schritten die wichtigsten Punkte zusammengefasst werden.

So kann man jedes Mal erneut auf die Anleitung blicken, sobald man Fragen zur Verwendung hat. Auf dem zweiten Blattregister mit der Aufschrift “Mitarbeiterdatenbank” trägt man alle Informationen ein. Hier ist bereits eine Vielzahl an Felder, wie die Personalnummer, der Name und Vorname oder die Rolle, vermerkt. Das wichtige ist, dass man die Möglichkeit hat, gewisse Felder in der Vorlage zu löschen oder hinzuzufügen. 

Obwohl in dem Sheet bislang nur 10 Personalnummern angegeben sind, kann die Liste natürlich beliebig erweitert werden. Bei der Excel-Datei handelt es sich schließlich lediglich um eine Vorlage. Wenn man zum Ende der Tabelle scrollt, sieht man beispielsweise auch den Platzhalter für weitere Rubriken. Dies bestätigt auch noch einmal, dass das Mitarbeiterverzeichnis Muster beliebig angepasst und deshalb von verschiedenen Unternehmen verwendet werden kann.

Was das Speichern der Datei betrifft, gibt es dazu mehrere Möglichkeiten. Wenn man die Vorlage heruntergeladen hat, muss die neueste Version manuell auf der lokalen Festplatte abgespeichert werden. Dies geschieht nach jeder Änderung im Sheet. Falls man das Mitarbeiterverzeichnis Muster über ein Online-Programm, wie Google Drive, geöffnet hat, speichern sich die Änderungen automatisch im Muster ab.

Wie Du Dein Mitarbeiterverzeichnis mit Kenjo digitalisieren und automatisieren kannst

Als Teil der Personalverwaltung zählt es demnach jetzt zu Deinen Aufgaben, das Mitarbeiterverzeichnis stets aktuell zu halten. Falls sich pro Monat viele Neueinstellungen oder sonstige Veränderungen ergeben, kann die manuelle Aktualisierung zu einem hohen Arbeitsaufwand führen. Deshalb ist am besten, die Vorlage zu digitalisierung und automatisch zu aktualisieren.

Dies funktioniert am besten mit einer Personalverwaltung-Software wie Kenjo. Auf der Plattform können beispielsweise die Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten geteilt werden, sodass eine manuelle Aktualisierung nicht mehr notwendig ist. Es gibt zudem noch viele weitere Funktionen wie zum Beispiel Kenjos neu Schichtplan Software, Abwesenheitsmanagement, und digital Lohnabrechnung. Das Mitarbeiterverzeichnis Muster kann beispielsweise individualisiert und mit dem Logo der jeweiligen Firma versehen werden. So spart man viel Zeit und muss sich nicht länger mit der manuellen Aktualisierung der Daten befassen.