Automatisierung statt Frust: Die verborgenen Kosten manueller HR-Prozesse enthüllen

Die präzise Erfassung und Analyse von Personaldaten ist ein Eckpfeiler für jedes Unternehmen, insbesondere in Branchen, die auf Deskless-Worker angewiesen sind und sich im Blue-Collar-Sektor bewegen. Die Fähigkeit, Geschäftstrends zu verstehen, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen und schnell auf Herausforderungen zu reagieren, wie z.B. erhöhte Überstundenkosten oder Fehlzeiten, ist unerlässlich für den Erfolg. In diesem Zusammenhang stellen manuelle HR-Prozesse jedoch eine Barriere dar.

Manuelle Prozesse behindern nicht nur die effiziente und zeitnahe Messung und Analyse von Personaldaten, sondern bergen auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Sie binden wertvolle Ressourcen der Personalabteilung, die anderweitig effektiver eingesetzt werden könnten.

Um die Produktivität der Personalabteilung zu steigern und das Unternehmensergebnis zu verbessern, ist es daher ratsam, manuelle HR-Prozesse durch automatisierte Lösungen zu ersetzen. Eine automatisierte HR-Software ermöglicht es Unternehmen, Trends leicht zu erkennen, Ineffizienzen zu minimieren und wichtige Informationen wie demografische Daten, Arbeitskosten und Fluktuationsraten präzise zu verfolgen. Diese Lösungen bieten nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine effektive Möglichkeit, versteckte Kosten zu identifizieren und zu reduzieren, was sie zu einer überlegenswerten Investition macht. Hier die vier versteckten Kosten von manuellen HR-Prozessen.

4 versteckte Kosten von manuellen HR-Prozessen

Die Rolle der Personalabteilung erstreckt sich weit über die bloße Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern hinaus. Neben dem Onboarding und der Zeiterfassung sind Personalverantwortliche auch dafür verantwortlich, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, Trends zu erkennen und Personalrichtlinien zu entwickeln. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass alle geltenden Vorschriften eingehalten werden.

In vielen Unternehmen umfasst die Rolle der Personalabteilung auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, was die Erfassung von Arbeitsstunden, die Bezahlung der Beschäftigten und die Erstellung von Steuererklärungen und -abrechnungen beinhaltet.

Die ordnungsgemäße Ausführung dieser Aufgaben ist von entscheidender Bedeutung. Fehlerhafte Gehaltsabrechnungen können zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen, während unvollständige oder fehlerhafte Steuererklärungen zu empfindlichen Strafen führen können. Verstöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsgesetze können ebenso teuer sein und zivil- sowie strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Trotz aller Bemühungen bleibt kein Unternehmen immun gegen menschliche Fehler, und eine manuelle Abwicklung dieser Prozesse macht die Personalabteilung besonders anfällig dafür.

Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf einige der verborgenen Kosten, die durch manuelle Personalprozesse entstehen können, sei es in Form von Zeitverlust, finanziellen Aufwendungen oder dem Verlust hochqualifizierter Mitarbeiter.

Ineffizienz: Ein Verborgenes Hindernis für Deine Produktivität

Laut einer Umfrage verbringen Personalverantwortliche durchschnittlich vier volle Wochen pro Jahr mit manuellen Aufgaben. Diese Erkenntnis unterstreicht deutlich, wie stark ineffiziente Prozesse die Produktivität beeinträchtigen können. Produktivitätsverluste können direkt auf den Gewinn eines Unternehmens wirken, indem sie den Nettogewinn verringern und die Ausgaben erhöhen. Wenn die Personalabteilung den Großteil ihrer Zeit mit mühsamen manuellen Aufgaben verbringt, bleibt wenig Raum für strategische Planung und Entwicklung.

Die Bewältigung wiederkehrender Aufgaben wie die Personalbeschaffung, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Verwaltung der Gehaltsabrechnung kann enorm zeitaufwendig sein, wenn sie manuell durchgeführt werden. Glücklicherweise können diese Aufgaben mit der richtigen HR-Lösung leicht automatisiert werden. Durch Self-Service-Optionen ermöglicht die HR-Technologie den Mitarbeitern, viele dieser Aufgaben eigenständig zu erledigen, was der HR-Abteilung mehr Raum für strategische Aufgaben verschafft.

Fehler in der Gehaltsabrechnung: Eine Gefahr für Genauigkeit und Compliance

Eine präzise und fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und das Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt. Die Komplexität dieses Prozesses umfasst eine Vielzahl von Schritten, darunter die Überprüfung von Schichtplänen und Zeiteinträgen, die Berechnung von Überstunden, die Handhabung von Steuerabzügen und Leistungen sowie die Ermittlung des Nettolohns.

Die manuelle Durchführung dieser Aufgaben birgt nicht nur die Gefahr von Verzögerungen, sondern auch das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler. Angesichts der Notwendigkeit, sensible Finanzdaten zu handhaben, wie Bankkontonummern und persönliche Identifikationsdaten, ist die manuelle Bearbeitung der Gehaltsabrechnung eine potenzielle Quelle für Fehler und Ineffizienz.

Die Behebung solcher Fehler erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen, während wiederholte Fehler die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen können. Fehler in der Gehaltsabrechnung können auch direkte Auswirkungen auf Steuererklärungen haben, was zu ungenauen Berichten und Zahlungen führt und möglicherweise empfindliche Geldstrafen nach sich zieht. Die Vermeidung solcher Probleme erfordert eine effiziente und zuverlässige Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die durch die Implementierung automatisierter Lösungen erleichtert werden kann.

Fehlerhafte Zeiterfassung: Eine Gefahr für Compliance und Strafen

Neben Fehlern in der Gehaltsabrechnung kann auch die manuelle Zeiterfassung zu Problemen und potenziellen Geldbußen führen. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, präzise Aufzeichnungen über bestimmte Informationen wie Arbeitsstunden und verdienten Lohn zu führen.

Unter diesen Informationen fallen unter anderem:

• Täglich geleistete Arbeitsstunden
• Wöchentlich geleistete Arbeitsstunden
• Regulärer Stundensatz
• Überstundenverdienste pro Woche
• Alle Zuschläge und Abzüge zum Lohn des Mitarbeiters pro Abrechnungsperiode
• Der Gesamtbetrag der pro Abrechnungsperiode gezahlten Löhne

Manuelle HR-Prozesse in Bezug auf die Zeiterfassungsvorschriften können zu Verstößen führen, die mit Geldstrafen und Bußgeldern belegt werden können. Eine ungenaue Zeiterfassung kann nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeiter in die Genauigkeit und Fairness der Lohnbuchhaltung untergraben. Die Automatisierung der Zeiterfassung kann dazu beitragen, solche Fehler zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen: Risiken und Verpflichtungen

Als Arbeitgeber trägst du die Verantwortung, die Arbeitsgesetze und -vorschriften einzuhalten und alle relevanten Steuern ordnungsgemäß zu entrichten, einschließlich der korrekten Einbehaltung von Arbeitnehmerbeiträgen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist jedoch keine leichte Aufgabe, da du stets über eine Vielzahl von Gesetzen auf dem Laufenden bleiben musst. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung der Mindestlohnbestimmungen und der Überstundenregelungen. Zudem ist es von entscheidender Bedeutung, alle erforderlichen Formulare korrekt und fristgerecht auszufüllen, sei es für Steuerzahlungen oder andere rechtliche Verpflichtungen, um kostspielige Strafen oder Bußgelder zu vermeiden.

Die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen kann nicht nur finanzielle Verluste bedeuten, sondern auch das Image und die Glaubwürdigkeit deines Unternehmens beeinträchtigen. Deshalb ist es unerlässlich, dass du die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften ernst nimmst und entsprechende Maßnahmen ergreifst, um Risiken zu minimieren. Die Implementierung einer automatisierten HR-Lösung kann dazu beitragen, dass rechtliche Anforderungen einfacher erfüllt werden können und die Compliance gewährleistet ist.

Weitere Herausforderungen von manuellen HR-Prozessen

Manuelle HR-Prozesse stehen vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sich negativ auf die Effizienz, Genauigkeit und Innovationsfähigkeit der Personalabteilung auswirken können:

• Eingeschränkte Zugänglichkeit
  Papierbasierte oder tabellenkalkulationsbasierte Prozesse erschweren den Zugang zu wichtigen HR-Informationen. Das Abrufen von Daten oder das Erstellen von Berichten wird zu einer zeitraubenden Aufgabe, besonders für Teams, die nicht am selben Ort arbeiten, was die Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit behindert.
• Erschwerte Innovation
  Manuelle Prozesse binden HR-Teams an sich wiederholende Aufgaben und verhindern so die Konzentration auf strategische Initiativen wie Personalplanung und Organisationskultur. Dies hemmt die Innovationsfähigkeit Deiner Organisation.
• Skalierbarkeitsprobleme
  Mit dem Wachstum der Organisation werden manuelle HR-Prozesse immer unpraktikabler. Die Menge an Papierkram steigt, die Aufgaben werden komplexer und die HR-Ressourcen werden belastet. Die Skalierung der Prozesse wird zu einer herausfordernden Aufgabe und beeinträchtigt die Anpassungsfähigkeit der Organisation an neue Bedürfnisse und Möglichkeiten.

Vorteile der Investition in digitale HR-Tools

Selbst für Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern können digitale HR-Tools immense Vorteile bieten. Die Investition in HR-Software kann zu einem effizienteren Management des Humankapitals führen, die Fehlerquote senken und die Produktivität steigern. Hier sind einige der Bereiche, in denen dein Unternehmen von digitalen HR-Prozessen profitieren kann:

• Gehaltsabrechnung
  Eine HR-Software ermöglicht eine zeit- und kostensparende Gehaltsabrechnung. Integrierte Funktionen zur elektronischen Zeiterfassung und verschiedene Zahlungsoptionen erleichtern die pünktliche und genaue Bezahlung der Mitarbeiter. Durch die Kombination von Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung werden Eingabefehler minimiert und die Genauigkeit erhöht.
• Einhaltung von Vorschriften
  Digitale HR-Tools unterstützen die Einhaltung von Steuer- und Aufsichtsbestimmungen. Automatisierte Prozesse reduzieren Eingabefehler und gewährleisten die Korrektheit von Steuererklärungen und Zahlungen.
• Berichtswesen
  Eine HR-Software bietet verbesserte Reporting-Funktionen für wichtige Personaldaten wie Gehaltsabrechnungen und ermöglicht detaillierte HR-Analysen. Durch die zentrale Speicherung aller relevanten Daten wird der Zugang zu Analysen und Berichten erleichtert, was die Entscheidungsfindung und Planung unterstützt.
• Berufliche Entwicklung
  Digitale HR-Tools bieten Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter, indem sie Zugang zu Online-Kursen und Schulungsoptionen ermöglichen. Dadurch fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und motiviert.
• Onboarding
  Eine HR-Software vereinfacht den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, indem sie die Dateneingabe erleichtert und Selbstbedienungsfunktionen bietet. Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten sicher eingeben und aktualisieren, Formulare ausfüllen und Leistungen auswählen, was die Genauigkeit verbessert und Zeit spart.

Durch die Investition in digitale HR-Tools kann dein Unternehmen effizienter arbeiten, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

Wie Kenjo Dir helfen kann Kosten im Personalmanagement zu sparen

Kenjo bietet eine umfassende Lösung für das Personalmanagement, die darauf abzielt, Unternehmen dabei zu unterstützen, Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. Die Automatisierung von HR-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, versteckte Kosten aufzudecken und die Produktivität zu maximieren.

Die präzise Erfassung und Analyse von Personaldaten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Manuelle HR-Prozesse behindern jedoch oft die effiziente Messung und Analyse von Personaldaten und bergen ein erhöhtes Risiko für Fehler. Sie binden wertvolle Ressourcen der Personalabteilung und können die Produktivität beeinträchtigen. Durch den Einsatz von Kenjo können Unternehmen Trends leicht erkennen, Ineffizienzen minimieren und wichtige Informationen wie demografische Daten, Arbeitskosten und Fluktuationsraten präzise verfolgen. Diese Lösung bietet nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine effektive Möglichkeit, versteckte Kosten zu identifizieren und zu reduzieren.