Vollzeitäquivalent: Wofür steht das FTE und wie wird es berechnet?

Das Vollzeitäquivalent, oder auch Vollbeschäftigtenäquivalent, ist ein wichtiger Faktor, um den Personalbedarf in Deiner Firma zu bestimmen. Doch wofür steht der Begriff eigentlich, der häufig auch mit dem Kürzel FTE abgekürzt wird? Hier bei Kenjo erfährst Du, was die Abkürzung FTE bedeutet und wie Du als Unternehmer das Vollzeitäquivalent (VZÄ) für Deine Firma berechnest - mit einer Beispielrechnung oder unserem exklusiven FTE-Rechner als Download.

Grundsätzlich ist zu sagen, dass das Vollzeitäquivalent angibt, wie viele Vollzeitstellen sich rechnerisch aus einem Personalstamm mit Voll- und Teilzeitkräften oder Mitarbeitern auf 450-Euro-Basis ergeben. Die Abkürzung FTE steht dabei für Full Time Equivalent, was lediglich die englische Übersetzung des Begriffs Vollzeitäquivalent ist. Mit dem Äquivalent kannst Du als Arbeitgeber messen, wie viele Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte Dein Unternehmen insgesamt beschäftigt und es hilft Dir dabei, den Personalbedarf für die Einstellung von neuen Mitarbeitern zu prognostizieren. Wie Du das VZÄ berechnest, hängt davon ab, wofür Du es brauchst. Wenn Du die Arbeitsstunden oder Gehälter Deiner Mitarbeiter nachvollziehen willst, ist es nützlich zu wissen, wie man das Vollzeitäquivalent berechnet.

Du als Arbeitgeber kannst die VZÄ-Berechnung des Weiteren für verschiedene Zwecke verwenden, z.B. um den Umsatz oder den Gewinn pro Mitarbeiter zu messen. Die Umrechnung der von Teilzeitbeschäftigten geleisteten Arbeitsstunden in Vollzeitäquivalente kann hilfreich sein, denn so kannst Du ermitteln, wie viele Vollzeitstellen die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle ergeben.

Was bedeutet der Begriff Vollzeitäquivalent?

Was bedeutet nun also der Begriff Vollzeitäquivalent (VZÄ) oder auch FTE? Das VZÄ gibt als Kennzahl die Anzahl der Stunden an, die alle Beschäftigten oder ein Beschäftigter anteilig für eine Organisation arbeitet. Das Konzept wird verwendet, um die geleisteten Stunden vergleichbar zu machen und zu messen, um Budgets, Prognosen, Personal und Löhne zu planen. Wenn eine Organisation zum Beispiel 40 Stunden pro Woche als Vollzeit betrachtet und es vier Mitarbeiter gibt, die jeweils 10 Stunden pro Woche arbeiten, ergeben die Stunden dieser vier Mitarbeiter zusammen ein Vollzeitäquivalent von 1,0.

Das Vollzeitäquivalent ist bei der Einstufung und Bewertung von Arbeitsplätzen, aber auch in anderen Bereichen sehr nützlich. Projektmanager nutzen das FTE zum Beispiel, um die Arbeitsbelastung und die Projektkosten bewerten und einschätzen zu können. Sobald sie eine Schätzung der Vollzeitbeschäftigten haben, die zur Erfüllung der notwendigen Aufgaben benötigt werden, können sie darauf basierend zum Beispiel auch die Gehälter berechnen. Anhand dieser Informationen können sie dann das Budget für das kommende Jahr oder für ein bestimmtes Projekt prognostizieren. Auch für Jahresprognosen wird das Vollzeitäquivalent manchmal genutzt.

Personalabteilungen verwenden das VZÄ, um die Arbeitszeiten und Gehälter von Teilzeitbeschäftigten zu standardisieren. Halbtagsbeschäftigte kommen zum Beispiel mit einem Faktor von 0,5 zum Tragen, weil sie nur halb so viel arbeiten wie Vollzeitbeschäftigte und daher auch die Hälfte eines Vollzeitgehalts erhalten. Vollzeitäquivalente sind auch für die Analyse des Personalbestands nützlich. Im Rahmen von internen Analysen kann mit Hilfe des VZÄ die Anzahl der Mitarbeiter mit den Ergebnissen oder dem Gewinn verglichen werden. Vollzeitäquivalente werden außerdem verwendet, um die Mitarbeiter je nach Arbeitsbelastung den Abteilungen zuzuordnen. Das Management und die Personalabteilung können Projekte, Stellenbeschreibungen oder Beschäftigungsbedarf bewerten und die Anzahl der VZÄ abschätzen, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind.

Was bedeutet die Abkürzung FTE?

Die Geschäftswelt ist voller Abkürzungen. Oft findet man sich anfangs nicht zu Recht, da man noch nicht mit allen Terminologien vertraut ist. Dasselbe gilt für das Vollzeitäquivalent, das auch oft mit VZÄ (kurz für Vollzeitäquivalent) oder FTE für Full-Time-Equivalent abgekürzt wird.

Warum berechnet man das Vollzeitäquivalent?

Für Unternehmen, insbesondere für solche mit vielen Teilzeitbeschäftigten, ist es wichtig, die geleisteten Arbeitsstunden in das VZÄ umzurechnen, damit das Unternehmen weiß, wie viele Vollzeitbeschäftigte den Teilzeitbeschäftigten entsprechen. Letztendlich ist es für ein Unternehmen wichtig, das VZÄ zu ermitteln, weil es dadurch ein besseres Verständnis für die Effektivität und Nützlichkeit seiner Teilzeitbeschäftigten auf der Grundlage der geleisteten Arbeit erhält und - vielleicht am wichtigsten - weil Teilzeitbeschäftigte in der Regel schlechter bezahlt werden und nicht die gleichen Leistungen erhalten wie Vollzeitbeschäftigte. Alle oben genannten Faktoren kosten das Unternehmen letztendlich Geld und wirken sich auf seine Ergebnisse aus. Daher ist es wichtig, das VZÄ zu berechnen.

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Wie berechnet man das FTE?

Bei der Berechnung des Vollzeitäquivalents (VZÄ) werden die geplanten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers durch die Stunden des Arbeitgebers für eine Vollzeit-Arbeitswoche geteilt. Wenn ein Arbeitgeber also eine Vollzeitstelle mit einer 40-Stunden-Woche gleichsetzt, entsprechen Arbeitnehmer, die 40 Stunden pro Woche arbeiten, einem Vollzeitäquivalent von 1,0. Beschäftigte, die 20 Stunden pro Woche arbeiten, entsprechen einem VZÄ von 0,5.

Zum erleichterten Verständnis hier nochmal eine Übersicht:

• Mitarbeitende bis 20 Stunden = VZÄ 0,5
• Mitarbeitende bis 30 Stunden = VZÄ 0,75
• Mitarbeitende über 30 Stunden = VZÄ 1
• Mitarbeitende auf 450 Euro Basis = VZÄ 0,3 

Schritt 1: Anzahl der Arbeitsstunden der Teilzeitbeschäftigten ermitteln

Zuerst musst Du die Anzahl der Arbeitsstunden der Teilzeitbeschäftigten ermitteln. Dies gilt allerdings nur für Unternehmen, die sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitbeschäftigte haben.

Die Formel hierfür ist die folgende:

• Mitarbeiter in Teilzeit x Gesamtzahl der Wochenstunden x Anzahl der Wochen = Gesamtarbeitsstunden der Teilzeitbeschäftigten in einem Zeitraum

Schritt 2: Anzahl der Arbeitsstunden der Vollzeitbeschäftigten bestimmen

Bestimme nun die Anzahl der Arbeitsstunden der Vollzeitbeschäftigten in einem bestimmten Zeitraum. Vollzeitbeschäftigte sind diejenigen, die mindestens 30 und höchstens 40 Stunden pro Woche und mehr als 120 Tage pro Jahr arbeiten.

Die Formel hierfür ist die folgende:

• Anzahl Vollzeitmitarbeiter x Arbeitsstunden pro Woche (Beispiel: 30 - 40 Stunden) x 52 Wochen pro Jahr = Arbeitsstunden der Vollzeitbeschäftigten pro Jahr

Addiere dann die Gesamtstunden der Vollzeitbeschäftigten mit denen der Teilzeitbeschäftigten, um die Gesamtstunden aller Beschäftigten zu erhalten.

Schritt 3: Berechne die Arbeitsstunden pro Jahr

In einem letzten Schritt teilst Du als Unternehmer die Gesamtzahl der Stunden von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten durch die Anzahl der regulären Vollzeitstunden, um das Vollzeitäquivalent für einen bestimmten Zeitraum zu erhalten.

Die Formel hierfür ist die folgende:

• Gesamtstundenzahl aller Mitarbeiter / Anzahl der regulären Vollzeitstunden = VZÄ oder FTE

Vollzeitäquivalent berechnen - Ein FTE Rechenbeispiel

Ein Arbeitgeber, der eine 35-Stunden-Woche hat, teilt einfach die geplanten Arbeitsstunden des Arbeitnehmers durch 35, um das VZÄ zu ermitteln. Ein Angestellter, der 21 Stunden pro Woche arbeiten soll, hätte zum Beispiel ein VZÄ von 0,6, wenn eine Vollzeitstelle 35 Stunden beträgt.

Bei der VZÄ-Berechnung geht es um die geleisteten Arbeitsstunden und nicht um die Anzahl der Beschäftigten. Du als Unternehmer könntest vier Beschäftigte haben und trotzdem nur ein VZÄ von 1,0. Vier Beschäftigte mit einem VZÄ von 0,25 ergäben zusammen ein VZÄ von 1,0. Vier Beschäftigte könnten jeweils 10 Stunden pro Woche arbeiten, so dass sich die Gesamtzahl der Arbeitsstunden auf 40 beläuft, was bei einer 40-Stunden-Woche ein VZÄ von 1,0 ergibt.

So kann Dir Kenjo helfen

Die Verwaltung und Berechnung von Arbeitsstunden ist eine der Hauptaufgaben einer Personalabteilung. Die Verwendung einer HR-Softwareplattform wie Kenjo erleichtert nicht nur den Prozess, sondern spart auch noch enorm viel Arbeitszeit.

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