15 wichtige Personalkennzahlen für effektives Personalmanagement

In Zeiten von Fachkräftemangel und Homeoffice spielen messbare Personalkennzahlen und KPIs eine wichtige strategische Rolle beim Wachstum von Unternehmen. Dementsprechend gehört das Messen und Analysieren von Ergebnissen zum Tagesgeschäft im Personalmanagement. Wir stellen die 15 gebräuchlichsten Kennzahlen von Personalabteilungen vor, um so effektiv auf Verbesserungen hinzuarbeiten.

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Unsere Excel-Vorlage ist eine der Aussagekräftigsten auf dem Markt, und Hunderte von Personalmanagern verwenden diese bereits in ihren Unternehmen. Wir haben die Vorlage entwickelt, um Dir wichtige Informationen zur Unterstützung Deiner Entscheidungsprozesse zu bieten, und dementsprechend einen positiven Einfluss auf Dein Unternehmen zu erzielen. 

Kennzahlen für die Personalbeschaffung 

Das Anwerben von Fachkräften, insbesondere in großen Unternehmen, in denen in der Regel laufende Personalbeschaffungen nötig sind, erfordert von Unternehmen erhebliche Investitionen. Entsprechende Berechnungen und Analysen helfen dabei, diese Prozesse zu optimieren.

 1. Rekrutierungskosten

Diese Personalkennzahl misst die Höhe der Ressourcen, die ein Unternehmen für jeden neuen Mitarbeiter investiert. Hier fallen die Gesamtkosten für die Personalbeschaffung wie 

• Anzeigen, 
• Abonnements von Mitarbeiterportalen, 
• Kosten für die vom Team investierte Zeit,
• und die Ausbildung und Vorbereitung der neuen Mitarbeiter an.

👉 Personalkennzahlen Formel: Die Rekrutierungskosten berechnen sich aus den addierten Gesamtkosten der internen Personalbeschaffung mit den Gesamtkosten der externen Rekrutierung. Diese teilt man anschließend durch die Gesamtzahl der über einen bestimmten Zeitraum rekrutierten Mitarbeiter und multipliziert alles mit 100. 

2. Konvertierungsrate der Neueinstellungen

Anhand einer Konvertierungsrate ermitteln Personaler die Effizienz ihrer Auswahlverfahren und die geeignetsten Methoden, um diese zu berechnen. Diese Kennzahl misst den Anteil der Bewerber, die in die nächste Phase des Prozesses eingeladen oder tatsächlich eingestellt werden. Mit diesen Informationen kannst Du Deine Prozesse optimieren und zum Beispiel die mit der Rekrutierung verbundenen Kosten reduzieren.

👉 Konvertierungsrate Formel: Berechnet sich aus der Anzahl der ausgewählten Kandidaten geteilt durch die Gesamtzahl der Bewerber x 100.

3. Durchschnittliche Einstellungszeit

Hier interessiert vor allem die Zeit, die für die Einstellung eines Bewerbers ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Stellenanzeige vergangen ist. Dabei ist das Ziel, die Wirtschaftlichkeit des Rekrutierungsprozesses zu bestimmen. Trotzdem ein niedriger Zeitfaktor wichtig ist, sollte er nicht als Hauptkriterium verwendet werden. Denn den richtigen Kandidaten zu finden steht immer noch an erster Stelle.

👉 Personalkennzahlen Formel: Dazu teilt man die Gesamtzahl der Tage, die in X Auswahlverfahren investiert wurden durch die Anzahl der fraglichen Auswahlverfahren.

Personalkennzahlen im Talentmanagement

Es hat wenig Sinn, die besten Köpfe der Branche anzulocken, wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, ihnen ein entsprechendes Arbeitsumfeld zu bieten, in dem sie sich motiviert und produktiv fühlen. Im Talentmanagement kümmern sich Personalmanager eben genau um diese Faktoren, die leider immer noch allzu oft vernachlässigt werden. 

4. Abbrecherquote

Die Abbrecherquote misst die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen - unabhängig davon, ob sie dies freiwillig tun oder nicht. Diese Kennzahl dient Personalabteilungen zur Erfolgsmessung, zeigt sie doch inwieweit es dem Unternehmen gelingt, Fachkräfte anzuziehen und zu halten. Ein hoher Wert stellt zusätzliche Kosten für das Unternehmen in Form von Wissensverlust und Investitionen in Auswahlverfahren dar.

👉 Abbrecherquote HR-Formel: Hier teilen wir die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum verlassen durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen im selben Zeitraums.

5. Fluktuationsrate der Mitarbeiter

Ein weitere interessante KPI im Personalmanagement ist die Mitarbeiterfluktuationsrate. Dabei ermitteln wir die durchschnittliche Anzahl von Wochen, Monaten oder Jahren, die ein Mitarbeiter im Unternehmen bleibt. Je länger dieser Zeitraum ist, desto höher ist die Rentabilität.

👉 Abbrecherquote HR-Formel: Die durchschnittliche Verweildauer der Mitarbeiter im Unternehmen errechnet sich durch Gesamtzahl der Tage, die X Mitarbeiter im Unternehmen gearbeitet haben durch Gesamtzahl der betreffenden Mitarbeiter.

6. Freiwillige Fluktuationsrate

Wie hoch ist der Prozentsatz der Mitarbeiter, die das Unternehmen während des ersten Jahres ihrer Beschäftigung freiwillig verlassen? Durch die freiwillige Fluktuationsrate lernen Personaler viel über den Erfolg der Onboarding-Prozesse sowie über das Arbeitsklima .

👉 Personalkennzahl Formel: Hierzu teilen wir die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen im ersten Jahr verlassen durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen im gleichen Zeitraum x 100.

7. Die 90-Tage-Ausfallrate

Diese Personalkennzahl misst den Prozentsatz der neu eingestellten Mitarbeiter, die weniger als 90 Tage im Unternehmen bleiben. Dank dieser Kennzahl verstehen Personaler die Wirksamkeit ihrer Rekrutierungsprozesse besser.

👉 90-Tage-Ausfallrate Formel: Die Gesamtzahl der Kündigungsfälle nach 90 Tagen  wird durch die Gesamtzahl der Neueinstellungen im gleichen Zeitraum x 100.

8. Abwesenheitsrate der Mitarbeiter

Die Abwesenheitsrate eines Mitarbeiters sollte ebenfalls in das HR-Dashboard aufgenommen werden, da es sich dabei um eine Kennzahl handelt, die den Prozentsatz der nicht erfüllten vertraglichen Arbeitsstunden eines Mitarbeiters berechnet. Sie umfasst alle Arten von Abwesenheiten - genehmigte ebenso wie ungenehmigte. Dadurch können Personal Abwesenheiten vorhersagen und betriebliche Probleme rechtzeitig erkennen.

👉 Abwesenheitsrate Formel: Der Prozentsatz der Abwesenheit eines Mitarbeiters errechnet sich durch die Gesamtzahl der nicht gearbeiteten Stunden geteilt durch die Gesamtzahl der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden x 100.

Du willst wissen, wie man Fehlzeiten reduzieren und Krankenstände vermeiden kann? Dann schau Dich im Artikel um.

9. Wettbewerbsfähigkeit der Gehälter

Ein faires Gehalt hilft Unternehmen Fachkräfte zu halten. Aber woher wissen wir, ob wir uns in der richtigen Spanne bewegen? Das Wettbewerbsverhältnis der Gehälter beantwortet diese Frage. Diese Kennzahl berechnen Personalabteilungen im Verhältnis zur Konkurrenz oder nach entsprechenden Branchen.

👉 Formel: Hierzu teilen wir das vom Unternehmen angebotene Durchschnittsgehalt durch das vom Konkurrenten angebotene Durchschnittsgehalt.

10. Zufriedenheit mit den Leistungen

Dieser KPI zeigt dem Personalmanagement, ob die Mitarbeiter mit den vom Unternehmen angebotenen Leistungen zufrieden sind. Dies wird in der Regel durch Mitarbeiterbefragungen und Bewertungsskalen gemessen, bei denen die Mitarbeiter ihre Zufriedenheit mit dem Unternehmen bewerten. Die Antwort ergibt sich aus der Berechnung der durchschnittlichen Punktzahl aus allen eingegangenen Antworten.

11. Interne Aufstiegschancen

Gerade Spitzenkräfte sorgen sich oftmals über ihr Wachstumspotential im Unternehmen. Viele lassen sich in einer unerkannten Situation von der Konkurrenz abwerben, die mehr Gehalt, Prestige oder verantwortungsvollere Aufgaben anbieten. Innerbetriebliche Beförderungen und Investitionen in diese sind der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung.

👉 Personalkennzahl Formel: Wir teilen die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum beförderten Mitarbeiter durch Gesamtzahl der Mitarbeiter im Unternehmen im selben Zeitraum.

Die Personalkennzahlen für Aus- und Fortbildungen

Schulungen, Aus- und Fortbildungen sind weitere Maßnahmen, die Mitarbeiterproduktivität und Leistung der Teams zu steigern. Dazu gehört das Bereitstellen entsprechender Werkzeuge und Fachwissen, um Aufgaben zu erfüllen. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter dem Unternehmen stärker verpflichtet und arbeiten motivierter. Wer will schon gerne im Urschleim anfangen und erst um die geeigneten Tools und technischen Geräte kümmern, wenn er den Kopf voller Ideen am Arbeitsplatz durchstarten will.

12. Teilnahmerate an Schulungen

Ist das Team wirklich an den vom Unternehmen angebotenen Weiterbildungen interessiert? Die Teilnahmerate an den Schulungen ist hier ein guter Indikator, dies herauszufinden. Sie zeigt uns, wie viele Mitarbeiter daran teilnehmen, und gegebenenfalls können Personaler Maßnahmen ergreifen, um mehr Mitarbeiter anzulocken.

👉 Personalkennzahl Formel: Diese Rate berechnet sich durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die an einem Schulungsprogramm teilnehmen geteilt durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die zur Teilnahme am Schulungsprogramm eingeladen wurden x 100.

Produktivität

Die Effektivität und Leistung der Mitarbeiter zu berechnen ist eine weitere wichtige Aufgabe in der Personalabteilung. Ziele festzulegen, kontinuierlich darauf hinzuarbeiten und diese regelmäßig zu überprüfen sind hervorragende Kennzahlen im Personalmanagement, um das Leistungsniveau der Teams zu erkennen und das Personal im Unternehmen besser zu verwalten.

13. Produktivitätsrate der Mitarbeiter

Neben der personalisierten Betreuung jedes einzelnen Arbeitnehmers ist auch die allgemeine Arbeitseffektivität ein Bereich von großem Interesse für die Personalabteilung. Um die Mitarbeiterproduktivität zu berechnen, teilen wir die Anzahl der Umsätze durch die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Für eine tiefergehende Analyse werden auch andere Faktoren wie

• Leistung, 
• Arbeitsstunden usw. berücksichtigt.

👉 Produktivitätsrate Formel: Wir teilen die Gesamtzahl der in einem bestimmten Zeitraum erzielten Umsätze durch die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen.

14. Geleistete Überstunden

Überstunden sind ein äußerst interessanter Indikator, zeigen sie doch wichtige Informationen und Prozesse im Unternehmen auf. Ein plötzlicher Anstieg von Überstunden kann 

• aus einem sprunghaften Bedarfsanstieg, 
• einem höheren Mitarbeiterengagement 
• oder einem ineffizienten Prozessmanagement resultieren. 

Dies wiederum könnte sich direkt auf andere wichtige Kennzahlen von Personalabteilungen auswirken, etwa die Abwesenheitsrate.

👉 Formel: Die geleistete Überstunden errechnen sich aus der Gesamtzahl der von allen Mitarbeitern geleisteten Überstunden geteilt durch die Gesamtzahl der betroffenen Mitarbeiter.

Unternehmenskultur und Employer Branding

Die Unternehmenskultur und das Image, das ein Unternehmen nach außen vermittelt, ist der Schlüsselfaktor bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter. Viele HR-Strategien konzentrieren sich auf die Verbesserungen in diesem Bereich. 

15. Mitarbeiterzufriedenheitindex

Ist das Team zufrieden, wirkt sich das auf die Unternehmenskultur und die Handlungen positiv aus. Und umgekehrt! Das heißt, dass Mitarbeiter auch als Botschafter fungieren und somit das Image des Unternehmens nach außen hin verbessern. Am besten lässt sich dies durch Umfragen feststellen, bei denen die Mitarbeiter ihre Zufriedenheit im Unternehmen bewerten. Der nächste Schritt ist die Berechnung des Mittelwertes aus der erhaltenen Summe.

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