Was ist HR Analytics und warum sollte es Dein HR-Team nutzen?

Data Analytics ist ein wichtiges Thema in sämtlichen Geschäftsbereichen und wird auch im Bereich Human Resources immer bedeutsamer. Im DACH-Raum allerdings ist HR Analytics noch nicht so stark verbreitet wie anderswo. Oftmals fehlt es an Kompetenzen und Fachwissen in den Unternehmen, was HR Analytics genau ist und wie diese Methode dazu beitragen kann, die Personalstrategie und die HR-Transformation im Unternehmen voranzutreiben.

Wie Du das Datenpotenzial in Deinem Unternehmen mithilfe von HR Analytics zielgerichtet nutzt, zeigen wir Dir in diesem Artikel.

Was ist HR-Analytics?

HR Analytics ist eine Methode, mit der Zahlen und Daten innerhalb der Personalarbeit, wie personenbezogenen Daten, gesammelt, ausgewertet und organisiert werden können. Sie dient als Basis für datengestützte HR-Arbeit. 

Die Unternehmensberatung Gartner definiert HR Analytics als Sammlung und Analyse personenbezogener Daten eines Unternehmens zur Förderung der Performance und des Unternehmenserfolgs.  

Unternehmen messen eine Reihe von HR-Kennzahlen wie die Time-to-Hire oder die Retention-Rate und nutzen diese Ergebnisse, um sie in Bezug zu den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens zu setzen. 

Was ist der Unterschied zwischen HR-Analytics, People Analytics und Workforce Analytics?

Die Begriffe HR Analytics, People Analytics und Workforce Analytics verwenden viele synonym. Die Begriffe sind tatsächlich eng miteinander verbunden, allerdings gibt es feine Unterschiede. Für ein besseres Verständnis sehen wir uns deshalb kurz die Definitionen dieser drei Begriffe an:  

• HR Analytics: Bei HR-Analytics liegt der Fokus auf der Personalabteilung und der Optimierung von HR-Prozessen. Es erfasst und misst die Arbeitsweise des HR-Teams selbst. Aus der Analyse von Personalkennzahlen wie Time-to-Hire, Weiterbildungskosten oder Fluktuationsrate ziehen Personalverantwortliche wichtige Erkenntnisse, um damit verbundene HR-Prozesse und Veränderungen zu verbessern; beispielsweise die Time-to-Hire könnte auf Schwierigkeiten im Einstellungsprozess hinweisen.
• People Analytics: Der Begriff People Analytics greift weiter; es bezieht sich auf die Analyse von personenbezogenen Daten für datengestützte Entscheidungsprozesse. Allerdings ist die Erhebung dieser Daten intern und extern (beispielsweise Kundendaten) möglich; sie können aber auch in Bezug zu weiteren Unternehmensdaten gesetzt werden. People Analytics findet zunehmend mehr Anwendung in der Personalarbeit, und zwar in der Analyse mitarbeiterbezogener Daten. Hier findest Du übrigens die besten Bücher zu People Analytics.
• Workforce Analytics: Bei Workforce Analytics liegt der Schwerpunkt auf der Belegschaft (das schließt Festangestellte, Zeitarbeiter*innen, Freiberufler*innen, Berater*innen etc. ein) und der Arbeit selbst. Ziel ist es, die Belegschaft optimal aufzubauen und einzusetzen.

Je nach Kontext und Zielsetzung überschneiden sich die Einsatzbereiche dieser Methoden. Beispielsweise spielt die Messung von Mitarbeiterleistung und -produktivität in HR Analytics, People Analytics und Workforce Analytics eine Rolle.

Was sind die Ziele und Vorteile von HR-Analytics?

Mithilfe von HR Analytics kann Dein Unternehmen also wichtige Daten erfassen und analysieren, die es vorher so nicht genutzt hat – und darauf aufbauend wichtige Erkenntnisse über interne Prozesse erzielen. Das wiederum unterstützt Dein Unternehmen bei der Entscheidungsfindung und der Umsetzung geeigneter Maßnahmen.

HR Analytics …

• stärkt die Mitarbeiterbindung: Die Analyse bestimmter Kennzahlen und Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit liefern Dir wichtige Hinweise darauf, wo HR-Prozesse verbesserungswürdig sind und warum Mitarbeiter*innen freiwillig Dein Unternehmen verlassen. HR Analytics liefert diese Erkenntnisse, die Du nutzen kannst, um konkrete Gegenmaßnahmen zur Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation zu ergreifen. Dem Unternehmen Nielsen etwa ist es gelungen, 40 Prozent der Mitarbeiter*innen, die über eine Kündigung nachdachten, zu halten – und die Wahrscheinlichkeit um 48 Prozent zu erhöhen, dass Mitarbeiter*innen im Unternehmen bleiben.
• steigert die Arbeitsleistung: Die gesammelten Daten geben Teamleiter*innen und der Personalabteilung in Deinem Unternehmen Aufschluss darüber, was die Mitarbeiter*innen motiviert und demotiviert. Woran liegt es, dass sie nicht ihr ganzes Potenzial ausschöpfen? Bei HR Analytics gehst Du also einen Schritt weiter als bei der reinen Leistungsbeurteilung, mit dem Ziel, Muster zu erkennen und einen Plan zur Verbesserung der Performance zu erstellen.
• unterstützt die Entwicklung besserer Vergütungs- und Anreizsysteme: Eine gezielte Gehaltsanalyse zeigt, ob die von Deinem Unternehmen angebotenen Vergütungsleistungen zu einer höheren Performance oder stärkeren Mitarbeiterbindung führen. Sie gibt sogar Aufschluss darüber, ob Gehaltserhöhungen für bestimmte Mitarbeitergruppen überhaupt einen Unterschied machen – mit diesem Wissen kann Dein Unternehmen eine Menge Kosten einsparen.
• verbessert das Mitarbeiterengagement: Zufriedenheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz stärkt das Mitarbeiterengagement. Eine gezielte Datenanalyse lässt Dich erkennen, ob sich die Mitarbeiter*innen im Unternehmen wohlfühlen. Basierend auf diesen Erkenntnissen kannst Du die Arbeitsumgebung entsprechend anpassen und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern.
• erleichtert die Personalplanung: Prädiktive HR Analytics erlaubt Dir ziemlich genaue Prognosen über die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen. Bist Du in der Lage abzuschätzen, wann beispielsweise Führungskräfte das Unternehmen verlassen, kannst Du Deine Personalplanung entsprechend anpassen. Vorausschauende Datenanalysen helfen auch, personelle Engpässe und Überschüsse in bestimmten Abteilungen zu erkennen.
• senkt die Kosten: Durch die Erfassung und die Auswertung aussagekräftiger und relevanter Daten kannst Du positive und negative Kostenentwicklungen in Deinem Unternehmen frühzeitig erkennen. Basierend auf diesen Erkenntnissen kannst Du gezieltere Entscheidungen treffen und praktische Maßnahmen ergreifen. Beides wirkt sich positiv auf den Finanzhaushalt Deines Unternehmens aus.

Wie plant man ein HR-Analytics-Projekt?

Dein erstes (oder nächstes) HR-Analytics Projekt steht an und Du möchtest verwertbare Ergebnisse damit erzielen: Mit den folgenden fünf Schritten können Du und Dein HR-Team erfolgreich durchstarten.

1. Identifizierung drängender HR-Probleme, die zu lösen sind: Ausgangspunkt bildet immer die Formulierung einer klaren Fragestellung, die sich auf den HR-Bereich bezieht oder von strategischer Relevanz ist, und auf die die Daten eine Antwort liefern sollen.

2. Planung der Datenanalyse: Basierend auf der ausgewählten Fragestellung folgt die Entscheidung, wie die erforderlichen Daten zu erheben sind. Außerdem muss die Frage beantwortet werden, welche Analysemethoden zum Einsatz kommen.

3. Ermittlung relevanter Daten: Verlässliche Datenquellen bilden die Basis für HR Analytics. Deswegen müssen die Datenquellen ermittelt werden, die relevante Informationen für die Analyse und zur Beantwortung der Fragestellung liefern.

4. Statistische Verfahren: Die Berechnung der gewünschten Metriken erfolgt mithilfe statistischer Formeln.

5. Automatisierung: Der letzte Schritt umfasst die Automatisierung des gesamten Prozesses, von der Datenerhebung bis zur Berechnung der Kennzahlen.

Wichtige KPIs für HR-Analytics 

Das Management und die Personalabteilung müssen sich darauf einigen, welche Kennzahlen sie erfassen möchten und relevant für den Erfolg des Unternehmens sind. Im Rahmen von HR-Analytics-Projekten stehen häufig folgende Personalkennzahlen im Fokus:

• Umsatz pro Mitarbeiter*in: Diese Kennzahl berechnest Du, indem Du den Umsatz des Unternehmens durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter*innen teilst. Sie gibt wichtige Rückschlüsse auf die Mitarbeiterproduktivität und die Effizienz des Unternehmens.
• Offer-Acceptance-Rate: Zur Berechnung der Offer-Acceptance-Rate teilst Du die Gesamtzahl der angenommenen Stellenangebote durch die Gesamtzahl der Angebote in einem bestimmten Zeitraum. Ist die Annahmequote höher als 85 Prozent spricht das dafür, dass Dein Unternehmen sehr erfolgreich seine offenen Stellen besetzt. Liegt die Quote darunter, dann solltest Du vielleicht Deine Personalgewinnungsstrategie anpassen.
• Weiterbildungskosten pro Mitarbeiter*in: Hierfür teilst Du einfach die gesamten Weiterbildungskosten durch die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die an einem Kurs teilgenommen haben. Spannend wird es, wenn Du diese Kennzahl mit der folgenden vergleichst.
• Index zur Effektivität von Schulungen: Ein Unternehmen muss wissen, was die Mitarbeiter*innen bei jeder Schulung gelernt haben, um die Effektivität der Schulung bestimmen zu können. Allerdings ist diese Kennzahl nicht so einfach zu berechnen. Deswegen handelt es sich hier oftmals um eine Einschätzung, und zwar unter Berücksichtigung unterschiedlicher Faktoren wie Leistungssteigerung oder Beförderungen innerhalb des Unternehmens.
• Freiwillige Mitarbeiterfluktuation: Diese Kennzahl beschreibt, wie viele Mitarbeiter*innen kündigen und das Unternehmen freiwillig verlassen. Berechnen kannst Du die freiwillige Fluktuation, indem Du die Zahl der Mitarbeiter*innen, die freiwillig das Unternehmen verlassen haben, durch die Gesamtzahl der Beschäftigten teilst. Eine hohe freiwillige Mitarbeiterfluktuation weist oftmals auf interne Probleme oder ein toxisches Arbeitsumfeld hin.
• Time-to-hire: Die Einstellungszeit beschreibt die Anzahl der Tage zwischen der ersten Kontaktaufnahme mit einem*einer Bewerber*in und der Annahme eines Stellenangebots. Diese Zahl ist für Personalvermittler*innen sehr aufschlussreich, da sie Rückschlüsse auf den Recruiting-Prozess zulässt.
• Fehlzeitenquote: Die Fehlzeiten- oder Abwesenheitsquote berechnest Du, indem Du die Anzahl der Fehltage durch die Gesamtzahl der Sollarbeitstage teilst. Diese Kennzahl gibt Aufschluss über den Gesundheitszustand der Mitarbeiter*innen sowie die Mitarbeiterzufriedenheit.

So implementierst Du HR Analytics in Deiner Personalabteilung

Du möchtest demnächst die HR-Prozesse in Deiner Personalabteilung mithilfe von Datenanalysen optimieren? Die folgenden Schritte helfen Dir bei der Einführung von HR Analytics in Deine tägliche Personalarbeit:

1. Vorhaben ausarbeiten 

Ermittle die Herausforderungen oder die wirtschaftlichen Ziele Deines Unternehmens und Deiner Personalabteilung. Auf diese Weise erkennst Du, wie HR Analytics zu deren Bewältigung oder Erreichung beitragen kann.

Als nächstes solltest Du die Frage beantworten, welche Kennzahlen überhaupt relevante Informationen liefern. Mit der Auswahl der richtigen Kennzahlen erzielst Du nicht nur die gewünschten Ergebnisse, sondern Du stärkst auch die strategische Position der Personalabteilung im gesamten Unternehmen.

2. Data Scientist ins Boot holen

Data Scientists haben das erforderliche Fachwissen, um die unterschiedlichen Analysetools zu bewerten und die beste Lösung für Dein HR-Analytics-Projekt zu finden. Sie unterstützen Dich beim Monitoring und Auswerten der Daten und Berichte (auf Qualität und Genauigkeit hin) und zeigen Dir, wie Du die Daten optimal nutzen kannst. Außerdem können sie das Personal, dass in das HR-Analytics-Projekt involviert ist, gezielt schulen und dessen Verständnis für datenbasierte Entscheidungsprozesse stärken.

3. Lieber klein anfangen

Es ist keine einfache Aufgabe, die Basis für eine Datenkultur im Unternehmen zu schaffen. Ähnlich herausfordernd ist es, bei allen Beteiligten das Verständnis für datenbasierte Entscheidungsprozesse zu schärfen und sie von den Vorteilen von HR Analytics für das Unternehmen zu überzeugen. Am besten konzentrierst Du dich am Anfang auf die Erhebung von ein paar wenigen, aber aussagekräftigen Kennzahlen. Auch damit erzielst Du Ergebnisse, die Dir helfen, Probleme in Deiner Abteilung oder im Unternehmen aufzudecken und anzugehen.

4. Datenschutz zur Priorität machen

Die Sicherheit personenbezogener Daten sollte immer oberste Priorität haben. Informiere Dich, ob die Analyse und die Auswertung der Daten überhaupt mit geltenden rechtlichen (Datenschutz-)Bestimmungen vereinbar sind. Beim Einsatz von HR Analytics musst Du bestimmte rechtliche Aspekte beachten, wie die Transparenz über eingesetzte Datenermittlungs- und Analyseverfahren. Falls es im Unternehmen keine*n Rechtssachverständige*n oder Datenschutzbeauftragte*n gibt, suche Dir externe Unterstützung. 

5. Verwendung einer HR-Analytics-Software

Am einfachsten durchzuführen ist ein HR-Analytics-Projekt mittels einer geeigneten Software. HR-Analytics-Tools vereinfachen und automatisieren die einzelnen Prozessschritte nicht nur, sondern schaffen auch eine solide Datenbasis für fundierte Entscheidungsprozesse. Das Analytics-Team muss sich lediglich auf die Analyse und Interpretation der Daten konzentrieren. Mit einer Software kannst Du also relevante Daten schnell erfassen und sie in Tabellen oder Diagrammen anschaulich darstellen lassen.

Welche Vorteile bringt die Verwendung einer HR-Analytics-Software?

Mit einer HR-Analytics-Software kannst Du die Prozesse in der Personalabteilung und die Belegschaft mittels Monitorings zuverlässig überwachen – und das ist nicht der einzige Vorteil:

• Benutzerfreundlichkeit: Bei HR-Analytics-Softwares handelt sich um sehr einfach zu bedienende Tools, die keine zähen Schulungen erfordern. Sie sind so konzipiert, dass HR-Fachkräfte auch ohne Vorkenntnisse in Analytics, Informationen daraus ableiten und interpretieren können.
• Datenkonsolidierung: Sie schaffen eine solide Datenbasis, da sie Informationen – auch aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen – auf einer einzigen Plattform speichern. Dies erleichtert die Visualisierung der Daten, die notwendig für ein besseres Verständnis und zur Ableitung von Maßnahmen ist. Aber sie erlaubt auch den Zugriff auf zurückliegende Daten und damit die Prognose zukünftiger Entwicklungen.
• Neue Funktionen: Softwares für HR Analytics entwickeln sich ständig weiter und werden aktualisiert. Dadurch bieten sie kontinuierlich neue Funktionen an, die sich an den stetig ändernden HR-Anforderung wie Datensicherheit, Speicherung von Berichten, Benutzerfreundlichkeit orientieren.
• Kosteneinsparung: Die Anschaffung einer Software ist in der Regel mit weniger Kosten verbunden als die Entwicklung einer unternehmensinternen Analytics-Software. 
• Zeitersparnis: Das HR-Team spart viel Zeit durch die automatische Erfassung und Visualisierung relevanter Daten und kann sich auf wichtigere Aufgaben wie die Personalstrategie oder ein angenehmeres Arbeitsumfeld konzentrieren.