Wie HR-Software die Mitarbeitermotivation fördern kann

Als Folge der Pandemie hat sich die Zusammenarbeit und die Art und Weise, wie Beschäftigte miteinander umgehen, völlig verändert. Nach einer jüngsten Umfrage des Beratungsunternehmens Gallup berichten Arbeitnehmer*innen über ein erhöhtes Stresslevel und Burnout sowie eine reduzierte Mitarbeitermotivation.

Hier stehen Personalabteilungen vor einer Reihe von Herausforderungen, um die Mitarbeiterzufriedenheit und eine angemessene Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Unser COO Francesco Carbone setzt sich unermüdlich für die neue Art zu arbeiten ein und war deswegen vor kurzem Gast in einer Folge des Podcasts "The State of Work" des Berliner Startups Lano. Dieses Unternehmen hat sich auf die Arbeitsgesetzgebung und das Lohnmanagement bei der Personalbeschaffung aus dem Homeoffice spezialisiert und verfolgt gemeinsam mit Kenjo das Ziel, die Personalabteilungen zu entlasten, zu unterstützen und die Arbeit zu digitalisieren. 

Im Podcast sprachen Podcast-Host Maddie Duke und Francesco über den Stellenwert des Mitarbeiterengagements und was Unternehmen für eine positive Unternehmenskultur tun können. Außerdem ging es um hybride Arbeitsmodelle und wie HR-Software dabei helfen kann.

Wir sind gespannt, was sie über die Vorteile und Grenzen vom Arbeiten im Homeoffice und flexibler Arbeit zu sagen haben.

Seit wann arbeitest Du bei Kenjo und wie sieht Dein Werdegang dort aus?

Ich war einer der ersten Kunden von Kenjo. Ich war wohl Kunde Nummer drei. Damals leitete ich ein Mitarbeiterteam in einem anderen Startup, das Kenjos Software nutzte und ich gab unglaublich viel Feedback. David, unser CEO und Gründer, war der Meinung: "Wow, dieser Typ kann sich so gut beschweren. Wir sollten ihn zu uns holen, damit er sich aus nächster Nähe beschweren kann." So wird aus einer Beschwerde ein echtes Feedback. 

Das war mein Weg in das Unternehmen. Seitdem haben wir uns von einem normalen HR-Tool zu einer Komplettlösung weiterentwickelt, das auch Funktionen für die Unternehmenskultur umfasst, wie

• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, 
• Performance Management, 
• Shoutouts, 
• Meetings, 
• Zielvereinbarungen und eine Menge anderer Funktionen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir im Grunde die gesamte Interaktion zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern verbessern und all die überflüssigen Störgeräusche aus dem Weg räumen. Das schaffen wir durch eine großartige Software, die gewisse Prozesse im Personalbereich erleichtert. Natürlich wollen wir mit der Software auch ein entsprechendes Bewusstsein bei diesen Unternehmen schaffen. Wir zählen inzwischen fast 300 Kunden aus kleinen und mittelständischen Unternehmen - vor allem in der DACH-Region, in Spanien und in einigen Ländern Lateinamerikas.

Außerdem wurden wir von unseren Kunden zu einer der deutschlandweit besten Personalsoftwares gewählt.

Wie haben sich Personalabteilungen parallel zu den Veränderungen während der Pandemie entwickelt? 

Die Corona-Krise wirkte wie ein Brandbeschleuniger für die Digitalisierung. Genau deshalb bekommen wir mittlerweile auch viele Anfragen von klassischen Unternehmen wie Handwerksbetriebe, die sich fragen, wie sie ihre Mitarbeiter*innen am besten unterstützen können. Wir erkennen hier ein großes Potenzial. 

Diese große Veränderung in der Personaldienstleistungsbranche auf einem vergleichsweise kleinen Markt spricht für sich. Derzeit deckt in Europa nur ein Bruchteil der HR-Softwares den Markt ab.

Welche Vorteile bringen HR-Automatisierungsprozesse in der täglichen Praxis?

Ich musste in meinem alten Job in einem halben Jahr  dreißig neue Mitarbeiter*innen einstellen. Das war natürlich eine riesige Herausforderung. Mit einer HR-Software kann man als Personalmanager Dinge viel schneller und effizienter erledigen, als dies ohne die Unterstützung einer Software möglich wäre. 

Allerdings werden dadurch auch Arbeitsplätze ausgerottet, meist solche, die ziemlich langweilig sind. Das ist einfach so, so funktioniert der gesamte Arbeitsmarkt im Softwarebereich. Meine Frau hat zum Beispiel bei Wayfair als HR-Koordinatorin gearbeitet und war dort für die Terminvereinbarungen zuständig. Ich fragte sie, ob sie die Terminplanungssoftware Calendly kennen würde und warum sie diese nicht nutzt.

Wenn man einen Anruf mit einer menschlichen Stimme erhält, die vielleicht sogar nett zu einem ist, ist das natürlich etwas anderes als ein Link. Aber letzten Endes ist der Aufwand im Vergleich zum Ergebnis relativ gering. Es macht keinen Spaß, so einen Job den ganzen Tag zu erledigen. Letzten Endes geht es auch darum, dass HR-Software immer wiederkehrende Arbeitsabläufe beseitigen kann

Meine Frau arbeitet inzwischen für ein Unternehmen mit digitalisierten Tools, sodass sie Zeit hat, sich mit dem Thema Chancengleichheit und ähnlichen Dingen zu befassen. Dafür war früher kein Platz, es gab kein Budget und kein Interesse. Dank HR-Software verlagern wir diese monotonen Aufgaben hin zu Nachhaltigkeit, Vielfalt und all diesen meiner Meinung nach viel wichtigeren und bedeutenderen Themen. 

Kann HR-Software auch dazu beitragen, persönliche Vorurteile und unbewusste Entscheidungen zu beseitigen?

Das ist eine interessante Beobachtung. Die Beseitigung von Vorurteilen und Bias halte ich für unmöglich. Selbst wenn E-Mails auf eine bestimmte Art und Weise geschrieben werden, kann das für bestimmte Leute ein bestimmter Auslöser sein. HR-Software kann hier helfen, diese Voreingenommenheit zu reduzieren.

Wir haben übrigens ein interessantes englischsprachiges Webinar zum Thema unbewusste Entscheidungen und Maßnahmen, wie man diese beseitigt gehalten. Die aufgezeichnete Version gibt es hier.

Wie unterstützt Kenjos HR-Software seine Kunden und deren Beschäftigte bei ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung?

Wenn ich von einem geschäftsorientierten Ansatz ausgehe, frage ich zunächst nach der Bedeutung einer Mitarbeiterentwicklung. Die einfache Antwort lautet hier, dass kontinuierlich geschulte Mitarbeiter*innen besser arbeiten und einen höheren Mehrwert für ihr Unternehmen produzieren. 

In einigen Unternehmen sind bestimmte Verhaltensmuster aus der Vergangenheit immer noch tief verwurzelt. Das hindert sie daran, wirklich gute Entscheidungen zu treffen. Die Frage, wie man Mitarbeitenden den Raum gibt, den sie brauchen, um sich zu entfalten, basiert eben auf Vertrauen.

Eine Führungskraft benötigt die Fähigkeit, anderen zu vertrauen, und muss zuerst sich selbst vertrauen. Finanzielle Mittel spielen dabei keine Rolle, da sie relativ leicht bereitgestellt werden können. Tatsächlich Raum und Zeit für Entwicklungsmöglichkeiten zu schaffen, die von jeder einzelnen Führungskraft abgesichert sind, gestaltet sich dagegen schwieriger.

Wie einfach ist es, im Alltag auf harte Kennzahlen zu setzen. Wenn man eine halbe Million Euro Umsatz gemacht hat, obwohl eigentlich nur 450 Euro angesetzt waren, dann ist es erstens egal, was passiert ist, immerhin bist Du ja der große Gewinner des Rennens.

Aber wenn man sich als Ziel zum Beispiel die beste Unternehmenskultur mit einem hohen ENPS gesetzt hat und dann die Einnahmen nicht stimmen, stellt das ein Problem dar. Schließlich ist alles mit der Bedürfnishierarchie verbunden - auch in Unternehmen gibt es eine Bedürfnishierarchie. Ohne Geld zum Überleben werden wir als Firma nie in der Lage sein, ehrgeizige Projekte wie z. B. die Personalentwicklung oder eine positive Umweltbilanz usw. in Angriff zu nehmen. Dazu gibt es kein Patentrezept. Unternehmen müssen die angestrebten Ziele in den Mittelpunkt stellen. 

Mitarbeiterbefragung Muster

Kenjo hat ein Muster für eine Mitarbeiterbefragung entwickelt, das Unternehmen nutzen können, um ihre eigene Umfrage durchzuführen. Dieses Muster steht zum Download bereit und bietet eine praktische Vorlage, die Unternehmen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. 

Mit diesem Muster erhalten Unternehmen eine wertvolle Ressource, um den Prozess der Mitarbeiterbefragung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Als Führungskraft in der Chefetage ist diese Art von Wertschätzung in gewisser Weise einzigartig. Könnte man das auch auf die auf die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit übertragen?

Meine Theorie lautet: Behandle die Menschen gut, dann werden sie auch Dein Unternehmen gut behandeln. 

Darüber gibt es zahlreiche Untersuchungen. In den sechziger Jahren hat der US-amerikanische Ökonom Peter Drucker damit angefangen, dann sprach in Deutschland Fritjof Bergmann über New Work. Simon Sinek ist einer der führenden Köpfe der New-Work-Bewegung heutzutage. Übrigens hat der Gründer von wefox, Julian Teicke, ein wunderbares Interview zur Arbeit der Zukunft gegeben, das ich unbedingt empfehle.

Seit zwanzig Jahren kommen Gallup-Untersuchungen immer wieder zu den gleichen Ergebnissen: Das Verhalten der Mitarbeiter hat sich nicht verändert - ihre Bedürfnisse haben sich vielleicht etwas geändert, aber die Unternehmen gehen nicht auf die Bedürfnisse ein. Im Durchschnitt fühlen sich nicht einmal dreißig Prozent der Mitarbeiter wirklich angesprochen und motiviert. Dieses brachliegende Potenzial wird nicht ausgeschöpft. 

Wie messen wir beispielsweise Faktoren wie Motivation und Betriebsatmosphäre?  

Stimmt das Betriebsklima / Arbeitsklima nicht, beschweren sich in der Regel Mitarbeiter*innen darüber, dass dies und jenes nicht richtig funktioniert. Und es ist immer die Schuld der Personalabteilung. 

Die natürliche Reaktion scheint hier wilder Aktionismus zu sein, frei nach dem Motto: Lasst uns XYZ einführen, um alle Probleme zu lösen. Allerdings kann man einen Haufen Probleme nicht mit einer einzigen Maßnahme in den Griff bekommen. 

Man muss den Hauptverantwortlichen für negative Unternehmenskulturen finden. Die beste Methode, die ich bisher gesehen habe, stellt im Wesentlichen eine Mitarbeiterbefragung dar. Bisher habe ich mit etwa zehn Unternehmen Umfragen zum Betriebsklima durchgeführt und analysiert

Eines der größten Probleme von Unternehmen, ist, dass sie an den falschen Themen arbeiten. Konzentrieren sich Personalabteilungen beispielsweise nur auf Gehaltserhöhungen, stellen sie trotzdem fest, dass die Mitarbeiter*innen nicht glücklicher sind. Beim Gehalt kann es sich zum Beispiel um einen Mangel an Anerkennung handeln. 

Nur ein Beispiel: Stellen wir uns einen 50-jährigen Facharbeiter in einer Fabrik vor, der einem 30-Jährigen unterstellt ist, der gerade ein MBA-Studium absolviert hat. Der 50-Jährige fühlt sich nicht wertgeschätzt. Was macht er dann? Er geht zu seinem Vorgesetzten und sagt: "Ich fühle mich nicht genug wertgeschätzt. Können Sie mir bitte positiveres Feedback geben?" Stattdessen fragt er nach mehr Gehalt und bekommt es vielleicht sogar. Aber das Problem ist trotzdem nicht gelöst. 

Wir können ihm jedoch wöchentlich quantitative Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit schicken, die er anonym ausfüllen kann. Wir bei Kenjo zum Beispiel bieten jedem unserer Kunden eine kostenlose Mitarbeiterbefragung an. Denn wir glauben, dass dies der entscheidende Eckpfeiler auf dem Weg zu einem besseren Arbeitgeber ist. 

Übrigens, wir haben hier auch eine auflistung der besten MItarbeiterfeedback Softwares im vergleich - dort bekommst du einen guten Überblick wie und wo sich die Softwares untereinander unterscheiden.

Welche Strategie verfolgt Ihr bei der Einstellung und Betreuung eines Teams, das über zwei verschiedene Länder arbeitet? 

Es handelt sich dabei um eine Mischung aus zwei unterschiedlichen Kulturen, die sich eigenständig entfalten können, aber auch durch ein gemeinsames Ziel vereint werden. Wir hatten, um ehrlich zu sein, das große Glück, zweisprachig geboren und aufgewachsen zu sein. Wir starteten von tag eins als ein Unternehmen aus Madrid und Berlin. Das kann ich gut nachempfinden. Ich bin halb deutsch und halb italienisch. Das ist auch die Welt, in der wir heutzutage leben.

Natürlich ist der Personalverantwortliche aus Madrid Teil des Personalteams. Wir treffen uns wöchentlich mit dem internationalen Personalteam, tauschen Ideen aus und arbeiten eng zusammen. Der Prozess ist überall derselbe. Wir haben verpflichtende Zeitfenster und Bewerbungsgespräche mit mir und auch mit David als CEO, zumindest bis wir auf 100 Mitarbeiter*innen angewachsen sind. Im Moment sind wir rund 65 Beschäftigte. Auf diese Weise verfolgen wir die gleiche Herangehensweise in beiden Ländern und widmen allen neuen Mitarbeiter*innen die gleiche Aufmerksamkeit.

Zudem veranstalten wir regelmäßige Yoga-Meditationskurse, die von unserer Leiterin für Kundenbetreuung geführt werden, da sie eine zertifizierte Yogalehrerin ist. Unser Mitarbeiterteam hat die Online-Veranstaltungsreihe Kenjonita's Got Talent ins Leben gerufen, bei denen wir Kochseminare und Cocktail-Sessions veranstaltet haben.

Vielen Dank lieber Francesco für diese interessante Gespräch!

Über State Of Work

The State of Work Podcast ist überall dort verfügbar, wo Du Podcasts hörst. Du findest sie auch auf Instagram oder Twitter. Weitere Informationen und den vollständigen Podcast zum Interview mit Francesco gibt es unter podcast.lano.io.

Kenjo unterstützt Personalverantwortliche dabei, ein strategischer Partner in ihrem Unternehmen zu werden, der Mitarbeitende beim Entfalten ihres vollen Potenzials unterstützt und Unternehmen auf Erfolgskurs bringt. Jetzt unser Feature zur Mitarbeiterbefragung kostenlos testen.