Alles was man über Zielvereinbarungen wissen muss

Ein Mitarbeitergespräch führen und Ziele vereinbaren, um Deinen Mitarbeiter*innen eine Perspektive zu geben, auf die sie hinarbeiten – dies ist für Dich als Personaler*in Alltag. Damit Deine Angestellten sich und damit Dein Unternehmen weiterentwickeln können, sind exakte und sinnvolle Zielformulierungen notwendig. Daher haben wir für Dein HR-Management Beispiele und Muster zusammengestellt, sodass Du eine Zielvereinbarung professionell formulieren und Deine Mitarbeiter*innen optimal entwickeln kannst. 

Was ist eine Zielvereinbarung?

Die Ziele für Angestellte gibst Du im guten Fall nicht nur Top-Down vor, sondern Du entwickelst sie in partizipativen Personalgespräche. Auf der Grundlage dieser Gespräche entstehen Zielvereinbarungen. Diese beinhalten konkrete Inhalte (z.B.  den Verkauf um 10% erhöhen oder die Software in allen Abteilungen implementieren) und einen Zeitplan (in Q3, binnen 4 Wochen).

Damit Deine Mitarbeiter*innen wissen, was genau Du von ihnen erwartest, müssen diese Ziele eindeutig formuliert sein. Schließlich wirst Du diese Ziele im Prozess auch regelmäßig kontrollieren, um zu überprüfen, ob der Weg zum Ziel stimmt.

Insofern ist eine Zielvereinbarung Bestandteil eines Prozess in Deinem Unternehmen: Ziele werden mit den Mitarbeiter*innen gemeinsam in einem Gespräch festgelegt, der Prozess besprochen, der nötig ist, um das Ziel zu erreichen, und ein Zeitpunkt festgelegt, bis zu dem die Ziele erreicht sein sollen. Am Anfang dieses Prozesses steht ein Gespräch mit Deinen Angestellten, in dem dialogisch die Ziele ausgearbeitet und festgehalten werden.

Dabei lassen sich unterschiedliche Dimensionen von Zielen unterscheiden: 

• verhaltensbezogene Zielen (z.B. tägliche Pünktlichkeit zu Schichtbeginn)
• aufgabenbezogene Ziele (z.B. Betreuung der Standorte in Italien)
• entwicklungsbezogene Ziele (individuell oder bezogen auf das Gesamtunternehmen).

Je nach Zielart wird unterschieden, ob es sich um ein Ziel für die persönliche Entwicklung handelt (z.B. berufsbegleitende Promotion) oder um ein Ziel, das das Gesamtziel des Unternehmens direkt beeinflusst (z.B. Eröffnung der neuen Filiale pünktlich zum Weihnachtsgeschäft).

Natürlich haben alle drei Zielarten direkt oder indirekt Einfluss aufeinander: Mitarbeiter*innen, die sich als Ziel setzen, die Kennzahlen des Unternehmens in Zukunft für sich höher anzusetzen, unterstützen Dein Unternehmen direkt im Erreichen seiner Ziele. Genauso ist es zielführend, wenn ein Mitarbeiter*innen sich persönlich als Ziel setzt, konzentrierter zu arbeiten und somit effektiver für Dein Unternehmen zu arbeiten. Auch dies beeinflusst die Unternehmensziele positiv.

Wie werden Zielvereinbarungen getroffen?

Diese Zielvereinbarungen entstehen in individuellen Mitarbeitergesprächen, denn es ist unumgänglich, Ziele individuell für alle Mitarbeiter*innen zu formulieren. Kollektive Ziele für Abteilungen oder das Gesamtunternehmen beinhalten die Gefahr, dass Angestellte teilweise überfordert, teilweise unterfordert sind, und nicht in ihren persönlichen Stärken und Schwächen wahrgenommen werden. 

Bereite diese Gespräche vor und motiviere auch Deine Mitarbeiter*innen zur Vorbereitung. Deine Vorbereitung kann z.B. Fragen zum Mitarbeiter beinhalten, mit dem Du das Gespräch führen wirst: Was hat dieser bisher erreicht? Wie hat er sich seit seinem letzten Gespräch entwickelt? Wie sehen seine Kennzahlen zur Zeit aus? Wurden die zuvor ausgehandelten Ziele in der vereinbarten Zeit erreicht oder muss er hieran noch weiter arbeiten?

Analysiere Deinen Mitarbeiter*innen auch hinsichtlich der Unternehmensziele der nächsten Periode: Gibt es bestimmte Kennzahlen, die es zu erreichen gilt? Stehen Projekte an, die der Mitarbeiter zu einem fixen Termin abschließen muss?

Wenn Du diese Fragen zuvor für Dich ausreichend beantwortet hast, könnt Ihr im Mitarbeitergespräch gemeinsam eine Zielvereinbarung treffen und herausarbeiten, wie diese Ziele zu messen sind. Das heißt Ihr definiert, welche Ziele genau der Mitarbeiter bis wann erreichen soll,  und haltet detailliert fest, unter welchen Umstände exakt diese Ziele als erreicht gelten.

Vorteile von Zielvereinbarungen

Ausgearbeitete Zielvereinbarungen bringen gewisse Vorteile für Dich und Deine Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag mit sich.

Durch das Priorisieren von Aufgaben kannst Du den Mitarbeiter*innen klar machen, welche Ziele eine höhere Priorität haben, um ihnen so klare Arbeitsanweisungen geben zu können.

Mitarbeiter*innen, die auf ein Ziel hin arbeiten, bekommen Sicherheit in ihrem Handeln. Durch festgelegte Ziele motivierst Du Deine Mitarbeiter*innen, konzentriert auf das hinzuarbeiten, was ihr in Gesprächen vereinbart habt. Dadurch ergibt sich für Deine Mitarbeiter*innen ein Sinn in ihrem Handeln, dem sie zielgerichtet folgen können.

Die Mitarbeiter*innen bekommen eine klare Rückmeldung, bezogen auf die Ziele, die messbar und für jeden transparent festgehalten wurden. So kannst Du vermeiden, dass sich Deine Mitarbeiter*innen unfair behandelt fühlen. Gleichzeitig erhalten Deine Mitarbeiter*innen ein höheres Maß an Eigenverantwortung. So können sie selbstständig ihre Ziele erreichen, die sie sich selbst mit Dir gemeinsam gesetzt haben.

Nachteile von Zielvereinbarungen

Achte jedoch immer darauf, dass Zielvereinbarungen auch Nachteile mit sich bringen können: Sind die Ziele zu hoch gesetzt, so entsteht ein zu hoher Leistungsdruck für die Mitarbeiter*innen. Dies kann zu aufkommendem Konkurrenzdenken führen und folglich zu einem schlechten Arbeitsklima führen.

Außerdem solltest du bereits im ersten Gespräch Deinen Mitarbeiter*innen klar machen, was die Konsequenzen bei Nicht-Erreichen der gemeinsam vereinbarten Ziele sein können. Achte jedoch darauf, dass dies demotivierend wirken kann, wenn Du als Personalprofi die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter nicht richtig einschätzt. Deine Mitarbeiter*innen sollten sich stets in der Lage fühlen, die Ziele für das Unternehmen zu erreichen.

Welche Ziele passen für Zielvereinbarungen?

Zunächst solltest Du unterscheiden, ob Du für Deine Mitarbeiter*innen quantitative oder qualitative Ziele vereinbaren möchtest.

Quantitative Ziele

Dies sind Ziele, welche durch Kennzahlen messbar werden. Diese sogenannten KPIs (Key Performance Indicators) sind Kennzahlen, die dem Unternehmen den Stand und die Entwicklung eines Projekts direkt in Zahlen darlegen. Sie  können entsprechend an die Mitarbeiter*innen weitergegeben werden, um das in Zahlen erfasste Unternehmensziel erreichbar zu machen.

Qualitative Ziele

Diese sind für Dich und Dein Unternehmen ebenso wichtig wie quantitative Ziele, allerdings sind sie weitaus schwieriger zu messen: Ein Beispiel hierfür ist die Kundenzufriedenheit. Um den Grad der Kundenzufriedenheit zu messen und ein Ziel daraus abzuleiten, muss diese erst einmal bestimmt werden. Dies kann zum Beispiel über Umfragen erfolgen oder Du beauftragst erst einmal einen Mitarbeiter, die Kundenzufriedenheit in quantitative Faktoren aufzuschlüsseln und sie somit quantitativ messbar zu machen.

SMART Zielvereinbarungen

Herunterbrechen ist ein passendes Stichwort für die SMARTe Zielvereinbarung. Im Folgenden beantworten wir Dir nämlich die Frage, wie Ziele zu formulieren sind, um sie für Deine Mitarbeiter*innen greifbar und erreichbar zu machen.

Eine gängige Methode hierfür ist die so genannte SMART Methode. Diese stellt Dir kurz und knackig einen Leitfaden zur Verfügung, um Deine Ziele klar zu formulieren. Die SMART Methode wurde zwar  ursprünglich mit englischen Begriffen ausgearbeitet, jedoch gibt es natürlich ein deutsches Äquivalent.

Ins Deutsche übertragen ergeben sich folgende Akronyme:

S für spezifisch

M für messbar

A für akzeptiert

R für realistisch

T für terminiert

Beinhalten die ausgearbeiteten Ziele diese fünf Kriterien, sind diese für Dich und Deine Mitarbeiter*innen greifbar und im Arbeitsalltag umsetzbar.

5 Vorgaben für SMART Zielvereinbarungen

Was nun genau diese fünf Begriffe zu bedeuten haben, erklären wir Dir natürlich auch:

• S für spezifisch: Um ein Ziel klar und spezifisch zu formulieren, behalte die fünf W-Fragen (Wer, was wann, wo, warum, welche) im Kopf und beachte, ob Du diese in Deiner Zielvorgabe vollständig beantworten kannst.

• M für messbar: Achte darauf, in Deine Zielvereinbarung messbare Kriterien mit einzubauen, um Deinen Mitarbeiter*innen aufzeigen zu können, ob und wann die Zielvorgaben erfüllt wurden und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. So haben sie immer klar vor Augen, auf was sie hinarbeiten. Dies gibt ihnen Sicherheit in ihrem Handeln und befähigt zur Selbstständigkeit.

• A für akzeptiert: Nur wenn ein Ziel von dir sowie auch von Deinen Mitarbeiter*innen angenommen wird, kann es auch erreicht werden. Sind Deine Mitarbeiter*innen mit den Zielen, welche festgelegt wurden, nicht einverstanden, so werden sie diese vermutlich auch nicht planmäßig erreichen. Wenn Deine Mitarbeiter*innen Ziele nicht akzeptieren, heißt das dabei nicht, dass sie faul sind. Möglicherweise haben sie eine andere Einschätzung des Arbeitsaufwands und ein respektvolles Gespräch kann helfen, die Erwartungen anzugleichen.

• R für realistisch: Ziele, die zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind, demotivieren Deine Mitarbeiter*innen. Um Ziele zu schaffen, die engagiert in Angriff genommen werden, musst Du sowohl die Fähigkeiten Deiner Mitarbeiter, als auch den Arbeitsaufwand richtig einschätzen. Sonst besteht schnell die Gefahr von Frustration im Arbeitsalltag.

• T für terminiert: Ein Ziel muss ein fixes Enddatum beinhalten, zu dem es erreicht sein soll. Ein nach hinten offenes Ziel führt dazu, dass die Mitarbeiter*innen unsicher bleiben, wann die Zielvorgaben erfüllt sein müssen. Für die weitere Planung eines Prozesses ist es unumgänglich, nicht nur ein fixes Datum zu setzen, sondern auch festzuhalten, unter welchen Kriterien ein Ziel als terminiert zu betrachten ist.

Was muss man bei der Formulierung von Zielen beachten?

Formuliere in Deinen Mitarbeitergesprächen nicht mehr als drei bis vier Ziele für ein Quartal, und beachte dabei, dass diese nicht nur aus aufgabenbezogenen Zielen bestehen, sondern Du auch verhaltens- und entwicklungsbezogene Ziele formulierst.

Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter*innen sich ihrer Gesamt- und Teilverantwortung bewusst sind. Um Ziele zu erreichen genügen keine Vorgaben Deinerseits, sondern selbstständiges und eigenverantwortliches handeln Deiner Mitarbeiter*innen ist nötig.

Meilensteine zu setze  klingt zwar leicht, ist aber ein wichtiges Kriterium für ein gut formuliertes Ziel: Die Mitarbeiter*innen müssen regelmäßig ein Feedback bekommen können, ob sie sich noch auf dem richtigen Weg zur Erreichung der Ziele befinden, oder ob sie von dem Weg abgekommen sind.

Letztlich funktioniert eine Zielvereinbarung und der Prozess der Zielerreichung nur, wenn dieser auch dokumentiert und schriftlich festgehalten wird.

Wie bereitet man eine Zielvereinbarung vor?

Eine Zielvereinbarung beinhaltet nicht nur ein Zielvereinbarungsgespräch, in dem Deine Mitarbeiter*innen im Idealfall mit Dir zusammen die zu erreichenden Ziele ausarbeiten. Zuvor gilt es, diese Gespräche vorzubereiten, um den Mitarbeiter*innen die aktuelle Situation und die Pläne des Unternehmens darzulegen und ihnen somit die zu erreichenden Ziele zu erläutern.

Du musst also im Vorhinein darüber nachdenken, was Deine Mitarbeiter*innen einzeln und im Team zum Erreichen der Unternehmensziele konkret beitragen können. Unterscheide stets zwischen Zielen, die im Team zu erreichen sind und Zielen, die einzelne Mitarbeiter*innen für sich und das Unternehmen zu erreichen haben. Zielvereinbarungen spielen auf allen Ebenen Deines Unternehmens eine große Rolle, um den Arbeitsalltag für alle Mitarbeiter*innen zu strukturieren.

Zielvereinbarung Muster

• Zunächst ist wichtig, dass festgehalten wird, unter welchen Mitarbeiter*innen diese Vereinbarung stattgefunden hat, welche Abteilung zuständig ist, sowie zu welchem Datum die Zielvereinbarung festgelegt wurde.
• Unterscheide zwischen quantitativen und qualitativen Zielen.
• Weiterhin gilt es auch eine kurze Begründung der gesetzten Ziele festzuhalten, um zu dokumentieren, dass die Mitarbeiter*innen auch über den Sinn der Zielsetzung aufgeklärt wurden.
• Wichtige Kriterien zur Messbarkeit einzelner Meilensteine sowie der Gesamtumsetzung sollten festgehalten werden.
• Schlussendlich sollten die einzelnen Schritte der Erfolgskontrollen und ein gesetztes Enddatum protokolliert werden, um eine Zielvereinbarung als Dokument im Performance Management Prozess geltend zu machen.

Hier findest Du eine exemplarische Vorlage, wie Deine Zielvereinbarung aussehen könnte:

Diese Vorlage kannst du auch übrigens ganz einfach als Word und PDF Muster hier herunterladen: Word und PDF Zielvereinbarung Mustervorlage

Zielvereinbarung Beispiele

Im Folgenden zeigen wir Dir ein Beispiel für ein Ziel, dessen Vereinbarung sehr verbesserungsbedürftig ist, und für ein Ziel, welches SMART vereinbart wurde.

Verbesserungsbedürftig:

„Finde heraus, wie man unsere City-Roller besser an alte Menschen verkauft.“

So viele Unklarheiten, wie hier gelassen werden, geben den Mitarbeiter*innen nur Rätsel auf. Weder ist klar, was mit “alt” gemeint ist, noch wird deutlich, hinsichtlich welcher Parameter des Verkaufs optimiert werden soll. Auch ist das Ziel keineswegs terminiert - bis wann es erreicht werden soll, steht in den Sternen.

SMART:

„Ziel ist die Optimierung der Marketing-Strategie für das Produkt ‘City-Roller’ in der Käufergruppe der Männer und Frauen zwischen 60 und 80 Jahren im Hinblick auf die Verkaufszahlen. Für das kommende Kalenderjahr sollen die Verkaufszahlen in der genannten Zielgruppe um 10% gestiegen sein.”

Das ist ein SMARTes Ziel - die Zielgruppe wurde konkret definiert, der Parameter “Verkaufszahlen” wurde als Kenngröße genannt und außerdem gibt es die Deadline “Ende des Jahres”. Das Ziel kann also ab sofort verfolgt werden!

Wie Kenjo Dich mit einer Zielvereinbarung unterstützen kann

Wir unterstützen Dich in Deinen Zielvereinbarungen, indem wir Dir einen Leitfaden zur Verfügung stellen, den Du für Dein Unternehmen nutzen kannst. So bist Du direkt vorbereitet für Zielvereinbarungsgespräche.

Durch Sammeln und Archivieren Deiner Protokolle hast Du ebenso wie Deine Mitarbeiter*innen jederzeit Zugriff auf die Protokolle. Deine Mitarbeiter*innen können diese im Zweifel noch einmal aufrufen, um zu kontrollieren, ob der durchgeführte Prozess wirklich zielorientiert war.

Hole Dir jetzt unser Kenjo Performance Management zum besseren Management Deiner Mitarbeitenden.