Die 17 wichtigsten Fragen im Mitarbeitergespräch (inkl. Fragebogen)

Die Performance Deiner Mitarbeiter zu bewerten ist ein wichtiges und gleichzeitig ziemlich heikles Thema in vielen Personalabteilungen. Viele Mitarbeiter sträuben sich gegen diese Art von Feedback: Wer will schon gerne aufgrund seiner Leistung bewertet werden?

Hier kommt es auf den richtigen Ansatz an. Mitarbeiter sollten sich entspannt und kooperationsbereit fühlen. Diese Atmosphäre erreichen Personalmanager durch eine interne Kommunikationskampagne sowie einen vorbereiteten Fragebogen zur Leistungsbeurteilung im Mitarbeitergespräch, der an den jeweiligen Aufgabenbereich angepasst ist. 

Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche richtig vorzubereiten und zu führen ist ein komplexer Prozess.  Immerhin erhalten Mitarbeiter Rückmeldung zu ihrem aktuellen Stand im Job sowie Perspektiven für die Zukunft im Unternehmen. Der erste und wichtigste Schritt, aus dem sich alle weiteren ergeben, ist jedoch immer der gleiche: 

Zielfestlegung

Dabei setzen sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter eine Reihe halbjährlicher Ziele fest. Das führt als wichtiger Impulsgeber bei richtiger Anwendung dazu, dass die Mitarbeiter motiviert und voller Engagement an den Zielerfüllungen arbeiten. Diese sollten so konkret wie möglich sein und neben eventuellen Veränderungen auch detaillierte Aufgabenplanungen beinhalten.

Am Tag des Personalgesprächs bieten diese Ziele einen guten Rahmen, um die Arbeit der Mitarbeiter zu messen und bewerten. Ebenso helfen sie uns dabei im Vorfeld, einen Fragenkatalog für das Mitarbeitergespräch vorzubereiten, aus dem wir die Sicht des Arbeitnehmers besser verstehen.

Eine zweiseitige Kommunikation ist im Personalgespräch von wesentlicher Bedeutung. Erhält ein Mitarbeiter die Möglichkeit, Rückmeldung über seine eigene Leistung zu geben, wird er sich wohler und wertgeschätzter fühlen. Darauf kommt es schließlich in Personalabteilungen an: Die Menschen dahingehend zu managen, dass sie gerne im Unternehmen arbeiten.

Verschiedene Arten der Mitarbeitergespräche haben wir übrigens hier vorgestellt:

• 180-Grad-Feedback für Rundum-Mitarbeiterbefragungen
• 360 Grad Feedback

• Das 270-Grad-Feedback für Mitarbeiterbefragungen

Das es einen Unterschied zwischen konstruktiver Kritik und einfach nur einer Auflistung von Schwächen gibt, müssen wir wohl nicht mehr erklären. Ziel ist es immer, den Mitarbeiter nicht zusätzlich unter Druck zu setzen, sondern vielmehr zu motivieren. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Dialog und konstruktiver Kritik, Verbesserungsvorschläge und die Anerkennung von Leistungen sind von entscheidender Bedeutung. Andernfalls kann die Produktivität und Motivation des Mitarbeiters durchaus nachlassen bzw. im Worst Case Scenario sucht er sich eine neue Stelle in einem anderen Unternehmen.

In diesem Sinne müssen sich Personalmanager immer vor Augen halten, dass Personalgespräche dazu dienen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu erkennen und die Stärken eines jeden Mitarbeiters hervorzuheben. 

Zur besseren Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs gehören folgende Eckpunkte auf die Checkliste:

• Aktuelle Arbeitsaufgaben
• Bisherige Erfolge und was lief nicht so gut
• Arbeitszufriedenheit und Betriebsklima
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten wie Weiterbildungen kann das Unternehmen anbieten?

Potenzielle Fragen im Personalgespräch

Einer der häufigsten Fehler im Mitarbeitergespräch besteht darin, keine Fragen vorzubereiten, an denen sich das Meeting orientiert. Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten davon:

1. Bevor wir anfangen, gibt es etwas, das Dir auf der Seele brennt?

Damit eröffnen Personalmanager unverfänglich das Meeting und geben dem Mitarbeiter gleichzeitig die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern oder etwas zu sagen, das den Beurteilungsprozess beeinflussen könnte.

2. Was ist Deiner Meinung nach das Ziel dieses Mitarbeitergesprächs?

Diese Frage gibt uns einen Einblick in die Haltung des Mitarbeiters gegenüber der Beurteilung. Einige werden das Gefühl haben, dass sie sich einem Test unterziehen müssen, andere wiederum sehen darin eine Gelegenheit, ihre Meinung zu äußern.

3. Was war Dein größter Erfolg in den letzten Monaten?

Fange mit dem Positiven an. Gib Deinem Mitarbeiter die Gelegenheit, über sich selbst und ihren Beitrag zur Unternehmensentwicklung zu sprechen und stolz auf seine Arbeit zu sein. Das trägt zu einer entspannten Atmosphäre bei. 

4. Was ist Deiner Meinung nach die größte Herausforderung für das kommende Jahr?

Die Antwort zeigt, ob sich der Mitarbeiter den Herausforderungen des Unternehmens bewusst ist. Am Ende eines jeden Jahres sollte jeder Mitarbeiter in der Lage sein zu planen und eine klare Vorstellung davon haben, in welche Richtung seine berufliche Entwicklung gehen soll. Dadurch erhalten wir auch eine Vorstellung davon, wie wir ihnen helfen können, ihre Erwartungen zu erfüllen.

5. Bist Du der Meinung, dass Deine persönlichen Ziele mit denen des Unternehmens übereinstimmen?

Die Frage eignet sich hervorragend, um zu prüfen, ob sich der Mitarbeiter mit dem, was im Unternehmen geschieht, verbunden fühlt oder nicht. Und zweitens hilft es uns zu verstehen, ob die Mitarbeiter als Individuum wachsen oder nicht.

6. Wenn Du einen Aspekt Deiner derzeitigen Rolle ändern könntest, was wäre das und wie würdest Du diese Änderung umsetzen?

Als beste Informationsquelle über die potenziellen Mängel dieser Rolle weiß der jeweilig betroffene Mitarbeiter am besten Bescheid. Eine Frage in diese Richtung bietet Führungskräften die Möglichkeit, sich in die Sichtweise ihrer Mitarbeiter zu begeben und gegebenenfalls Probleme zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen.

7. Wenn Du auf höherer Ebene etwas ändern könntest, was wäre das und wie würdest Du es umsetzen?

Das mittlere Management ist es gewohnt, mit dem Tagesgeschäft umzugehen und ist sich der Vor- und Nachteile des oberen Managements nicht immer bewusst. Diese Frage könnte einerseits kreative Ideen fördern und andererseits dem Mitarbeiter zu verstehen geben, wie schwierig es manchmal sein kann, bestimmte Veränderungen umzusetzen.

8. Welche Rolle möchtest Du als nächstes im Unternehmen übernehmen?

Nach beruflichen Zielen und Karrieremöglichkeiten zu fragen, gibt uns einen Überblick über die Mitarbeitermotivation. In dem wir zum Beispiel Ziele für das kommende Jahr festlegen oder sogar einen Weiterbildungsplan erstellen helfen wir dem Mitarbeiter, seine Ziele zu erreichen. 

9. In welchen Bereichen besteht Deine Meinung nach Verbesserungsbedarf?

Ziel dieser Frage ist es, festzustellen, ob sich der Mitarbeiter seiner eigenen Grenzen bewusst ist, und den Grad seines Selbstbewusstseins als Fachmann zu bewerten.

10. Was macht Dich an Deinem Arbeitsplatz effizienter und effektiver?

Diese Frage hilft sowohl dem Arbeitnehmer als auch seinem Vorgesetzten zu verstehen, ob sie für ihre Aufgaben gut geeignet sind.

11. Denkst Du, dass Dein Team gut zusammenarbeitet?

Zweifellos arbeitet fast jeder Mitarbeiter als Teil eines Teams. Das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeiter ist von grundlegender Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Deshalb sind Informationen über die interne Dynamik und mögliche Verbesserungen immer nützlich.

12. Was hindert Dich daran, Deine Ziele zu erreichen?

Egal wie offen und gleichgestellt sich Unternehmen darbieten, die wenigsten Mitarbeiter werden sich trauen, das Unternehmen offen zu kritisieren. Umso wichtiger ist es, sie direkt darauf anzusprechen und zu fragen.

13. Verfügst Du  über alle erforderlichen Instrumente und Ressourcen, um Deine Arbeit zu bewältigen?

Dies ist eine zentrale Frage, da sie Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die technischen Einschränkungen, mit denen sie tagtäglich konfrontiert sind, offen zu legen und aufzuzeigen, wie zusätzliche Instrumente oder Ressourcen ihnen helfen könnten, ihre Produktivität zu verbessern.

14. Wenn Du für das Team verantwortlich wärst, was würdest Du anders machen?

Mit dieser Frage wird versucht, arbeits- oder teambezogene Managementprobleme zu erkennen, die der Mitarbeiter im Tagesgeschäft bemerkt, aber nicht immer für den Manager ersichtlich ist.  

15. Wie möchtest Du gerne Feedback erhalten? Hast Du dieses Jahr genug bekommen?

Manche Mitarbeiter mögen keine öffentlichen Feedback-Runden und ziehen ein 1:1 Meeting hinter verschlossenen Türen vor. Wieder andere haben nichts dagegen, wenn das ganze Team anwesend ist. Es ist wichtig, die Präferenzen jeder einzelnen Person zu verstehen, damit das Feedback positiv aufgenommen wird. Was die zweite Frage betrifft, so ist es interessant zu wissen, ob die Mitarbeiter das Gefühl haben, genug Feedback zu ihrer Arbeit zu erhalten.

Die Mitarbeiter haben in der Regel eine Vorstellung davon, wie ihr Büro aussehen und ob die Unternehmenskultur angepasst werden sollte.

17. Hast Du noch  irgendwelche Fragen?

Hier ist es wichtig, dem Mitarbeiter noch einmal die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen. Dies dient der Vertrauensbildung und gibt dem Mitarbeiter das Gefühl, geschätzt zu werden.

Eine Software zum Performance Management eignet sich sehr gut zum Entwerfen und Protokollieren solcher Fragebogen vor dem Personalgespräch. Außerdem bietet sie vorgefertigte Vorlagen, die eine angemessene Nachbereitung ermöglicht und alle gesammelten Informationen für eine spätere Bezugnahme speichert.

Für einen umfangreicheren Fragebogen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gibt es hier noch einige weitere Denkanstöße:

• Was sind Deiner Meinung nach die Hauptfaktoren für den Unternehmenserfolg?
• Was motiviert Dich, Deine Arbeit zu verrichten?
• Was könnte das Unternehmen tun, um Deine Arbeit angenehmer zu gestalten?
• In welchen Bereichen möchtest Du Dich beruflich weiterentwickeln?
• Welche Deiner Stärken oder Kompetenzen werden Deiner Meinung nach derzeit nicht ausreichend genutzt?
• Welche Projekte würden Deiner Meinung nach mehr von Deinem Input profitieren?
• Bist Sie mit der Unternehmenskultur einverstanden? Was würdest Du verbessern?

Mitarbeitergespräch Fragebogen zum herunterladen

Um dir dein nächstes Mitarbeitergespräch noch einfacher zu gestalten haben wir für dich einen kostenlosen Mitarbeitergespräch Fragebogen erstellt, den du auch selbstverständlich ergänzen kannst falls du noch mehr Fragen hast die du in dein nächste Gespräch stellen möchtest.

So gelingen auch schwierige Personalgespräche

Wie eigentlich immer beruflichen Kontext sollten Mitarbeiter auch hier ihre Worte mit Bedacht, wählen, wie das Harvard Business Review hervorhebt. Fragen im Personalgespräch sollten zielgerichtet, kurz und auf den Punkt gebracht sein. Um eine effektive Kommunikation zu erreichen, sollten gewisse Richtlinien befolgt werden

Darüber hinaus ist die Verwendung von konstruktiver Kritik  eine absolute Schlüsselkomponente. Auf Verbesserungsbereiche hinzuweisen, ohne den Mitarbeiter zu demotivieren sollte eigentlich mittlerweile in jedem Unternehmen angekommen sein. Trotzdem werden auch im Jahr 2020 immer noch zu oft Mitarbeiter vorgeführt und kritisiert. Personaler, die auf eine Kommunikation auf Augenhöhe und respektvollem Umgang achten, sind hier klar im Vorteil und schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen. Diese legen dann auch gerne einmal eine Überstunde ein oder gehen mit Begeisterung einen Schritt weiter als andere.

Gleichzeitig kommt es darauf an, spezifische Lösungen und Ideen für eventuelle Probleme anzubieten. Auch hier kann gemeinsam überlegt werden, wie man das am Besten angeht. Dabei braucht es weder übermäßigen Zuckerguss noch brachiale Gewalt.

Gemeinsam einen Konsens zu finden ist im Interesse beider Parteien: Unternehmen möchten gute und engagierte Mitarbeiter möglichst langfristig an das Unternehmen binden und Arbeitnehmer sehnen sich immer wieder nach Anerkennung und Wertschätzung in Form von Beförderungen und Gehaltserhöhungen.

Vorlagen-Sätze für Personalgespräche

Mit dieser Liste von Sätzen kann beim nächsten Personalgespräch nichts mehr schief gehen. Du kannst sie sowohl in der abschließenden schriftlichen Beurteilung als auch während des Meetings selbst verwenden:

• Erfüllte oder übertraf die ursprünglichen Erwartungen um "X" oder um eine Bandbreite von "XY".
• Erreichte optimale Leistungsniveaus in Bereichen wie…
• Allgemeines Produktivitätsniveau um "XY" verbessert.
• Zeigte sich proaktiv in mehreren Bereichen, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Projekts.
• Konnte seine Sichtweise und Erwartungen wirksam vermitteln.
• Zeigte Interesse an von Kollegen geteilten Problemen und diese anzugehen.
• Bot fortlaufende Schulungen im Bereich "X" an.
• Versteht die Bedürfnisse der Kollegen und bietet Hilfe an.
• Lebt die Unternehmenskultur und inspiriert seine Kollegen.
• Entwickelte erfolgreiche Strategien in Bezug auf administrative Aufgaben wie "X", die gute Ergebnisse brachten.
• Versucht selbst in herausfordernden Situationen, innovativ zu sein.
• Schlägt neue Ideen und Techniken zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team vor.
• Pünktlich und erfüllt seine Arbeitszeiten.
• Zeigt beständige Verbesserung und allgemeines Wachstum.
• Entwickelt gute Kundenbeziehungen und setzt sich mit diesen auseinander.
• Ist in der Lage, eine Rolle mit mehr Verantwortung zu übernehmen.