Leistungsbeurteilung für Mitarbeiter richtig durchführen

Management-Teams stoßen im Rahmen ihrer täglichen Arbeit häufig auf Probleme mit der Leistungsbeurteilung und sind sich unsicher, wie sie ihre Mitarbeiter am fairsten beurteilen können. Immerhin ist die Bewertung ein heikler und komplexer Prozess, klare und präzise Messungen bilden die Basis. Personalmanager müssen sich über die häufigsten Probleme und Beurteilungskriterien im Mitarbeitergespräch bewusst sein, um Lösungen anbieten zu können.

Viele Faktoren können eine Leistungsbeurteilung beeinflussen, oftmals zu Lasten der Objektivität und Genauigkeit. Zum Glück sind die Schritte, die wir innerhalb einer Organisation unternehmen können, um die während des Leistungsbeurteilungsprozesses auftretenden Probleme zu minimieren, gar nicht so schwer und aufwendig wie vielleicht befürchtet.

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern erstellen einen vordefinierter Standard bestehend aus Faktoren wie Fachwissen, Arbeitsleistung, Arbeitseinstellung, Führungsqualität, Teamfähigkeit, Beständigkeit, Entscheidungsfähigkeit und Kompetenzen und vergleichen dann die tatsächliche Leistung sowie die Persönlichkeit des Mitarbeiters mit dem vom Unternehmen erwarteten Standard.

In diesem Sinne stellt eine Leistungsbeurteilung eine regelmäßige Überprüfung der Leistung eines Mitarbeiters dar, um seinen Beitrag zum Unternehmen zu überprüfen. Sie wird auch als Jahresgespräch oder Leistungsbewertung bezeichnet. Sie bewertet die Kompetenzen, das persönliche Wachstum, den Erfolg oder Misserfolg der Mitarbeiter. Die Leistungsbeurteilung wird oft zur Begründung von Entscheidungen über Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Prämien und Kündigungen verwendet.

Warum führt man eine Leistungsbeurteilung durch?

Leistungsbeurteilungen sind eine Investition für das Unternehmen, die durch folgende Vorteile begründet werden können:

• Beförderungen: Leistungsbeurteilungen helfen Vorgesetzten, entsprechende Beförderungsmaßnahmen für effiziente Mitarbeiter festzulegen. In diesem Zusammenhang können ineffiziente Arbeitnehmer gegebenenfalls entlassen oder zurückgestuft werden.
• Entlohnung: Leistungsbeurteilungen sind bei der Ausarbeitung von Vergütungspaketen für die Beschäftigten hilfreich. Sie ermöglichen dementsprechend eine Leistungsbewertung. Vergütungspakete, die Prämien, hohe Gehälter, Zusatzleistungen, Zulagen und Vergünstigungen und Voraussetzungen beinhalten, hängen von der Leistungsbeurteilung ab.
• Auswahlüberprüfung: Leistungsbeurteilungen vermitteln Vorgesetzten ein besseres Gespür für die Aussagekraft und Bedeutung des Auswahlverfahrens und ggf. Änderungen der Auswahlmethoden vorzunehmen.
• Kommunikation: Für ein Unternehmen ist eine effektive und transparente Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern sehr wichtig.
• Motivation: Durch die Bewertung der Leistung der Beschäftigten kann die Arbeitsleistung einer Person bestimmt werden, sofern die Ziele erreicht werden. Dies spornt Menschen an, ihre Arbeit zu verbessern und hilft, Leistungen in Zukunft zu steigern.
  
• Mitarbeiterentwicklung: Das systematische Verfahren der Leistungsbeurteilung hilft Vorgesetzten bei der Ausarbeitung von Schulungsmaßnahmen und -programmen. Es hilft, die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu analysieren, damit neue Arbeitsplätze für effiziente Mitarbeiter geschaffen werden können und zukünftige Entwicklungsprogramme entwickelt werden können.

Was sind die Kriterien für eine Leistungsbeurteilung?

Erfolgreiche Leistungsbeurteilungsverfahren weisen eine Reihe von gemeinsamen Merkmalen auf. Folgende gehören dazu:

1. Klare Ziele: Eine gute Leistungsbeurteilung sollte sich an eindeutigen Zielen orientieren. Diese Ziele sollten alle Ebenen und Bereiche der Organisation abdecken und die Bedürfnisse der einzelnen Bereiche widerspiegeln.
2. Unterstützung durch Management und Mitarbeiter: Dazu gehört die Unterstützung der Unternehmensleitung für mögliche Ausgaben wie zusätzliche Schulungen, Mitarbeiterversammlungen, Beurteilungsformulare und andere Materialien sowie die Zeit der Mitarbeiter.
3. Flexibilität: Ein Unternehmen muss sein System so flexibel gestalten, dass es sich an eventuelle Veränderungen anpassen kann.
4. Vorhersehbarkeit: In einigen Unternehmen findet die jährliche Leistungsbeurteilung zum Beispiel kurz vor dem Jahrestag der Einstellung des Mitarbeiters statt. So kann sich der Arbeitnehmer auf die Beurteilung vorbereiten.
5. Leistungsdialog: Leistungsgespräche zwischen dem Bewerter und dem Arbeitnehmer sind die wichtigste Komponente eines erfolgreichen Leistungsbeurteilungssystems.
   

Was sind die häufigsten Fehler bei Leistungsbeurteilungen?

Sowohl Manager als auch Arbeitnehmer fürchten sich oft vor Leistungsbeurteilungen. Das liegt zum Teil daran, dass viele Beurteilungen ineffektiv und wenig hilfreich sind, z. B. aufgrund unbewusster Voreingenommenheit, weil bei der Erstellung der Beurteilung keine Basisdaten verwendet werden, weil unnötig viel Wert auf Persönlichkeitsmerkmale gelegt wird und weil dem Mitarbeiter keine Richtlinien oder Unterstützung zur Verbesserung gegeben werden.

Die häufigsten Fehler im Mitarbeitergespräch sind:

• Keine vernünftige Ausgangsbasis: Es ist unmöglich, die Leistung eines Arbeitnehmers fair zu beurteilen, wenn man nicht weiß, was von ihm erwartet werden kann. Ziehe bei der Beurteilung die Stellenbeschreibung und die erklärten Ziele des Mitarbeiters heran. Achte darauf, dass Du den Mitarbeiter nicht mit anderen Arbeitnehmern mit anderen Aufgaben vergleichst.
• Übermäßige Konzentration auf die Einstellung: Angenehme, freundliche Mitarbeiter, die gut mit anderen auskommen, sind ein Gewinn für jedes Unternehmen. Doch viele gute Mitarbeiter sind weniger sympathisch und enthusiastisch. Wenn die Einstellung eines Mitarbeiters oder seine mangelnden sozialen Fähigkeiten zu Spannungen am Arbeitsplatz führen, solltest Du das Problem ansprechen, aber nicht riskieren, einen kompetenten Mitarbeiter zu verlieren, nur weil er nicht jedermanns Freund ist.
• Halo-Effekt: Der Halo-Effekt ist eine Verzerrung, die dazu führen kann, dass Deine Beurteilungen positiver ausfallen, als sie eigentlich sein sollten. Beim Halo-Effekt besitzt der Arbeitnehmer eine bestimmte Eigenschaft, die Dir besonders gut gefällt, was sich auf die Art und Weise auswirkt, wie Du alle Aspekte der Leistung des Arbeitnehmers wahrnimmst.
• Fokus auf einen einzelnen Mangel: Sich zu sehr auf einen Mangel zu konzentrieren, ist das Gegenteil des Halo-Effekts. Manche Mitarbeiter haben in einem bestimmten Bereich Probleme, obwohl sie andere Aufgaben gut oder sogar hervorragend erledigen.
• Unkenntnis negativer Vorurteile: Jeder Mensch besitzt Vorurteile, und viele davon können unbewusst sein. Arbeitgeber und Manager müssen ihre Vorurteile bei der Leistungsbeurteilung im Zaum halten. In der Regel entstehen Vorurteile aufgrund der Rasse, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Religion oder des Aussehens der Beschäftigten.
• Fehlender Plan zur beruflichen Entwicklung: Die meisten Beschäftigten sind bestrebt, ihre Fähigkeiten zu verbessern und in anspruchsvollere Positionen aufzusteigen, die eine höhere Vergütung bieten. Manchmal konzentrieren sich Vorgesetzte jedoch ausschließlich auf die Leistung des Mitarbeiters in seiner aktuellen Position, was zu einer verpassten Chance führt. Der Arbeitnehmer verpasst die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln, und der Arbeitgeber schöpft das Potenzial des Arbeitnehmers nicht aus.
• Ungenügendes Zuhören: Auch wenn der Arbeitnehmer beurteilt wird, muss die Führungskraft eine gewisse Verantwortung für die Leistung des Arbeitnehmers übernehmen. Die Führungskraft muss genau zuhören und die Erklärungen, Bedenken und Rückmeldungen des Mitarbeiters anerkennen.

Entwicklung präziser Leistungsmessungen der Performance

Wenn die bei Mitarbeiter-Leistungsbeurteilungen verwendeten Methoden und Formeln nicht klar genug sind, kann dies den gesamten Prozess gefährden. Ein fachlich qualifiziertes Team im Personalmanagement, das präzise und objektive Leistungsmessungen für die gesamte Belegschaft entwirft, bildet daher die Basis eines jeden gut funktionierenden Unternehmens.

Die Personalabteilung sollte dies in zwei Stufen tun:

1. Verschiedene Mitarbeiterbeurteilung-Kriterien

Ein Weg, um Leistungsbeurteilungen besser zu gestalten ist die Verwendung von mehreren Beurteilungskriterien zur Bewertung der Leistung einer Person über einen bestimmten Zeitraum.

Normalerweise verlassen wir uns hinsichtlich der Mitarbeitergespräch-Ziele nur auf einen KPI oder eine Zielvereinbarung für jede Hauptaufgabe. Wenn wir aber zwei oder mehrere verwenden, ergibt sich eine umfassendere Sichtweise, auf die wir unsere Leistungsbeurteilung stützen könnten. Ein einziger Datenbestand kann aus vielen verschiedenen Gründen betroffen sein.

Auf diese Weise verringern wir die Auswirkungen des Halo-Effekts, Fehlern basierend auf Aktualität, Gegensätze oder Zuschreibung.

2. Mitarbeiterbeurteilung nicht auf Grundlage individueller Eigenschaften

Wir wussten es schon immer: Leistungsbeurteilungen auf Grundlage individueller Eigenschaften sind subjektiv und haben wenig oder gar nichts mit dem Verhalten des Mitarbeiters oder den im Unternehmen erzielten Ergebnissen zu tun. Im Großen und Ganzen sollte kein Personalmanager darauf zurückgreifen. 

Individuelle Beurteilungen sind immer subjektiv und daher auch viel schwieriger zu verteidigen, falls es mal zu Disziplinarmaßnahmen kommt.

Wenn Personalabteilungen diese Aspekte aus den Mitarbeiterbewertungen eliminieren, verringern sie die negativen Auswirkungen von schablonenhafter Stereotypisierung und jeder anderen Art von Voreingenommenheit.

Schulung im Performance Management

Sobald Personaler die Basics angegangen sind, müssen sie sich als nächstes auf ein angemessenes Coaching und Training für die Feedback-Geber konzentrieren, um derartige Fehler und Probleme zu vermeiden.

Feedback-Geber schulen

Viele Feedback-Geber fragen sich immer wieder. Wie beurteile ich meine Mitarbeiter richtig? Ein einfacher Schulungsprozess kann auftretende Probleme abmildern oder sogar beseitigen. Immerhin hilft es, Probleme im Vorfeld zu erkennen, um diese in Zukunft zu umgehen. Selbst Voreingenommenheit oder Stereotypisierung können in einem einfachen Workshop aufgelöst werden.

Generell gilt, dass die meisten Angestellten einen Fehler korrigieren wollen, wenn ihnen dieser auffällt. Daher vermittelt eine Schulung zur Leistungsbeurteilung Managern das nötige Wissen und die Werkzeuge, um ihre Arbeit richtig zu machen.

Die richtigen Messverfahren und -methoden

Feedback-Geber müssen in der Lage sein, die vom Unternehmen festgelegten Methoden der Leistungsbeurteilung anzuwenden. Dabei sollten sie sicherstellen, dass diese Methoden allgemeingültig angewandt werden und dass die gesammelten Informationen nützlich sind.

Schulungen und Seminar gewährleisten standardisierte Bewertungsmethoden. Jeder Mitarbeiter sollte zum Beispiel verstehen, was mit den Begriffen “gut" oder "exzellent"  gemeint ist. Das verhindert Übertragungsfehler und hilft Personalmanagern, genaue und objektive Bewertungen zu erreichen.

Mehrere Feedback-Geber

Eine weitere Möglichkeit, Fehler bei der Leistungsbeurteilung zu vermeiden, besteht darin, mehrere Feedback-Geber zu nutzen. Einige Methoden wie die 180-Grad-Leistungsbeurteilung oder das 360 Grad Feedback beinhalten Bewertungen von Fachleuten, die eng mit dem zu beurteilenden Mitarbeiter zusammenarbeiten.

Ein Nachteil können die offensichtlich höheren Kosten sein, aber es kann die subjektive Meinung des Feedback-Gebers definitiv einschränken und einen besseren Gesamtüberblick über die jeweiligen Leistungsbeurteilungen bieten.

Die Nutzung mehrerer Feedback-Geber beseitigt eine gewisse Voreingenommenheit in Bezug auf die Mitarbeiterleistung oder die Verwendung von Stereotypen. Fehler wie der Halo-Effekt werden ebenfalls unwahrscheinlicher und Übertragungsfehler verschwinden tendenziell.

Abteilungsleiter verpflichten

Ein Großteil des Arbeitsaufwands für die Leistungsbeurteilung entfällt auf die Abteilungsleiter. Daher sollten sie nicht nur eine geeignete Weiterbildung absolvieren, sondern auch in den aktiven Gestaltungsprozess miteinbezogen werden.

Feedback-Geber müssen das genaue Wording während der Leistungsbeurteilung kennen und wissen, wie sie über einen bestimmten Zeitraum konstruktives Feedback geben; wie sie die Leistung Ihres Teams messen usw.

Aber das Wichtigste von allem ist, dass sie gerne lernen und ihrem Team helfen wollen, sich zu verbessern. Deshalb müssen die Feedback-Geber verstehen, welchen Wert das Performance Management im Unternehmen hat und wie man Mitarbeiter im Unternehmen steuert und motiviert. Kommunikation und Schulungen sind der Schlüssel, um das Interesse zu wecken und die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu bewegen.

Führungskräfte in den Prozess einzubeziehen und zu verpflichten, ist für die Umsetzung von entscheidender Bedeutung.

Nutzen von Leistungsbeurteilungen verstehen

Die Sensibilisierung der Mitarbeiter ist ein weiterer Prozess, der vor der Implementierung eines Evaluationsprozesses durchgeführt werden muss. Schließlich sollen sie verstehen, dass das Ziel darin besteht, ihre Stärken zu erkennen, sie zu fördern und ihre Leistung zu verbessern. Viel zu viele Mitarbeiter zittern ihrer Leistungsbeurteilung immer noch mit klopfenden Herzen entgegen und können keinen Nutzen darin sehen. Ihnen zu zeigen, dass solche Beurteilungskriterien ihnen helfen können, sich zu verbessern und ein besseres Standing im Unternehmen zu bekommen, ist Gold wert.

Ein gutes Performance Management-System hilft Angestellten auch dabei, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Was kann ich gut?
• Was sind meine Schwächen?
• Wo muss ich mich verbessern?
• Wie kann das Unternehmen mir helfen, um effizienter zu arbeiten?

Mitarbeiter müssen durch den Leistungsbeurteilungsprozess erkennen können, dass ihre Ziele und die des Unternehmens ein und dasselbe sind. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht zum Beispiel darin, ein System zu entwickeln, das Erfolg belohnt, wenn die Ziele erreicht werden.

Ständige Rückmeldung und Feedback

Letzten Endes ist der beste Weg, Probleme der Leistungsbeurteilungen zu vermeiden, regelmäßiges Feedback zu geben. Hier gilt: Übung macht den Meister. Darüber hinaus sind Mitarbeiter und hier insbesondere Millennials in der Arbeitswelt laut einer Studie zum Strategischen Management richtiggehend begierig auf Feedback.

Die Studie zeigt, dass Mitarbeiter sich über regelmäßiges Feedback mehrmals im Jahr freuen würden. Anstatt sich also Feedback für eine einmalige Leistungsbeurteilung aufzusparen, ergibt es viel mehr Sinn, ein einfaches Prinzip anzuwenden: Feedback bei Problemerkennung und gleichzeitig Erfolge feiern, wenn die Dinge gut laufen. Sofort und direkt. Dann sind alle happy und fühlen sich aktiv im Unternehmen angesprochen.

So wissen Mitarbeiter jederzeit, wo sie stehen und es gibt keine bösen Überraschungen bei ihrer jährlichen Beurteilung.

Kenjo Benutzeroberfläche

So kann dir Kenjo bei Leistungsbeurteilungen helfen

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