Was ist eine Kompetenzbeurteilung und wie führt man sie durch?

Als Personalchef*in brauchst Du einen unkomplizierten und aktuellen Überblick über die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter*innen. Dafür nutzen viele Profis das Konzept der Kompetenzbeurteilung, um die Kompetenzen der Angestellten im Blick zu behalten und nach und nach Kompetenzlücken zu schließen.

Wir zeigen Dir, welche Vorteile eine strukturierte Kompetenzbeurteilung hat und wie Du eine solche Kompetenzbeurteilung Schritt für Schritt in Deinem Unternehmen durchführen kannst. Anschließend hast Du einen optimalen Überblick über die Fähigkeiten und das Entwicklungspotenzial Deiner Mitarbeiter*innen.

Was ist eine Kompetenzbeurteilung?

Eine Kompetenzbeurteilung ist ein Vorgang, mit dem Du das gegenwärtige Kompetenzlevel Deiner Angestellten untersuchst und dieses Level mit dem Kompetenzziel abgleichst. Gewissermaßen handelt es sich also um einen Soll-Ist-Vergleich der Fähigkeiten Deiner Angestellten.

So gibt eine Kompetenzbeurteilung Aufschluss darüber, welche Kompetenzen noch erlernt oder verbessert werden können. Dadurch ist es möglich, Kompetenzlücken in Deinem Team ausfindig zu machen.

Um die strategischen Ziele in Deinem Unternehmen zu erreichen ist es wichtig, diese Lücken zu beheben. Du kannst anhand der Kompetenzbeurteilung Deiner Angestellten entscheiden, ob es Mitarbeiterschulungen bedarf, um die Fähigkeiten intern weiterzuentwickeln, oder Du auf die Integration von neuen Mitarbeiter*innen in Dein Team setzt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Leistungsbeurteilung und einer Kompetenzbeurteilung?

Du hast mit Deinen Angestellten einen Vertrag über eine Arbeitsleistung getroffen, die die Mitarbeiter*innen im Gegenzug monatlich erbringen. Im Rahmen von Performance Management überprüfst Du die Einhaltung von vereinbarten Zielen oder festgelegten Anforderungen an den Arbeitsplatz.

Diese Leistungsbeurteilung geschieht mit Hilfe von vergangenheitsbezogenen Daten über die Leistung, das Verhalten und die Persönlichkeit von Mitarbeiter*innen in einer Periode. Um die Arbeitsleistung im Vergleich zum Ziel zu quantifizieren, ist ein vorgegebenes Punkte- oder Notensystem denkbar. So kannst Du die Stärken und Schwächen, die angemessene Vergütung und Empfehlungen zur Beförderung oder Degradierung jedes Einzelnen ausfindig machen.

Eine Kompetenzbeurteilung hingegen nimmt nicht die Arbeitsleistung, sondern die Fähigkeiten Deiner Angestellten in den Blick. Bei einer Kompetenzbeurteilung sichtest Du das aktuelle Kompetenzniveau und gewinnst so einen Überblick über Stärken und Entwicklungschancen.

Kostenlose Qualifikationsmatrix zum herunterladen

Unsere Qualifikationsmatrix hilft Dir, die Qualifikationen Deiner Mitarbeiter innerhalb Deines Unternehms zu erkennen. Mit unserem kostenlosen Download benennst Du schnell und unkompliziert die Stärken und Schwächen Deines Teams und stimmst die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter mit den Zielen des Unternehmens ab. Unsere Excel-Tabelle „Qualifikationsmatrix“ ist dabei ganz leicht an Deine Bedürfnisse anpassbar, indem Du die Tabelle mit Deinen Mitarbeiterdaten und Anforderungen ausfüllst und dann anhand der Bewertungsskala Deine Anforderungen und den "Ist"-Stand Deiner Mitarbeiter einträgst.

Warum sollte man eine Kompetenzbewertung durchführen?

Die Methode der kompetenzbasierten Beurteilung verschafft Dir einen Überblick über die Stärken und Schwächen Deiner Mitarbeiter*innen und zeigt Dir damit, wie Dein Team insgesamt aufgestellt ist. Wenn Du nicht darüber informiert bist, welche Lücken in Deinem Team vorhanden sind, führt das zu erheblichen Risiken für Dein Unternehmen.

Wichtige Vorteile von Kompetenztests sind:

• Kompetenzbestand sichten

Du setzt Dir ein unternehmerisches Ziel, doch wo fängst Du bei der Personalentwicklung an, um dieses Ziel zu erreichen? Um herauszufinden, in welchem Maß Deine Mitarbeiter*innen die Fähigkeiten besitzen, die für die Umsetzung dieses Ziels notwendig sind, kannst Du ein Kompetenz-Audit durchführen. Damit kannst Du einschätzen, wie weit Deine Mitarbeiter*innen von diesem Soll-Stand entfernt sind, und einen Plan entwickeln, wie das Ziel am besten angegangen werden kann.

• Identifizieren von Qualifikationslücken

Du sichtest mit einer Kompetenzbewertung (wie z.B mit einer Skills Map) nicht nur die Hard Skills Deiner Mitarbeiter*innen, denn je nach Profil sind Soft Skills genauso wichtig. Beispielsweise genügt Fachwissen allein nicht, um eine Teamleitung zu übernehmen. Möglich wären hier Schulungen, um das Defizit auszugleichen, andernfalls kannst Du die Stelle anderweitig besetzen. Du sicherst Dich also davor, eine Position an ungeeignete Mitarbeiter*innen zu vergeben und eröffnest strukturiere Chancen zur Entwicklung.

• Passgenaue Fortbildungen erstellen

Findet eine Schulung statt, werden oft alle Mitarbeiter*innen dort hingeschickt. Tatsächlich ist die Schulung wahrscheinlich jedoch nur für einen Teil des Teams relevant. Mittels einer  Kompetenzbeurteilung kannst Du Deine Angestellten individueller betreuen und fortbilden. Durch immer wiederkehrende kompetenzbasierte Beurteilungen kannst Du verfolgen, ob die Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen durch das Training auch wirklich gestiegen sind.

• Karrierechancen planen

Wenn Du über die Kompetenzen Deiner Mitarbeiter*innen im Detail Bescheid weißt, so kannst Du für jeden Einzelnen einen individuellen Karriereweg innerhalb Deines Unternehmens entwerfen. So kannst Du entscheiden, zu wem welche Abteilung und welches Unternehmenslevel am besten passt. Dadurch entsteht bei den Mitarbeiter*innen Motivation und ihre Tätigkeit erscheint ihnen sinnvoll. Das wiederum macht Dich als Arbeitgeber*in attraktiv.

• Personalkosten einsparen

Schaffst Du es, Deine Mitarbeiter*innen fortzubilden und infolgedessen die Kompetenzlücken zu schließen, dann sparst Du Kosten für die Personalbeschaffung. Und wenn Du Deinen Personalpool erweiterst, willst Du die neuen Angestellten schnell in Dein Kompetenzinventar übernehmen, um sie so passgenau einzusetzen.

Wird in einem Unternehmen auf kompetenzbasierte Beurteilung verzichtet, so hat das negative zahlreiche Konsequenzen:

• Kostenaufwand bei der Einstellung steigt

Jede Stelle sollte mit geeigneten Mitarbeiter*innen besetzt werden, die weder unter- noch überqualifiziert sind und die Aufgabe nach Deinen Standards ausführen können. Bei der Rekrutierung ist es deshalb sehr entscheidend, auf eine Kompetenzbeurteilung zu setzen. Andernfalls ist es sehr wahrscheinlich, dass die neu gewonnenen Mitarbeiter*innen nicht lange in Deinem Unternehmen bleiben. Das erhöht die Kosten für die Personalgewinnung unnötig.

• Arbeitsmoral sinkt

Wenn viele Mitarbeiter*innen kündigen oder Du Dich von ihnen trennen musst, weil Anforderung und Kompetenz nicht zueinander passen, wirkt sich das negativ auf die Arbeitsmoral aus. Das Abwandern von Kolleg*innen führt dazu, dass die anderen Mitglieder des Teams deren Aufgaben übernehmen müssen. Aus diesen Planungsfehlern resultieren überarbeitete und verärgerte Mitarbeiter*innen.

• Der Ruf wird schlechter

Herrscht eine hohe Mitarbeiterfluktuation, verschlechtert sich der Ruf Deiner Firma. Es löst bei Geschäftspartnern, Kunden und potenziellen Mitarbeiter*innen Argwohn aus, wenn das Personal häufig wechselt. Du erscheinst den potenziellen Bewerbern als Arbeitgeber*in somit nicht attraktiv, wodurch die Bewerberanzahl zurückgeht.

• Entwicklungschancen werden vergeben

Deine Mitarbeiter*innen sind der Hauptmotor für das Wachstum und die Entwicklung Deines Unternehmens. Wenn Du die Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen nicht regelmäßig prüfst und weiterentwickelst, verschenkst Du großes Potenzial: Die Mitarbeiter*innen fühlen sich nicht motiviert und treiben Deine Firma nicht optimal voran.

• Der Einstellungsprozess wird länger und teurer

Um keine Zeit zu vergeuden, sollten nur potenzielle Mitarbeiter*innen zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden, die über die erforderlichen technischen Fähigkeiten verfügen. Deshalb solltest Du als schon zu Beginn Deines Einstellungsprozesses eine Kompetenzbewertung durchführen und im Anschluss prüfen, ob die Person auch zur Unternehmenskultur passt.

Welche Methoden eignen sich für eine kompetenzbasierte Beurteilung?

Zur Kompetenzbewertung Deiner Mitarbeiter*innen allgemein, besonders aber von Fach- und Führungskräften eignet sich eine Kombination von Selbsteinschätzung, Manager-Statement und 360-Grad-Feedback. Letzteres ist eine Rückmeldung von Mitarbeiter*innen, Vorgesetzten, Kolleg*innen, Teammitgliedern oder Kund*innen zugleich.

Die Verbindung von Selbsteinschätzung und umfangreicher Fremdeinschätzung schafft eine sehr realistische Einschätzung der Leistungen und Verhaltensweisen von Feedbacknehmer*innen. Aus der Analyse der Stärken und Schwächen ergeben sich sehr konkrete Lern- und Verbesserungsmöglichkeiten.

Selbstbeurteilung

Bei der Selbstbeurteilung bewerten Deine Angestellten ihre eigenen Leistungen selbst. Mit Hilfe der Selbstbeurteilung gelingt es Deinen Mitarbeiter*innen, ihre Fähigkeiten und Kompetenzen am Arbeitsplatz zu erfassen und damit auch persönliche Verbesserungsmöglichkeiten und Weiterbildungsbedarf aufzuzeigen. Die Resultate, die aus einer Selbstbeurteilung hervorgehen, sind ein transparentes Instrument zur kompetenzbasierten Beurteilung und bilden die Basis für Mitarbeitergespräche und Analysen.

Kostenlose Selbsteinschätzung Vorlage

Um dir bei deiner Selbsteinschätzung zu helfen, haben wir eine kostenlose Selbsteinschätzung zum Herunterladen erstellt. Mit dieser Vorlage kannst du dich ganz einfach und strukturiert auf dein nächstes Mitarbeitergespräch vorbereiten. Und falls du die Vorlage mit weiteren Fragen oder Feldern ergänzen willst, kannst du dies selbstverständlich tun.

Beurteilung des Manager*ins

Auch eine Führungskraft beurteilt die Fähigkeiten, Kompetenzen, Kenntnisse, Qualifikationen und Zertifizierungen Deiner Mitarbeiter*innen. Dies kann z.B. auf der Grundlage von Leistungskennzahlen geschehen und darüber hinaus auch Aspekte wie Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität oder Führungsqualitäten beinhalten.

180-Grad-Feedback

Beim 180-Grad-Feedback wird ein Mitarbeitender vom Vorgesetzten, Kollegen*innen und gegebenenfalls Kunden beurteilt. Bei dieser Art der Rückmeldung werden also keine Untergebenen einbezogen.

270-Grad-Feedback

Im Rahmen eines 270-Grad-Feedbacks bewerten die direkte Führungskraft, die Mitarbeiter*innen und die Kolleg*innen auf gleicher Hierarchieebene die Leistung eines Teammitglieds – und das Teammitglied nimmt darüber hinaus eine Selbsteinschätzung vor.

360-Grad-Feedback

Grundsätzlich ist eine Fremdeinschätzung in allen sozialen Kontexten ein heikles Thema. Bei der Fremdbeurteilung am Arbeitsplatz kommt hinzu, dass die finanzielle, berufliche und persönliche Zukunft davon abhängen kann. Insofern solltest Du dieses Instrument mit entsprechender Sensibilität einsetzen.

In der Praxis erfolgt die Befragung meistens anonym mittels Fragebögen. Die Fragen sollten sich aus den strategischen und operativen Unternehmenszielen und den daraus resultierenden Kennzahlen ableiten und auf die jeweiligen Aufgabenbereiche der Feedbackempfänger*innen zugeschnitten sein. So ist es z.B. logisch, dass eine Controllerin weniger nach Kommunikationsskills beurteilt wird als ein Teamleiter.

Die Anonymität hat zur Folge, dass die Antworten wesentlich ehrlicher ausfallen. Das 360-Grad-Feedback hat sich aufgrund der umfassenden Rückmeldefunktion inzwischen weltweit als Instrument der Führungskräfteentwicklung etabliert.

Wie führt man eine Kompetenzbeurteilung durch?

Eine Kompetenzbeurteilung unterstützt Dich bei der Feststellung, welche Fähigkeiten und Kompetenzen Deine Mitarbeiter*innen für eine erfolgreiche Arbeit mitbringen. Dazu werden die Mitarbeiter*innen beobachtet, befragt, getestet und beurteilt, ob sie die Arbeit nach einem festgelegten Kompetenzstandard ausführen können.

Schauen wir uns zunächst die Kompetenzbewertungen für Mitarbeitende an und dann für *innen.

Mitarbeiter*innen Kompetenzbeurteilung

Es ist essentiell für den Erfolg Deines Unternehmens, dass Du die Kompetenzen Deines Teams kennst und regelmäßig prüfst. So bist Du in jeder Situation Herr*in des Geschehens.

1. Ist-Analyse der Fähigkeiten

Zunächst führst Du eine Bestandsaufnahme der technischen und sozialen Fähigkeiten aller Mitarbeiter*innen durch. Diese Bestandsanalyse stellt die Grundlage der Entscheidung dar, ob eventuelle Kompetenzlücken intern ausgeglichen werden können oder ob externer Bedarf besteht.

2. Bewertung und Vorgehensweise

Nun kannst Du die Gesamtheit Deines Teams betrachten und damit eine Vorgehensweise erarbeiten, um die sichtbaren Kompetenzlücken zu füllen. Das kann entweder mit Schulungen oder individuellen Fördergesprächen der bestehenden Mitarbeiter*innen erfolgen oder durch das Erlangen von neuen Fähigkeiten über gezielte Rekrutierung neuer Angestellter.

Bewerber*innen Kompetenzbeurteilung

Hast Du Qualitätslücken in deinem Team ausfindig gemacht und Dich dazu entschieden, diese durch Neueinstellungen zu schließen, so ist eine kompetenzbasierte Beurteilung Deiner Bewerber*innen unerlässlich.

1. Arbeitsproben sichten

In der Phase des Bewerber*innen-Screenings sind neben den allgemeinen Bewerbungsunterlagen exemplarische Arbeitsproben eine sinnvolle Möglichkeit, um die Fähigkeiten von Bewerber*innen zu bewerten. Aus den Arbeitsproben gewinnst Du neue Erkenntnisse und hast eine bessere Entscheidungsgrundlage für Deine Personalauswahl. Vielleicht korrigieren die Arbeitsproben das Bild, das Du bis dato von Kandidat*innen hattest, nicht unerheblich.

2. Soft Skills beurteilen

Um die Passung in Dein Team zu bewerten, kannst Du diejenigen Kandidat*innen, die mit ihren Arbeitsproben überzeugen, zusätzlich auf ihre Soft Skills überprüfen. Dazu planst Du am besten eine Beurteilung mit der Personalabteilung und dem einstellenden Vorgesetzten.

3. Technische Interviews führen

Mit den Kandidat*innen, die für eine Anstellung in Frage kommen, planst Du ein technisches Interview, um zu sehen, ob diese in der Lage dazu sind, die Aufgaben angemessen zu bewerkstelligen. Das kann zum Beispiel mit Hilfe von Live-Aufgaben erfolgen, an denen die Bewerber*innen zusammen mit einem Vorgesetzten arbeiten.

4. Karriereziele in den Blick nehmen

Um sicherzugehen, dass die Wünsche und langfristigen Ziele des potenziellen neuen Angestellten auch zu Deinem Unternehmen passen, ist es sinnvoll, die mittelfristigen beruflichen Ziele von Bewerber*innen zu erfragen. Auf diese Weise stellst Du eine langfristige Bindung her.

5. Einstieg erleichtern

Angesichts der Dynamik des modernen Arbeitslebens gibt es in vielen Prozessen keine Ressource für lange Einarbeitungsphasen. Mit der kompetenzbasierten Beurteilung von neuen Mitgliedern in Teams oder in der Firma generell bist Du bestens in der Lage, allen Beteiligten das Onboarding und den Einstieg in das jeweilige Projekt zu erleichtern.

Wichtige Kompetenzbeurteilung

Wie wir sehen konnten, eignen sich Kompetenzbeurteilungen hervorragend dazu, um die Stärken, Schwächen und Lücken der Kompetenzen im gesamten Unternehmen oder in bestimmten Abteilungen zu untersuchen. So können Manager*innen fundiertere Entscheidungen über Weiterbildungsmaßnahmen treffen, Ressourcen effektiver zuweisen und Entwicklungsmöglichkeiten mit den Unternehmenszielen abstimmen.

Mit einem systematischen Verfahren, das die Schwachstellen in Bezug auf Fähigkeiten und Aufgaben aufzeigt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Beschäftigten erkennen, dass sie selbst etwas unternehmen müssen, wenn sie im Unternehmen vorankommen wollen.

Durch den Einsatz einer Software zur Leistungsbeurteilung, die kontinuierlich die notwendigen Instrumente zur Verfügung stellt, um die Mitarbeiter*innen auf die richtige Art und Weise weiterzubilden und ihre Kompetenzen mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen, können Unternehmen ihre Mitarbeiter*innen auf einen kontinuierlichen Lern- und Wachstumskurs bringen.