So ermittelst du In 7 einfachen Schritten den Schulungsbedarf deiner Mitarbeiter (inkl. kostenloser Checkliste)

In Zeiten von Fachkräftemangel, neuen Technologien und ständigem Wandel reicht es nicht mehr, Mitarbeitende einfach „weiterzubilden“. Es braucht gezielte Schulungen, die auf echte Lücken im Team eingehen. Doch wie erkennt man diese Bedarfe – besonders in Unternehmen mit gewerblichen Mitarbeitenden? In diesem Artikel zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du den Schulungsbedarf ermittelst und dabei weder den Überblick noch wertvolle Zeit verlierst. Plus: Eine kostenlose Checkliste zum Mitnehmen.

Was bedeutet "Schulungsbedarf ermitteln" überhaupt?

Der Begriff klingt erstmal sperrig, ist aber leicht erklärt: Schulungsbedarf liegt dann vor, wenn Mitarbeitende bestimmte Aufgaben (noch) nicht so gut oder sicher erledigen können, wie es das Unternehmen braucht. Das kann an fehlendem Wissen, veralteten Methoden oder neuen Anforderungen liegen. Ziel der Bedarfsermittlung ist es, solche Lücken frühzeitig zu erkennen – und gezielt zu schließen.

Wichtig ist: Schulungsbedarf ist nicht dasselbe wie „jemand möchte sich weiterbilden“. Es geht um konkreten Entwicklungsbedarf, der das Tagesgeschäft oder die strategische Ausrichtung des Unternehmens direkt beeinflusst. Nur wenn Weiterbildungen an echten Herausforderungen ansetzen, bringen sie auch einen messbaren Nutzen.

Wozu brauchen Personaler eine  Weiterbildungsbedarfsanalyse

Unternehmen unterliegen bezüglich der Technologie, Unternehmensstruktur und sogar dem Geschäftsmodell einem ständigen Wandel. Bestimmte Entwicklungen beeinflussen das "Humankapital" eines Unternehmens und verändern die Art und Weise, wie sie arbeiten, ihre Aufgaben und Methoden. Bei suboptimalen Bedingungen ist ein perfekt für die Stelle geeigneter Mitarbeiter dann schnell nicht mehr der Richtige - es sei denn, es werden rechtzeitig entsprechende Schritte unternommen.

Auf jedem Fall kommt der betrieblichen Fort- und Weiterbildung eine entscheidende Funktion zu, stattet sie doch die Belegschaft mit entsprechenden Fähigkeiten und Wissen aus. Wenn es Personalmanagern gelingt, den Schulungsbedarf rechtzeitig zu erkennen und maßgeschneiderte Programme zu erstellen, können sie: 

• Die Unternehmensziele erreichen.
• Ein flexibles, vielseitiges und effektives Team aufbauen. 
• Entlassungen vermeiden, da in interne Fachkräfte investiert wird. 

Vorteile der Mitarbeiterschulung

Das Erkennen und Analysieren eines Schulungsbedarfs dient nicht nur als notwendige Reaktion auf unseren sich ständig verändernden Alltag, sondern bringt auch einen enormen Nutzen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter mit. 

Vorteile für Arbeitgeber

Gezielte Schulungen führen nicht nur zu besseren Ergebnissen im Alltag – sie machen Unternehmen auch zukunftsfähiger. Mitarbeitende, die regelmäßig weiterentwickelt werden, machen weniger Fehler, arbeiten effizienter und sind zufriedener. Das spiegelt sich direkt in der Produktivität und Qualität wider.

Auch das Thema Fluktuation spielt eine Rolle: Wer gefördert wird, bleibt eher. Das spart langfristig nicht nur Kosten, sondern sichert auch Wissen im Betrieb. Zudem tragen gut geschulte Teams dazu bei, Prozesse zu verbessern, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Sicherheitsstandards umzusetzen.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Außenwirkung: Unternehmen, die sichtbar in Weiterbildung investieren, gelten als moderne und attraktive Arbeitgeber – besonders in Branchen mit viel Wettbewerb um Arbeitskräfte.

Vorteile für Arbeitnehmer

Für Mitarbeitende bedeutet Weiterbildung vor allem eins: Sicherheit im Job. Wer weiß, wie eine neue Maschine funktioniert oder wie ein Prozess abläuft, arbeitet selbstbewusster und mit weniger Stress. Gerade in gewerblichen Berufen, in denen sich Prozesse oder Technologien schnell verändern, ist das ein entscheidender Vorteil.

Zudem öffnen sich durch neue Fähigkeiten oft auch neue Türen – sei es als Schichtleiter:in, Ausbilder:in oder Spezialist:in für ein bestimmtes Thema. Diese Entwicklungsmöglichkeiten fördern nicht nur die Motivation, sondern stärken auch das Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Weiterbildung ist damit ein wichtiger Faktor für langfristige Mitarbeiterbindung.

Diese 5 Arten von Schulungsbedarf solltest Du kennen

Nicht jede Schulung ist gleich – und nicht jeder Bedarf lässt sich mit demselben Format lösen. Hier ein Überblick über typische Schulungsarten, die Du kennen solltest:

1. Fachliche oder technische Weiterbildung

Einige Berufe verlangen bestimmte technische Kenntnisse. Daher zielt eine fachliche Schulung darauf ab, das praktische Element der Arbeit zu vermitteln. Dies bezieht sich in der Regel auf die Nutzung von IT-Programmen, Werkzeugen und Maschinen usw.

Wichtig ist hier, dass Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter den korrekten Umgang mit ihren Arbeitsmitteln beherrschen. Nur so können sie die besten Ergebnisse erzielen und in manchen Fällen Arbeitsunfälle vermeiden. 

2. Qualitätsschulungen für Produkte

In Produktionsbetrieben ist das Qualitätstraining von zentraler Bedeutung. Sie sensibilisiert die Mitarbeiter hinsichtlich der Maßnahmen und Anforderungen, die zur Vorbeugung, Erkennung und Beseitigung von fehlerhaften Produkten notwendig sind. 

Immerhin bestimmen Unterschiede in der Produktqualität oft den entscheidenden Kauffaktor, und diese Art von Schulung bietet Mitarbeitern das entsprechende Wissen, um die Qualitätsstandards des Unternehmens zu gewährleisten.  

3. Kompetenztraining

Beim Kompetenztraining geht es darum, entsprechende, zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlichen Fertigkeiten zu entwickeln oder zu verbessern. Zum Beispiel könnte eine Verwaltungskraft darin geschult werden, wie sie das Telefon in einem bestimmten Tonfall und in Übereinstimmung mit dem Markenimage beantwortet. 

4. Soft-Skills-Schulung

Soft Skills beziehen sich auf die jeweiligen persönlichen Eigenschaften, wie z.B. Kommunikation oder die Bereitschaft zum Teamwork. In manchen Berufen, vor allem in öffentlichkeitsnahen Rollen, spielen die Soft Skills eine fundamentale Rolle. Deshalb ist hier im Beispiel eine Mitarbeiterschulung im freundlichen Umgang mit Kunden sinnvoll. 

Grundsätzlich legen Unternehmen in allen Branchen verstärkt Wert auf die Soft Skills ihrer Mitarbeiter. Viele Probleme entstehen erst durch mangelnde zwischenmenschliche Fähigkeiten der Mitarbeiter. 

5. Schulungen im Teamwork

Teamwork und Zusammenhalt unter den Mitarbeitern dürfen nicht vergessen werden. Schulungen in diesem Bereich können zu einer besseren Entscheidungsfindung, Problemlösung und Entwicklungskompetenz und so zu besseren wirtschaftlichen Ergebnissen führen. Zudem motiviert dies das Team und sorgt für ein angenehmes tägliches Arbeitsumfeld.

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Die 7 Schritte zur Ermittlung des Schulungsbedarfs

Wie ermitteln Personaler also den Schulungsbedarf ihres Unternehmens? Hier ist unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Unternehmensziele verstehen

Bevor Du Schulungsmaßnahmen planst, solltest Du genau wissen, wohin sich Dein Unternehmen entwickelt. Welche neuen Anforderungen stehen an? Gibt es neue Produktionsmethoden, Technologien oder gesetzliche Vorgaben, die das tägliche Arbeiten beeinflussen? Die Personalentwicklung ist kein Selbstzweck, sondern sollte konkret auf das einzahlen, was im Unternehmen erreicht werden soll.

Das bedeutet: Schulungen müssen helfen, betriebliche Ziele zu erreichen – etwa höhere Qualität, mehr Effizienz oder bessere Zusammenarbeit. Wenn Du Deine Schulungsstrategie auf diese Ziele ausrichtest, erzielst Du nicht nur bessere Ergebnisse, sondern sicherst Dir auch leichter Budget und Rückhalt bei der Geschäftsführung.

2. Mitarbeitende einbeziehen

Die besten Informationen über Schulungsbedarfe bekommst Du oft direkt von den Menschen, die täglich im Einsatz sind. Sie wissen, wo es hakt, welche Aufgaben Unsicherheit auslösen und wo sie sich Weiterentwicklung wünschen. Nutze Einzelgespräche, kleine Feedbackrunden oder einfache, kurze Umfragen, um ein umfassendes Bild zu bekommen.

Wenn Mitarbeitende merken, dass ihre Rückmeldungen in konkrete Maßnahmen einfließen, fördert das nicht nur die Relevanz der Schulung, sondern steigert auch das Vertrauen in die Personalabteilung und in das Unternehmen als Ganzes. Besonders in Schichtbetrieben oder bei wechselnden Teams kann auch der Austausch mit Teamleitungen oder Vorarbeiter:innen ein wichtiger Informationskanal sein.

3. Leistungsdaten analysieren

Zahlen lügen nicht – zumindest geben sie Dir wertvolle Hinweise. Analysiere Kennzahlen wie Fehlerraten, Nacharbeitszeiten, Krankenstände oder Beschwerden aus der Qualitätssicherung. Diese Daten sind oft die ersten Indikatoren für Schulungsbedarf. Achte dabei nicht nur auf absolute Werte, sondern auch auf Trends über die Zeit.

Werden bestimmte Fehler häufiger? Haben neue Mitarbeitende längere Einarbeitungszeiten als früher? Kombiniere die harten Zahlen mit weichen Faktoren aus den Feedbackgesprächen. So entsteht ein vollständiges Bild der Situation – und Du kannst gezielter Maßnahmen vorschlagen.

4. Kompetenzanalyse durchführen

Jetzt geht es darum, die Fähigkeiten Deiner Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Welche Kompetenzen sind in bestimmten Rollen zwingend notwendig – und wer bringt diese Kompetenzen bereits mit? Der Soll-Ist-Vergleich bildet die Grundlage jeder fundierten Schulungsplanung.

Du kannst hierfür einfache Skill-Matrizen nutzen oder auch selbst definierte Kompetenzmodelle einsetzen. In kleinen Teams reicht manchmal schon ein Whiteboard oder eine Excel-Tabelle. Wichtig ist, dass Du Dir einen Überblick verschaffst, der nicht auf subjektiven Einschätzungen beruht, sondern sich an klaren Anforderungen orientiert. Nutze idealerweise eine einheitliche Skala (z. B. 1–5) zur Bewertung.

5. Schulungsbedarf priorisieren

Du wirst schnell feststellen: Es gibt mehr potenzielle Schulungsthemen, als Du auf einmal abdecken kannst. Deshalb musst Du priorisieren. Welche Kompetenzen haben direkten Einfluss auf Qualität, Sicherheit oder Produktivität? Gibt es gesetzliche Schulungspflichten, z. B. zu Arbeitssicherheit oder Datenschutz?

Wo entstehen die größten Kosten durch Fehler oder Ineffizienz? Stell Dir diese Fragen und bewerte die Relevanz der einzelnen Themen. Ein einfaches Scoring-Modell (Dringlichkeit × Wirkung × Aufwand) kann Dir helfen, eine klare Reihenfolge zu definieren. So vermeidest Du ineffektive Gießkannenmaßnahmen und fokussierst Dich auf die Trainings mit dem größten Hebel.

6. Geeignete Schulungsformate auswählen

Nicht jedes Thema eignet sich für jede Lernmethode. Und nicht jede:r Mitarbeitende lernt gleich gut auf dieselbe Weise. Bei praktischen Fertigkeiten bietet sich Training direkt am Arbeitsplatz an – unter Anleitung eines erfahrenen Kollegen oder einer internen Fachkraft. Theorie und Grundlagen lassen sich gut über kurze, digitale Lerneinheiten oder Videos vermitteln, die flexibel genutzt werden können.

Bei sensiblen Themen wie Kommunikation oder Konfliktlösung kann ein Präsenzworkshop sinnvoll sein. Wichtig ist auch: Was ist für die Teamleitung organisatorisch umsetzbar? Ein gutes Schulungsformat berücksichtigt also Thema, Zielgruppe, Lernziel und betriebliche Realität.

7. Schulungserfolg messen und Bedarf regelmäßig überprüfen

Eine Schulung allein bringt noch keine Veränderung. Deshalb solltest Du messen, ob das Gelernte tatsächlich angewendet wird – und ob sich das Verhalten oder die Ergebnisse dadurch verbessern. Schon ein kurzes Gespräch mit der Führungskraft nach einigen Wochen kann Aufschluss geben.

Auch das Team kann rückmelden, ob sich Abläufe oder Zusammenarbeit spürbar verbessert haben. Setze Dir konkrete Kriterien, wann eine Schulung als erfolgreich gilt. Und: Schulungsbedarf ist kein einmaliges Thema. Neue Technologien, Personalwechsel oder organisatorische Veränderungen können schnell neue Lücken schaffen. Plane daher regelmäßige Reviews ein – mindestens einmal pro Jahr.

Typische Fehler – und wie Du sie vermeidest

Auch bei der besten Absicht können Fehler passieren. Hier die häufigsten Stolperfallen – und wie Du sie vermeidest:

• Schulungen ohne klares Ziel: Wenn nicht definiert ist, was sich nach der Schulung verbessern soll, fehlt die Messbarkeit. → Formuliere klare, erreichbare Ziele vorab.

• Gießkannenprinzip: Alle bekommen dieselbe Schulung, unabhängig vom Bedarf. → Analysiere individuelle Lücken und priorisiere gezielt.

• Keine Einbindung der Mitarbeitenden: Wer nicht gefragt wird, fühlt sich nicht ernst genommen. → Nutze Umfragen oder Feedbackrunden.

• Führungskräfte außen vor: Ohne Unterstützung von oben bleibt Schulung Theorie. → Hole Vorgesetzte früh ins Boot.

• Keine Erfolgskontrolle: Ohne Prüfung des Ergebnisses bleibt der Effekt unklar. → Etabliere einfache Messmethoden.

• Einmalige Aktion statt Prozess: Schulungsbedarf ändert sich. → Mache die Bedarfsermittlung zum festen Bestandteil Deiner Personalentwicklung.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Schulungsbedarf

1. Welche Vorteile bietet es, interne Schulungen mit externen Angeboten zu ergänzen?
Externe Schulungsangebote bringen frischen Input, neue Perspektiven und aktuelles Fachwissen ins Unternehmen. Besonders bei Spezialthemen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit oder IT lohnt sich externe Expertise. Gleichzeitig entlasten sie interne Ressourcen und fördern den Austausch mit anderen Branchen. Wichtig ist, dass externe Maßnahmen auf die konkreten Herausforderungen im Unternehmen abgestimmt sind – nur dann entsteht echter Mehrwert.

2. Wie lassen sich die Ergebnisse einer Schulungsbedarfsanalyse in die konkrete Planung überführen?
Die Bedarfsanalyse liefert den Fahrplan für die Schulungsplanung. Kompetenzen werden Soll-Ist gegenübergestellt, Lücken priorisiert. Daraus entsteht ein Jahresplan mit konkreten Maßnahmen: Wer braucht welche Schulung, in welchem Zeitraum, mit welchem Format? Einbindung von Führungskräften und Budgetabgleich gehören genauso dazu wie Erfolgskriterien pro Maßnahme.

3. Wie priorisiert man unterschiedliche Schulungsbedarfe sinnvoll?
Priorisierung erfolgt anhand von drei Faktoren:

• Unternehmensrelevanz (Wie stark zahlt die Maßnahme auf strategische Ziele ein?)

• Dringlichkeit (Welche Risiken entstehen bei Nicht-Handeln?)

• Ressourcenverfügbarkeit (Budget, Zeit, Trainer*innenkapazitäten).
  Ein einfaches Priorisierungsraster – z. B. nach dem Eisenhower-Prinzip – hilft bei der Einordnung.

4. Wie können Mitarbeitende in den Prozess der Bedarfsermittlung einbezogen werden?
Durch strukturierte Gespräche (z. B. im Rahmen von Mitarbeitergesprächen), kurze Umfragen oder anonyme Feedbacktools können Mitarbeitende ihre Einschätzung abgeben. Wichtig: Fragen sollten auf konkrete Aufgaben bezogen sein. Die Beteiligung schafft Transparenz, erhöht die Akzeptanz von Maßnahmen – und fördert Selbstverantwortung für die eigene Weiterentwicklung.

5. Welche digitalen Tools können bei der Bedarfsermittlung unterstützen?
Digitale HR-Systeme mit Kompetenzmanagement-Modulen, Lernplattformen (LMS) und Feedbacktools ermöglichen eine datenbasierte Analyse. Auch einfache digitale Umfragetools oder 360-Grad-Feedback-Systeme helfen, strukturierte Informationen zu sammeln. Wichtig ist, dass die Tools zur vorhandenen Systemlandschaft passen und intuitiv nutzbar sind.

6. Wie lassen sich Kompetenzlücken systematisch identifizieren?
Am effektivsten ist der Abgleich zwischen den für eine Rolle erforderlichen Kompetenzen (Soll) und den aktuell vorhandenen Fähigkeiten (Ist). Dies kann durch Selbst- und Fremdeinschätzungen, Leistungsdaten oder Feedback aus dem Arbeitsalltag erfolgen. Kompetenzmodelle und standardisierte Bewertungsraster sorgen für Objektivität.

7. Welche Rolle spielen Unternehmensziele bei der Schulungsbedarfsermittlung?
Eine zentrale. Denn nur wenn Schulungen auf die strategischen Ziele einzahlen – z. B. Digitalisierung, Kundenservice verbessern oder Produktionsqualität steigern – entfalten sie Wirkung. Die Bedarfsermittlung sollte also immer auch aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.

8. Wie läuft ein typischer Prozess zur Schulungsbedarfsermittlung ab?
Ein bewährter Ablauf besteht aus fünf Schritten:

1. Ziele klären: Was soll mit den Schulungen erreicht werden?

2. Ist-Zustand erfassen: Welche Kompetenzen sind vorhanden?

3. Soll-Profil definieren: Was wird zukünftig gebraucht?

4. Lücken analysieren: Wo bestehen Abweichungen?

5. Maßnahmen ableiten: Schulungsangebote auswählen, priorisieren und einplanen.
   Dieser Prozess sollte jährlich stattfinden – bei großen Veränderungen auch häufiger.

9. Welche Methoden sind besonders effektiv, um den Schulungsbedarf zu ermitteln?
Neben klassischen Mitarbeitergesprächen sind folgende Methoden bewährt:

• 360-Grad-Feedback

• Beobachtungen im Arbeitsalltag (z. B. durch Führungskräfte)

• Mitarbeiterbefragungen oder Selbstassessments

• Analyse von Leistungskennzahlen und Qualitätsdaten
  Ein Methodenmix liefert die besten Ergebnisse, da er sowohl subjektive als auch objektive Daten kombiniert.

10. Welche Erhebungsmethoden gibt es zur Bedarfsanalyse?
Die wichtigsten Methoden sind:

• Interviews: Tiefe Einblicke, besonders bei Schlüsselpositionen.

• Fragebögen: Schnell skalierbar, gut für große Gruppen.

• Workshops: Interaktive Form zur kollektiven Bedarfsformulierung.

• Beobachtung: Eignet sich für operative Tätigkeiten, um reale Kompetenzlücken zu erkennen.

• Datenanalyse: z. B. Fehlerraten, Kundenbeschwerden oder KPI-Abweichungen.
  Die Wahl hängt von Zielgruppe, Unternehmenskultur und Ressourcen ab.

11. Wie oft sollte der Schulungsbedarf erhoben werden?
Mindestens einmal jährlich – idealerweise im Rahmen der strategischen Personalplanung. Bei großen Veränderungen (z. B. Einführung neuer Systeme, neue Gesetzeslagen) kann auch eine unterjährige Bedarfserhebung sinnvoll sein.

12. Wer sollte in den Prozess der Bedarfsermittlung eingebunden werden?
Neben der HR-Abteilung: Führungskräfte, Betriebsrat (falls vorhanden), Mitarbeitende selbst und ggf. externe Berater. Führungskräfte sind besonders wichtig, da sie den besten Überblick über die tägliche Arbeit und die Anforderungen haben.

13. Wie misst man den Erfolg von Schulungsmaßnahmen im Anschluss?
Erfolg kann auf vier Ebenen gemessen werden (nach Kirkpatrick):

1. Reaktion: Wie wurde die Schulung wahrgenommen?

2. Lernen: Wurde Wissen tatsächlich aufgebaut?

3. Verhalten: Ändert sich das Verhalten im Job?

4. Ergebnis: Gibt es messbare Auswirkungen (z. B. bessere KPIs, weniger Fehler)?
   Ein Abgleich mit den ursprünglichen Zielsetzungen ist dabei entscheidend.

Mit dem richtigen Tool geht’s leichter

Gezielte Schulungen sind kein Kostenfaktor – sie sind eine Investition in Deine Leute und damit in den Erfolg Deines Unternehmens. Mit einem klaren Plan, den richtigen Fragen und einem strukturierten Prozess kannst Du viel bewirken – auch ohne großes HR-Team.

Je mehr Mitarbeitende Du hast, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Digitale Tools können hier enorm helfen: Sie zeigen, wer welche Schulung braucht, was bereits erledigt ist – und wo es noch offene Punkte gibt.

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