Wie kann der Schulungsbedarf für Mitarbeitertrainings ermittelt werden?

Unternehmen investieren zunehmend in die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Allerdings vergessen dabei nicht wenige die Weiterbildungsbedarfsanalyse, die ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Mitarbeitertraining darstellt. Dabei kommen Unternehmen für erfolgreiche Projekte nicht um die Fokussierung auf Kompetenzen und Schulungen herum. Und ohne eine entsprechende Voranalyse hat eine betriebliche Fortbildung wenig Aussicht auf Erfolg.

In unserem Artikel erklären wir, wie Personaler den Weiterbildungsbedarf ermitteln und die Mitarbeiterschulung optimal ausrichten. 

Wozu brauchen Personaler eine  Weiterbildungsbedarfsanalyse

Unternehmen unterliegen bezüglich der Technologie, Unternehmensstruktur und sogar dem Geschäftsmodell einem ständigen Wandel. Bestimmte Entwicklungen beeinflussen das "Humankapital" eines Unternehmens und verändern die Art und Weise, wie sie arbeiten, ihre Aufgaben und Methoden. Bei suboptimalen Bedingungen ist ein perfekt für die Stelle geeigneter Mitarbeiter dann schnell nicht mehr der Richtige - es sei denn, es werden rechtzeitig entsprechende Schritte unternommen.

Auf jedem Fall kommt der betrieblichen Fort- und Weiterbildung eine entscheidende Funktion zu, stattet sie doch die Belegschaft mit entsprechenden Fähigkeiten und Wissen aus. Wenn es Personalmanagern gelingt, den Schulungsbedarf rechtzeitig zu erkennen und maßgeschneiderte Programme zu erstellen, können sie: 

• Die Unternehmensziele erreichen.
• Ein flexibles, vielseitiges und effektives Team aufbauen. 
• Entlassungen vermeiden, da in interne Fachkräfte investiert wird. 

Vorteile der Mitarbeiterschulung

Das Erkennen und Analysieren eines Schulungsbedarfs dient nicht nur als notwendige Reaktion auf unseren sich ständig verändernden Alltag, sondern bringt auch einen enormen Nutzen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter mit. 

Vorteile für Unternehmer

Das Unternehmen profitiert dadurch wie folgt:

• Produktivitäts- und qualitätssteigerung.
• Verbessertes Arbeitsumfeld und zwischenmenschliche Beziehungen.
• Gesteigerte Motivation und Mitarbeiterengagement.
• Flexible Anpassung an Marktveränderungen.
• Unternehmensanforderungen und -ziele umsetzen. 

Vorteile für Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter hingegen bedeutet eine Fort und Weiterbildung:

• Zufriedenstellung ihrer beruflichen Ziele und Ambitionen.
• Vertiefen technischer und fachlicher Kompetenzen und Qualifikationen.
• Flexiblere Anpassung an betriebliche Entwicklungen in Bezug auf Werkzeuge, Prozesse, etc.
• Gesteigerte persönliche Motivation.
• Unterstützung beim Erreichen individueller Ziele. 

Die verschiedenen Arten von Schulungsbedarf

So vielfältig wie der Schulungsbedarf von Unternehmen ist, so unterschiedlich gestalten sich auch die Schulungsangebote für Mitarbeiter:

Fachliche oder technische Weiterbildung

Einige Berufe verlangen bestimmte technische Kenntnisse. Daher zielt eine fachliche Schulung darauf ab, das praktische Element der Arbeit zu vermitteln. Dies bezieht sich in der Regel auf die Nutzung von IT-Programmen, Werkzeugen und Maschinen usw.

Wichtig ist hier, dass Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter den korrekten Umgang mit ihren Arbeitsmitteln beherrschen. Nur so können sie die besten Ergebnisse erzielen und in manchen Fällen Arbeitsunfälle vermeiden. 

Qualitätsschulungen für Produkte

In Produktionsbetrieben ist das Qualitätstraining von zentraler Bedeutung. Sie sensibilisiert die Mitarbeiter hinsichtlich der Maßnahmen und Anforderungen, die zur Vorbeugung, Erkennung und Beseitigung von fehlerhaften Produkten notwendig sind. 

Immerhin bestimmen Unterschiede in der Produktqualität oft den entscheidenden Kauffaktor, und diese Art von Schulung bietet Mitarbeitern das entsprechende Wissen, um die Qualitätsstandards des Unternehmens zu gewährleisten.  

Kompetenztraining

Beim Kompetenztraining geht es darum, entsprechende, zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlichen Fertigkeiten zu entwickeln oder zu verbessern. Zum Beispiel könnte eine Verwaltungskraft darin geschult werden, wie sie das Telefon in einem bestimmten Tonfall und in Übereinstimmung mit dem Markenimage beantwortet. 

Soft-Skills-Schulung

Soft Skills beziehen sich auf die jeweiligen persönlichen Eigenschaften, wie z.B. Kommunikation oder die Bereitschaft zum Teamwork. In manchen Berufen, vor allem in öffentlichkeitsnahen Rollen, spielen die Soft Skills eine fundamentale Rolle. Deshalb ist hier im Beispiel eine Mitarbeiterschulung im freundlichen Umgang mit Kunden sinnvoll. 

Grundsätzlich legen Unternehmen in allen Branchen verstärkt Wert auf die Soft Skills ihrer Mitarbeiter. Viele Probleme entstehen erst durch mangelnde zwischenmenschliche Fähigkeiten der Mitarbeiter. 

Schulungen im Teamwork

Teamwork und Zusammenhalt unter den Mitarbeitern dürfen nicht vergessen werden. Schulungen in diesem Bereich können zu einer besseren Entscheidungsfindung, Problemlösung und Entwicklungskompetenz und so zu besseren wirtschaftlichen Ergebnissen führen. Zudem motiviert dies das Team und sorgt für ein angenehmes tägliches Arbeitsumfeld.

5 Schritte zur Ermittlung des Schulungsbedarfs

Wie ermitteln Personaler also den Schulungsbedarf ihres Unternehmens? Hier ist unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Ziele

Der erste Schritt der Bedarfsanalyse ist die Festlegung eines Zielwertes für den gegenwärtigen Leistungsstandard bzw. die Formulierung der angestrebten Ergebnisse. So verstehen Personaler, auf welche Weise die Mitarbeiter ihre Arbeit idealerweise verrichten sollten. Dies wiederum liefert dann einen Richtwert, den sie mit aktuellen Standards vergleichen können.

2. Erhebung und Bedarfsanalyse

Ein grundlegender Schritt in der Weiterbildungsbedarfsanalyse von Unternehmen beinhaltet die Einschätzung der zu verbessernden Wissens- und Kompetenzbereiche sowie die Bewertung des aktuellen Kenntnisstandes der jeweiligen Mitarbeiter. 

Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Beobachtung und Vergleich der Mitarbeiterleistung mit den geforderten Erwartungen.
• Einzelgespräche mit Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten.
• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um das Wissen oder die Kompetenzen von Mitarbeitern zu bewerten.
• Planspiele, in denen die Fachkenntnisse eines Mitarbeiters getestet werden.

Zu den nützlichsten Hilfestellungen im gesamten Analyseprozess gehört sicherlich eine entsprechende Performance Management-Software, mit der die Leistung aller Mitarbeiter ausgewertet und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden können. Dadurch erhalten Personalmanager die volle Kontrolle und erfahren, wie und welche Schulungen und Programme zu den gewünschten Ergebnissen geführt haben.

3. Feldforschung

Anschließend geht es an die Analyse der Baustellen und Herausforderungen der Mitarbeiter und mögliche Verbesserungsvorschläge.

Gewöhnlich verhindern Wissens- oder Kompetenzlücken die erfolgreiche Bewältigung der Aufgaben. Hier müssen Personaler die Ursachen genau hinterfragen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

4. Prioritäten setzen

Der Schulungsbedarf einer Einzelperson oder einer Abteilung sollte unbedingt nach Prioritäten geordnet werden. Natürlich findet sich immer etwas, das verbessert werden muss. Aber wir haben alle nur begrenzte Ressourcen und Zeit für Schulungen zur Verfügung. Richtig zu priorisieren und auf die entsprechenden Ziele zu achten ist daher der Schlüssel zum Erfolg.

An diesem Punkt gilt es, die Unternehmensstrategie und die mittelfristigen Geschäftsziele zu berücksichtigen. Dabei geht es darum, die erforderlichen Kompetenzen und Kenntnisse zu ermitteln und diese vorrangig zu priorisieren.  

Möchtest Du zum Beispiel über Dein Sales Team vermehrt potenzielle Kunden akquirieren, musst Du dafür sorgen, dass diese über die dafür notwendigen Daten und Kenntnisse verfügen. Du könntest z.B. Schulungen zu E-Mail- oder Telefonverkaufstechniken anbieten.

5. Arten von Fort- und Weiterbildungen

Der nächste und letzte Schritt ist die Auswahl der geeigneten Schulungsart: 

• Dauer,
• Methode,
• Kosten, etc. 

Letztendlich geht es darum, den Mitarbeiterschulungsplan auszuarbeiten und zu konkretisieren, um die gewünschten Ziele zu erreichen.