Wie verfasst man eine gute Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibungen dienen als Grundlage für den Einstellungsprozess, hier werden die Erwartungen und Anforderungen der Rolle an den potenziellen Kandidaten abgesteckt. Sich also die Zeit zu nehmen, eine akkurate Stellenausschreibung zu verfassen ist wichtig, um den Prozess zu vereinfachen und ungeeignete Bewerbungen herauszufiltern.

Nachfolgend erklären wir im Detail, warum eine gute Stellenbeschreibung wichtig ist und wie Du ein Jobprofil am besten strukturierst. Außerdem geben wir Dir auf dem Weg dorthin Tipps zum Formulieren des Textes.

Was ist eine Stellenbeschreibung eigentlich?

Laut Definition ist die Stellenbeschreibung ein Dokument, das Bewerbern einen Überblick darüber geben soll, was eine bestimmte Position genau beinhaltet.

In der Regel erhält sie einen Text oder eine Liste, in der alle Aufgaben und Pflichten der Position aufgeführt sind. Sie beschreibt das Fachwissen, die Eigenschaften, Fähigkeiten oder Einstellungen, die Bewerber für die Stelle mitbringen müssen, genauso wie die Aufgabe, die der Position im Rahmen der Unternehmensstrategie zufällt.

Die Personalabteilung – oder die Person, die für die Stellenausschreibung zuständig ist – sind für die Durchführung der Stellenanalyse und -beschreibung verantwortlich.

Warum ist eine gute Stellenbeschreibung so wichtig?

Möglichst aktuelle und korrekte Informationen helfen Bewerbern dabei zu entscheiden, ob ihre Fähigkeiten zu den Ansprüchen des Unternehmens passen und ob es sich wirklich um einen Job handelt, den sie gerne machen möchten. Das macht die Stellenbeschreibung zu einem wesentlichen Bestandteil des Personalauswahlprozesses eines Unternehmens.

Aus Sicht des Unternehmens stellt eine genaue Stellenbeschreibung sicher, die Bewerbungen tatsächlich dem Anforderungsprofil der Stelle zu entsprechen. Hier gilt: Befassen sich Personalabteilungen nur mit den qualifiziertesten Kandidaten, wird der Auswahlprozess erheblich beschleunigt.

Fassen wir die Relevanz einer guten Stellenbeschreibung noch einmal in 4 Punkten zusammen:

Sie

dient als Leitfaden für die Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern.
ist ein faires Mittel zur Festlegung von Löhnen und Gehältern.
gibt Unternehmen die Möglichkeit, Bonussysteme und Anreize zu schaffen.
macht Kandidaten die Anforderungen an eine Stelle bewusst.

Wie muss eine moderne Stellenbeschreibung aussehen?

Eine vollständige Stellenbeschreibung ist nicht nur eine Ansammlung von Fakten, sondern vielmehr eine Kampagne, um neue Talente zu gewinnen. Egal, ob Du einen Ingenieur, Lehrer oder Kundendienstmitarbeiter suchst, sie ist der erste Berührungspunkt der Bewerber und wird sie oder ihn entweder zur Bewerbung motivieren oder dazu bringen, einen Bogen darum zu machen – Ein guter erster Eindruck ist ausschlaggebend.

In diesem Sinne sollte eine effektive Stellenbeschreibung genügend Details aufweisen, um das Interesse der Kandidaten zu erwecken, und doch nicht zu sehr ins Details abschweifen, dass es den Leser langweilt.

Dazu ein paar Tipps:

1. Bewerte die Anforderungen der Position selbst, bevor Du mit dem Schreiben beginnst

Selbst im Fall einer Kündigung Deines besten Mitarbeiters, solltest Du Dich nicht durch die Aufgaben oder Fähigkeiten des ausscheidenden Mitarbeiters einschränken lassen.

Überlege Dir besser, welche Aufgaben Du von der betreffenden Funktion erwartest und welche Fähigkeiten der ideale Bewerber mitbringen sollte.
Untersuche mögliche Schwachstellen in der Abteilung und überlege, wie diese gelöst werden könnten.
Reflektiere über die Stelle und notiere alles.

2. Beginne mit den grundlegenden Job-Informationen

Sobald Du Dir darüber im Klaren bist, was Du von einem zukünftigen Mitarbeiter erwartest, ist es an der Zeit, die Anforderungen zu Papier zu bringen. Fasse im ersten Schritt die grundlegenden Details der Stellenbeschreibung zusammen:

Stellenbezeichnung,
Abteilung im Unternehmen
und wem sie unterstellt sein werden.

3. Beschreibe die genauen Funktionen und Aufgaben des Jobs

Liste die Pflichten und Aufgaben auf, für die diese Person verantwortlich sein wird. Dieser Abschnitt soll dem Kandidaten helfen zu verstehen, wie sein durchschnittlicher Arbeitstag in der Position aussehen würde.

Das geht auf unterschiedliche Arten:

Bezogen auf den Prozess: Alle relevanten Abläufe und welche Aufgaben sie beinhalten von A bis Z.
Nach Tagesablauf: Beschreibe die Aufgaben der Stelle vom Beginn des Arbeitstags bis zum Ende, wenn sie tendenziell einem ähnlichen Muster folgen.

4. Liste die wesentlichen Voraussetzungen auf

Manchmal müssen Bewerber eine Reihe von wesentlichen Kriterien erfüllen, um sich für eine Stelle zu qualifizieren. Stelle diese hier vollständig und ausführlich dar: Bildung, Ausbildung, Erfahrung, persönliche Fähigkeiten und so weiter. Gib dabei auch an, ob die Bewerbung eventuell nicht berücksichtigt werden kann, wenn eine der Anforderungen nicht erfüllt ist.

5. Wünschenswertes einbeziehen

Auch wünschenswerte, aber nicht unbedingt erforderliche Fähigkeiten oder Fertigkeiten kannst du berücksichtigen. Das umfasst zum Beispiel eine Liste von Soft Skills, womit wir zwischenmenschliche Fähigkeiten wie Empathie, Teamarbeit oder Führungsstärke etc. meinen. Versuche, Dich dabei kurz und präzise zu fassen. Laut einer Studie von Talent Works entscheiden sich viel zu viele Kandidaten gegen eine Bewerbung, weil sie das Gefühl hatten, dem Anforderungsprofil der Stellenausschreibung nicht zu entsprechen.

6. Detailliert Auskunft zu Gehalt und Leistungen

Hebe Dir Informationen über Gehalt und Sonderleistungen bis zum Schluss auf. Wir empfehlen, eine Gehaltsspanne anzugeben, die von der Stärke des Bewerbers abhängt. In vielen Stellenanzeigen wird auf diese Information verzichtet, aber eine Angabe hebt Dein Profil positiv hervor.

Die wichtigsten Leistungen oder Vorteile Deines Unternehmens aufzulisten, kann ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Zum Beispiel: flexible Arbeitszeiten, Krankenversicherung, Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt und so weiter. Für viele Kandidaten sind diese ein wichtiger Anreiz.

7. Eigene Stellenbörse erstellen

Auf eurer Website könntest Du eine eigene Stellenbörse einrichten, um aktuelle Informationen über freie Stellen und ihre dazugehörigen Stellenbeschreibungen zu veröffentlichen.

Mit Kenjo kannst Du sie direkt auf unserer Plattform erstellen und mit der jeweiligen Domain, Logo und Corporate Branding personalisieren. So werden die Informationen des Bewerbers direkt an das CRM weitergeleitet, von wo aus Bewerbungen gefiltert und gespeichert, aber auch direkt E-Mails gesendet und der Auswahlprozess gestartet wird.

Das Recruiting von neuen Mitarbeitern kann von einer einzigen Plattform aus verwaltet werden. Die Automatisierung beschleunigt den Prozess enorm und verkürzt die Zeit, die Du für das Besetzen der freien Stelle brauchst.

5 Tipps zum Verfassen von Stellenbeschreibungen

Wie schon gesagt ist die Stellenbeschreibung Deine Chance, Dich mit Fachkräften zu verbinden, die auf der Suche nach neuen Herausforderungen im Job sind.

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Schritten zu Aufbau und Struktur findest Du hier noch ein paar weitere Tipps, um Deinem Schreiben den letzten Schliff zu verpassen:

Wähle einen eindeutigen Titel: Werde nicht zu kreativ und formuliere einen klaren, einfach verständlichen Titel. „Sales und Marketing Manager“ ist viel besser als „Commercial Rockstar“.

„Verkaufe“ die Position und das Unternehmen: Fachkräfte brauchen überzeugende Gründe, um ihre aktuelle Position zu verlassen und zu einem anderen Unternehmen zu wechseln. Beschreibe die Vorteile und Sonderleistungen, die mit dem Job einhergehen.

Stärke die Attraktivität mit entsprechenden Adjektiven: Verwende bei der Beschreibung der Aufgaben Adjektive wie „interessant“ oder „aufregend“, um ein Bild der Rolle zu zeichnen und dem Kandidaten eine Vorstellung davon zu geben, was sie oder ihn erwartet. Versuche zu begeistern und neugierig zu machen.

Aufrichtig und transparent: Die Vorteile einer Position hervorzuheben ist wichtig. Genauso wichtig ist aber auch, bei den Tatsachen zu bleiben. Beschreibe die grundlegenden Aufgaben der Position, die Arbeitszeiten und alle anderen relevanten Details.

Kommuniziere bei der Ausschreibung ein Gefühl der Dringlichkeit bei der Stellenbewerbung: Auch wenn Du es nicht eilig hast, die Position zu besetzen, betone die Notwendigkeit frühzeitiger Bewerbungen, damit der Kandidat nicht zweimal darüber nachdenkt, ob er sich bewirbt. Manchmal kann die Bekanntgabe des Starttermins dabei helfen.

Welche Fehler sollte man beim Texten von einer Stellenausschreibungen vermeiden?

Abschließend noch ein paar der häufigsten Fehler beim Verfassen von Stellenbeschreibungen, die zu echten Nachteilen führen können:

Zu allgemeine und wenig hilfreiche Informationen: Beschreibungen, die sich auf eine Liste von Aufgaben oder Anforderungen beschränken, sind einfach nicht ansprechend. Versuche, die Position in einen Kontext zu stellen mit dem Team und dem Unternehmen.
Zu viel verlangen: Lange Listen von Aufgaben, Anforderungen und Fachwissen schrecken Kandidaten nur ab. Wir wissen, dass viele Positionen komplex sind und mehrere Verantwortlichkeiten beinhalten, aber versuche, Dich auf das Wesentliche zu beschränken.

Zu viel Negativität: Liste die Stellenanforderungen klar und positiv auf. Wir sehen oft Sätze wie "Kandidaten mit weniger als fünf Jahren Erfahrung werden nicht berücksichtigt". Drehe den Satz lieber um und schreibe: "Denken Sie daran, dass es sich um eine Position in der oberen Führungsebene handelt, daher ist es sehr wichtig, dass Sie mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position haben“.

Fehlende Persönlichkeit: Vorlagen für Stellenbeschreibungen sind nützlich, aber stelle sicher, dass Dein endgültiger Entwurf zum Ton und Stil des Unternehmens passt. Das trägt dazu bei, die Unternehmenskultur widerzuspiegeln.
Ausschreibung einer veralteten Stelle: Stelle kein Angebot von vor zwei Jahren erneut ein. Du kannst es als Ausgangspunkt verwenden, aber wirf noch einmal einen Blick auf den Text, überprüfe Fähigkeiten und andere Anforderungen und schau, ob die Gehaltsspanne stimmt usw.

Verwendung langer Absätze: Verwende statt langer Listen im Absatzformat lieber Aufzählungspunkte, um die Informationen leichter verständlich zu machen.