Warum Du 2024 E-Recruiting nutzen musst

Als Personalprofi ist für Dich und Dein Unternehmen Konkurrenzfähigkeit ein bedeutendes Schlagwort. Du und Deine Firma müssen in der Lage sein, in allen Bereichen mit anderen Unternehmen mithalten zu können - die Mitarbeitergewinnung macht da keine Ausnahme.

Die Zeiten der postalischen Bewerbung sind längst vergangen. Und als erfahrener HR-Profi gehst Du mit der Zeit, um Dein Unternehmen für junge Bewerber*innen interessant zu machen. Ein modernes Auftreten in der digitalen Welt ist dafür unerlässlich.

Eines der wichtigsten Argumente für die Digitalisierung Deines Bewerbungsprozesses ist und bleibt der zeitliche Aufwand: Bewerbungen in Papierversion musst Du mühsam einzeln sichten und vergleichen. Der Postweg an sich nimmt zudem einige Zeit in Anspruch, in der Dein Bewerber vielleicht schon von einem anderen Unternehmen eine Anstellung bekommt und für Dich nicht mehr zur Verfügung steht. Auch insofern gilt: Zeit ist Geld.

Was ist E-Recruiting?

Electronic-Recruiting beinhaltet im Grunde den kompletten Bereich der Personalbeschaffung: von der Stellenausschreibung über die Kandidatensuche bis hin zur Bewerbung, der Auswahl der Kandidat*innen und der Kommunikation mit diesen. Dabei spielt nicht nur der Austausch zwischen den Bewerber*innen und Dir, sondern auch die Kommunikation innerhalb Deines Unternehmens eine große Rolle.

Für diese Kommunikation und überhaupt für den gesamten Prozess der Personalakquise ist eine HR-Software von großem Nutzen. Denn Deine Aufgabe ist es, für das Team, in dem die Stelle vakant ist, die Bewerber*innen mit dem meisten Potential auszuwählen. 

Dafür ist ein effektiver Austausch des Auswahlgremiums ebenso notwendig wie eine unkomplizierte Ablage der digitalen Bewerbungsunterlagen.

Warum ist Digital Recruiting so wichtig in 2024?

Seit der Covid-19 Pandemie ist Flexibilität gefragter denn je. Diese zeitliche und räumliche Unabhängigkeit Deiner Mitarbeiter*innen ist nicht nur in Zeiten von Home Office und Social Distancing ein Gewinn für Dein Unternehmen. Auch in den kommenden Jahren sind die Vorteile flexibler, digitaler Möglichkeiten nicht zu unterschätzen - vor allem, was die Personalbeschaffung angeht. 

Die Auswirkungen der Digitalisierung und der Corona-Maßnahmen auf die Arbeitswelt sind vielfältig und in allen Branchen sowie in allen Phasen des HR-Prozesses zu beobachten. Abstandsgebote haben das Bewerbungsverfahren seit 2019 beinahe vollständig virtualisiert. Onboarding-Prozesse finden ebenso remote statt wie Schulungen und Team-Building Maßnahmen.

Aber nicht nur für Dein Unternehmen, sondern auch für Deine Mitarbeiter*innen haben digitale Bewerbungsprozesse eine enorme Attraktivität. Du verschickst und empfängst Bewerbungsunterlagen digital und verkürzt damit die Rückmeldezeiträume. Schnelles Feedback von Dir gibt Deinen Bewerber*innen die Möglichkeit, sich effizienter zu bewerben und Phasen zwischen Anstellungen zu minimieren. Implementierst Du dieses Vorgehen in Deine Bewerbungskultur, macht das Dein Unternehmen für Talente auf dem Arbeitsmarkt sehr attraktiv.

Was sind die Ziele von E-Recruiting?

Für Dich und Dein Unternehmen lassen sich mit electronic Recruiting vier Ziele verwirklichen, die Dich als Arbeitgeber*in interessant machen:

1. Vereinfachte Bewerbungsprozesse: Dieser Punkt gilt für beide Seiten gleichermaßen. Deine Bewerber*innen können möglichst einfach und unkompliziert ihre Bewerbung einreichen und erhalten von Dir unkompliziert eine schnelle Rückmeldung. Ein übersichtliches und einfaches Bewerbungsverfahren erhöht zudem die Zahl Deiner Bewerber*innen und ermöglicht Dir so eine größere und bessere Auswahl, um das vielversprechendste Talent zu finden.

2. Beschleunigung: Der postalische Bewerbungsprozess benötigt viel Zeit. Bereits das Sichten und die Vorauswahl der Bewerbungsunterlagen ist ein enormer Aufwand. Zwischen Papierstapeln und Briefköpfen möchtest Du Dich sicherlich nicht wiederfinden. E-Recruiting schafft Abhilfe und beschleunigt die Bewerberauswahl, indem Du durch passende Recruiting Software und schnelle Suchfunktionen sofort die Schlagworte findest, nach denen Du suchst. Lebensläufe und Qualifikationen werden für Dich als Personaler*in so vergleichbarer.

3. Qualitätssteigerung: Am Ende musst Du für Dein Unternehmen die am besten geeigneten Bewerber*innen für die zu besetzende Position finden. Mit Hilfe von Digital Recruiting gelingt es Dir, eine Bewertung der Bewerber*innen vorzunehmen, die keine essentiellen Fakten übersieht. Bei der selben Menge an postalischen Bewerbungen wäre dies nicht ohne weiteres möglich. Du läufst zudem weniger Gefahr, persönliche Vorlieben mit einzubeziehen. Dadurch ergibt sich eine qualitativ hochwertigere und validere Personalauswahl.

4. Konkurrenzfähigkeit: Durch vereinfachte Prozesse, Schnelligkeit und Reichweite bleibt Dein Unternehmen konkurrenzfähig und sichert sich einen Platz auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt. Wenn Du als Arbeitgeber mit der Zeit gehst, erreichst Du mehr und qualifiziertere Kandidat*innen. Unkomplizierte Bewerbungsverfahren werden Teil Deiner Unternehmenskultur und steigern Deine Attraktivität.

Was sind die Aufgaben von E-Recruiting?

Mit E-Recruiting bist Du in der Lage, umfangreich Teilprozesse im Bewerbungsverfahren abzudecken:

• Stellenanzeigen gemäß AAG veröffentlichen: Als Basis für digitale Stellenausschreibungen empfiehlt sich eine eigene Karrierewebseite und ein Online-Formular. Beides kannst Du mit der passenden HR-Software individuell anpassen. Dazu definierst Du zunächst (Pflicht-)Felder, die die Bewerber*innen ausfüllen sollen. Im System werden Dir diese direkt auf einen Blick angezeigt, was die erste Analyse der Qualifikationen und den Vergleich mit anderen Bewerber*innen erleichtert.
• Ausschreibung auf vielen Kanälen: Am besten streust Du Deine Anzeigen gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen. Dies erhöht die Reichweite in der gewünschten Zielgruppe und erspart Dir einen enormen Aufwand.
• Aktiv Ressourcen ausschöpfen: Entweder Du wirst von den Bewerber*innen gefunden oder Du suchst selbst, z. B. auf sozialen Business-Plattformen wie XING und LinkedIn. Die zahlreichen Filter- und Suchfunktionen helfen Dir, geeignete Kandidat*innen für Deine offenen Stellen zu finden und die Bewerber*innen direkt anzuschreiben.
• Strukturierte Bewerberauswahl: Um die Anforderungen der Stelle bestmöglich zu erfüllen, ist eine Bewerberauswahl über eine HR-Software sinnvoll und durchaus zu empfehlen. So kannst Du für jede Position fachliche und personelle Kriterien definieren, die über das Online-Formular abgefragt werden. Eine Software kann diese Angaben automatisch auswerten und Dir ein Scoring für alle Bewerber*innen liefern.
• Digitale Personalakte: Bei elektronischen Bewerbungen kannst Du die Daten der Bewerber*innen automatisch in eine digitale Personalakte übertragen. Diese Digitalakte kannst Du dann später als Personalakte nutzen, z. B. für die Abwesenheitsplanung oder die Mitarbeiterentwicklung. Aber Vorsicht: Es existieren in Bewerbungsverfahren strenge Richtlinien im Bezug auf Datenschutz.
• Transparenz des Bewerbungsprozesses: Mit der passenden HR-Software kannst Du Deine Auswahlprozesse nicht nur managen, sondern den aktuellen Status des Verfahren auch anderen Teilen Deines Unternehmens wie Abteilungsleiter*innen oder der Geschäftsleitung unkompliziert mitteilen.
• Kommunikation mit anderen Abteilungen: Viele Fragen, die sich während des Bewerbungsprozesses innerhalb Deiner Firma über die Bewerber*innen ergeben, können auf einer HR-Plattform gesammelt und beantwortet werden. In welchem Bewerbungsstadium befindet sich der oder die Kandidatin momentan? Welche Kolleg*innen haben schon mit diesem gesprochen und welches Feedback hat er bekommen? So können sämtliche Kommunikationsprozesse über die Bewerbung über eine HR-Software abgedeckt werden. Dies ermöglicht auch innerhalb Deines Unternehmens ein besonders effizientes Arbeiten.

Über welche Kanäle betreibt man E-Recruiting?

Für Dein Unternehmen gehört es beim E-Recruiting zu den Grundaufgaben, sich als attraktiver Arbeitgeber bei potenziellen Bewerber*innen zu präsentieren. Dazu eignen sich vor allem die folgenden drei Kanäle:

Deine Eigene Website

Deine Website ist nicht nur das Aushängeschild für Dein Produkt, sondern ganz allgemein das zentrale Sprachrohr für Dein Unternehmen und somit für Dich als Arbeitgeber. Sie sollte deswegen folgende Informationen bereithalten:

• Eckdaten zum Unternehmen, z. B. Gründungsjahr und -geschichte, Vision, Anzahl der Mitarbeiter, Kurzvorstellung des Managements und Mitarbeiter-Zitate.
• Offene Stellen inkl. lückenloser Stellenausschreibungen und Online-Formular. Halte das Formular aber kurz und ziehe den Bewerbungsprozess nicht unnötig in die Länge. Im Grunde reicht es, wenn Kandidaten Ihren Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse und ggf. eine Telefonnummer und Gehaltsvorstellungen angeben sowie über einen Upload Button ihre Unterlagen hochladen können.
• Eine transparente Vorstellung Deines Recruiting-Prozesses
• Konkrete Ansprechpartner
• Entwicklungsmöglichkeiten und Benefits

Die Karriereseite sollte mobil optimiert sein und den Bewerbern die Möglichkeit bieten, auch auf dem Smartphone nach offenen Stellen zu suchen.

Jobbörsen

Die Auswahl hier ist kaum zu überblicken. Mehr als 2.000 Jobbörsen bieten ihren Service alleine im deutschsprachigen Raum an. Daher solltest Du Deine offenen Stellen auch auf einigen dieser Websites anbieten. 

Die besten Jobbörsen, um Stellenanzeigen zu schalten findest Du in diesem Artikel: Wo kann man Stellenanzeigen schalten? 

Soziale Medien 

Obwohl sie mittlerweile auch als Jobbörsen genutzt werden, unterscheiden sich soziale Medien wie XING, LinkedIn und Facebook noch immer von diesen. Denn hier bewegen sich potenzielle Bewerber*innen auch privat, zur Weiterbildung und zum Marketing. Dein Unternehmen sollte sich auf diesen Plattformen als attraktiver Arbeitgeber vorstellen, dem sich potenzielle Bewerber*innen mit ihren Fähigkeiten präsentieren möchten.

Was sind die Vorteile von E-Recruiting?

Nicht umsonst erfreut sich das E-Recruiting großer Beliebtheit bei Unternehmen und Bewerber*innen. Durch die zahlreichen Vorteile erleichtert E-Recruiting die Personalgewinnung und verdrängt so immer stärker das klassische Recruiting, das von Zeitungsanzeigen und Briefpost geprägt war.

Zeitersparnis

Wie bereits erwähnt, spielt dieser Faktor eine besonders große Rolle – nicht nur für Dich, sondern auch für Deine Bewerber*innen:

• Du kannst Deine Stellenanzeigen zu jeder Tageszeit und allgemein schneller schalten, da Du auf keinen Redaktionsschluss mehr warten musst.
• Bewerber*innen laden ihre Unterlagen mit wenigen Klicks auf Deiner Unternehmensseite hoch und machen im Online-Formular bereits erste Angaben zur Person und Ihren Qualifikationen.
• Du siehst alle Bewerbungen, Bewerberangaben und Status der Bewerbungen übersichtlich im System und kannst schneller Entscheidungen zum weiteren Bewerbungsverlauf treffen oder Absagen zur Bewerbung versenden.
  
• Automatisierte Prozesse wie das Versenden von Bestätigungsmails verringern den zeitlichen Aufwand.
• Die Personalabteilung erspart sich durch die Recruiting-Software zahlreiche administrative Tätigkeiten, manuelle Datenpflege und Terminerinnerungen.
• Statt Kolleg*innen permanent wegen Feedback zu Bewerber*innen hinterherzulaufen, kannst Du über eine Software Reminder schicken. So erleichterst Du die Kommunikation und beschleunigst den Bewerbungsprozess.
• Auch den Kandidat*innen gerade für Millenials bietet digitales Recruiting eine große Zeitersparnis: Diese müssen nicht mehr wochenlang auf eine qualifizierte Rückmeldung warten, da Dich automatische Terminerinnerungen dazu motivieren, Dir die eingegangenen Bewerbungen zeitnah ansehen und Feedback geben.

Kosten reduzieren

Wenn Du Dich entscheidest, beim E-Recruiting mit einer Software zu arbeiten, spart Dir das langfristig Kosten. Du verschlankst und verkürzt Prozesse wie die Evaluation der Bewerbungen und die Kommunikation mit Bewerber*innen sowie Stakeholdern. Dies spart Zeit und somit auch Geld.

Höhere Reichweite und konkrete Auswahl

Wenn Du Stellenanzeigen online veröffentlichst, erreichst Du mehr Personen – und vor allem auch die gewünschten, denn online kannst Du Deine ZIelgruppe besser adressieren. Zudem sind Online-Anzeigen länger verfügbar und potenzielle Bewerber*innen können sie aktiv über Suchmaschinen finden.

Da sich Deine Kandidat*innen über ein Online-Formular bewerben können, erkennst Du in den strukturiert aufgebauten Bewerberdaten auf einen Blick, welche Personen die gewünschten Qualifikationen mitbringen.

Gestaltung und Aktualisierung der Anzeigen

Ob Text, Bild oder sogar Video – eine Online-Anzeige bietet Dir mehr Gestaltungsfreiraum bei Deinen Stellenanzeigen und hilft Dir damit, mehr Aufmerksamkeit bei Bewerber*innen zu erregen. Darüber hinaus kannst Du Deine Online-Anzeigen schneller aktualisieren, z. B. wenn sich etwas am Stellenprofil ändert.

Fehlerreduzierung

Die meisten Fehler entstehen, wo Daten händisch eingegeben werden müssen. Auch Übertragungsfehler vom Papier in den Computer sind überaus fehleranfällig. Eine durchgängige Lösung, die die Bewerberdaten von der Eingabe in ein Online-Formular bis zur Übernahme als Mitarbeiter*innen weiterspielt, vermeidet Fehler.

Transparenzgewinn und Qualitätssteigerung

Du und Deine Vorgesetzten können mit Hilfe einer HR-Software jederzeit den Stand der Bewerbungen auf eine offene Position einsehen. Auch die Bewerber*innen können einsehen, wie weit die Bearbeitung ihrer Bewerbung fortgeschritten ist. Durch die intelligente Unterstützung bei der Anzeigenveröffentlichung und -verwaltung sowie bei der Bewerbervorauswahl sorgt die Software außerdem für besser passende Kandidat*innen.

Was sind die Nachteile von Digital Recruiting?

Dein Unternehmen muss beim E-Recruiting allerdings auch ein paar negative Aspekte in Kauf nehmen – vor allem, wenn Du erst mit dem E-Recruiting beginnen möchtest.

Kosten

Den vielfältigen Vorteilen einer HR-Software stehen die Kosten für die Anschaffung gegenüber. Eine gute Personaler-Software bietet flexible Preise und passt sich Deinen Unternehmensstrukturen an.

Anfänglicher Aufwand

Auch der zeitliche Aufwand, die Software einzurichten, die Anzeigen aufzusetzen und Prozesse entsprechend umzustellen, bringt zunächst einen hohen zeitlichen Aufwand mit sich. Positiv allerdings: 

Eine gute HR-Software stellt Dir gerade für die ersten Schritte unkompliziert Support zur Seite. Der Support unterstützt Dich bei der Einrichtung der Software und stellt sicher, dass Du Dein gewünschtes Ziel im E-Recruiting mit der Software erreichst.

Großer Traffic

Wenn Du mehr und bessere Stellenanzeigen veröffentlichst, kannst Du auch damit rechnen, mehr Bewerbungen zu bekommen. Diese musst Du aber auch bewältigen können, d.h. Du solltest die Unterlagen schnell screenen und entsprechend Rückmeldung geben können. Mit einer professionellen HR-Software kannst Du diese Prozesse aber automatisiert durchführen, was Deinen Aufwand minimiert.

Technische Probleme

Eine nicht stabile Internetleitung, stockende Bilder während des digitalen Bewerbungsgesprächs, abgehackte Tonsequenzen, all diese Dinge wirken für Bewerber*innen unprofessionell. Mach Dich daher mit den technischen Voraussetzungen Deiner Personaler-Software vertraut und teste sie, bevor Du Deinen potenziell neuen Mitarbeiter*innen gegenüber setzt.

Worauf muss man beim E-Recruiting achten?

Natürlich musst Du anfangs verschiedene interne Abläufe ausprobieren, um den für Dich und Dein Unternehmen optimalen Gesamtprozess im E-Recruiting zu finden. Jedoch gibt es den ein oder anderen Fehler, der sich öfter ins E-Recruiting einschleicht:

• Fang nicht ohne Plan und Strategie an: “Einfach mal machen” führt zu keinem langfristigen Erfolg. Überleg Dir deshalb bereits am Anfang, welche Prozesse Du im Recruiting verbessern möchtest und wie Dir eine Software für Personalmanagement dabei helfen kann.
• Führe Listen mit wesentlichen Qualifikationen, die Bewerber*innen mitbringen sollten. Diese kannst Du zum einen als Filterkriterien nutzen. Zum anderen werden Dir die Listen helfen, Recruiting-Kanäle für die einzelnen Stellen zu definieren.
• Positioniere Deine Stellenanzeige nicht wahllos in alle Jobbörsen, die Du finden kannst. Überlege Dir genau, wo Deine Zielgruppe wirklich nach offenen Stellen sucht. In den meisten Fällen bietet sich ein Mix aus generalistischen und spezialisierten Jobportalen an, da Du so sowohl Reichweite bekommst als auch die gewünschte Zielgruppe ansprichst.

Unser Tipp: Weißt Du, wie man die am besten geeigneten Kandidaten findet? Mit den richtigen Einstellungstests zur Personalauswahl!

Fazit E-Recruiting

E-Recruiting bietet Deinem Unternehmen ein außerordentliches Potential, um Deinen Bewerbungsprozess zu professionalisieren und zu verschlanken. Die Vorteile einer guten HR-Software ermöglichen Dir eine Steigerung Deiner Effektivität, so dass Du schließlich mit weniger Aufwand bessere Bewerber*innen akquirierst und Deine vakanten Stellen optimal besetzen kannst.

Bedenke aber, dass eine HR-Software zu Dir und Deinem Unternehmen passen sollte. Eine flexible Preisgestaltung und ein umfangreicher Support können Kriterien für einen Kauf sein. So nutzt Du E-Recruiting effizient für Dein Unternehmen und schöpfst das volle Potenzial digitaler Bewerbungsprozesse aus.

Übrigens können Personalverantwortliche mit der Kenjo ATS-Bewerbermanagement-Software personalisierte Jobseiten für das Bewerbermanagement entwerfen, um potenziellen Kandidat*innen ein Gefühl der Unternehmenskultur zu vermitteln. Zugang zu diesen Karriereseiten ist von jedem Gerät aus möglich. Ebenso erlaubt die Kenjo-Browsererweiterung die Speicherung von Profilen aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn und anderen Social Media-Kanälen in Kenjos CRM.