Worauf müssen Personaler beim Online Vorstellungsgespräch achten?

Kann man mit Jogginghose und Hemd in einem Vorstellungsgespräch sitzen? In Video-Interviews ist das möglich. Online-Bewerbungsgespräche verändern die Spielregeln beim Recruiting.

Du und Deine Bewerber*innen werden in Vorstellungsgesprächen online vor neue Herausforderungen, aber auch neuen Möglichkeiten, gestellt. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du neue Mitarbeiter*innen bei digitalen Vorstellungsgesprächen erfolgreich rekrutierst.

Vor- und Nachteile eines Online-Vorstellungsgespräches

Online-Bewerbungsgespräche sind seit der Corona-Pandemie ein fester Bestandteil im Recruiting-Prozess vieler Unternehmen geworden. In Zeiten sich ständig ändernder Vorschriften ist die Flexibilität digitalisierter HR-Prozesse ein großer Gewinn für Dein Unternehmen. Online-Vorstellungsgespräche haben allerdings sowohl Vor-, als auch Nachteile.

Vorteile eines Online Vorstellungsgespräches

Die räumliche Distanz spielt keine Rolle mehr und somit können auch Bewerber*innen eingeladen werden, die nicht in der nahen Umgebung wohnen, aber bei Zustandekommen eines Arbeitsvertrags zum Unternehmensstandort ziehen wollen.
Eventuelle Anfahrts- und Übernachtungskosten von Bewerber*innen fallen weg.
Der Wohlfühlfaktor bei Online-Vorstellungsgesprächen ist ein großes Plus. Wenn das Interview in den eigenen vier Wänden geführt wird, sind die Bewerber*innen weniger aufgeregt, entspannt und können ihre Stärken besser präsentieren.
Planbarkeit ist ein weiterer entscheidender Vorteil eines Video-Interviews für beide Seiten. Die Ortsbindung fällt weg und Du bist dadurch flexibler, wann und wo das Gespräch in deinen Tag passt.

Nachteile eines Online Vorstellungsgespräches

Wenn Hard- und Software nicht funktionieren oder es Internetprobleme während des Online-Vorstellungsgesprächs gibt, dann muss das Gespräch vertagt werden. Analog können solche Probleme nicht auftreten. Im schlimmsten Fall hinterlässt das unvollständige Gespräch einen schlechten Eindruck bei deinen potentiellen Mitarbeiter*innen.
Leider fehlt bei Online-Bewerbungsgesprächen auch der persönliche Eindruck. So kann es nach der Einstellung leider passieren, dass die Kandidat*innen abspringen, weil Chemie und Arbeitsbedingungen nicht nach deren Vorstellungen sind.
Der fehlende Smalltalk, beispielsweise über die Anfahrt, kann beim Online-Bewerbungsgespräch dazu führen, dass die Stimmung nicht so schnell gelockert wird, wie bei einem persönlichen Kennenlernen.
Da sich bei einem Online-Interview die Körpersprache meist nur erahnen lässt, ist es schwieriger für Dich, dir einen validen Gesamteindruck der Bewerber*innen zu verschaffen.

Weitere Informationen zum Thema Bewerbungen gibt es auf unserem Blog:

Was ist beim Online-Vorstellungsgespräch wichtig?

Bei Online-Bewerbungsgesprächen gibt es einige Dinge, die Personaler:innen beachten sollten. Hier ein paar Tipps, wie Ihnen ein Online-Interview gelingt.

Hintergrund und Erscheinungsbild

Der Hintergrund und das Erscheinungsbild bei einem Vorstellungsgespräch online verraten viel über Dich und Dein Unternehmen - aber auch über die Bewerber*innen. Bei einem Online-Vorstellungsgespräch ist es unabdingbar, sich Gedanken über das richtige Outfit und zu machen, denn es spiegelt sowohl Deinen Charakter, als auch die Philosophie in Deinem Unternehmen wieder.

Der Hintergrund vermittelt den Bewerber*innen zudem einen Eindruck, wie die Firmenräume wirken. Während eines Video-Interviews kannst Du beispielsweise seriös in Hemd und Sakko gehüllt vor einem Bücherregal sitzen oder in legerem Shirt am Küchentisch. Es kommt darauf an, welchen Eindruck Du von Deinem Unternehmen vermitteln möchtest.

Störquellen eliminieren

Achte unbedingt darauf, dass mögliche Störquellen beim Online-Interview ausgeschaltet sind. Stelle zum Beispiel Smartphone und Festnetz-Telefon auf lautlos, damit das Video-Interview nicht durch Anrufe oder Chat-Benachrichtigungen unterbrochen wird.

Gibt es eventuell vor Deinem Firmengebäude eine Baustelle? Schließe das Fenster oder wechsle den Raum.

Falls Du das Online-Bewerbungsgespräch im Büro führen möchtest, empfiehlt es sich, die Kolleg*innen zu bitten, Dich während des Video-Interviews nicht zu stören. Nur so kann ein ungestörter Gesprächsfluss entstehen und Deinem Gegenüber der gebührende Respekt gezollt werden.

Technik prüfen

Stelle vor einem digitalen Vorstellungsgespräch unbedingt sicher, dass die von Dir verwendete Technik einwandfrei funktioniert. Prüfe PC oder Laptop, Kamera und Headset auf ihre Funktion. Auch die Stabilität der Internetverbindung solltest Du vorab überprüfen.

Zudem solltest Du dringend sicherstellen, dass die Recruiting Software, mit der Du das Online-Bewerbungsgespräch führen willst, auf dem neuesten Stand ist. Verpflichtende Updates genau zur mit den Kandidat*innen vereinbarten Uhrzeit können so vermieden werden.

Welche Technik braucht man für ein Online-Vorstellungsgespräch?

Für ein gutes Online-Bewerbungsgespräch braucht man natürlich einen PC oder Laptop, ein Video-Interview über das Smartphone wirkt durch unzulängliche Bild- und Tonqualität unprofessionell. Für eine klare Sicht sorgt eine Webcam mit guter Auflösung. Eine stabile WLAN-Verbindung ist natürlich ein Muss.

Auch die technischen Einstellungen Deiner Umgebung sind wichtig: Achte auf ausreichende und gleichmäßige Beleuchtung des Raumes, in welchem Du Dich befindest. Außerdem solltest Du sicherstellen, dass der Hintergrund neutral gestaltet ist und das Gegenüber nicht durch grelle Farben und Lichter abgelenkt wird. Das gilt natürlich für den ganzen Raum, wenn Sie eine virtuelle Führung machen wollen.

Des Weiteren spielt die Akustik des Raums eine wichtige Rolle. Du solltest gut zu verstehen sein, nicht zu laut und nicht zu leise. Ein Mikrophon mit ausreichender Tonqualität und ein Raum, der nicht allzu sehr hallt sind zu empfehlen.

Wenn Du professionell wirken möchtest, dann benutze beim Online-Vorstellungsgespräch ein Headset mit Mikrofon. Auch empfiehlt es sich, etwas mehr Geld für eine bessere Webcam auszugeben. Für eine optimale Ausleuchtung Deines Gesichts kannst Du ein Ringlicht verwenden.

Unser Tipp: Webcams gibt es auch mit integriertem Ringlicht.

Welche Software eignet sich am besten für ein Online-Vorstellungsgespräch?

Wenn das Vorstellungsgespräch online stattfindet, benötigst Du entsprechende Software. Hier eine kleine Auswahl verschiedener Tools:

Skype

Skype ist wohl noch immer der bekannteste Videokonferenz-Anbieter. Viele kennen die Software aus dem privaten Bereich. Skype ist kostenlos, verfügt über eine moderne Benutzeroberfläche und ist mit den gängigsten Betriebssystemen kompatibel. Auf Wunsch kann man den Dienst auch ohne Installation über den Browser nutzen.

Zoom

Zoom bietet verschiedene Versionen an. Von der kostenlosen Basic-Version bis hin zum kostenpflichtigen Abo. Dieses Programm hat vor allem im Bildungswesen während der Pandemie-Maßnahmen enormen Aufschwung erlebt und ist mittlerweile bei jedem jung-Akademiker installiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Zoom intuitiv bedienen lässt. Auch Zoom lässt sich sowohl vorinstalliert als auch online nutzen.

GoToMeeting

GoToMeeting gehört mittlerweile auch zu den bekannteren Tools. Die Nutzung dieser Software setzt eine Anmeldung voraus. Es gibt eine kostenlose Testphase, welche sich auf 14 Tage beläuft, danach wird, je nach Version, ein monatlicher Betrag fällig.

Google Meet

Google Meet ist für jeden verfügbar, der ein Google-Konto hat. In der kostenlosen Version sind Meetings auf eine Stunde begrenzt, was die kostenlose Version für ein ausgedehntes Vorstellungsgespräch eher ungeeignet macht. Für die erweiterten Versionen fallen monatliche Kosten an. Dieses Tool ist mit den gängigen Betriebssystemen kompatibel und ist intuitiv in der Bedienung.

Whereby

Whereby ist eine etwas unbekanntere Software, bei der keine Installation notwendig ist. Sie zeichnet sich durch eine einfache Handhabung aus und zu einem Meeting geladene Gäste müssen sich nicht extra einloggen, um an dem Meeting teilnehmen zu können.

Tipps für ein gutes Online-Vorstellungsgespräch

Ein digitales Vorstellungsgespräch kannst Du locker, aber nicht ziellos gestalten. Im Folgenden haben wir ein paar Tipps für Dich, wie Du ein Online-Interview strukturiert führen und Dir für Dich und Dein Unternehmen einen individuellen Leitfaden erarbeiten kannst.

Grundsätze

In einem persönlichen Vorstellungsgespräch hast Du die Möglichkeit, allein durch Körpersprache, Gestik und Mimik viel über deine Bewerber*innen zu erfahren. Welche Themen verunsichern diese? Wie gut gehen sie mit neuen, stressigen Situationen um? Sind sie wirklich selbstbewusst oder ist das nur Fassade?

In einem Online-Vorstellungsgespräch musst Du auf all diese Eindrücke verzichten. Das kannst Du als erfahrener Personalprofi jedoch auch zu Deinem Vorteil nutzen: Schöpfe die Wohlfühlatmosphäre der heimischen vier Wände aus und versuche, in der weniger angespannten Gesprächssituation den Fähigkeiten Deiner Bewerber*innen auf den zahn zu fühlen.

Gib einen festen Rahmen vor, in welchem viel Spielraum für die Ausführungen der Kandidat*innen ist, sodass du einerseits alle für Dich relevanten Fragen stellen kannst, andererseits auch Aspekte über die Bewerber*innen erfährst, die Du in der herausfordernden Atmosphäre eines persönlichen Gesprächs vielleicht nicht in Erfahrung gebracht hättest.

Büro zeigen

Damit Bewerber*innen sich ein möglichst gutes Bild von Deinem Unternehmen machen können, ist es ratsam, eine Führung durch die Räumlichkeiten mit der Kamera zu ermöglichen. Denn wie Dein Büro aufgebaut und eingerichtet ist, sagt viel über Dein Unternehmen und die dort herrschende Team-Mentalität aus.

Interessant für Bewerber*innen ist auch, ob die Arbeit in Großraum- oder Einzelbüros stattfindet. Im Zuge dessen, bietet es sich an, den eventuell zukünftigen Mitarbeiter*innen ihren potentiellen Arbeitsplatz im Video-Interview zu zeigen.

Beschreibe zudem einen typischen Tagesablauf. Wie sehen die Mittagspausen üblicherweise aus? Isst jeder für sich oder wird gemeinsam gegessen? Gibt es eine Kantine? Gibt es monatliche Teamtreffen oder Aktivitäten, die Teambuilding-Prozesse ermöglichen?

Dies sind wichtige Kriterien, um die Kandidat*innen beim Vorstellungsgespräch online von Deinem Unternehmen zu überzeugen. Neben Bezahlung und Aufstiegschancen ist ein gutes Gefühl in der Arbeitsatmosphäre des potentiellen Arbeitgebers eines der wichtigsten Entscheidungskriterien für junge Talente.

Team vorstellen

Um herauszufinden, ob die Chemie zwischen potenziellen neuen Mitarbeiter*innen und dem bestehenden Team stimmt, sollte in Betracht gezogen werden, ein paar Ihrer Kollegen kurz in das Online-Bewerbungsgespräch mit einzubeziehen.

Eine kurze Vorstellung ist für beide Seiten von Vorteil, da man ein Gefühl dafür bekommt, ob und wie Kandidat*innen mit ihrem potenziellen neuen Umfeld interagieren. Stimmt die Chemie, so ist dies ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen Bewerber*innen.

Case Studies, Denksportaufgaben und Verhaltensfragen

Case Studies, Denksportaufgaben und Verhaltensfragen sind heutzutage wichtige Instrumente, um bei Bewerbungsgesprächen den oder die am besten geeignete*n Mitarbeiter*in für Dein Unternehmen zu finden.

Du gibst zukünftigen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihre technischen Fähigkeiten, Soft Skills und ihren Charakter im Online-Interview darbieten zu können.

Eine Case Study ist eine handlungs- und entscheidungsorientierte Aufgabe, bei der Bewerber*innen die Rolle von Entscheidungsträgern übernehmen, die mit einem Problem konfrontiert sind. Mithilfe dieser Fallstudie können Sie herausfinden, ob jemand unter Zeitdruck gut mit komplexen Problemlösungsprozessen umgehen kann.
Denksportaufgaben sind Rätsel oder Fangfragen, die Dir als erfahrenen Personaler zeigen, ob Kandidat*innen in der Lage sind, ein Problem logisch zu durchdenken. Hier geht es darum, dass Du erkennen kannst, ob Kandidat*innen auch in unerwarteten Situationen schnell und kreativ reagieren.
Verhaltensfragen sind mittlerweile ein recht häufig eingesetztes Mittel, um einen besseren Einblick in die Verhaltensmuster der Bewerber*innen zu bekommen. Du kannst Dein Gegenüber beim Online-Bewerbungsgespräch bitten, über eine Situation aus der Vergangenheit, beispielsweise über das Treffen einer schwierigen Entscheidung, zu sprechen. Die Art und Weise, wie die Person gehandelt hat und warum sie so gehandelt hat, gibt Aufschluss über Persönlichkeit und Selbstwahrnehmung des Befragten. Gleichzeitig können so die erworbenen Fähigkeiten beurteilt werden.

Digitales Vorstellungsgespräch mit Recruiting-Software

Online-Vorstellungsgespräche sind keine Hexerei. Sie sollten nicht zu leichtfertig angegangen werden, aber mit dem nötigen Fachwissen und der geeigneten Technik lässt sich auch mit dieser etwas unpersönlichen Interviewvariante ein qualitativ hochwertiges Gespräch führen - und dabei sogar die Bewerbererfahrung und das Employer Branding verbessern.

Unsere Kenjo Recruiting-Software unterstützt Personalverantwortliche und ermöglicht ihnen und den entsprechenden Manager*innen Bemerkungen zum Vorstellungsgespräch direkt im Bewerberprofil zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt anzusehen. Ebenso können sie Kolleg*innen für schnellere Antworten taggen und alle relevanten Team-Mitglieder in den Prozess einbinden und auf dem Laufen halten.

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