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Personalabteilung

7 wichtige Tools für das Personalmanagement

HR-Tools (auch: Personalmanagement-Software) helfen Unternehmen, ihre Routineaufgaben im Personalbereich zu vereinfachen und zu optimieren. Ein gutes HR-Tool verbessert die Abläufe im Personalwesen, spart dadurch Zeit und Geld und sorgt gleichzeitig für mehr Transparenz in der Entscheidungsfindung, und zwar unabhängig von der Größe eines Unternehmens.  

 

 

Warum sollten Unternehmen HR-Tools verwenden?

 

Ob KMU oder ein international agierender Konzern – Unternehmen jeder Größe profitieren vom Einsatz einer Personalverwaltungs- oder Personalmanagementsoftware. Denn diese Softwarelösungen sind darauf ausgelegt, HR-Prozesse zu vereinfachen und mehr Zeit für wichtige, strategische Aufgaben zu schaffen. Sie helfen der Personalabteilung, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und bessere Ergebnisse zu erzielen. 

 

  • Zeitersparnis: Nach der Implementierung und der Einführung der Software kann das HR-Team wesentlich effizienter arbeiten. Die meisten Routineaufgaben lassen sich mithilfe einer HR-Software automatisieren – und dadurch spart das Team wertvolle Zeit und kann interne Prozesse optimieren.
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Smartphones regeln heute den Alltag vieler Menschen, auch den beruflichen. Digitale HR-Lösungen verbessern die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und den einzelnen Teams und sorgen für transparentere Prozesse. Dadurch gestaltet sich die Mitarbeitererfahrung positiver und das unterstützt die Wahrnehmung des Unternehmens als guter Arbeitgeber.
  • Finanzielle Vorteile für das Unternehmen: Die Preise und Tarife für HR-Softwares sind flexibel und berechnen sich in der Regel nach den erbrachten Leistungen. Grundsätzlich aber können Unternehmen mit dem Einsatz von HR-Tools ihre Kosten reduzieren und dieses Geld in andere Bereiche investieren.
  • Gezielte Entscheidungsfindung fördern: Durch die Zusammenführung aller Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen auf einer einzigen Plattform können diese Daten effektiver genutzt werden und neue wertvolle Erkenntnisse, beispielsweise zur Teamleistung, automatisch gewonnen werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse können HR-Teams bessere Entscheidungen treffen. 
  • Transparente Prozesse: Viele HR-Softwarelösungen werden heutzutage über die Cloud angeboten. Teammitglieder benötigen lediglich ein Gerät mit Internetverbindung, um darauf zuzugreifen. Das heißt: Jeder Mitarbeiter im Team kann auf die notwendigen Informationen zugreifen und die Abläufe und Prozesse in der HR-Abteilung gestalten sich transparenter, da alle Mitarbeiter die gleichen Informationen zur Verfügung haben.
  • Wettbewerbsvorteil: Stehen einem Unternehmen mehr Informationen über die Mitarbeiter und die Effizienz der HR-Prozesse zur Verfügung, kann es datengestützte Entscheidungen treffen und sich somit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

 

 

Mitarbeiterportal

 

HR-Teams erhalten normalerweise viele Anfragen von Mitarbeitern per E-Mail. Mitarbeiter möchten Belege einreichen, ihren Jahresurlaub beantragen oder sich einfach darüber informieren, wie viel Resturlaub sie noch haben.

 

Für die Personalabteilung bedeutet das, dass sehr viel Zeit für die interne Kommunikation und Verwaltung dieser Anfragen verloren geht. Aus diesem Grund setzen bereits heute viele Unternehmen auf ein sogenanntes Mitarbeiterportal. Dies ist eine browserbasierte Anwendung oder interne Kommunikationsplattform, über die Mitarbeiter grundlegende Verwaltungsaufgaben wie die oben genannten erledigen können. 

 

Die Einführung eines Mitarbeiterportals gibt einerseits den Mitarbeitern ein Gefühl der Selbstständigkeit, da sie sich nicht mehr fragen müssen, wo welche Informationen zu finden sind. Darüber hinaus müssen sie sich nicht wegen jeder Angelegenheit an die Personalabteilung wenden, was wiederum eine deutliche Arbeitsentlastung für das HR-Team bedeutet. Personaler müssen nicht zig E-Mails beantworten und Mitarbeiter können bestimmte Dinge selbst klären und an einem zentralen Ort auf alle notwendigen Informationen finden.

 

Darüber hinaus sind Mitarbeiter (wie die meisten Menschen heutzutage) daran gewöhnt, dass sie über ihr Smartphone oder das Internet fast alles klären können: Online-Bestellungen, Reservierungen für Restaurants, der Kauf von Kinokarten oder die Vereinbarung eines Arzttermins. Wenn Mitarbeiter also über eine App oder Online-Plattform mit der Personalabteilung reibungslos kommunizieren und Angelegenheiten schnell klären können, sorgt das auch für eine positivere Mitarbeitererfahrung

 

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Tools zur Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub

 

Zu den größten Herausforderungen der Personalarbeit gehört die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubstagen. Jedes Jahr reichen Mitarbeiter ihre Anträge auf Urlaubstage ein (in der Regel per E-Mail) und erwarten – natürlich – postwendend eine Antwort. 

 

Für das HR-Team bedeutet diese Antragsflut allerdings einen erheblichen Anstieg der Arbeitsbelastung, da die Urlaubsplanung der Belegschaft gut kalkuliert werden muss. Es muss prüfen, wie viele Urlaubstage jeder Mitarbeiter noch hat und die entsprechenden Informationen regelmäßig aktualisieren; ebenso muss es Überschneidungen in den Urlaubszeiten von unterschiedlichen Teammitgliedern ausschließen und sicherstellen, dass es zu keinen Unterbrechungen in den Arbeitsabläufen, beispielsweise in der Produktion oder im Service, kommt.

 

Eine Abwesenheitsmanagement-Software zur Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen erleichtert die Arbeit im Personalmanagement erheblich. Mitarbeiter beantragen freie Tage über eine App/Plattform und der jeweilige Teamleiter erhält automatisch eine Benachrichtigung, um den Urlaubsantrag zu genehmigen oder abzulehnen. Die Personalabteilung erhält ebenfalls alle notwendigen Informationen in Echtzeit. Gleichzeitig erstellt das Tool einen Kalender, der die freien Tage der Mitarbeiter anzeigt. So lassen sich Probleme in den Abteilungen aufgrund von Urlaubsüberschneidungen von vornherein ausschließen.

 

 

Tools zur Leistungsbewertung

 

In vielen Personalabteilungen kommen Leistungsbeurteilungen zum Einsatz, um die Leistung der Mitarbeiter objektiv zu messen. Mit Leistungsbewertungen können Personaler Talente und Potenziale im Team ausmachen und den aktuellen Schulungs- und Einstellungsbedarf ermitteln. 

 

Allerdings kann die Durchführung von Leistungsbeurteilungen mithilfe von Excel-Tabellen oder anderen traditionellen Methoden schnell in eine Sackgasse führen: Denn das Entwerfen der Fragebögen, das Einholen von Mitarbeiterfeedback und das Zusammenführen der gesammelten Informationen bis hin zur Auswertung und Schlussfolgerung können so viel Zeit kosten und mühselig werden.

 

Wesentlich einfacher durchzuführen sind Leistungsbeurteilungen mithilfe einer Performance-Feedback-Software. Damit können HR-Teams eigene Prozesse erstellen, Feedback-Vorlagen nutzen und die Fragebögen automatisch an die jeweiligen Teammitglieder verschicken, um regelmäßige Rückmeldungen zur Leistung der Mitarbeiter zu erhalten. Über die Software werden individuelle Berichte und Bewertungsprofile von den einzelnen Mitarbeitern erstellt, die zeigen, wo die Stärken und die Verbesserungspotenziale liegen und auch eine allgemeine Bewertung zulassen.

 

Mit der Softwarelösung von Kenjo können Personaler auch eine Talent- oder Qualifikationsmatrix erstellen, die die Leistung und das Potenzial eines Mitarbeiters im Vergleich zum restlichen Team veranschaulicht.

 

Dieses HR-Tool unterstützt die Personalabteilung darin, alle Prozesse objektiv und zuverlässig zu gestalten und die Mitarbeiter besser kennenzulernen – und so deren beruflichen Werdegang im Unternehmen zu fördern.

 

 

Digitale Arbeitszeiterfassung

 

Die Arbeitszeiterfassung von Mitarbeitern ist notwendig, um die Leistung und die Effektivität eines Unternehmens zu messen. In einigen Ländern ist sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof ein Arbeitszeiterfassungsgesetz erlassen, in dem es heißt, dass Arbeitgeber künftig die gesamten Arbeitsstunden ihrer Angestellten mit einem verlässlichen System erfassen müssen. 

 

In Spanien zum Beispiel besteht bereits seit 2019 die Pflicht, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen. Das heißt: Spanische Unternehmen müssen die Anfangs-, End- und Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren. In Deutschland dagegen ist die Gesetzeslage dazu noch unklar und es besteht dringender Nachholbedarf (Stand Mai 2021).

 

Viele Unternehmen greifen deshalb bei der Arbeitszeiterfassung noch immer auf einfache Excel-Tabellen zurück, die die Mitarbeiter jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat ausfüllen. Mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung können Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden schnell und einfach erfassen, sogar von ihrem Smartphone aus. Das macht eine Zeiterfassungssoftware ideal für Kundenbesprechungen oder Telearbeit – und in Zeiten von Corona auch für Mitarbeiter im Homeoffice. 

 

Die Software erstellt außerdem Berichte, die die geleisteten Stunden aller Mitarbeiter aufzeigen. Damit können Personaler leichter Abweichungen erkennen und feststellen, ob eine bestimmte Abteilung zum Beispiel eine zusätzliche Arbeitskraft benötigt.

 

Und natürlich werden alle Informationen automatisch und sicher in der Cloud gespeichert. So kann das HR-Team immer auf die notwendigen Informationen zugreifen, beispielsweise wenn es einen Streitfall gibt oder die Terminpläne mit persönlichen Plänen abgestimmt werden müssen.

 

Arbeitszeiterfassung

 

 

Recruiting-Tools

 

Recruiting kostet Zeit und Geld, und zwar von dem Moment, in dem die Personalabteilung den Auftrag erhält, eine Stelle neu zu besetzen, bis zu dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter diese Stelle antritt. Umso wichtiger ist deshalb für Unternehmen, schnellstmöglich einen geeigneten Kandidaten zu finden

 

Recruiting-Tools helfen, diesen Prozess zu beschleunigen und bessere Personalentscheidungen zu treffen. Zum einen ermöglichen sie es dem Personalteam, die Stelle auf mehreren Plattformen gleichzeitig auszuschreiben – und zum anderen bündeln sie alle eingehenden Bewerbungen in einem Tool

 

Sobald genügend Bewerbungen von potenziellen Kandidaten eingegangen sind, ist es an der Zeit, die Lebensläufe zu sichten und mit der Auswahl von geeigneten Kandidaten zu beginnen. Mit einer Recruiting-Software können Auswahltests oder Interviewfragen vorbereitet und auch die gesamte Kommunikation mit den Kandidaten gestaltet werden. Der gesamte Bewerbungs- und Auswahlprozess ist so leichter steuerbar und das ermöglicht es dem HR-Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Kandidaten. 

 

Für jeden Kandidaten gibt es ein Bewerberprofil mit individuellen Angaben, die Personalvermittler oder Manager während des Auswahlverfahrens ergänzen können, beispielsweise bei einem Vorstellungsgespräch oder einem Auswahltest. Die Kenjo-Software erstellt sogenannte Scorecards, um Bewerber objektiv zu bewerten und miteinander zu vergleichen. Auf dieser Basis können Personalteams fundierte Entscheidungen treffen und jene Kandidaten ausfindig machen, die am bestens ins Unternehmen passen. 

 

 

Workflow-Tools

 

Zu den wichtigsten Vorteilen von Personalmanagement-Tools gehört die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen. Mit einem Workflow-Tool können Personaler Arbeitsprozesse oder Workflows individuell gestalten und Routineaufgaben automatisieren.

 

Zum Beispiel kann das HR-Team alle Mitarbeiter eines Unternehmens automatisch per E-Mail informieren, wenn es wichtige Neuigkeiten gibt. So bleibt das gesamte Team über neue Entwicklungen auf dem Laufenden.

 

Durch den Einsatz einer Software für das Workflow-Management wird das HR-Team entlastet, insbesondere bei Routine- oder manuellen Aufgaben, und kann sich auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren.

 

 

Software für das Onboarding von neuen Mitarbeitern

 

Ein gutes Onboarding ist aus zwei Gründen wichtig: Es sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter schneller im Unternehmen und in seiner neuen Position ankommt; das Unternehmen wiederum kann dadurch Zeit und Geld sparen. Wenn ein Unternehmen ein neues Teammitglied also langfristig im Unternehmen halten möchte, sollte es das Onboarding sorgfältig gestalten und richtig umsetzen. 

 

Mit einem Onboarding-Tool können Personaler das Onboarding neuer Mitarbeiter besser planen, beispielsweise mit einer Liste von Schritten, die nacheinander abgearbeitet werden sollten, und darüber hinaus das gesamte Team in das Willkommenheißen des neuen Mitglieds einbeziehen.

 

 

OKR-Tools

 

Dank Google nutzen viele Unternehmen heute sogenannte OKR-Tools. Damit helfen Unternehmen ihren Mitarbeiter, sich auf klare Ziele zu konzentrieren und auf diese hinzuarbeiten. Diese Management-Methode basiert also auf der Definition von konkreten Zielen, der Festlegung von spezifischen Maßnahmen, um diese zu erreichen, und der Bestimmung von Kernergebnissen. Dadurch können sich Unternehmen und Mitarbeiter auf ihre Vorgehensweise konzentrieren und objektive Leistungsbewertungskriterien festlegen.  

 

Mit einer OKR-Software können HR-Teams die Ziele und die Zielvorhaben jedes Teammitglieds speichern und über die Plattform sämtliche Entwicklungen einsehen. Vor allem aber können sie damit das Erreichte bewerten und den Fortschritt aller Mitarbeiter im Zeitverlauf verfolgen.

 

 

Tools zur Bewertung des Arbeitsklimas

 

Wie ist die Stimmung im Team? Sind alle Mitarbeiter zufrieden? Eine Mitarbeiterbefragung zum Arbeitsumfeld liefert die Antworten auf diese Fragen und lässt frühzeitig erkennen, ob es eventuell Handlungsbedarf im Unternehmen gibt. 

 

Unternehmen können Mitarbeiterbefragungen auf unterschiedliche Weise durchführen. Am besten eignet sich dafür aber eine Software für Mitarbeiterbefragungen. Ein sogenanntes Umfragetool macht Vorschläge für mögliche Fragen. Das HR-Team muss darauf aufbauend die Umfrage erstellen und die Fragen an das gewünschte Thema, beispielsweise Arbeitsumfeld oder Unternehmenskultur, anpassen. Mit einer speziellen Software kann es den Fragebogen automatisch an das ganze Team senden und erhält im Anschluss einen Auswertungsbericht. 

 

Darüber hinaus liefert eine solche Software auch Einblicke, wie sich das Arbeitsumfeld im Zeitverlauf entwickelt, etwa wenn eine Umfrage zum Arbeitsumfeld in regelmäßigen Zeitabständen wiederholt wird. Sie gibt Aufschluss darüber, ob eingeführte Änderungen auch die gewünschte Wirkung erzielen. 

 

 

Was für Unternehmen nutzen diese HR-Tools?

 

Personalmanagement-Tools eignen sich für kleine Firmen und große internationale Konzerne gleichermaßen. Denn ganz gleich, wie groß ein Unternehmen ist, ein HR-Tool schafft erhebliche Vorteile für das Management eines Teams und spart Zeit.

 

Kleine Unternehmen mit ein bis zwei Personen im Personalmanagement schaffen wertvolle Ressourcen, denn die Mitarbeiter können diese Zeit anders nutzen. Eine Software für Personalmanagement beschleunigt interne Prozesse und Routinearbeiten und hilft darüber hinaus, bessere Ergebnisse zu erzielen. 

 

Große Unternehmen mit einer umfassenden Personalabteilung können mit einer HR-Softwarelösung interne Abläufe optimieren und Teile der Personalarbeit automatisieren – und somit die Effizienz des HR-Teams steigern. Darüber hinaus können sie die HR-Prozesse transparenter gestalten, da das gesamte Team den Überblick über die Vorgänge in der Abteilung behält und die verfügbaren Informationen besser nutzen und einsetzen kann. 

 

HR-Tools sind für die Personalarbeit unerlässlich. In Zukunft werden sie vermutlich noch mehr an Relevanz für Unternehmen gewinnen, die wettbewerbsfähig bleiben und sich auf die Kerngeschäfte konzentrieren möchten.

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