Kostenlose Arbeitszeiterfassung Vorlage für Excel

Aufgrund eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 sind Unternehmen in ganz Europa verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Basierend auf dem Urteil hat das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 nochmal bestätigt, dass die Zeiterfassung in deutschen Unternehmen verpflichtend ist.

Auch wenn die Vertrauensarbeit in eine zukünftige Gesetzgebung, die noch aussteht, eingearbeitet werden soll, ist es jetzt an der Zeit, in der Personalverwaltung auf das Urteil zu reagieren und das eigene Unternehmen mit einer digitalen Lösung auf die Veränderung vorzubereiten.

Es gibt eine Vielzahl von Zeiterfassungssystemen auf dem Markt, von ausgefeilteren Methoden wie biometrischen Systeme oder cloudbasierter Software bis hin zum allseits beliebten und relativ einfachen Excel Arbeitszeiterfassung Vorlag.

Kenjo hat eine kostenlose Excel Zeiterfassung Vorlage für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erstellt, mit der du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter spielend leicht im Blick behalten kannst. 

Gibt es eine Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland?

Ja, auf Grund eines Urteils des Europäischen Gerichtshof aus dem Jahr 2019 sind alle Arbeitgeber der EU dazu verpflichtet, die Anwesenheit und Arbeitszeit der Mitarbeiter zu dokumentieren - also auch in Deutschland.

Bestätigt wurde die Entscheidung durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Er hat für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und muss die erforderlichen Mittel bereitstellen.

Es ist also zeitnah auch mit einer gesetzlichen Regelung zu rechnen, wobei flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben sollen.

Deutschland hat bis jetzt aber seine nationalen Gesetze noch nicht in Übereinstimmung mit dem EuGH-Urteil und dem BAG-Urteil geändert. Das deutsche Recht verpflichtet Arbeitgeber nach wie vor nur dazu, Überstunden zu erfassen. Dementsprechend wird das deutsche Arbeitszeitgesetz in naher Zukunft angepasst werden, auch wenn der Inhalt und Zeitpunkt noch zu bestätigen sind.

Welche Vorgaben gibt es zur Arbeitszeiterfassung?

Arbeitgeber sind dazu gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Wie Du dies in Deinem Unternehmen umsetzt, ist zurzeit jedoch noch nicht gesetzlich festgelegt, das heißt dass es im moment dir überlassen ist ob Du dies in digital oder Papierform erledigst. 

In diesem fall eignet sich eine Arbeitszeiterfassung-Methode wie z.B. in form eines angepassten Arbeitszeitkontos, wo Angestellte ihre zu leistenden Stunden am anfang der Woche oder Monat als Soll eingeben und dann ihre gearbeiteten Stunden nachtragen. Somit entsteht ein Saldo, durch das Du und die Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, ob die Angestellten ein Plus an Stunden aufbauen oder sich noch im Minus befinden, also noch Stunden nachzuholen haben.

In diesem Artikel - Was ist ein Arbeitszeitkonto und wie führt man es? - erfährst du alles was du über Arbeitszeitkonten wissen musst.

Egal welches System man benutzt, wichtig ist es allemal die Daten zu erfassen, die für die Zeiterfassung notwendig sind. Das bedeutet, dass Beginn und Ende der Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen dokumentiert und den Mitarbeiter*innen über die Namen und / oder Personalnummern zugeordnet werden. Diese Daten müssen dann 2 Jahre lang aufbewahrt werden. 

Kenjo's Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage für 2025 Herunterladen

So benutzt du Kenjo’s Arbeitszeiterfassung Excel

Kenjo’s Arbeitszeiterfassung Vorlage wurde mit Blick auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit erstellt und ist für alle Benutzer - egal ihrer technischen Fähigkeiten - geeignet. Alles, was du brauchst, um unsere Arbeitszeiterfassung Excel zu verwenden, ist eine Kopie von Microsoft Excel oder OpenOffice und schon kannst du loslegen. 

Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du unsere kostenlose Zeiterfassung Vorlage einrichtest und verwendest:

• Klicke auf diesen Link, um die kostenlose Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage herunterzuladen
• Nachdem du deine E-Mail-Adresse eingegeben hast, erhältst du eine E-Mail mit der herunterladbaren Vorlage. Wenn du keine E-Mail von uns erhältst, überprüfe bitte deinen Spam-Ordner oder kontaktiere uns direkt.
• Öffne die Datei und lies dir die Anweisungen in dem ersten Excel-Reiter sorgfältig durch. Hier wird erklärt, wie du die Daten in dem Reiter "Vorlage" einträgst.

• In dem Reiter "Vorlage" findest du zwei Tabellen. Oben sollte das HR-Team oder die Mitarbeiter ihre Identifikationsdaten und vor allem den Monat und das Jahr eintragen, die unten erfasst werden sollen.
• Die untere Tabelle wird für die Zeiterfassung verwendet. In den ersten Spalten müssen Arbeitsanfang und Arbeitsende angegeben werden.

• In der Spalte "Pause" muss die Mitarbeiter die Zeit angeben, die für die gesetzlich vorgeschriebenen und sonstigen Pausen genommen wurden. Diese Zeit wird nicht in die Gesamtarbeitszeit eingerechnet.
• In der Spalte "Nicht zu berechnen" sollte Mitarbeiter alle Stunden die nicht mit der Arbeitszeit verrechnet werden sollte eintragen. Dies wäre zum Beispiel die Zeit zwischen einer Doppelschicht. 
• In der Spalte Gesamtarbeitszeit werden automatisch die täglich geleisteten Arbeitsstunden berechnet, ohne Pausen und "Nicht zu berechnende" Stunden.
• Das HR-Team oder die Mitarbeiter sollte die erwarteten täglichen Arbeitsstunden in die Spalte "Soll-Arbeitszeit" eintragen.
• Mit diesen Angaben können Personalverantwortliche die Differenz zwischen der erwarteten und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit sehen. Dies hilft bei der Erkennung von Minderleistung oder Überstunden. 

Am Ende eines jeden Monats, nachdem die Arbeitszeiterfassung Vorlage ausgefüllt wurde, kann der Arbeitgeber die Excel Vorlage als PDF herunterladen und von allen Parteien unterschreiben und überprüfen lassen. Das Dokument kann dann für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit aufbewahrt werden. 

Digitalisiere deine Arbeitszeiterfassung mit Kenjo

Obwohl die Verwendung einer Excel basierten Arbeitszeiterfassung einfach ist, müssen aber auch zugeben, dass sie auf lange Sicht keine optimale Lösung für die Arbeitszeiterfassung ist.

Kenjo verfügt über spezielle Zeiterfassungsfunktionen, die es HR-Teams und Managern ermöglichen, die gesetzlichen Zeiterfassungsvorgaben auf effiziente und intuitive Weise einzuhalten. Auf einem Blick siehst du wie viele Überstunden deine Mitarbeiter angesammelt haben, und erkennst sofort welche Mitarbeiter überlastet sind.

Die Personalabteilung kann außerdem die Gehälter auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden berechnen, automatisch herunterladbare Berichte erstellen und einfach auf wöchentliche und monatliche Zusammenfassungen zugreifen. Mit Kenjo können auch Erinnerungen an Mitarbeiter geschickt werden, damit diese Pausen und Ruhezeiten einlegen.

Mitarbeiter können von jedem beliebigen Gerät - sei es ein Computer, Tablet oder durch die Mobile Kenjo App - ihre Arbeitszeiten und Pausen eingeben. Ein zusätzlicher Vorteil ist dass man auch eine Geolokalisierung hinzufügen kann, so können Arbeitgeber sehen von wo aus die Zeiterfassung erfolgt ist. Natürlich werden all diese Informationen sicher und revisionssicher in der Cloud gespeichert.

Neben der Zeiterfassung bietet Kenjo eine ganze Reihe von Funktionen die der Personalabteilung helfen ihre Aufgaben zur leichter, schneller und effizienter zu gestalten. 

Von Leistungsbeurteilungen, Rekrutierung, Urlaubsverwaltung bis hin zu Organigrammen - Kenjo hilft dir, deine HR-Aufgaben auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.

Disclaimer:

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