Was ist eine Lohnabrechnung? – Alles, was Du wissen musst

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, ist gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen. Dieses Dokument, oft als Lohnzettel bezeichnet, enthält detaillierte Informationen über den Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts sowie die vorgenommenen Abzüge. In diesem Artikel von Kenjo erfährst Du alles Wichtige zur Lohnabrechnung, den Unterschieden zu Payroll und den Pflichten von Arbeitgebern.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, ist gesetzlich verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen. Dieses Dokument, oft als Lohnzettel bezeichnet, enthält eine schriftliche Aufstellung über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

Zusätzlich informiert die Lohnabrechnung über die Art und Höhe von Zulagen, Zuschlägen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Vorschüssen oder Abschlagszahlungen. Gemäß § 107 GewO müssen das Arbeitsentgelt, die gesetzlichen Abzüge (Sozialversicherungsbeiträge und Steuern) sowie der Auszahlungsbetrag in Euro in der Lohnabrechnung berechnet und ausgewiesen werden.

Wird die Abrechnung für die Sozialversicherung erstellt, handelt es sich um eine Entgeltbescheinigung, die seit dem 1. Juli 2013 durch die Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt ist.

Die Lohnabrechnung nach § 108 GewO

Laut § 108 der Gewerbeordnung (GewO) muss jedem Arbeitnehmer bei der Auszahlung des Arbeitsentgelts eine schriftliche Abrechnung ausgehändigt werden. Diese Abrechnung muss mindestens den Abrechnungszeitraum und die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Dazu gehören insbesondere Informationen über die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstigen Vergütungen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen.

Die Pflicht zur Ausstellung einer neuen Abrechnung entfällt jedoch, wenn sich die Angaben im Vergleich zur letzten korrekten Abrechnung nicht verändert haben.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Payroll?

Der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Payroll liegt in ihrem Umfang und ihrer Funktion. Die Lohnabrechnung, oft auch Lohnzettel genannt, ist ein spezifisches Dokument, das jedem Mitarbeiter ausgestellt wird und eine detaillierte Aufstellung über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. 

Payroll hingegen umfasst alle Entgeltzahlungen eines Unternehmens an seine Beschäftigten und bezeichnet gleichzeitig die Abteilung, die für die Erstellung und Verwaltung dieser Lohnabrechnungen verantwortlich ist. Während die Lohnabrechnung also ein einzelnes Dokument darstellt, ist Payroll ein umfassenderer Begriff, der den gesamten Prozess der Entgeltabrechnung und die dazugehörigen organisatorischen Aufgaben beschreibt.

Wofür braucht man eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung spielt eine zentrale Rolle in der Buchhaltung eines Unternehmens. Sie dient dazu, die Gehälter sowie die an das Finanzamt abzuführenden Abgaben präzise zu berechnen. Zudem erfasst sie die Arbeitszeit, erbrachte Leistungen und Abzüge der Mitarbeiter, um deren Gehalt korrekt zu ermitteln.

Ein Unternehmen ist verpflichtet, für jeden einzelnen Mitarbeiter eine exakte Lohnabrechnung zu erstellen, um die Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß zu berechnen. Dabei ist es entscheidend, dass alle relevanten Daten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern fehlerfrei erfasst werden, um die Richtigkeit der Abrechnung sicherzustellen.

Wer braucht die Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung wird von mehreren Parteien benötigt: 

• Arbeitnehmer: Sie benötigen die Lohnabrechnung, um ihr Gehalt und die abgezogenen Beträge wie Steuern und Sozialabgaben nachvollziehen zu können.
• Arbeitgeber: Für den Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung wichtig, um die korrekten Zahlungen zu leisten und diese ordnungsgemäß in der Buchhaltung zu erfassen.
• Finanzamt: Das Finanzamt benötigt die Lohnabrechnung, um sicherzustellen, dass die korrekten Steuern und Sozialabgaben abgeführt wurden. 

Somit sorgt die Lohnabrechnung dafür, dass der Lohn für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar ist.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Wenn Du für Deine Arbeit bezahlt wirst, gibt es verschiedene Begriffe für das Geld, das Du erhältst: Lohn, Gehalt, Arbeitsentgelt oder einfach Entgelt. Die Begriffe Arbeitsentgelt und Entgelt sind formelle Bezeichnungen für die Bezahlung. Lohn und Gehalt unterscheiden sich jedoch in ihrer Definition.

• Gehalt: Wenn Du jeden Monat eine feste Summe erhältst, spricht man von einem „Gehalt“ (Monatsgehalt).
• Lohn: Wenn Du nach Stunden (Stundenlohn) bezahlt wirst, nennt man das „Lohn“. In diesem Fall hängt die Höhe Deines Monatslohns davon ab, wie viele Stunden Du gearbeitet hast.

Arbeitgeber Pflichten bei der Lohnabrechnung

Als Arbeitgeber bist Du dafür verantwortlich, die Sozialabgaben und Steuern für die monatliche Lohnabrechnung Deiner Mitarbeitenden korrekt zu berechnen. Du bist zudem verpflichtet, diese Beträge termingerecht an die entsprechenden Einzugsstellen sowie an das Finanzamt zu überweisen. Daher musst Du für jeden Mitarbeitenden ein Lohnkonto führen. Darüber hinaus bist Du als Arbeitgeber auch verpflichtet, für Dich selbst Beiträge wie Lohnnebenkosten abzuführen.

Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen?

Es ist entscheidend, dass die Gehaltsabrechnungen alle relevanten Informationen über die Art und Höhe der Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten. Zusätzlich müssen Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen korrekt erfasst werden. Am Ende der Berechnung steht das Nettogehalt, also der Auszahlungsbetrag.

Wenn Du eine Gehaltsabrechnung selbst erstellst, musst Du sicherstellen, dass diese nicht nur für Dich und Deine Mitarbeitenden, sondern auch für das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehbar ist. Vollständigkeit und Genauigkeit aller Angaben sind daher unerlässlich. Daher müssen Deine Abrechnungen gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) die folgenden Angaben unbedingt enthalten:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
• Ggf. Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Wo findet man die Steuernummer und Rentenversicherungsnummer auf der Lohnabrechnung?

Auf Deiner Lohnabrechnung findest Du die Steuer-Identifikationsnummer normalerweise in der oberen Mitte. Diese Nummer besteht aus elf Ziffern und enthält Informationen zu Deiner Person sowie zum zuständigen Finanzamt.

Die Rentenversicherungsnummer hingegen ist nicht auf der Lohnabrechnung zu finden. Du erhältst diese Nummer auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung, den Du einmal im Jahr bekommst. Diese Nummer besteht aus einem Buchstaben und elf Ziffern.

Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob)

Geringfügig Beschäftigte haben grundsätzlich Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Laut § 108 der Gewerbeordnung muss diese Abrechnung leicht verständlich sein, damit Du sie auf ihre Richtigkeit überprüfen kannst. Als Arbeitgeber kann man jedoch für mehrere Monate von dieser Pflicht befreit werden, wenn sich die Angaben gegenüber den vorherigen Abrechnungen nicht verändern. Sobald es jedoch Änderungen gibt, muss eine aktuelle Lohnabrechnung ausgestellt werden.

Lohnabrechnung Aufbewahrungspflicht

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern, die nicht verpflichtet sind, ihre Gehaltsabrechnungen aufzubewahren, gelten für Unternehmen deutlich strengere Vorschriften. 

Gehaltsabrechnungen zählen zu den buchhalterischen Dokumenten und unterliegen daher grundsätzlich einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Da Lohnabrechnungen jedoch hauptsächlich die Lohnsteuer betreffen, schreibt der Gesetzgeber hier eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Das bedeutet, dass Unternehmen alle Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeitenden für mindestens sechs Jahre archivieren müssen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres. Das bedeutet, dass Unterlagen aus dem Jahr 2019 frühestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden dürfen.

Abkürzungen auf der Lohnabrechnung erklärt

Hier ist eine Übersicht der gängigen Begriffe und Abkürzungen, die auf einer Lohnabrechnung vorkommen können. Diese Liste hilft dir, die verschiedenen Positionen und deren Bedeutung besser zu verstehen.

• Steuerinformationen:
  • Steuerklasse (StKl)
  • Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
  • Steuerpflichtige Tage im Kalendermonat (St.-Tg.)
  • Kinderfreibeträge (Ki.Frbtr.)
    
    
• Sozialversicherungsdaten:
  • Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer)
  • Personengruppenschlüssel (PGRS)
  • Beitragsgruppenschlüssel (BGRS)
  • Sozialversicherungspflichtige Tage im Kalendermonat (SV-Tg.)
  • Arbeitgeber-Anteil an der Sozialversicherung (SV-AG-Anteil)
  • Mehrfachbeschäftigung (MFB)
    
    
• Arbeitszeit:
  •  Arbeitsstunden (Zeitlohn Std.)
  •  Überstunden (Überstd.)
  •  Bezahlte Stunden (Bez. Std.)
  •  Urlaubsanspruch (Url. Anspr.)
  •  Genommene Urlaubstage (Url. Tg. Gen.)
  •  Fehlzeiten (Fehlz.)
  •  Anwesenheitstage (Anw. Tage)
    
    
• Bruttoentgelte:
  • Steuerbrutto (St)
  • Sozialversicherungsbrutto (SV)
  • Gesamtbrutto (GB)
  • Versicherungsbeiträge:
  • Krankenversicherung (KV)
  • Pflegeversicherung (PV)
  • Rentenversicherung (RV)
  • Arbeitslosenversicherung (AV)
    
    
• Zusätzliche Leistungen:
  • Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
  • Umlage (Um)

Fehler bei der Lohnabrechnung

Fehler bei der Lohnabrechnung können sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber unangenehme Folgen haben, wie beispielsweise Steuernachzahlungen oder unvollständige Abgaben. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Lohnabrechnungen formal und inhaltlich korrekt zu erstellen, was durch die Vielzahl an Faktoren wie Steuersätze, Sozialabgaben, und individuelle Arbeitnehmerdaten erschwert wird. Häufige Fehler treten in der Berechnung von Steuerklassen, Sozialversicherungsbeiträgen und bei der Angabe von Zuschlägen auf, weshalb eine sorgfältige Kontrolle unerlässlich ist.

Um Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen entweder manuelle Prüfprozesse implementieren oder auf spezialisierte Software zur Lohnabrechnung zurückgreifen, die sicherstellt, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und formale Anforderungen eingehalten werden. Besonders hilfreich sind Systeme, die Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung kombinieren, um Medienbrüche zu vermeiden und das Fehlerrisiko zu minimieren.

Lohnabrechnung selber erstellen oder outsourcen?

Das Auslagern der Lohnbuchhaltung bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden sollten. Zu den Vorteilen zählen das Fachwissen und die professionelle Beratung, die spezialisierte Lohnbüros bieten. Diese Dienstleister können komplexe und sich ständig ändernde gesetzliche Vorschriften sicher handhaben und ermöglichen es Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Durch das Outsourcing entfällt zudem die Notwendigkeit, zusätzliches Personal einzustellen oder bestehendes Personal regelmäßig zu schulen, was besonders in Zeiten des Fachkräftemangels vorteilhaft ist. Außerdem reduziert sich das Haftungsrisiko, da erfahrene Dienstleister sicherstellen, dass alle Abrechnungen korrekt und fristgerecht erfolgen.

Auf der anderen Seite birgt das Auslagern der Lohnbuchhaltung auch Nachteile. Unternehmen begeben sich in eine gewisse Abhängigkeit von ihren Dienstleistern und müssen langfristige Verträge eingehen. Zudem besteht ein erhöhtes Risiko in Bezug auf Datenschutz, da sensible Mitarbeiterdaten an externe Stellen weitergegeben werden müssen. Fehleranfälligkeit kann ebenfalls ein Problem sein, insbesondere durch mögliche Kommunikationsprobleme oder versehentlich falsch übermittelte Daten, was gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen könnte.

Effiziente Lohnabrechnung leicht gemacht: Kenjo’s All-in-One Lösung

Kenjo bietet eine umfassende Lohnabrechnungssoftware, die speziell darauf ausgerichtet ist, die Gehaltsabrechnung für verschiedene Mitarbeiterverträge zu automatisieren und zu vereinfachen. Mit Funktionen wie automatischer Berechnung von Zuschlägen und nahtloser DATEV-Integration hilft Kenjo, den administrativen Aufwand zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Unternehmen jeder Branche profitieren von einer effizienten und stressfreien Lohnabrechnung, die mühelos verwaltet und an Mitarbeiter übermittelt werden kann.