Die Mehrheit der Beschäftigten begeht Arbeitszeitbetrug, ob absichtlich oder unabsichtlich.

Faktoren wie technische Endgeräte oder Kollegen sorgen für ständige Ablenkung für Deine Beschäftigten am Arbeitsplatz. Eine Kombination aus einer geeigneten Personalverwaltungssoftware und einer effektiven Durchsetzung der Zeiterfassung könnte diese kostspieligen Ausgaben für Dich als Arbeitgeber verringern. Dieser Artikel von Kenjo richtet sich vor allem an Dich als Unternehmer und Manager, der wissen will, welche Formen des Arbeitszeitbetrugs es gibt und wie man sie bekämpfen kann.

Arbeitszeitbetrug umfasst dabei ein breites Spektrum an Verhaltensweisen - vom Einlegen längerer Pausen als geplant, oder dem vorzeitigen Abmelden von der Zeiterfassung, bis hin zur Nutzung der Arbeitszeit für Aufgaben im Haushalt - alles Dinge, die nach Ansicht des Arbeitgebers im Widerspruch zu dem stehen, was jemand tun sollte, der für seine Arbeit bezahlt wird.

Wenn Du als Arbeitgeber eine Verdacht hast, solltest Du den betroffenen Arbeitnehmer darauf ansprechen, bevor es zu rechtlichen Schritten kommen muss. Erfahre hier bei Kenjo mehr über das Thema Arbeitszeitbetrug und wie man damit umgehen kann.

Was ist Arbeitszeitbetrug?

Arbeitszeitbetrug ist die bewusste Täuschung in Bezug auf die Arbeitszeit oder die Manipulation von Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer geleistet hat, um sich Vorteile zu verschaffen, die ihm nicht zustehen. Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeitbetrug. So handelt es sich zum Beispiel um Arbeitszeitbetrug, wenn ein Arbeitnehmer falsche Arbeitszeiten angibt, um entweder Überstunden zu generieren oder sich als arbeitswilliger darzustellen, als er tatsächlich ist. 

Des Weiteren könnte ein Arbeitnehmer vorgeben, anwesend zu sein, obwohl er nicht zur Arbeit erschienen ist. Dies kann durch Fälschung von Arbeitszeiten, durch den Missbrauch von Krankheitstagen oder durch falsches Abwesenheitsmanagement geschehen. Arbeitszeitbetrug liegt ebenfalls vor, wenn ein Arbeitnehmer die Arbeitszeit für private Zwecke, z.B. für Online-Shopping, für persönliche Telefongespräche oder für die private Nutzung von Arbeitsmitteln nutzt. Arbeitszeitbetrug kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer schwerwiegende Konsequenzen haben, einschließlich strafrechtlicher Verfolgung und Entlassung. Du als Arbeitgeber bist verpflichtet, die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter genau zu dokumentieren und zu überwachen, um Arbeitszeitbetrug zu vermeiden.

Warum Arbeitszeitbetrug für Unternehmen ein ernstes Thema ist

Arbeitszeitbetrug ist kein Randphänomen, sondern ein Thema, das viele Unternehmen unmittelbar betrifft. Schon kleine Abweichungen bei Pausen, Arbeitsbeginn oder Arbeitsende können sich über Wochen und Monate zu erheblichen Kosten summieren. Gleichzeitig entstehen rechtliche Risiken, wenn Arbeitszeiten nicht korrekt dokumentiert oder kontrolliert werden.

Für Arbeitgeber bedeutet Arbeitszeitbetrug nicht nur Produktivitätsverluste, sondern auch eine Belastung des Vertrauensverhältnisses im Team. Ungleiche Behandlung, fehlende Transparenz oder unklare Regeln zur Zeiterfassung können dazu führen, dass Mitarbeitende Grenzen austesten oder bewusst umgehen.

Gleichzeitig ist Arbeitszeitbetrug häufig kein rein vorsätzliches Fehlverhalten. Unklare Prozesse, fehlende Kontrolle oder ungeeignete Systeme zur Zeiterfassung begünstigen unabsichtliche Verstöße. Genau hier setzt eine strukturierte und nachvollziehbare Zeiterfassung an, um Missverständnisse zu vermeiden und klare Rahmenbedingungen für alle Beteiligten zu schaffen.

Arbeitszeitbetrug Beispiele

Für Arbeitszeitbetrug gibt es viele Beispiele. Wir von Kenjo haben euch einmal ein paar Beispiele zusammengetragen.

Unbefugtes Stempeln und Abmelden

Im Rahmen des unbefugten Stempels lassen Arbeitnehmer einen Kollegen in ihrer Abteilung für sie stempeln, obwohl sie nicht wirklich anwesend waren, oder wenn sie zu spät kommen. Diese Art von Arbeitszeitbetrug kann für viele Unternehmen zu beträchtlichen Ausgaben führen.

Eine falsche Zeiterfassung ist ein vorsätzliches Vergehen, das zu einer Disziplinierung oder Kündigung führen kann. Als Unternehmer solltest Du ein digitales Zeiterfassungssystem wählen, das es den Beschäftigten erschwert, wenn nicht sogar unmöglich macht, sich gegenseitig zu stempeln. Gerade ein digitaler Zeiterfassungs-Terminal, das Deinen Mitarbeitern erlaubt, ihre Arbeitszeit ganz einfach per QR-Code oder per PIN zu erfassen, kann hier Abhilfe schaffen.

Entfernen vom Arbeitsplatz

Vor allem in großen Büros und auf Außenarbeitsplätzen, kann es leicht passieren, dass sich ein Mitarbeiter unbemerkt von seinem Vorgesetzten vom Arbeitsplatz entfernt. Es kann einige Zeit dauern, bis dieser Arbeitszeitbetrug überhaupt bemerkt wird. Leider kann er die betriebliche Effizienz ernsthaft beeinträchtigen.

In Unternehmen mit großen Büros ist dieses Problem wahrscheinlicher als in anderen Betrieben. Seit der COVID-19-Pandemie arbeiten aber auch viele Arbeitnehmer aus dem Home Office. Telearbeit bietet den Beschäftigten viele verschiedene Ablenkungen, von Hausarbeiten und Besorgungen bis hin zu Freizeitaktivitäten.

Um dieses Problem zu erkennen, solltest Du als Arbeitgeber beobachten, bei welchen Mitarbeitern die Produktivität gesunken ist. Wenn Du einen Mitarbeiter im Verdacht hast, Arbeitszeitbetrug zu begehen, solltest Du ihn genauer im Auge behalten. Wenn Deine Mitarbeiter im Home Office arbeiten, können stichprobenartige Kontrollen per Videokonferenzen helfen, sicherzustellen, dass sie an ihrem Arbeitsplatz sind.

Schlafen während der Arbeit

Trotz Überstunden und stressiger Jobs sollten Arbeitnehmer es vermeiden, am Arbeitsplatz einzuschlafen. Die Wahrscheinlichkeit, bei der Arbeit einzuschlafen, ist bei denjenigen am größten, die in einer eher entspannten Umgebung arbeiten (z. B. zu Hause oder in einem privaten Büro). Arbeitnehmer, die Überstunden machen, längere Arbeitszeiten haben oder nachts arbeiten, sind ebenfalls gefährdet. Anfangs solltest Du mit diesen Mitarbeitern Einzelgespräche führen, aber wenn das Verhalten anhält, solltest du disziplinarische Maßnahmen in Betracht ziehen.

Verlängerte Mittagspausen

Den meisten Beschäftigten stehen 30 Minuten bis zu einer Stunde für die Mittagspause zu, aber manche Beschäftigte nehmen sie aus Gewohnheit länger in Anspruch. Es ist zwar vertretbar, dass die Pausenzeit in Ausnahmefällen überschritten wird, wird dies jedoch zur Gewohnheit, kann dies zu Produktivitätsproblemen führen.

Überprüfe die Pausenregelungen für Dein Team, um sicherzustellen, dass Du ausreichend Zeit zur Verfügung stellst und die Mitarbeitenden über ihre Pausenzeiten aufgeklärt sind. Solange Du ausreichend Zeit zur Verfügung stellst, kannst Du gegen Arbeitszeitbetrug vorgehen.

Ablenkungen am Computer

Technologie kann überall sehr ablenkend sein, besonders am Arbeitsplatz. An Millionen von Arbeitsplätzen arbeiten die Beschäftigten an einem Desktop-Computer oder Laptop. Wenn Du Deinen Beschäftigten diese Geräte zur Verfügung stellst, könnten sie sie missbräuchlich nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Angestellte die erlaubte Nutzung missbrauchen können:

• Online-Shopping
• Erledigung persönlicher Angelegenheiten (z. B. Rechnungen bezahlen)
• Surfen in sozialen Medien
• Lesen der Nachrichten

Die Arbeit aus dem Home Office hat viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Systemen zur PC-Überwachung aus der Ferne zu suchen. In unserem Artikel "Was ist eine Mitarbeiterüberwachungssoftware und was sind die Alternativen?" werfen wir daher einen Blick auf das Thema, schauen uns die rechtlichen Bestimmungen in Deutschland und Europa sowie einige der Alternativen an.

Mobiltelefonnutzung

Mobiltelefone sind die ultimative Ablenkung. Wenn Arbeitnehmer während der Arbeit zu sehr mit ihren Handys beschäftigt sind, kann das zu einem Rückgang ihrer Arbeitsleistung führen. Deine Beschäftigten können sich ablenken, indem sie in den sozialen Medien surfen, lange Telefonate führen, Freunden eine SMS schreiben, Spiele spielen oder online einkaufen.

Du solltest eine Handy-Richtlinie aufstellen und dafür sorgen, dass Deine Mitarbeiter Deine Erwartungen an die private Handynutzung verstehen.

Exzessive Raucherpausen

Viele Arbeitgeber sind nachsichtig, wenn es um Raucherpausen geht, und an manchen Arbeitsplätzen gibt es ausgewiesene Raucherbereiche. Zum Problem wird das Rauchen erst, wenn die Beschäftigten während ihrer Schicht zu viele und zu lange Raucherpausen einlegen. Das Rauchen in der Mittagspause kann völlig in Ordnung sein, aber die Zeit, die ein Arbeitnehmer während der Arbeitszeit mit Rauchen oder Vapen verbringt, kann zu einem erheblichen Arbeitszeitbetrug führen.

Du kannst als angemessene Vorkehrung eine limitierte Zeit für Raucherpausen einräumen, solange sie kurz genug sind. Lege eine Richtlinie fest, aus der hervorgeht, wie viel Zeit für Raucherpausen innerhalb der Betriebszeit zur Verfügung steht. In der Richtlinie sollte auch klar festgelegt sein, wo die Beschäftigten auf dem Betriebsgelände Raucherpausen einlegen können.

Welche Konsequenzen drohen bei Arbeitszeitbetrug?

Deine Mitarbeiter fragen sich, wann ein Arbeitszeitbetrug vorliegt und welche Folgen ihnen drohen können? Die Antwort ist relativ einfach: Arbeitszeitbetrug stellt eine Straftat dar und kann zu einer fristlosen Kündigung führen. Selbst ohne konkrete Nachweise kannst Du als Arbeitgeber eine Verdachtskündigung aussprechen.

Wir von Kenjo empfehlen allerdings vorsichtig mit solchen Anschuldigungen umzugehen und erstmal das Gespräch mit den Mitarbeitenden zu suchen, bevor man den offiziellen Weg geht und den Vorwurf ausspricht.

Wann führt der Arbeitszeitbetrug zu einer Abmahnung?

Eine Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrug ist eine ernste Angelegenheit. Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten sorgfältig dokumentieren und sich an die entsprechenden Arbeitszeitregelungen halten. Wenn Du als Arbeitgeber den Verdacht hast, dass ein Arbeitnehmer gegen die Arbeitszeitregelungen verstößt, kannst Du eine Abmahnung aussprechen. 

In der Abmahnung solltest Du als Arbeitgeber die Vorwürfe detailliert beschreiben und dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Stellungnahme einräumen. Der Arbeitnehmer sollte auf eine solche Abmahnung angemessen reagieren, indem er die Vorwürfe entweder widerlegt oder sich für sein Fehlverhalten entschuldigt und Besserung gelobt. 

Es ist wichtig zu beachten, dass eine Abmahnung ein erster Schritt sein kann, bevor weitere arbeitsrechtliche Schritte wie eine Kündigung folgen. Es ist ratsam, bei einer Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrugs einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren, um die rechtlichen Möglichkeiten und Konsequenzen zu verstehen und eine angemessene Reaktion zu planen.

Fristlose Kündigung bei Arbeitszeitbetrug

Von Arbeitszeitbetrug kann die Rede sein, wenn Dein Arbeitnehmer Dich als Unternehmer bewusst über seine geleistete Arbeitszeit täuscht. Bloße Unpünktlichkeit reicht zum Beispiel nicht aus, um dies eine  Arbeitszeitbetrug zu nennen. Grundsätzlich darfst Du als Arbeitgeber wegen Arbeitszeitbetrug abmahnen. Eine Kündigung wegen desselben Vorwurfs ist grundsätzlich auch möglich.

Lässt Dein Arbeitnehmer sich für Arbeit bezahlen, die er nicht geleistet hat, ist das eine Verletzung seiner Pflichten gegenüber seinem Arbeitsvertrag und ein Vertrauensmissbrauch gegenüber Dir als Arbeitgeber. Arbeitszeitbetrug kann daher eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Es muss sich allerdings um Arbeitszeitbetrug erheblichen Ausmaßes handeln und Deinem Unternehmen ein erheblicher Schaden zugefügt worden sein.

Du musst einem Deiner Mitarbeitenden den Arbeitsvertrag kündigen? Und Dir fehlt die passende Kündigungsschreiben Vorlage? Dann lade noch heute unsere Kündigungsschreiben Vorlage herunter.

Wie kann man den Arbeitszeitbetrug nachweisen?

Grundsätzlich ist es nicht ganz einfach, Arbeitszeitbetrug nachzuweisen. Dazu benötigst Du als Arbeitgeber Zeugen, die den Betrug auch bestätigen können. Zum Beispiel könnte der Mitarbeitende außerhalb des Büros gesehen werden, wenn er eigentlich arbeiten sollte. Das Home Office erschwert die Situation zusätzlich und macht es fast unmöglich, Arbeitszeitbetrug nachzuweisen.

Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitgeber

Arbeitszeitbetrug durch Dich als Arbeitgeber kommt eher selten vor. Allerdings wurden auch hier schon Fälle gemeldet, in denen Stempeluhren manipuliert wurden. Hier sollten Deine Mitarbeitenden den Betriebsrat einschalten und sich mit anderen Kollegen organisieren und solidarisieren.

So hilft Dir Kenjo bei der Zeiterfassung

Kenjo unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten strukturiert und nachvollziehbar zu erfassen. Als Arbeitgeber legst Du die grundlegenden Rahmenbedingungen wie die Kernarbeitszeit fest, während die Erfassung der Arbeitszeiten direkt durch die Mitarbeitenden erfolgt. Diese können ihre Zeiten selbstständig und unkompliziert dokumentieren, zum Beispiel über digitale Endgeräte.

Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral gebündelt und übersichtlich dargestellt. Dadurch lassen sich Abweichungen von vereinbarten Arbeitszeiten, auffällige Überstunden oder Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen. Automatische Hinweise unterstützen Dich dabei, den Überblick zu behalten, ohne Arbeitszeiten permanent manuell prüfen zu müssen.

Durch die digitale Abbildung der Zeiterfassung werden Prozesse vereinfacht und transparenter gestaltet. Unternehmen erhalten eine verlässliche Datengrundlage für Auswertungen, Planung und Kontrolle der Arbeitszeiten, während Mitarbeitende ihre Zeiten klar und nachvollziehbar erfassen können.