Dienstplan erstellen: Tipps und Tools für effiziente Planung

Ein Dienstplan regelt, wann welche Mitarbeiter arbeiten und sorgt dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Doch die eigentliche Herausforderung liegt im Dienstplan erstellen: Arbeitszeitgesetze einhalten, Schichten gerecht verteilen, Urlaubszeiten berücksichtigen und die Wünsche der Belegschaft möglichst integrieren.

Viele Unternehmen unterschätzen diesen Aufwand – und riskieren dadurch Überlastung, Konflikte oder sogar rechtliche Probleme. In diesem Artikel zeigen wir, wie Du Schritt für Schritt einen Dienstplan erstellen kannst, worauf es rechtlich zu achten gilt und mit welchen Methoden Dir die Planung am besten gelingt.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist eine Übersicht, die festlegt, wann welche Mitarbeiter:innen arbeiten. Er regelt Schichten, Pausen und Einsatzzeiten und sorgt dafür, dass die notwendigen Aufgaben im Unternehmen abgedeckt sind. Im Gegensatz zu einem reinen Schichtplan, der nur Arbeitszeiten abbildet, berücksichtigt ein Dienstplan zusätzlich Urlaube, freie Tage, gesetzliche Vorgaben und die individuellen Wünsche der Belegschaft.

Das Dienstplan erstellen bedeutet also weit mehr, als Namen in ein Raster einzutragen. Es ist ein zentraler Prozess für Organisation, Fairness und rechtliche Sicherheit. Ob in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, in der Logistik oder im Einzelhandel – überall dort, wo Mitarbeitende im Schichtbetrieb arbeiten, ist ein gut strukturierter Dienstplan unverzichtbar.

In vielen Branchen, wie zum Beispiel in der Logistik, im Einzelhandel, in Restaurants oder im Gesundheitswesen, ist ein Dienstplan unverzichtbar, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Warum ist ein Dienstplan wichtig?

Ein gut erstellter Dienstplan ist die Grundlage für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Er sorgt nicht nur dafür, dass jederzeit genug Personal vor Ort ist, sondern erfüllt auch zentrale Funktionen:

• Rechtssicherheit: Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten und Pausenregelungen müssen eingehalten werden. Fehler im Plan können zu Abmahnungen oder Bußgeldern führen.
• Fairness und Motivation: Wer den Dienstplan erstellt, muss dafür sorgen, dass Schichten gerecht verteilt werden und individuelle Wünsche berücksichtigt werden – das steigert die Zufriedenheit im Team.
• Planungssicherheit: Mitarbeitende wissen frühzeitig, wann sie arbeiten, und können private Termine besser organisieren.
• Effizienz: Ein strukturierter Dienstplan reduziert spontane Ausfälle und verhindert Überstunden oder Doppelbesetzungen.

Kurz gesagt: Einen Dienstplan erstellen heißt, sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen in Einklang zu bringen.

Dienstplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Dienstplan erstellen folgt einem klaren Prozess. Wer strukturiert vorgeht, spart Zeit, vermeidet Fehler und stellt sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Diese Schritte helfen Dir dabei:

1. Grundlagen sammeln: Sammle alle relevanten Informationen: Arbeitsverträge, Wochenstunden, Urlaubszeiten, Krankmeldungen und geplante Abwesenheiten.
2. Gesetzliche Vorgaben prüfen: Achte auf Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten und branchenspezifische Tarifverträge. Nur so stellst Du sicher, dass der Dienstplan rechtlich korrekt ist.
3. Wähle die passende Software: Für sehr kleine Teams kann eine Tabellenkalkulation reichen. Sobald mehrere Schichtmodelle, Qualifikationen oder häufige Änderungen ins Spiel kommen, spart eine digitale Lösung Zeit und reduziert Fehler – insbesondere durch automatische Prüfungen und die unmittelbare Bereitstellung für das Team.
4. Mitarbeiterwünsche einholen. Berücksichtige Wünsche zu freien Tagen oder bevorzugten Schichten. Das erhöht die Motivation und sorgt für mehr Akzeptanz des Plans.
5. Schichten fair verteilen: Achte darauf, dass Nacht- und Wochenendschichten gerecht aufgeteilt sind und Überstunden vermieden werden. Am besten in einer Vorwärtsrotation Modelle.
6. Plan kommunizieren: Ein Dienstplan ist nur dann wirksam, wenn alle Mitarbeitenden rechtzeitig informiert werden. Grundsätzlich gilt: Ein Dienstplan muss spätestens 4 Tage vor Beginn ausgehängt oder kommuniziert werden. 
7. Anpassungen vornehmen: Krankheit, kurzfristige Ausfälle oder neue Anforderungen machen es oft nötig, den Dienstplan spontan zu ändern. Flexibilität und Transparenz sind hier entscheidend.
8. Dokumentation & Nachweisführung: Halte geplante (SOLL) und tatsächlich geleistete (IST) Zeiten revisionssicher fest. Dokumentiere Änderungen mit Datum/Grund und wer sie vorgenommen hat. Nutze Auswertungen zu Überstunden, Zuschlägen und Qualifikationsabdeckung, um den nächsten Plan zielgerichtet zu verbessern.

Mit dieser Vorgehensweise stellst Du sicher, dass Dein Dienstplan nicht nur organisatorisch funktioniert, sondern auch fair, rechtssicher und effizient ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Dienstplan und einem Schichtplan?

„Dienstplan“ und „Schichtplan“ werden oft gleich benutzt, beschreiben aber unterschiedliche Ebenen der Planung.

Dienstplan = Gesamtübersicht

Der Dienstplan legt fest, wer wann mit welcher Qualifikation arbeitet – inklusive Urlaubszeiten, Abwesenheiten, gesetzlichen Vorgaben und eventueller Betriebsvereinbarungen. Er ist der Rahmen, in dem die Einsatzplanung passiert, und sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit.

Schichtplan = Taktung und Rhythmus

Der Schichtplan beschreibt wie die Arbeitszeit verteilt wird (Früh-, Spät-, Nacht-, geteilte Dienste), in welchem Rhythmus (z. B. wöchentlich rollierend) und nach welchem Modell (z. B. Vorwärtsrotation: Früh → Spät → Nacht). Er ist das operative Muster, das Du in den Dienstplan „einfüllst“.

Konsequenz fürs Erstellen von Dienstpläne

Du startest mit dem Dienstplan und leitest daraus das passende Schichtmodell ab. Für Fairness und Gesundheit hat sich die Vorwärtsrotation bewährt, weil sie dem Biorhythmus entspricht und belastende Dienste gleichmäßiger verteilt.

Vertiefende Praxisbeispiele zu Rotationsmodellen findest Du hier.

Wann muss ein Dienstplan erstellt werden?

Ein Dienstplan ist nur dann hilfreich, wenn er rechtzeitig vorliegt. Grundsätzlich gilt: Spätestens vier Tage vor Beginn muss der Plan den Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden – so verlangt es die Rechtsprechung. In vielen Branchen sind außerdem tarifvertragliche Regelungen üblich, die längere Vorlaufzeiten vorschreiben.

In der Praxis hat es sich bewährt, den Dienstplan mindestens zwei Wochen im Voraus zu veröffentlichen. Das gibt dem Team ausreichend Planungssicherheit für private Termine und steigert die Zufriedenheit.

Wichtig ist auch die Form der Veröffentlichung: Ein ausgehängter Zettel im Pausenraum reicht zwar formal, ist aber unpraktisch und fehleranfällig. Digitale Lösungen stellen sicher, dass der Plan jederzeit einsehbar ist und Änderungen sofort sichtbar werden.

Wie kann ich einen Dienstplan erstellen?

Es gibt verschiedene Wege, einen Dienstplan zu erstellen – von einfachen Vorlagen bis hin zu modernen digitalen Lösungen. Welche Methode passt, hängt stark von der Größe des Unternehmens und den Anforderungen im Alltag ab:

Papier & Whiteboard

Für sehr kleine Teams kann ein ausgehängter Plan ausreichen. Der Nachteil: Änderungen müssen manuell eingetragen werden, was schnell unübersichtlich wird.

Excel & Vorlagen

Viele Unternehmen starten mit einer Excel-Vorlage. Das ist ein guter erster Schritt, weil sich Tabellen leicht anpassen lassen. Doch je größer das Team und je komplexer die Schichtmodelle, desto fehleranfälliger wird Excel. Versionen geraten durcheinander, und rechtliche Vorgaben lassen sich nur schwer automatisiert abbilden.

Digitale Tools & Software

Am effizientesten ist es, den Dienstplan digital mit einer Dienstplan Software zu erstellen. Tools automatisieren gesetzliche Vorgaben, erleichtern die faire Verteilung von Schichten und stellen den Plan sofort online bereit. Mitarbeitende können über eine App jederzeit ihre Schichten einsehen, tauschen oder Abwesenheiten melden.

Wenn Du Dich tiefer mit den Vorteilen digitaler Lösungen beschäftigen möchtest, findest Du hier mehr Infos zu unserer kostenlosen Schichtplan Software.

Dienstplan Excel Vorlage

Kenjo hat eine Dienstplan Excel Vorlage für Dich erstellt, um Dir die zeitraubende Aufgabe der Erstellung des Dienstplans zu erleichtern. Mit unserer Vorlage kannst du in wenigen Minuten und automatisch den Dienstplan Deiner Mitarbeiter erstellen.

Wenn Du noch heute eine Dienstplan Vorlage erstellen und Dein Personalwesen digitalisieren willst, dann buche jetzt eine Demo mit unserem Expertenteam oder teste Kenjo 14 Tage lang kostenlos. Unsere Vorlage ist variabel einsetzbar und lässt sich natürlich auch für Schichtpläne nutzen.

Bewährte Vorgehensweisen beim Dienstplan erstellen

Wer einen Dienstplan erstellt, trägt Verantwortung für Rechtssicherheit, Motivation und effiziente Abläufe. Diese Grundsätze haben sich in der Praxis besonders bewährt:

Gesetzliche Vorgaben einhalten

Ruhezeiten, maximale Schichtlängen und Pausenregelungen sind verpflichtend. Ein Verstoß kann zu Bußgeldern führen und sorgt zudem für Unzufriedenheit im Team.

Planung mit System

Statt Schichten ad hoc zu vergeben, empfiehlt sich ein wiederkehrender Rhythmus, etwa die Vorwärtsrotation von Früh- zu Spät- zu Nachtschichten. Das ist gesundheitlich verträglicher und fairer.

Transparenz schaffen

Ein Dienstplan sollte für alle jederzeit einsehbar sein. So werden Diskussionen und Missverständnisse vermieden. Digitale Lösungen bieten hier deutliche Vorteile gegenüber Aushängen auf Papier.

Mitarbeiterwünsche berücksichtigen

Wer Urlaubswünsche und private Verpflichtungen ernst nimmt, steigert die Motivation und reduziert Krankmeldungen. Das Sammeln dieser Wünsche sollte ein fester Bestandteil der Planung sein.

Puffer für Ausfälle einplanen

Kurzfristige Änderungen durch Krankheit oder hohe Auslastung sind unvermeidbar. Ein guter Plan berücksichtigt Ersatzmöglichkeiten und sorgt so für Betriebssicherheit.

Diese Vorgehensweisen machen den Unterschied zwischen einem „Dienstplan auf Papier“ und einer wirklich tragfähigen Planung, die den Betrieb entlastet und das Team stärkt.

Dienstplan FAQ

Das Thema Dienstplan ist ein weites Feld. Wir von Kenjo haben euch dazu die wichtigsten Fragen zusammengetragen und diese für euch beantwortet. Viel Spaß beim Lesen.

Wann muss ein Dienstplan fertig sein?

Die Frist, bis wann ein Dienstplan fertig sein muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Branche und der Art des Arbeitsplatzes. In Deutschland gibt es beispielsweise keine einheitliche gesetzliche Regelung für die Fertigstellung des Dienstplans. Allerdings müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter innerhalb der gesetzlichen Vorgaben, wie zum Beispiel der Arbeitszeitgesetze oder Tarifverträge, liegen. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber in der Regel genügend Zeit für die Erstellung eines Dienstplans einplanen sollten, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter im Einklang mit diesen Vorgaben stehen.

Wie kurzfristig darf man einen Dienstplan ändern?

Die Antwort auf diese Frage hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel dem anwendbaren Arbeitsrecht, dem Arbeitsvertrag, Tarifverträgen, betrieblichen Vereinbarungen oder individuellen Absprachen zwischen Dir als Arbeitgeber und Deinen Arbeitnehmern.

Im Allgemeinen muss der Arbeitgeber jedoch bei Änderungen des Dienstplans eine angemessene Vorlaufzeit einhalten, damit der Arbeitnehmer seine Planung entsprechend anpassen kann. Die Dauer der Vorlaufzeit hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Art des Jobs, der Größe des Unternehmens und der Häufigkeit von Änderungen.

In Deutschland ist es üblich, dass Arbeitgeber Änderungen des Dienstplans mindestens vier Tage im Voraus ankündigen müssen. Allerdings können durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen auch längere Vorlaufzeiten festgelegt werden. In einigen Fällen, wie bei Notfällen oder unvorhergesehenen Ereignissen, kann es jedoch erforderlich sein, den Dienstplan kurzfristiger zu ändern.

Es ist daher empfehlenswert, sich im Vorfeld über die konkreten Regelungen zum Thema Dienstplanänderungen zu informieren und im Zweifel Rücksprache mit dem Arbeitgeber oder einem Anwalt zu halten, da Deine Mitarbeiter ohne ein unvorhersehbares Ereignis und eine angemessene Ankündigungsfrist keine Umstellungen hinnehmen müssen.

Wie sieht ein guter Dienstplan aus?

Ein guter Dienstplan ist so gestaltet, dass er den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter gleichermaßen gerecht wird. Einige Kriterien für einen guten Dienstplan sind:

• Ausgewogene Arbeitsbelastung: Der Dienstplan sollte sicherstellen, dass die Arbeit gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt wird und dass keine Mitarbeiter überlastet werden.
• Berücksichtigung von Wünschen und Bedürfnissen: Es ist wichtig, dass der Dienstplan die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt, z.B. durch Berücksichtigung von Urlaubsanträgen oder flexiblen Arbeitszeiten.
• Planung im Voraus: Ein guter Dienstplan wird in der Regel langfristig im Voraus erstellt, um den Mitarbeitern eine bessere Planungssicherheit zu bieten und die Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen.
• Transparenz: Der Dienstplan sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein und rechtzeitig kommuniziert werden, um Unsicherheit und Frustration zu vermeiden.
• Flexibilität: Ein guter Dienstplan sollte auch ausreichend Spielraum für kurzfristige Änderungen und Anpassungen bieten, um auf unvorhergesehene Ereignisse und Bedürfnisse zu reagieren.
• Berücksichtigung von Arbeitszeitenregelungen: Der Dienstplan sollte sicherstellen, dass die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen eingehalten werden und keine Überstunden ohne Zustimmung der Mitarbeiter anfallen.
• Berücksichtigung von Pausen: Es ist wichtig, dass der Dienstplan auch genügend Pausenzeit für die Mitarbeiter berücksichtigt, um Überlastung und Gesundheitsprobleme zu vermeiden.

Was darf nicht im Dienstplan stehen?

Bei der Erstellung eines Dienstplans sollte der Datenschutz im Vordergrund stehen. Klarnamen dürfen hier nur mit Zustimmung der Beschäftigten genannt werden und ansonsten sollte mit anonymisierten Dienstplänen gearbeitet werden. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollte man sich das Einverständnis von den Mitarbeitern einholen oder den Dienstplan in der Betriebsvereinbarung verankern.

Ist ein Dienstplan Pflicht?

Grundsätzlich ist ein Dienstplan rechtlich verpflichtend, sobald er aushängt oder verschickt worden ist. Er muss dabei die maximal erlaubte Arbeitszeit oder Ruhepausen beachten.

Dienstplan erstellen – besser im Paket mit Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung

Du kennst jetzt den Prozess, um einen Dienstplan strukturiert zu erstellen. Richtig effizient wird es, wenn die Planung direkt mit Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und der vorbereitenden Lohnabrechnung zusammenspielt. So werden Regeln automatisch geprüft, Übertragungsfehler vermieden und am Monatsende liegen alle Daten dort vor, wo Du sie brauchst.

Warum das Ganze statt Stückwerk?

• Urlaubsplanung: Abwesenheiten und Freiwünsche fließen automatisch in die Besetzungsplanung ein – Engpässe werden früh sichtbar.
• Zeiterfassung: SOLL/IST-Abgleich, Pausen, Ruhezeiten und Zuschläge werden sauber dokumentiert; Auswertungen stehen auf Knopfdruck bereit.
• Vorbereitende Lohnabrechnung: Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten werden gebündelt übergeben (DATEV, ADP, SD Worx, Deel) – weniger manueller Aufwand, weniger Fehler.
• Mobile App: Mitarbeitende sehen ihren Plan, beantragen Abwesenheiten und bleiben stets auf dem aktuellen Stand.

Kenjo ist eine Personalverwaltungssoftware, die diese Bausteine in einem System zusammenführt: Dienstplan, Urlaubsplanung, Zeiterfassung und vorbereitende Lohnabrechnung – passend für Teams im Schichtbetrieb.

Wenn Du Dienstpläne schneller, rechtssicher und transparenter erstellen möchtest, ist die integrierte Lösung der nächste Schritt.