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¿Sabías que tu empresa debe realizar un registro salarial obligatorio? Existe esta responsabilidad desde marzo de 2019, sin embargo, a partir del 14 de abril de 2021 entrarán en vigor nuevas normativas que endurecerán las inspecciones a este respecto. ¿Estás preparado?
¿Qué es el registro salarial?
El registro salarial es un documento que recoge los valores medios y las medianas de los salarios de la plantilla desagregados por sexos y distribuidos por grupos, categorías profesionales y puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Es, por así decirlo, una radiografía de los salarios de la empresa para poder identificar posibles desiguales en las retribuciones salariales entre los trabajadores, especialmente entre ambos sexos.
El registro salarial es obligatorio para todas las empresas desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 6/2019 el 1 de marzo de 2019.
¿Cuál es la normativa que regula el registro salarial?
Como acabamos de comentar, el registro salarial surgió con el Decreto 6/2019. A través de este, se decidió modificar el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores para dejar también constancia aquí de esta obligatoriedad:
“El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor”.
Sin embargo, se venía detectando que esta norma había pasado desapercibida por lo que, a finales de este año, el Gobierno ha lanzado un nuevo decreto para la igualdad retributiva entre hombres y mujeres (Real Decreto 902/2020). Este desarrolla el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y determina las diferentes obligaciones de las empresas para cumplir con el registro retributivo. El 14 de abril de 2021 entró en vigor.
¿Qué diferencia hay entre el registro salarial y la auditoría retributiva?
El registro salarial es, como hemos dicho, un documento que recoge la media y la mediana de los sueldos de toda la plantilla desagregados por sexos y diferenciados por grupos, categorías o puestos de trabajo. Todas las empresas deben tener uno, así que posiblemente te sea de utilidad nuestra plantilla para el registro salarial.
La auditoría retributiva, en cambio, se realiza a la hora de elaborar un plan de igualdad por lo que solo las empresas de más de 50 empleados están obligadas a hacerla. En esta se elabora un análisis más profundo de toda la política retributiva y de las diferentes medidas de conciliación que podrían hacer de barrera o facilitador de la igualdad retributiva en la empresa. Para su realización se deberá hacer previamente una valoración de los puestos de trabajo. Esta obligatoriedad para las empresas con más de 50 trabajadores entró en vigor el 7 de marzo de 2022 a través del RD 901/2020 de 13 de octubre.
¿Cuál es el plazo para adaptarse a esta nueva normativa?
El Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre hombres y mujeres se aprobó el 13 de octubre y se publicó al día siguiente en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Desde ese momento, el gobierno dio un plazo de seis meses para que las empresas se adapten a las nuevas ordenanzas. Por lo tanto, el 14 de abril de 2021 es cuando entró definitivamente en vigor.
¿Cómo realizar el registro salarial?
Para realizar el registro retributivo hay que empezar por recopilar los datos salariales de todos los empleados de la plantilla: salario base anual, complementos salariales, dietas, retribuciones en especie… Y todos los datos de los trabajadores: sexo, nivel de estudios, puesto actual, tipo de jornada, etc.
Una vez hecho esto, hay que categorizar y ordenar. Comparar los sueldo de trabajadores con diferentes responsabilidades no serviría de nada, por lo que la ley propone tres formas de agruparlos:
- Por grupos profesionales.
- Por categorías profesionales.
- Por puestos de trabajo de igual valor.
El siguiente paso es calcular la media aritmética y la mediana de los salarios utilizando siempre la misma referencia temporal: salario medio por hora, por día, por mes, etc. La empresa es libre de elegir cómo hacerlo.
Lo último sería analizar los datos para completar el registro salarial y determinar si existe desigualdad entre hombres y mujeres.
Para llevar a cabo esta tarea obligatoria, lo más cómodo y eficiente es centralizar toda la información de los empleados en un software de registro salarial obligatorio, conforme a la normativa vigente. Gracias a él será posible tener una visión general de la información salarial de la plantilla desagregada por sexo. También será posible calcular automáticamente las medias y las medianas de lo percibido diferenciando entre hombres y mujeres, puestos o categorías, etc.
Interfaz de la herramienta de registro salarial obligatorio de Kenjo
Los datos recogidos en esta imagen son ficticios
De este modo, además de cumplir con lo establecido por la ley, tendremos la oportunidad de llevar un control periódico y determinar si, por ejemplo, las acciones llevadas a cabo están corrigiendo o no la brecha salarial de la empresa.
¿A qué empresas afecta el registro retributivo?
Según el artículo 5 del Real Decreto 902/2020 y el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, “todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos”. Esta necesidad existe desde la aprobación del Real Decreto-Ley 6/2019 el 1 de marzo de 2019.
Sin embargo, las nuevas normativas aprobadas por el Gobierno a finales de 2020 establecen que las empresas de más de 50 trabajadores estarán, además, obligadas a realizar una auditoría retributiva para determinar si existe brecha salarial.
Obligaciones de la empresa
El registro salarial obligatorio supone una serie de obligaciones para la empresa que ha de cumplir siempre:
Registrar de todos los datos salariales
Para obtener una radiografía real de la retribución dentro de la empresa es fundamental registrar todos los datos salariales de la plantilla. Esto incluye el registro de los salarios medios, los complementos salariales (horas extra, guardias, etc.) y las percepciones extrasalariales. Es decir, todos los tipos de retribución que el empleado puede recibir.
Facilitar el acceso a la información
El registro debe estar disponible para los representantes de los trabajadores y cualquier inspector de Trabajo. Los trabajadores también podrán acceder a él pero siempre a través de sus representantes en la empresa. Sin embargo, el motivo de la consulta siempre será para determinar si existe desigualdad salarial entre hombres y mujeres y no si un empleado cobra más que otro.
Justificar las diferencias
En las empresas de más de 50 trabajadores, en caso de que haya una brecha salarial superior al 25% se deberán explicar los motivos y justificar que no se debe a una discriminación de genero.
¿Qué debe incluir el registro salarial?
De la definición de registro salarial ya se desprende, más o menos, qué aspectos debe incluir este documento. Sin embargo, vamos a enumerarlos para que no se te olvide ninguno:
- Media y mediana de salarios por sexos.
- Media y mediana de complementos salariales por sexos.
- Media y mediana de las percepciones extrasalariales por sexos.
Todo ello, además, comparado por categoría profesionales, grupo profesional o puesto de trabajo.
Es importante, también, utilizar siempre la misma unidad de medida para poder realizar un análisis correcto: hora trabaja, jornada trabajada, mes trabajado, etc.
¿Qué se considera trabajo de igual valor?
Cuando hablamos en la definición de “trabajo de igual valor” para comparar los sueldos de la empresa surgen dudas. El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores las resuelve así:
“Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes”.
En resumen, será un trabajo de igual valor cuando:
- Las condiciones de realización son las mismas.
- Las cualificaciones o capacidades requeridas son similares.
- Los niveles de esfuerzo son los mismos.
- El nivel de responsabilidad es muy parecido.
Cuando dos trabajos cumplen estas características se considerará que tienen el mismo valor y que la retribución, por tanto, ha de ser la misma.
¿Cada cuánto hay que realizar los registros salariales?
Sobre esto no hay nada escrito. La empresa tiene la obligación de informar a sus representantes y a la plantilla de todas las novedades en materia de igualdad una vez al año, por lo que parece coherente actualizar el registro con la misma periodicidad.
Sin embargo, también hay expertos que recomiendan revisar el documento cada vez que haya cambios significativos en la estructura retributiva de la empresa.
Sanciones por incumplimiento del registro salarial obligatorio
Si una inspección detecta que una empresa no cuenta con su registro salarial obligatorio podrá imponer multas que van desde los 625€ hasta los 6.250€. Hasta ahora, cuando se detectaba una irregularidad se ofrecía un pequeño margen para completar el registro retributivo; sin embargo, con la entrada en vigor del nuevo decreto el próximo año, se prevé que la administración sea más estricta.
¿Quién puede tener acceso a los registros salariales?
Como hemos explicado, la empresa tiene la obligación de facilitar el acceso al registro retributivo. Podrán consultarlo los inspectores de Trabajo y los representantes de los trabajadores. Si un empleado quiere solicitar el registro, tendrá que hacerlo siempre a través del representante. En caso de no haberlo podrá recurrir al juzgado de lo social, aunque este podría negarse a facilitar el permiso atendiendo a la Ley de Protección de Datos.
Descubre más sobre el registro salarial en nuestro webinar
Si quieres profundizar en la normativa, la realización del registro salarial y conocer la herramienta de Kenjo para digitalizar y automatizar este proceso, te invitamos a ver este webinar junto a Olga Guzmán, HR Manager en Kenjo y Reyes Pueyo, Formadora, Consultora y Experta en Derecho laboral.
