¿Qué es un sistema de información de recursos humanos (SIRH)?

Un Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos (SIRH) permite a las empresas ahorrar tiempo y poder prestar atención a lo realmente importante: las personas.

Algo tan sencillo como utilizar los programas correctos e integrarlos bajo una misma plataforma puede cambiar por completo las dinámicas y los resultados del departamento de personal. En el siguiente artículo vamos a analizar este tipo de software al detalle.

¿Qué es un SIRH?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos, o también denominado SIRH, reúne todas las herramientas de recursos humanos que necesita el departamento de personal para realizar su actividad del día a día con la máxima eficiencia.

Por tanto, podemos definir un SIRH como un conjunto de softwares que las organizaciones utilizan para administrar las funciones internas de RR. HH. Muchos directores de recursos humanos consideran que hoy en día es fundamental contar con un software de recursos humanos dentro del departamento para gestionar el capital humano.

Para cumplir con muchas de sus responsabilidades, los profesionales de los recursos humanos hacen uso de las nuevas tecnologías. Por ejemplo:

• Sistemas de control horario.
• Encuestas online de clima laboral.
• Programas de gestión de nóminas.
• Sistemas de reclutamiento y selección.

Al principio sólo podíamos encontrar en el mercado sencillos programas de nóminas. Sin embargo, con la popularización de la automatización y la Inteligencia artificial han ido apareciendo nuevas soluciones que resuelven otras necesidades de los departamentos. Un SIRH las reúne todas bajo una misma plataforma para poder ofrecer una herramienta única e integrada.

Digitalizando y optimizando muchas de estas tareas, los miembros del departamento pueden dedicar más tiempo a otras actividades más complejas.

¿Qué diferencia hay entre un SIRH y un HRMS?

Dentro de los softwares de Recursos Humanos que existen encontramos también los Human Resources Management System (HRMS) o Sistemas de Gestión de Recursos Humanos. Estos, normalmente, son más completos que los SIRH aunque también su complejidad es mayor.

En esta tabla podemos ver las diferencias entre uno y otro:

Si bien este tipo de nomenclaturas es útil para saber qué buscar en el mercado, lo mejor a la hora de elegir cualquier herramienta de gestión de Recursos Humanos es atender a las funcionalidades específicas de cada una de ellas. Solo así podremos valorar qué solución se adapta mejor a las necesidades de nuestro departamento.

¿Cuál es el objetivo principal de un SIRH?

El departamento de RR. HH. cuenta, cada vez más, con un peso estratégico dentro de las organizaciones. Su función es liderar la transformación digital desde el lado de las personas y conseguir que los empleados acepten también este reto.

Para ello, el primer paso, es digitalizar los procesos internos del departamento. Un sistema de información en RR. HH. permite optimizar tareas, almacenar y procesar grandes cantidades de información y, en definitiva, ofrecer las herramientas necesarias para liderar el cambio desde dentro. En nuestro artículo sobre las funciones de un software de recursos humanos te contamos más sobre ello.

Al mismo tiempo, se simplifica y se aceleran los flujos de información dentro de la empresa pudiendo gestionar mejor las competencias de los empleados y obtener mejores resultados en cuanto a rendimiento. Esto, por supuesto, repercute directamente en los resultados del negocio.

Beneficios al implementar un SIRH en la empresa

Trabajar con un Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos tiene muchos beneficios para las empresas que tienen más de 30 empleados:

• Eficiencia: trabajar de manera centralizada bajo una misma plataforma que incluya todas las herramientas que necesitamos para el día a día ahorra tiempo y mejora los resultados obtenidos dentro del departamento. Este es, sin duda, uno de los principales beneficios de contar con un SIRH.

• Seguimiento de la estrategia: el sistema permite hacer un seguimiento adecuado de los datos necesarios para avanzar estratégicamente dentro del departamento. Ayuda, por tanto, a tomar mejores decisiones y hacer valer el trabajo de RR. HH. dentro de la organización.

• Registro e histórico de información: un HRIS es un gran sistema de almacenamiento y registro de información sobre cada uno de los cambios que suceden en el ciclo de vida de un empleado. Puede convertirse en una herramienta muy útil.

• Cumplimiento de obligaciones: el sistema permite a la empresa cumplir con muchas obligaciones entre las que se encuentra, por ejemplo, el almacenamiento de determinado tipo de información durante un tiempo determinado. Por ejemplo, los registros de horario deben conservarse durante, al menos, cuatro años para cumplir con la ley de trabajo.

• Conexión con el departamento de RR. HH.: cuando el HRIS se pone a disposición de los empleados, estos ganan un nuevo canal de comunicación con el departamento y se agilizan los procesos. Permite a los empleados gestionar sus propios asuntos (como ausencias o vacaciones) y enviar la información directamente a la persona interesada dentro de RR. HH.

• Notificaciones automáticas: otra de las ventajas de los sistemas de información en RR. HH. es que permiten activar notificaciones sobre hitos importantes para el departamento como, por ejemplo, las evaluaciones de desempeño de cada empleado.

• Reducción de costes: los programas de RR. HH., al optimizar y automatizar tareas, reducen el tiempo invertido y el uso de recursos por lo que los costes tienden a disminuir considerablemente (hasta un 30% incluso).

Características de un sistema de información de RRHH

Por lo general, los SIRH cumplen con una serie de características básicas entre las cuales destacamos las siguientes:

Integración con otros softwares

Muchos SIRH permiten integrar otros programas independientes, que están relacionados con la gestión de recursos humanos para simplificar el día a día del departamento. Es decir, es posible conectar, por ejemplo, Slack o Google Calendar para poder llevar a cabo una gestión unificada.

Así, un SIRH es más que una colección de programas que sirven a los Recursos Humanos. Es una herramienta configurable y flexible, para responder a las necesidades concretas de cada departamento.

Seguridad y protección de datos

Dado el volumen de información con el que trabaja el departamento de RRHH y al tratarse, en su mayoría, de datos personales es importante encontrar una solución que garantice su seguridad y que se cumplan con todas las normas de protección de datos vigentes.

El sistema, además, suele ir actualizándose a medida que van surgiendo nuevas soluciones de seguridad o medidas nuevas para la protección de información privada. Por tanto, la empresa no tendrá que preocuparse de nada.

Flexibilidad y eficiencia

Uno de los grandes objetivos de los SIRH es ahorrar tiempo al departamento de RRHH por lo que están diseñados para que el acceso a la información sea prácticamente inmediato. Los usuarios trabajan con agilidad, consultan datos fácilmente y obtienen información en tiempo real. Por lo tanto, estos sistemas suelen mostrar un diseño flexible, funcional e intuitivo.

El fin último es la eficiencia del departamento, por lo que el HRIS debe servir siempre a este propósito.

Colaboración entre RRHH y empleados

Un SIRH es, también, un puente entre el departamento de personal y los empleados de la empresa. Estos pueden tener acceso a diferentes funcionalidades para realizar tareas como consultar o descargar su nómina, enviar un justificante de ausencia, solicitar vacaciones… De este modo, los trabajadores son más autónomos y reducen la carga de trabajo de RRHH.

Funcionalidades que debe de integrar un SIRH

Cuando vamos a elegir un SIRH es importante prestar atención a las funcionalidades que ofrece, ya que el departamento de RRHH va a trabajar con ellas día a día. Algunas de las más importantes a tener en cuenta:

Portal del empleado

Los trabajadores tienen a su disposición un portal exclusivo en el que realizar sus gestiones diarias de forma fácil y sencilla. Por ejemplo: registrar la hora de inicio y fin de la jornada, solicitar días de vacaciones, subir justificantes médicos… De este modo, el departamento de RRHH y los empleados están directamente conectados y pueden intercambiar información fácilmente.

Interfaz de la funcionalidad de portal del empleado del software de Kenjo

Workflows automatizados

La automatización de tareas permite al departamento de RRHH ahorrar tiempo de gestión y mejorar su eficacia. Así, pueden configurar notificaciones inmediatas cuando se aprueban unas vacaciones o mantener informados a los candidatos en un proceso de selección de la evolución del mismo. Todo ello sin dedicar tiempo ni esfuerzos.

Interfaz de la funcionalidad de workflows del software de Kenjo

Vacaciones y ausencias

Gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados es otra de las tareas que más tiempo roba al departamento de RRHH cuando el proceso no ha sido debidamente optimizado. Con la ayuda de un software de gestión de vacaciones resulta mucho más sencillo organizar la presencia del capital humano, detectar posibles problemas que alteren el funcionamiento de la empresa y encontrar soluciones de forma anticipada.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones del software de Kenjo

Reclutamiento y selección de personal

La contratación de nuevos empleados requiere una gran cantidad de tiempo. Sin embargo, un software de reclutamiento y selección de personal específico no solo optimiza el trabajo del reclutador sino que además le ayuda a detectar y seleccionar a los mejores profesionales del mercado. Puede, por ejemplo, colgar la oferta en varios portales a la vez y cribar currículums fácilmente.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

Registro de horario

El control horario es obligatorio en España, incluso para aquellos empleados que trabajan desde casa. Aunque la empresa puede elegir la solución que mejor se adapta a sus necesidades, lo más fácil es utilizar un software de control horario en la nube que permite a los trabajadores registrar su hora de entrada y salida desde cualquier lugar.

Interfaz de la funcionalidad de control horario del software de Kenjo

Informes y analíticas

El peso de las decisiones del departamento de RRHH dentro de la empresa, hace más necesario que nunca el análisis de datos y la elaboración de informes para tomar decisiones basadas en información veraz. Elaborar informes puede ser tedioso, pero si contamos con el software adecuado solo será necesario un clic para obtener la información que necesitamos.

Como se puede comprobar, un Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos ayuda al departamento de personal a realizar su labor de una manera mucho más eficiente y le permite centrarse en otras tareas que aportan más valor a la empresa.

Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas del software de Kenjo

Organigrama

Dentro de una empresa es importante que cada persona entienda el lugar que ocupa, ante quién responde y de quién es responsable (si fuera el caso). Contar con un organigrama claro y a disposición de todo el mundo es fundamental. Un software para crear organigramas de empresa permite dibujar la estructura fácilmente y mantenerla actualizada.

Interfaz de la funcionalidad de organigrama del software de Kenjo

Estas son algunas de las funcionalidades más importantes que un sistema de información de recursos humanos. Lo que te recomendamos es que analices tu situación y las funcionalidades que vas a necesitar en tu día a día.