Las 7 mejores apps de control horario

Una app de control horario es una herramienta fundamental para las empresas de hoy en día, especialmente durante el teletrabajo. Su principal función es proporcionarle a los empleados un sistema a través del cual registrar el inicio y el fin de su jornada laboral para que, así, RR. HH. pueda tener visibilidad de las horas trabajadas y de las horas extra.

En el mercado existen muchos sistemas diferentes. Sin embargo, el más óptimo de todos son los softwares específicos ya que permiten a los empleados registrar sus horas desde cualquier lugar y la información llegar al departamento de personal en tiempo real.

¿Qué es una app de control horario?

Una aplicación de control horario es un tipo de software diseñado para realizar el fichaje de la jornada laboral y llevar un seguimiento del tiempo trabajado. Ésta puede utilizarse en distintos dispositivos como un teléfono móvil, un ordenador o una tablet. Algunas de las ventajas que proporciona una app de control horario frente a otros sistemas para fichas, se encuentran las siguientes:

• Simplificación del registro horario para los empleados 
• Posibilidad de fichar incluso cuando se teletrabaja y a con un código QR
• Almacenamiento de los datos en la nube y acceso a informes generados automáticamente
• Opción de geolocalizar los registros horarios 
• Seguimiento diario, semanal y mensual de los fichajes y las horas extras realizadas
• Delimitación de las horas en las que se puede fichar y aprobación en bloque de los registros

Aunque como explicaremos a continuación la normativa permite a las empresas elegir el tipo de sistema de control horario, utilizar un software es una forma de automatizar esta función, economizar tiempo y recursos, así como de guardar la información de forma segura y conforme a la legislación vigente y el RGPD. 

¿Es obligatorio contar con una app para el control horario?

La obligatoriedad de llevar el control horario de los trabajadores existe desde mayo de 2019. Desde entonces las empresas españolas deben llevar un registro del momento exacto de entrada y salida de todos sus trabajadores.

La Ley de control horario está incluida en el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en el artículo 34.9, donde se explica que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Además de esto, la ley también dictamina que es obligatorio:

• Guardar el registro de horarios durante al menos cuatro años.
• Facilitar su acceso y consulta a empleados y sindicatos.
• Comunicar las horas extra realizadas cada mes a los sindicatos.

Sin embargo, el texto legal no menciona en ningún momento la necesidad de utilizar un sistema u otro. La empresa es libre de elegir el método de fichaje que más se adapte a sus necesidades. Aunque existen muchas opciones en el mercado, como decíamos más arriba, la más óptima es utilizar un software de control horario que también se pueda utilizar desde el móvil. En el mercado también existen diferentes software de RR. HH. que incorporan esta funcionalidad.

Es importante contar con un sistema actualizado y fiable, ya que las multas por control horario están a la orden del día y estas pueden ir de los 626€ a los 6.250€ dependiendo de la infracción. De hecho, durante los primeros seis meses de la Ley, un 20% de las empresas inspeccionadas no cumplía con alguno de los términos de la normativa como ya hemos visto en el artículo de las inspecciones de control horario de nuestro blog.

Interfaz de la app de control horario de Kenjo*

*Los datos mostrados son ficticios

Funcionalidades de una app de control horario

Los software de control horario sirven a los empleados, a los managers y, por supuesto, al equipo de recursos humanos por lo que deben incorporar funcionalidades para cumplir con las necesidades de todos ellos.

Fichaje de entrada y salida

La funcionalidad principal de una app de control horario es el fichaje de entrada y salida de los empleados. El proceso debe de ser sencillo para que la experiencia del usuario sea agradable y así, al mismo tiempo, lograr que todos los empleados cumplan con esta obligación. Es importante, también, que el software permita configurar el sistema de fichaje para, por ejemplo, que los empleados puedan realizar el registro desde sus casas cuando están teletrabajando.

En el siguiente vídeo puedes ver la funcionalidad de control horario de nuestro software:

Informes y resúmenes

Supervisar las horas registradas y el número de horas extra realizadas es una de las responsabilidades del equipo de recursos humanos. El software elegido debe contener informes automáticos en tiempo real en los que ver datos clave. De este modo, el departamento de personal ahorrará una gran cantidad de tiempo al día de revisión y podrá asegurarse de que las horas extra se incluyen en la nómina del mes.

Cálculo de los sueldos

Otra de las funcionalidades más interesantes de una app de registro horario es la posibilidad de calcular los sueldos automáticamente. El departamento de recursos humanos solo tendrá que introducir el precio por hora de cada empleado y, en función de las horas extra trabajadas de cada uno, se calculará lo que tiene que cobrar el próximo mes.

App móvil

Poder acceder al registro de horas desde el móvil, tanto los empleados como los responsables de recursos humanos es una gran ventaja. Los trabajadores podrán introducir sus horas desde donde estén, los managers aprobar los registros y el departamento de RR. HH. comprobar que todo es correcto. Sin duda, este es un punto clave a la hora de elegir una app de recursos humanos.

¿Cuáles son las mejores apps de control horario?

Teniendo en cuenta todo lo anterior, hemos analizado varias apps de control horario y hecho una selección con aquellas que reúnen los criterios más importantes a la hora de elegir una. Esta es nuestra elección:

Kenjo

Kenjo es un software de RRHH 'todo en uno' para PYMES que cuenta con más de 12 funcionalidades para la gestión del departamento de RRHH. Algunas de ellas están diseñadas con el objetivo de agilizar y simplificar tareas como el reclutamiento, la gestión de las vacaciones y ausencias, los pagos de los empleados o realizar un seguimiento del horario de trabajo de los empleados.

Con esta funcionalidad específica de control horario y conforme a la normativa vigente los responsables de la gestión de personas pueden analizar, entre otros, los siguientes aspectos:

• El número de horas extra realizadas por los empleados
• Conocer la hora de inicio y fin de cada turno de trabajo
• Filtrar por empleados, departamentos y oficinas
• Ver el histórico de horas trabajadas por días, semanas y meses
• Geolocalizar los registros 
• Permitir a los empleados fichar desde cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenador
• Aprobar los turnos o realizar comentarios de los registros
• Descargar el histórico de los registros
• Establecer límites horarios para el fichaje de horas

Además, la funcionalidad de control horario de Kenjo cuenta con una app móvil de control horario y permite otras tareas como ajustar el balance de horas y compensar las horas extra de forma automática si la empresa lo desea, descontar del total de horas extra aquellas que durante el horario habitual no se hayan registrado o enviar recordatorios a los empleados para que tomen descansos.  

Uno de los aspectos a resaltar de la app de control horario de Kenjo es la sencillez de su interfaz lo que la hace muy intuitiva y fácil de manejar. De esta forma, cualquier empleado, incluso sin conocimientos tecnológicos previos, puede utilizarla sin ningún problema.

Interfaz de la herramienta de control horario de Kenjo

Los datos reflejados son ficticios

Workday

Workday es otro software de RRHH que si bien es más conocido por su módulo de gestión de finanzas, también cuenta una funcionalidad de control horario. Igual que la app de Kenjo, incluye una opción de geolocalización con la que saber desde dónde se realiza el fichaje o enviar recordatorios a los empleados para que no olviden registrar las horas cuando entren o salgan de la oficina. 

Esta herramienta puede conectarse con la funcionalidad de gestión de ausencias y vacaciones, siendo posible automatizar las tareas correspondientes a ambas funciones y obtener datos unificados. Workday también cuenta con otros programas para gestionar los planes de prestaciones para la plantilla, las nóminas, el onboarding o el reclutamiento, entre otros. 

BeeBole

BeeBole es un software diseñado en exclusiva para el control horario de la plantilla. Con esta app los empleados pueden fichar las horas de trabajo de forma diaria, semanal o mensual, de manera que no necesitan llevar un registro cada vez que comienza o termina la jornada laboral, simplificando esta tarea. 

Este software de control horario también da ls posibilidad de generar informes automáticos con tan sólo un clic o acceder a paneles personalizados, crear flujos para aprobar las ausencias o vacaciones o realizar comentarios sobre las solicitudes y registros. 

Igual que con el resto de apps, los datos que se generan quedan almacenados en la nube, por lo que se puede acceder a ellos en cualquier momento y desde todos los dispositivos: ordenador, tablet o el móvil. 

Altai ClockIn

Altai ClockIn también está diseñado en exclusiva para el registro laboral y se utiliza de forma online. Permite el registro de las horas de trabajo desde cualquier dispositivo y también cuenta con una versión móvil además de la app. 

Incluye un sistema de geolocalización para los fichajes y el registro puede integrarse con otros mecanismos como biométricos, con tarjetas, etc. También es posible descargarse un informe mensual con el histórico de los fichajes y configurar el perfil del empleado de forma rápida y sencilla. 

a3gestión del tiempo

Esta herramienta pertenece a la empresa holandesa Wolters Kluwer y además de contar con una funcionalidad de control horario y ausencias, también dispone de un software para la gestión de nóminas, la contabilidad, la facturación o incluso fiscal. 

Al estar alojada en la nube, la información es accesible desde cualquier dispositivo y su almacenaje seguro y conforme al RGPD. También cuenta con una app móvil de control horario y puede sincronizarse con el resto de funcionalidades para realizar una gestión integrada.  

Workmeter

En Workmeter están especializados en ofrecer soluciones de software para la medición de la productividad. Por eso, también cuenta con una herramienta de control horario que se llama Time@Work para el registro de jornada laboral. 

Con ella, los empleados pueden fichar tanto a través de la app móvil como de la web, recopilar datos de forma automática y obtener informes detallados del registro laboral conforme a la normativa vigente. 

Control Laboral

La última herramienta que incluimos en este listado es Control Laboral, un software especializado en el registro del horario de trabajo, aunque cuenta con otras funcionalidades como selección de personal o firma digital, entre otros.

Su herramienta de control horario incluye planes para PYMES, grandes empresas o las administraciones públicas y distintos sistemas de fichaje como máquinas, una app móvil, una función online, la posibilidad de generar bloques horarios y sincronizar los fichajes con las vacaciones y ausencias de los empleados.  

Tabla comparativa de los mejores programas de control horario