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Las herramientas de gestión de Recursos Humanos son cada vez más populares debido a todas las ventajas que ofrecen a estos departamentos. Permiten ahorrar tiempo y dinero y tomar mejores decisiones, sin importar el tamaño de la organización. Muchas de ellas llegan para sustituir a las obsoletas plantillas de Excel para recursos humanos y así comenzar con la transformación digital de los recursos humanos.
¿Por qué utilizar herramientas digitales en RRHH?
Las herramientas para la gestión del área de Recursos Humanos pueden ser utilizadas tanto por PYMEs como por grandes empresas. Éstas están diseñadas para simplificar procesos, ahorrar tiempo y, en definitiva, hacer que el trabajo de este departamento sea mucho más sencillo y se obtengan mejores resultados. Entre algunas de las ventajas que proporcionan se encuentran las siguientes:
- Ahorro de tiempo: una vez completada la fase de implementación y lanzamiento, mejorará la eficiencia del equipo de Recursos Humanos. Las tareas más repetitivas podrán ser automatizadas, lo que ahorrará mucho tiempo al equipo. Esto supone una mejora de los procesos internos del equipo.
- Mejora de la experiencia de los empleados: digitalizar el departamento de RRHH hará que los empleados puedan interactuar con el equipo a través de medios digitales y que los procesos sean más ágiles y directos, mejorando la comunicación de la empresa.
- Ahorro de costes a las empresas: el coste de los softwares de RRHH se calcula, por lo general, en función del uso que se le va a dar. En contrapartida, la organización reducirá el gasto en tecnología, con lo que podrá reasignar esta partida a otras áreas.
- Ayuda en la toma de decisiones: unificar los datos de la empresa y de los empleados bajo una misma plataforma te permitirá hacer un mejor uso de los mismos y obtener información que antes era inaccesible. Esto te dará la capacidad de obtener métricas de gran valor de forma automática y precisa para tomar decisiones más eficientes.
- Aporta transparencia: la información que proporcionan los softwares de RRHH están alojados en la nube. De esta forma, todos los miembros del equipo pueden acceder a ellos a través de un dispositivo y una conexión a Internet. Esto no solo mejora la accesibilidad sino que facilita la transparencia ya que todos podrán disponer de la misma información y estar al día de todo.
- Mejora de la competitividad: cuando la empresa tiene más información sobre sus empleados y los procesos del departamento de RRHH, tiene la capacidad de realizar un mejor análisis de la situación de la empresa en su conjunto y por tanto, ser más competente.
Herramienta para el portal del empleado
El departamento de RRHH puede recibir cada semana cientos de emails de sus empleados relacionados con tareas administrativas. La revisión y gestión de cada uno de ellos conlleva mucho tiempo y por eso, muchas empresas cuentan con su propio portal del empleado. Es decir, una web de acceso privado para cada trabajador en la que poder hacer gestiones básicas como la gestión de solicitud de vacaciones, evaluaciones del desempeño, gestión de nóminas o la firma electrónica de documentos.
Esto, por un lado, aporta autonomía a la plantilla pero, sobre todo, tiene un gran impacto sobre la carga de trabajo de RRHH. Además y en la mayoría de casos, los empleados también pueden acceder al portal del empleado a través de su smartphone, simplificando así cualquier tarea que haya que realizar en él.
Interfaz del software de Kenjo
Herramienta para la gestión de vacaciones
La gestión de vacaciones es otro de los grandes retos de los departamentos de RRHH ya que si no se dispone de un software, este proceso se realizará de forma manual a través del correo electrónico.
Por lo general, esto implica un sobrecarga de trabajo considerable ya que es necesario consultar los días de vacaciones restantes de cada empleado, actualizar la información, comprobar que no coincida con otros compañeros o asegurarse de que la producción o el servicio no se vea comprometidos en ningún área.
Las herramientas para el departamento de Recursos Humanos que contengan un software gestión de vacaciones y ausencias cambian por completo el panorama ya que la plantilla puede consultar sus días libres a través del ordenador o la app y solicitar vacaciones. Los superiores reciben una notificación automáticamente para aprobarlas o rechazarlas y el área de RRHH accede a la información actualizada en tiempo real. Al mismo tiempo, se genera un calendario en el que ver los días de descanso de cada empleado y quién está de vacaciones para asegurarse de que no hay problemas en ningún departamento.
Interfaz del software de Kenjo
Herramienta para la evaluación del desempeño
Las evaluaciones de desempeño se han convertido en una herramienta cada vez más popular entre los departamento de RRHH, ya que permiten medir el rendimiento de los trabajadores de manera objetiva. Esto, además, da una visión muy completa del talento que compone la empresa y de las necesidades formativas o de incorporaciones que puedan surgir.
Sin embargo, hacer evaluaciones de desempeño con hojas de Excel o métodos tradicionales es una tarea que dificulta el progreso de una empresa y de la plantilla en su conjunto. Tareas como el diseño de los cuestionarios, la recopilación de la información obtenida en ellos, la puesta en común o la extracción de conclusiones, son tareas que pueden ser automatizadas con la ayuda de un software para la evaluación del desempeño.
Estas herramientas de evaluación del desempeño te permiten crear accesos propios o partir de modelos prediseñados, enviar directamente los cuestionarios a los evaluadores y procesar los resultados a través de fichas individuales en las que se verán los puntos fuertes y aspectos a mejorar de cada empleado.
Kenjo, además, crea una matriz de talento que permite ver de forma sencilla y visual el potencial de tus trabajadores con respecto a los demás. En definitiva, esta herramienta de Recursos Humanos ayuda a crear procesos objetivos y fiables que te permitirán conocer mejor a tus empleados y ayudarles a dirigir su carrera profesional.
Interfaz del software de Kenjo
Herramienta para control horario
El control horario de cada empleado es obligatorio desde al año 2019. Todas las empresas deberán contar con un registro en el que conste la hora de entrada y salida del trabajador y, además, guardarlo durante al menos cuatro años.
Muchas organizaciones han optado por sencillas hojas de Excel que sus empleados completan cada día, semana o mes. Sin embargo, una herramienta de control horario permite a tus empleados registrar las horas fácilmente e incluso desde su móvil. Podrán hacerlo, además, desde cualquier lugar: tanto si están en una reunión con un cliente como en casa teletrabajando.
Los softwares también incluyen informes en los que podrás ver fácilmente estadísticas sobre las horas trabajadas por cada empleado. Te permitirá detectar desviaciones y saber si, por ejemplo, en un determinado departamento es necesaria una persona más.
Y, por supuesto, toda la información se guardará automáticamente en la nube y de forma segura para que puedas presentarla en una inspección.
Interfaz del software de Kenjo
Herramienta para reclutamiento
Los procesos de contratación, desde que se publica la oferta hasta que el nuevo trabajador se incorpora a la empresa, cuestan dinero. Por eso, es importante encontrar al mejor candidato lo antes posible.
Para acelerar el proceso pero al mismo tiempo lograr los mejores resultados, las herramientas de reclutamiento son una gran ayuda. En primer lugar, permiten publicar la oferta de empleo en varias plataformas a la misma vez. Pero eso no es lo mejor: todas las solicitudes las recibes en la propia herramienta.
Después, una vez terminada la fase de captación, llega el momento de cribar currículums y empezar el proceso de selección. Podrás diseñar las pruebas o cuestionarios de preguntas a través de la herramienta y comunicarte en ella con con los candidatos. La gestión del proceso te resultará mucho más sencilla, lo que permitirá ofrecer una mejor atención a los candidatos.
Por cada uno de los aspirantes tendrás una ficha en la que aparecerán los datos básicos y en la que podrás ir añadiendo información a medida que vaya superando entrevistas o pruebas. Automáticamente, en el caso de Kenjo, se genera una puntuación global que te ayudará a comparar candidatos y decidir cuál es el mejor para tu empresa.
Interfaz del software de Kenjo
Herramientas para workflows
Uno de los puntos fuertes de las herramientas de gestión de Recursos Humanos es la automatización de tareas y procesos. Podrás crear workflows personalizados para que el trabajo del día a día sea más cómodo, intuitivo y fácil.
Por ejemplo: podrás automatizar el envío de un email a todos los empleados de la empresa cada vez que se incorpora un nuevo miembro. De este modo, sin esfuerzo, mantendrás a toda la plantilla actualizada y al día de las novedades.
Reducir la carga de trabajo en el equipo de RRHH, especialmente cuando se trata de tareas mecánicas o manuales, es clave para que sus miembros puedan centrarse en tareas estratégicas y de más valor.
Interfaz del software de Kenjo
Herramienta de onboarding
Un buen onboarding es clave por dos motivos: ayudará al nuevo empleado a adaptarse mucho antes a su nuevo puesto y a la empresa y supondrá un ahorro de costes. Por lo tanto, diseñar bien este proceso y aplicarlo correctamente es muy importante.
A través de una herramienta de onboarding podremos crear una lista de tareas para que no se nos escape ningún detalle y, además, involucrar a otras personas del equipo para que participen en la bienvenida del nuevo miembro.
Interfaz del software de Kenjo
Herramientas de OKRs
Los OKRs se crearon para que las empresas pudieran ayudar a sus empleados a trabajar en base a unos objetivos claros. Y es que este sistema ayuda precisamente a determinar las acciones que ayudarán a lograrlos, así como establecer los resultados esperados. Esto permite a la empresa y a los trabajadores enfocar mejor sus esfuerzos y establecer un criterio claro de medición.
Una herramienta de objetivos y OKRs te permitirá guardar los objetivos y las metas de cada persona en una plataforma a la que tendrán acceso para poder ver su evolución. Pero lo más importante es que podrás medir, a través de ella, los resultados obtenidos y llevar un control de los mismos y su evolución a través del tiempo.
Interfaz del software de Kenjo
Herramientas para encuesta de clima laboral
¿Sabes cuál es el estado de ánimo de tu plantilla? ¿Son felices tus empleados? La encuesta de clima laboral te ayuda a responder a todas estas preguntas y además te da la información necesaria para poder aplicar los cambios con los que mejorar.
Hay muchas formas de hacer esta encuesta, aunque lo idóneo es contar con un software específico. Este te propone diferentes preguntas para que puedas configurar el cuestionario que más te interese, se envía automáticamente a toda la empresa y te muestra los resultados en un informe.
Además, a medida que vayas enviando encuestas de clima laboral, se irá creando un histórico que te permitirá ver la evolución de ciertos datos y saber si los cambios que introduces tienen buenos resultados.
Interfaz del software de Kenjo
¿Qué tipo de empresa utilizan estas herramientas?
Las herramientas de gestión de Recursos Humanos pueden ser utilizadas por todas las empresas: tanto PYMES como grandes. Como hemos visto más arriba, aportan grandes beneficios en la gestión y permiten a ahorrar tiempo.
En las pequeñas, en las que apenas hay una o dos personas dedicadas a las funciones de recursos humanos, supondrán una gran ayuda para crecer. Serán capaces de ahorrar tiempo, acelerar procesos internos y obtener mejores resultados.
Y en las grandes, donde hay amplios equipos, podrán agilizar sus procesos internos y aumentar su eficiencia. Además, todo el equipo tendrá más visibilidad de lo que ocurre en el departamento y se hará un mejor uso de los datos.
Las herramientas de Recursos Humanos son, en definitiva, fundamentales para la gestión del departamento y con el tiempo se convertirán en un requisito obligatorio para competir en el mercado.
