Claves de la firma digital en los contratos de trabajo

Firmar documentos de forma electrónica es una solución que cada vez más empresas han incorporado en los últimos años. Gracias a ella es posible simplificar este proceso y supone una ventaja competitiva para los departamentos de Recursos Humanos que logran ahorrar tiempo, ser más eficientes y mejorar la gestión de equipos en remoto. A través de ella y entre otros aspectos, pueden firmar nuevos contratos de trabajo, guardar archivos en la nube y agilizar los procesos de 'on' y 'off boarding'.

Sin embargo, ¿qué validez legal tienen las firmas digitales? ¿Es posible garantizar la seguridad de los documentos? ¿Y la identificación de las personas que firman?

Si eres responsable de Recursos Humanos y también te surgen estas dudas, te las resolvemos a continuación. 

¿Es legal la firma digital en los contratos de trabajo?

Uno de los aspectos fundamentales a  la hora de considerar este tipo de firma, es conocer la normativa que la regula. A nivel europeo, está amparada por el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 del 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Este se conoce como elDAS y deroga la Directiva 1999/93/CE.

En él se explica que los distintos tipos de firmas electrónicas que existen: simple, avanzada (con certificado digital o biometría) y cualificada, son legalmente válidas. 

Además de establecer el marco jurídico para la firma electrónica en la Unión Europea, este Reglamento también regula los servicios denominados de confianza como el establecimiento de sellos y marcas de tiempo, documentos electrónicos, servicios de certificado para la autenticación de sitios web, la entrega electrónica registrada y el correo electrónico certificado. 

En el caso concreto de España y como complemento a la mencionada normativa, se creó la Ley 6/2020 del 11 de noviembre. Esta regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y garantiza la validez legal de estas firmas. Además, deroga la Ley 59/2003 sobre la firma electrónica para cumplir con lo estipulado por elDAS.

¿Qué normativa afecta a la firma digital en los contratos de trabajo?

La firma electrónica de contratos de trabajo tiene un valor jurídico equivalente al de cualquier otro documento, tanto en España como en la Unión Europea. Por ello y siempre que no se establezca una exigencia de forma concreta, es decir, que el legislador asigne otra vía necesaria para que el contrato sea válido, la firma digital es suficiente. 

Esto es aplicable no sólo a contratos laborales sino también a cualquier otro documento utilizado por el departamento de Recursos Humanos. 

¿Por qué utilizar la firma digital en RRHH?

Los responsables de Recursos Humanos pueden utilizar la firma digital por diferentes motivos. Algunos de ellos son los siguientes:

• Agilización de procesos al eliminar los desplazamientos y envíos por correo postal.
• Almacenamiento de los archivos en la nube de forma segura. 
• Gestión de la firma de contratos de trabajo y otros documentos en remoto.
• Seguimiento digital del estado de la firma.
• Simplificación de los procesos de reclutamiento, así como de on y off boarding.
• Ahorro de tiempo y simplificación de tareas.
• Transformación digital del departamento.

¿Cómo firmar un contrato de trabajo con la firma digital del software de Kenjo?

Con Kenjo, uno de los mejores software de recursos humanos, tienes la posibilidad de firmar contratos de trabajo, así como ofertas que envíes a nuevos candidatos y otros documentos.

Para ello, puedes elegir entre Documentos Inteligentes y de Reclutamiento. En la primera categoría se encuentran los contratos laborales y todos aquellos archivos que se quiera enviar a los trabajadores de la empresa. Con los de Reclutamiento se pueden enviar ofertas de trabajo a futuros empleados. 

Para empezar a utilizar ambas firmas, tan sólo se requieren unos breves pasos: 

1. Personalizar la firma: con esta opción puedes adaptar la firma a la imagen de tu empresa e incluir el logo de la organización.

Interfaz de Kenjo

2. Email del remitente: en este apartado podrás elegir el dominio desde el que quieres que se envíen los documentos y el nombre del remitente.

Interfaz de Kenjo

3. Elección del tipo de documento: aquí deberás seleccionar si tu documento se trata de un Documento Inteligente o si es una Oferta de Trabajo (Reclutamiento).

4. Documento inteligente: si has escogido esta opción, tan sólo tendrás que introducir el documento que quieras firmar y elegir a uno o varios empleados a los que les llegará una notificación por mail. Una vez firmado, el archivo se almacenará automáticamente en el espacio de documentos del empleado de Kenjo. 

5. Oferta de trabajo: tan sólo será necesario cargar la oferta de trabajo a Kenjo y enviársela al candidato para que la firme. A este le llegará también una notificación por mail. 

Interfaz de Kenjo

Independientemente del tipo de documento que se elija, siempre podrás ver el estatus de la firma y enviar recordatorios. Además, también puede utilizarse desde el móvil a través de la app de Kenjo (Android e iOS). 

¿Qué tipos de firma digital existen?

Como hemos mencionado anteriormente, el Reglamento de la Unión Europea 910/2014 reconoce tres tipos de firma: firma simple, firma avanzada (con certificado digital o biometría) y firma cualificada. A continuación te explicamos las diferencias que existen entre ellas.

Firma simple

La firma simple es aquella que se tramita por una vía electrónica que no es considerada como avanzada. Por ejemplo, cuando se firma un documento, se escanea y se manda a través del correo electrónico o mediante una contraseña, hablamos de una firma simple. También lo es cuando se aceptan los términos y condiciones específicos de un sitio web.

Su mayor inconveniente es la dificultad de probar la identidad de la persona firmante y eso hace que su nivel de seguridad sea menor. 

Firma avanzada con certificado digital

Según el Artículo 26 de elDAS, la firma avanzada debe cumplir con los siguientes requisitos técnicos y jurídicos:

• Debe vincular al firmante de manera única
• Permitir la identificación del signatario
• Haber sido creada de forma que el firmante pueda tener control sobre ella y garantice un alto nivel de confianza
• Estar vinculada con los datos firmados de manera que sea posible detectar cualquier cambio posterior.

En este sentido, la firma avanzada ofrece un mayor nivel de seguridad. Por ello, es una de las opciones más utilizadas por empresas.

Firma avanzada con biometría

Además de lo mencionado anteriormente, este tipo de firma avanzada incluye la posibilidad de determinar la identidad del firmante a través de la captura de sus datos biométricos. Estos pueden ser su huella dactilar, la locución, el iris o los rasgos faciales, entre otros.

Firma cualificada

La particularidad de la firma cualificada es que, además de ser avanzada, tiene que estar generada por un dispositivo cualificado de creación de firmas (QSCD). Por ejemplo, un QSCD puede ser una Smartcard, como la tarjeta del DNI electrónico o los tokens USB. 

Por otro lado, los certificados cualificados para firmas electrónicas tan sólo pueden ser aprobados por determinados proveedores públicos o privados que cuentan con el visto bueno de la autoridad nacional competente de cada Estado miembro de la UE. Además y al tener el mismo valor jurídico que una firma manuscrita puede ser admitida como prueba en procesos judiciales. Por ello, su nivel de seguridad es muy alto.

¿Puede la firma electrónica garantizar la seguridad de los archivos?

Como hemos visto, el hecho de firmar contratos laborales y otros documentos de forma electrónica permite guardar los archivos de forma automática en la nube. Por lo tanto, quedan almacenados de forma segura y se evita el tener que escanearlos tras cada firma o la posibilidad de perderlos. De esta manera, se minimiza también el riesgo de acceso no deseado a aquellos documentos que sean privados o confidenciales.