La transformación digital de los Recursos Humanos

La transformación digital del área de Recursos Humanos es uno de los temas del sector que mayor relevancia ha cobrado en los últimos años. Permite exprimir todo el potencial de un área clave para el éxito de la empresa y no sólo eso, sino que además ayuda a obtener mejores resultados y a tomar decisiones más acertadas.

¿Qué es la transformación digital de recursos humanos?

La transformación digital es el proceso de transición de un negocio basado en procesos tradicionalmente manuales a un modelo centrado en la tecnología como núcleo de todas las funciones internas y externas. 

En esta infografía de Deloitte podemos ver el paso del modelo tradicional al digital dentro de RRHH:

Se trata de una transformación revolucionaria y a la vez un fenómeno evolutivo. No solo supone un cambio de herramientas, sino también de cultura y mentalidad de la organización. 

En el caso de los Recursos Humanos el reto es aún mayor porque, tal y como señala un informe de Deloitte, se trata de que los equipos de RRHH asuman el doble desafío de transformar las operaciones de su propio departamento y al mismo tiempo de concienciar y ayudar a la fuerza laboral a dar el paso en sus respectivas áreas.

De hecho, en este proceso las personas son tan importantes como la tecnología y el papel del departamento de RRHH es crucial tal y como se explica en este artículo de Forbes. Este área tiene la capacidad de hacer que toda la plantilla reciba la información adecuada y que el desarrollo profesional esté alineado con los cambios que se van a introducir en la organización. 

Por lo tanto, la transformación digital de los Recursos Humanos no solo tiene que ver con este departamento sino que su metamorfosis afecta a toda la empresa en su conjunto.

¿Por qué es importante la transformación digital?

La transformación digital de RRHH es un paso clave para la compañía ya que permite:

•   Automatizar procesos y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas.
•   Maximizar la experiencia del empleado.
•   Utilizar el tiempo libre para elaborar estrategias y mejorar los resultados obtenidos.

Es importante que cada organización concentre sus esfuerzos en uno de estos objetivos. La implementación de tecnología debe responder a las necesidades de la empresa ya que de lo contrario no se verán resultados y el proceso podría fracasar. También es importante que la implementación de la tecnología también se refleje en el plan de recursos humanos de la empresa. 

En Fleetpool, por ejemplo, apostaron por crear un nuevo estilo de trabajo que les permitió agilizar las tareas administrativas y lograr, entre otros aspectos, lo siguiente:

• Más tiempo para centrarse en los proyectos estratégicos.
• Permanecer al tanto del crecimiento de la plantilla.
• Simplificar la rutina de trabajo diaria.

¿Cuánto tiempo se requiere para para digitalizar el departamento de RRHH?

Es importante comprender que la transformación digital es un proceso que nunca termina ya que los avances y las novedades en tecnología son constantes. Por ello, es importante estar abierto al cambio e ir evolucionando.

Los expertos también aclaran que “la transformación digital de una empresa no ocurre rápidamente; algunas empresas esperan que suceda en el plazo de un año pero hasta las organizaciones de mayor volumen pueden tardar hasta cinco. Y aún así, la tarea permanece en constante evolución”.

Sin embargo, en el caso concreto de los departamentos de Recursos Humanos, la implantación de un software que automatice y agilice las tareas administrativas, puede hacerse en cuestión de 1 mes. De hecho, en Kenjo hemos activado nuestra herramienta en numerosas compañías en este periodo de tiempo o incluso en menos.  

Principales estadísticas de la transformación de RRHH

Diversos estudios e informes nos permiten medir el impacto de la transformación digital de los Recursos Humanos en las empresas. A continuación, compartimos algunos datos interesantes:

• El 71% de los departamentos de RRHH está implementando nuevas herramientas digitales para comunicación y trabajo en equipo (Incipy).
• El 63% utiliza softwares de RRHH para la gestión de nóminas y administración (Incipy).  
• El 51% también utiliza herramientas digitales para la evaluación de competencias y desempeño (Incipy).
• El 50% de las organizaciones cuenta con una plataforma de e-learning (Incipy).
• El 35% de los responsables de RRHH opina que no cuenta con el talento necesario para llevar a cabo la transformación digital (Gartner compartidos por I-Scoop).
• Solo el 9% de los profesionales opina que RRHH está liderando o innovando en el ámbito de las nuevas tecnologías (PwC).
• El 55% de los profesionales opina que la gran contribución de RRHH a la transformación digital de la empresa es la digitalización de sus propios procesos (PwC).

Retos en la transformación digital de Recursos Humanos

La transformación digital de las empresas y en particular del departamento de RRHH, no es una tarea fácil. Los profesionales que lideran esta labor se enfrentan a importantes desafíos que hay que conocer:

• Crear una cultura empresarial digital: la cultura empresarial es clave para el éxito de lograr esta transformación. El departamento de RRHH deberá tomar acciones para actualizarla y hacerla proclive al cambio. Esto se puede hacer a través de formaciones, conferencias, talleres, etc.
• Unificar los estilos de gestión: a los responsables de departamento con más experiencia les costará, por lo general, un poco más que a los demás cambiar su manera de hacer las cosas. Y de ellos depende todo su equipo. Es importante contar con su apoyo y hacer que se sientan cómodos con los nuevos procesos.
• Transformar los procesos de RRHH: este departamento debe predicar con el ejemplo, por lo que deberá ser líder en la digitalización de procesos tanto internos como externos.
• Personalizar la experiencia de los empleados y los candidatos: a medida que la automatización de tareas vaya cobrando protagonismo, es muy fácil que se pierda el toque humano en las interacciones. Es importante conservarlo conociendo bien a los empleados, anteponiendo sus necesidades y personalizando cada detalle.

Interfaz del software de recursos humanos de Kenjo

Principales roles en la transformación digital de los RRHH

Para que la transformación de la empresa y del departamento de RRHH tenga éxito, es fundamental que toda la organización esté involucrada y comprometida con ello. Sin embargo, es responsabilidad de ciertos perfiles liderar el cambio. Por lo general, serán estos cuatro:

• CEO: es importante que la directiva esté convencida de las ventajas de la digitalización de los departamentos. De ella depende avanzar en esta dirección.
• HR Director: suele ser el impulsor o sobre el que recae una mayor responsabilidad. Su objetivo es planificar la implementación de nuevas tecnologías y dirigir el cambio de cultura necesario para ello.
• HR Manager: tiene, por lo general, un papel mucho más ejecutivo pero a la vez fundamental. Será el encargado de poner en marcha las nuevas herramientas o  formar a sus compañeros, entre otros aspectos.
• Consultor externo: este perfil, aún siendo externo a la empresa, puede tener también un papel clave en la digitalización. De hecho, muchas veces se contrata a consultores especializados para que dirijan la transformación digital de la organización o el departamento.

Pasos de la transformación digital del departamento de RRHH

¿Cuál es el proceso a seguir para la transformación digital de RRHH? Cada empresa dibujará su propia hoja de ruta dependiendo del punto en el que se encuentre y los objetivos que se marquen. A continuación recogemos los pasos básicos a seguir:   

1. Establece un objetivo claro

Como siempre, antes de iniciar cualquier proceso de transformación es importante establecer un objetivo claro y que tenga sentido dentro del contexto de la compañía. 

2. Consigue todo el apoyo posible

Haz partícipe del proceso a todas las personas posibles, especialmente a los mandos altos e intermedios de la compañía. Cuando hablamos de transformación digital, necesitarás todo el apoyo con el que puedas contar.

3. No te compliques demasiado

Empieza poniendo objetivos simples y alcanzables: estudia las áreas de RRHH que podrían digitalizarse fácilmente con la implementación de un software y comienza por ahí. Habla también con tu equipo para saber su opinión y decidir cuáles son las prioridades.

4. Prioriza

La transformación digital es un proceso largo y la lista de tareas a veces puede parecer interminable. Prioriza las acciones en función del impacto y el esfuerzo que requieren (en tiempo y dinero). Empieza por las tareas de alto impacto y bajo esfuerzo. Esto te ayudará a poner en marcha la transformación.

5. Evalúa el rendimiento

Probar nuevas herramientas e introducir cambios puede ser emocionante pero no sirve de nada si no medimos los resultados obtenidos. Es importante mirar con ojo crítico qué funciona y qué no. Esa es la única forma de resolver problemas, avanzar y hacer que la transformación funcione.