¿Cómo hacer un plan de Recursos Humanos?

Shakespeare decía que “las improvisaciones son mejores cuando se preparan”. Y es cierto que cualquier actuación, del tipo que sea, siempre resulta mejor si hay una buena preparación detrás. Por eso es tan importante para las organizaciones contar con un plan de Recursos Humanos.

Si aún no sabes qué son o para qué sirven, no dejes de leer este artículo. Te explicamos con detalle cómo plasmar la estrategia del departamento sobre el papel y llevarla a la práctica.

¿Qué es un plan de Recursos Humanos?

El plan de recursos humanos recoge la estrategia general de este área. Incluye las acciones para satisfacer la demanda y la oferta de mano de obra en el presente y en el futuro así como políticas de retribución, bienestar, etc.

Por lo general, el documento ha de contemplar los siguientes temas:

• Personal necesario para cubrir las necesidades de la organización.
• Estrategias de gestión de personal.
• Definición de cada puesto de trabajo.
• Canales y medios de captación de candidatos.
• Procesos de reclutamiento y selección.
• Planes de crecimiento y formación.

Importancia del plan de Recursos Humanos

El plan de recursos humanos de una empresa resulta fundamental para el buen funcionamiento de la plantilla y de la organización. Este documento, además, es clave para alcanzar los objetivos de negocio de la compañía.

Además, sirve para:

• Facilitar la adaptabilidad en la organización: viviendo en un mundo en el que el cambio es constante. Una planificación eficaz permite a la empresa adaptarse más fácilmente a nuevas situaciones y superar la volatilidad de los mercados.
• Mejorar la distribución y el uso del talento interno: en análisis del capital humano y su planificación permite hacer un mejor uso del talento interno y distribuirlo de forma coherente.
• Facilitar el crecimiento de pequeñas y medianas empresas: la planificación de RRHH es una parte fundamental de la estrategia de crecimiento. Es importante decidir cuándo subcontratar, a cuántas personas hay que contratar, cuáles son los beneficios que se van a ofrecer, etc.

Objetivos de un plan de Recursos Humanos

¿Por qué las empresas crean un plan de gestión de Recursos Humanos? Los principales objetivos son los siguientes:

• Proporcionar información: los datos obtenidos a través del plan de Recursos Humanos de una empresa son de gran importancia, por ejemplo, para identificar los recursos excedentes y no utilizados. La información, así, se puede utilizar en otras funciones de gestión.
• Analizar a la fuerza laboral actual: en este documento también es importante determinar las fortalezas y habilidades actuales de la fuerza laboral.
• Utilizar de forma eficaz los recursos humanos: la planificación de RRHH es la principal responsabilidad de la dirección del departamento, ya que su deber es asegurar la utilización eficaz de la mano de obra presente y futura.
• Detectar brechas salariales: en este documento también se estudian las posibles brechas salariales y poder, así, crear políticas más equitativas.
• Garantizar el bienestar interno: una buena planificación y organización genera, casi automáticamente, una mejora del ambiente laboral. La productividad y la satisfacción de los empleados aumenta.
• Retener talento: esto, a su vez, tiene un impacto directo en la retención del talento. Los empleados que están a gusto en la organización tienen menos probabilidades de aceptar ofertas de otras compañías.
• Prever posibles necesidades en el departamento: en toda planificación debe haber un apartado de previsiones a futuro. Entender cuándo será necesario incorporar a personas al equipo y cuál es el perfil adecuado es fundamental.

6 pasos para hacer un plan de Recursos Humanos

Llegados a este punto probablemente te preguntes cómo elaborar un plan de recursos humanos. Pues bien, los pasos a seguir son los que siguen:

1. Definición del objetivo del plan

Cualquier acción que se vaya a desarrollar desde la empresa debe estar alineada con los objetivos de negocio de la misma. En este sentido, el plan de RRHH también ha de estarlo. 

Al margen de esto, por lo general, los objetivos específicos del plan estarán dirigidos a un área específica: retención de empleados, atracción de talento, fomento de la cultura empresarial, etc. Es importante ser precisos y claros en esta etapa para que el contenido sea útil y tenga efectos reales sobre la organización.

Para definir correctamente el objetivo del plan, será conveniente establecer cuáles son los KPIs más relevantes para el departamento de RRHH, tanto para alcanzar las metas como para medir su impacto. Aunque la elección de estas métricas dependerá de las características de cada empresa, estos son algunos de los más significativos para RRHH:

• Índice de satisfacción de los empleados
• Índice de rotación
• Tasa de absentismo laboral
• Tiempo medio de contratación
• Coste de contratación
• Tasa de conversión de la contratación
• Accidentalidad laboral

2. Análisis del capital humano actual

El siguiente paso clave es analizar y evaluar la disponibilidad y solidez de los recursos actuales. Esto implica hacer un estudio exhaustivo de cada uno de los miembros de la organización en términos de habilidades, experiencia, desempeño, antigüedad, etc.

Para llevarlo a cabo es recomendable realizar evaluaciones del desempeño de forma periódica, tanto con el equipo como de uno mismo a través de una autoevaluación. En este sentido, utilizar un 'software' de evaluación del desempeño es una forma de automatizar este proceso y convertirlo en una práctica regular en la empresa. Además, los datos quedarán en la nube de forma confidencial y mejorará la puesta en marcha de objetivos y el análisis de su consecución.

*Interfaz del software de evaluación del desempeño de Kenjo*

Los datos mostrados son ficticios

3. Previsión de necesidades

Analizar las futuras necesidades de mano de obra es un paso importante en la planificación de RRHH. Aunque siempre puede haber variaciones, es fundamental contar con un pronóstico a factores más o menos conocidos como bajas, despidos, jubilaciones, ascensos, etc.

Para ello resulta clave implementar una estrategia de análisis de datos y utilizar las herramientas clave de People Analytics, a través de las que medir distintas variables y predecir qué recursos pueden necesitarse en el futuro. Estas herramientas, por lo general, ayudan calcular aspectos relativos al reclutamiento, la gestión de talento y la realización de administrativas, 

4. Configuración del plan de RRHH

Una vez se ha recopilado toda la información, llega el momento de crear un plan sólido que cubra las necesidades y las posibles previsiones. Por ejemplo: será necesario determinar si es necesario contratar, formar o subcontratar mano de obra para cumplir con los objetivos de la empresa.

En general, es conveniente incluir la siguiente información:

• Definición de metas y objetivos.
• Acciones requeridas.
• Resultados deseados.
• Recursos utilizados.
• Miembros del equipo involucrados y sus tareas.
• Cronograma.
• Análisis de la consecución de objetivos.

5. Implementación del plan

Para ejecutar el plan de RRHH de forma correcta será clave la utilización de un cronograma, tal y como hemos mencionado anteriormente. De esta forma se podrá realizar un seguimiento de las acciones completadas y saber qué miembros del equipo están trabajando en ellas.

Algunas herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello, resultan de gran utilidad a la hora de asignar tareas, reflejar el estado de las mismas y saber cuándo se han completado. Por otro lado, se podrá tener una visión general del plan y medir en qué medida se han conseguido los objetivos. 

6. Actualiza el plan de RRHH

Por último, será necesario actualizar el plan de RRHH según surjan nuevas necesidades y en función de los logros que se hayan acometido. Aunque pueda parecer una tarea sencilla, es frecuente que los planes de RRHH se mantengan intactos mientras que las necesidades de los empleados y la propia estructura de la empresa evoluciona. 

Por ello y para realizar cambios de forma ágil y cómoda, es recomendable utilizar un 'software' de gestión digital de RRHH con el que almacenar la información relativa a los empleados, su documentación y todo lo relativo a la gestión de personas. De esa manera y al poder acceder a reportes generados automáticamente, será posible actualizar el plan de RRHH de forma rápida y eficiente.