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A la hora de implementar una estrategia de People Analytics, es importante conocer cuáles son las herramientas más relevantes de las que dispone el departamento de análisis de datos y/o el de recursos humanos. En este artículo detallaremos algunas de estas funcionalidades y veremos qué datos conviene priorizar.
¿Qué es e importancia de People Analytics?
People Analytics hace referencia a un método de investigación cuyo objeto son las personas que conforman la plantilla de la empresa y los candidatos a formar parte de ella. Su principal objetivo es mejorar la toma de decisiones en base al estudio de los procesos, los resultados y las oportunidades que tienen los empleados, así como optimizar los costes, procesos y el tiempo invertido. Algunos profesionales también lo llaman HR analytics.
A través de esta técnica se obtienen conclusiones fiables y sólidas que son de gran valor para el departamento de RRHH pero también para otros como el de marketing, finanzas o el de operaciones.
¿Qué métodos son los más utilizados para analizar los datos?
A la hora de recopilar los datos y procesarlos para su posterior análisis existen dos métodos destacados: la utilización de documentos Excel y/o un software específico de People Analytics. Como vemos a continuación, cada uno presenta una serie de características, ventajas y desventajas:
1. Documento Excel:
El primero, si bien permite la utilización de fórmulas avanzadas, de filtros de búsqueda y la creación de gráficas y reportes, tiene una serie de limitaciones. Una de ellas es la necesidad de introducir y ordenar manualmente los datos, así como imposibilidad de automatizar ciertos procesos como la creación de gráficas y visualizaciones o de integrarla con herramientas externas.
2. Software de People Analytics:
Por otro lado, un software permite la importación de una gran cantidad de información a partir de documentos Excel y de ordenarla automáticamente. También la posibilidad de filtrar determinadas búsquedas, la integración de fuentes externas o el acceso a informes generados automáticamente por la plataforma y a plantillas de reporte personalizables.
Por otro lado, también se puede exportar la información en formatos como PDF, generar digitalmente gráficas, visuales y cálculos personalizados o almacenar la información en la nube para evitar extravíos indeseados.
Si la empresa se decanta por un software específico, es conveniente conocer cuáles son las herramientas más relevantes y que éste cuente con ellas.
¿Qué herramientas son las más relevantes?
Un software de People Analytics debe contar con tres funcionalidades clave: de reclutamiento, de gestión de los empleados y para el análisis de tareas administrativas. Todas ellas permiten una visión holística tanto de la selección de nuevos candidatos, como de los procesos internos de la empresa.
Cada una de estas funcionalidades cuenta con una serie de herramientas específicas, dentro de cada panel. A continuación destacamos algunas de las más relevantes:
Herramientas de People Analytics para el reclutamiento
La fase de reclutamiento es una de las más importantes a la hora de captar al mejor talento para tu empresa. Tener procesos organizados, eficientes y ágiles, hará que el candidato tenga una mejor experiencia desde el principio, lo que incrementará su impresión positiva hacia la compañía. En este sentido, existen tres herramientas fundamentales para mejorar el proceso de reclutamiento: el índice de conversión, la fuente de contratación y la duración media de incorporación.
Tasa de conversión
Utilizar esta herramienta es una forma de conocer si las fuentes de contratación a las que se ha recurrido, así como la promoción de las vacantes de empleo que hay, son las correctas. Se calcula dividiendo el número total de personas que han solicitado un puesto de trabajo, entre el número de candidatos que han sido seleccionados, multiplicado todo ello por 100. Por lo tanto, si el resultado es un porcentaje bajo, podrá indicar que tu oferta de trabajo no ha tenido el éxito esperado y habrá que corregir ciertos procesos
Fuente de contratación
Con esta herramienta se calcula la procedencia de las contrataciones y aquellas que están dando mejores resultados. Para ello, es necesario realizar un seguimiento de las agencias externas de contratación a las que se haya acudido; los portales especializados en los que se ha publicado la oferta y analizar otras vías como LinkedIn o la propia página web de la empresa.
Automatizar este proceso a través de un software es una forma de asociar directamente los curriculum vitae que recibe el departamento de RRHH a su origen. De esta manera, se puede ahorrar tiempo y ganar en agilidad a la hora de calcular este aspecto.
Duración media de incorporación
La duración media de incorporación hace referencia al tiempo que transcurre desde que se publica la oferta de trabajo hasta que el empleado se incorpora a su puesto. En este sentido, conocer este parámetro es un indicativo de si el proceso de selección es demasiado corto o si por el contrario se alarga de forma innecesaria.
Además, es interesante conocer este dato por departamento, oficina y empresas, ya que proporcionará información útil de la facilidad o dificultad de contratar ciertos perfiles.
Herramientas de People Analytics para la gestión de los empleados
Una vez que los candidatos se han incorporado a la empresa, hay una serie de herramientas que medirán determinados parámetros durante su vida laboral con la compañía. Algunas de las más destacables son las funcionalidades específicas para calcular el índice de rotación, el tiempo medio de permanencia o la duración del proceso de onboarding y offboarding,
Índice de rotación
La retención del talento y la satisfacción de los empleados están asociadas al índice de rotación de una empresa. Si la empresa no está teniendo un buen desempeño en estas dos variables, los empleados tienen una mayor tendencia, por lo general, a abandonar la organización. Por lo tanto, conocer el índice de rotación resulta fundamental para el departamento de RRHH para podrá poner en marcha acciones concretas en función de los resultados.
Este se calcula dividendo el número de empleados que abandonan la empresa (en un periodo concreto) entre la media de empleados que trabajan en la compañía en el mismo periodo.
*Los datos mostrados en las imágenes de este artículo son ficticios
Tiempo medio de permanencia
Gracias al tiempo medio de permanencia se analiza la media del periodo que los empleados trabajan en la empresa. Por lo general y cuando éste suele ser corto, puede deberse a un bajo nivel de satisfacción, lo que dará lugar a un índice de rotación elevado. Saber este dato permitirá adaptar el uso de otras herramientas, como por ejemplo un software específico de encuestas de clima laboral, y hacer una mejor interpretación del eNPS de la empresa.
Duración del proceso de onboarding y offboarding
Para poder optimizar el tiempo que duran las incorporaciones de los nuevos empleados y los offboardings, es conveniente analizar los siguientes aspectos:
1. Onboarding:
Realizar una evaluación de los onboardings implica hacer un seguimiento de la fecha de incorporación, en función de los departamentos, empresas y oficinas de la compañía a la que se incorporan. También es necesario registrar los onboardings pasados, recientes o futuros, para poder hacer una previsión de los recursos necesarios que se van a destinar para procesarlos.
2. Offboarding:
Las bajas en una empresa pueden ser de carácter voluntario o involuntario. En ambos casos es conveniente registrar tanto el tipo de baja como aquellas que ya se han producido y las que están por llegar. Realizar un filtro por departamento, oficina y empresa, nos ayudará a entender en qué áreas se está produciendo un mayor número de offboardings y su causa.
De esta forma, el departamento de RRHH podrá poner en marcha acciones específicas, destinadas a reducir el índice de rotación y mejorar el proceso.
Herramientas de People Analytics para la gestión de tareas administrativas
Las tareas administrativas, sobre todo si se realizan de forma manual, implican en la mayoría de ocasiones procesos repetitivos y tediosos. Sin embargo, su gestión puede ser más ágil con el empleo de ciertas herramientas digitales. A continuación te mostramos tres de las más importantes y cómo puedes hacer el seguimiento del rendimiento de cada una:
Gestión de nóminas
A través de un software que gestione, archive y procese las nóminas, es posible obtener una serie de datos muy valiosos como la evolución salarial de la plantilla. Esto nos permite hacer un análisis del coste por salario y de la partida que se destina a la remuneración en nuestra empresa por departamentos, oficinas y empresas. Además, podemos calcular este parámetro a lo largo de un periodo determinado y distinguir entre salario fijo y variable.
Gestión de horas extras
La gestión de horas extras es un parámetro esencial para el correcto funcionamiento de la empresa. Fichar las horas de forma digital a través de un programa de control horario, significa almacenar estos datos en la nube. De esta forma y ante una inspección de trabajo, la información relativa a las horas trabajadas queda reflejada de forma automática. Del mismo modo, las horas extras también aparecen reflejadas por empleado, departamento y oficina, así como su evolución semanal y mensual.
Con todo ello, el departamento de RRHH y los líderes de equipo podrán decidir si las horas extras se remuneran, se canjean por vacaciones o si se ponen en marcha acciones destinadas a aligerar la carga de trabajo del empleado.
Las horas extra se calculan dividendo el número de horas extra trabajadas por los empleados entre el número de empleados de la empresa.
Gestión de contratos
La gestión de contratos gracias a herramientas digitales, es una forma de analizar la tipología de contratación que existe en la empresa y su evolución mensual en número de contratos.
En este caso, conviene centrarse en dos parámetros principales:
- Contrato (Tiempo Completo o Tiempo parcial)
- Tipo (Aprendiz, Becario, Estudiante, Externo, Fijo, etc.)
Además, es posible utilizar filtros automáticos por dichas tipologías y visualizar las contrataciones por rangos de edad y género.
Todo ello muestra la importancia de utilizar un software de informes y analíticas con el que prescindir de procesos y registros manuales que puedan dar lugar a errores. Así, tanto el departamento de RRHH como el negocio en su conjunto, pueden llevar a cabo un análisis fiable para mejorar la toma de decisiones y evaluar el impacto de su estrategia. Si estás pensando en formarte en People Analytics, te recomendamos ver nuestro webinar sobre cómo implementar esta estrategia, en el que obtendrás consejos útiles y claves sobre esta metodología de la mano de expertos del sector.
