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Gestionar de manera eficiente la información relacionada con la empresa y los empleados es uno de los retos actuales de un departamento de Recursos Humanos en cualquier ámbito empresarial.
En este sentido, es muy importante que esos datos estén bien organizados y almacenados, ya que la confidencialidad de los documentos relativos a la organización y sus trabajadores ha de ser muy alta.
Por todo ello, en este artículo te explicamos qué es la gestión documental de RRHH, cómo mejorarla y cuáles son los beneficios de contar con un software de gestión digital en tu empresa.
¿Qué es la gestión documental de Recursos Humanos?
Se entiende por gestión documental de RRHH el uso eficiente de toda la información relacionada con la actividad empresarial y su plantilla. Se trata de una serie de estrategias y planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo de las informaciones recibidas y producidas en toda empresa.
Los archivos que se manejan van desde contratos de trabajo, datos personales, nóminas, bajas médicas y demás información relacionada con el empleado y con la actividad empresarial. Hay que tener en cuenta que todos estos documentos son sensibles y deben ser tratados con confidencialidad, en estricto cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
El gran volumen de información a gestionar puede generar en muchas ocasiones dificultades para garantizar un almacenamiento seguro y ordenado, por lo que los departamentos de RRHH necesitan cada vez más garantizar una gestión eficiente y sencilla de todos esos datos.
La gestión documental de Recursos Humanos se explica en ese contexto. Los departamentos de RRHH saben que es importante mejorar la organización de los archivos y la información y por ello, hay cada vez más empresas con un plan estratégico de gestión documental.
Importancia de la gestión documental de Recursos Humanos
En línea con lo anterior, la gestión documental se ha convertido en los últimos años en uno de los grandes desafíos de toda empresa. La manera en la que una empresa administra sus datos es importante para el buen desarrollo de la actividad empresarial y, por supuesto, para su reputación.
La importancia del proceso de gestionar la documentación radica en que existen diferentes factores que ralentizan el funcionamiento del departamento de RRHH a la hora de trabajar con la información de la empresa.
El almacenamiento descontrolado de los datos relativos a los trabajadores hace que la búsqueda de información sobre cualquier asunto se convierta en una tarea tediosa, en la que hay que invertir más tiempo del necesario.
Además, es indispensable tener en cuenta que el exceso de información almacenada lleva a un abundante uso de papel, lo que a su vez supone un coste medioambiental y económico para la empresa que puede remediarse a través de la digitalización y de una buena estrategia de gestión documental.
Ventajas de los sistemas de gestión documental de RRHH
Cuando el departamento de RRHH realiza una buena planificación para la gestión documental, los resultados son rápidamente visibles. Las tareas de RRHH van más allá del almacenamiento de datos, ya que al contar con una buena planificación podrá sin duda dedicar más tiempo a otras áreas.
En este sentido, aplicar una correcta estrategia de People Analytics también será de gran utilidad, ya que permitirá tomar decisiones basadas en datos y mejorar el alcance de los objetivos.
Los sistemas de gestión documental de Recursos Humanos aportan grandes beneficios, como los que mencionamos a continuación:
- Ahorro de gastos y recursos: el ahorro se traduce en más tiempo para la elaboración de otras tareas, menos consumo de papel y más eficiencia.
- Menos tiempo dedicado a procesos de archivo: la digitalización y trabajar en la nube optimizan cualquier proceso de almacenamiento manual.
- Mejora de la productividad: al simplificar los procesos, el personal encargado de la gestión documental asumirá una tarea más sencilla y ligera, y podrá enfocarse en otras tareas de gestión.
- Mejora del acceso a la información: cada documento podrá almacenarse de manera sencilla y con rutas y procedimientos intuitivos para que el equipo de RRHH pueda acceder a ellos en cada momento de una manera ágil, así como también los empleados.
- Preservar los documentos con mayor control y seguridad: la protección de datos es un asunto que preocupa tanto a los trabajadores como a las empresas. Con un software de gestión de documentos de RRHH, está garantizado que no caigan en las manos equivocadas o se haga mal uso de ellos.
- Liberar espacio innecesario de almacenamiento: la digitalización, como proceso inteligente, evita que algunos archivos se almacenen por duplicado y, de la misma manera, contribuye a eliminar el papel físico de las oficinas.
5 beneficios de contar con un software de gestión documental de RRHH
Un buen 'software' de gestión digital de RRHH podrá proporcionar a la empresa las soluciones que necesita para solventar el manejo de la información sensible y sujeta a protección de datos.
Entre los beneficios que aporta contar con un buen sistema que planifique y organice estratégicamente esta información, podemos mencionar los siguientes:
1. Personalización de la información
Uno de los grandes beneficios de contar con un programa de gestión documental es que podremos proporcionar a cada empleado una carpeta individual de documentos.
De esta manera, el departamento de RRHH podrá acceder fácilmente a la información de cada trabajador que, a su vez, podrá consultar sus datos de manera rápida y sencilla.
2. Recordatorios y actualización de documentos
Con un software de gestión documental, el departamento de RRHH podrá activar recordatorios cuando un contrato está a punto de vencer.
Una buena planificación para poder avisar al empleado de su situación laboral, es clave en cualquier empresa moderna. Las notificaciones pueden evitar que las gestiones se produzcan de una manera atropellada o que se realicen a última hora por falta de previsión.
Además, los documentos estarán permanentemente actualizados, un proceso que se hará de forma rápida e inmediata y que supondrá una gran ventaja para empresas con una tasa de rotación de personal muy elevada.
3. Control del acceso a la información
Otra ventaja fundamental es la posibilidad de controlar los derechos de acceso para el equipo de RRHH. Es decir, elegir quién puede acceder a la información, dar permisos o denegarlos con un solo clic. Algo que indudablemente facilita la gestión documental en el equipo de RRHH.
4. Seguridad de los datos
En la línea de lo anterior, un software de gestión documental reforzará la seguridad de los documentos, especialmente de aquellos que incluyen información sensible o confidencial.
De esta manera, no solo estarán a salvo de posibles pérdidas, sino que la empresa podrá llevar un registro completo y estará en capacidad de evitar modificaciones de datos no autorizadas.
5.Importación de nóminas
Por último, pero no menos importante, un software de gestión digital de RRHH permitirá simplificar el procesamiento de los pagos a los empleados, evitar incidencias en las nóminas, su correcto envío a los empleados y que queden almacenadas en la carpeta de cada trabajador.
La entrega de nóminas es fundamental, ya que por ley todos los empleados de la empresa deben recibirla con su salario. Un software de gestión digital de RRHH garantizará que este proceso sea sencillo, ágil y fiable.
Interfaz del software de gestión digital de RRHH de Kenjo*
Los datos mostrados son ficticios
En resumen, la eficiencia para la gestión documental es un factor clave para cualquier departamento de RRHH. Si una empresa cuenta con un buen plan estratégico para gestionar la información y su distribución desde el departamento de RRHH, encontrará beneficios en la optimización de recursos, la protección de datos de sus empleados y la confidencialidad de la compañía.
Si además invierte en un programa de gestión documental, no solo estará cumpliendo con los estándares de protección de datos, sino que también estará invirtiendo en la tranquilidad del empleado y en el cuidado del medioambiente al ahorrar papel.
En este sentido, un software ‘todo en uno’ garantizará una administración de RRHH automática y fácil, ya sea en el control horario, en la generación automática de dashboards o la gestión de la documentación de cada empleado en la nube.
En vez de tener tres softwares distintos para cada tarea, una empresa podrá agilizar todos sus procesos con un único programa para aprobar vacaciones, visualizar cumpleaños, subir una baja laboral o actualizar la información laboral de un empleado. Prueba Kenjo gratuitamente durante 14 díasy descubre todas las ventajas de utilizar un software ‘todo en uno’ de RRHH.
