¿Qué es una incidencia en nómina?

Es habitual que, cada mes, haya cambios en las nóminas de los empleados de una empresa, ya sea por un aumento de sueldo o una baja médica. El departamento de recursos humanos es el encargado de recopilar esta información y hacérsela llegar al responsable de crear las nóminas. Algunos lo hacen con notas adhesivas, otros con Excel… y surgen errores o problemas porque la información no era la correcta.

¿Cómo resolverlo? La clave está en entender qué es una incidencia en nómina y contar con un software específico para automatizar esta tarea. Sin duda, utilizar un sistema adaptado y digitalizado puede suponer un gran ahorro de tiempo para el departamento, además de reducir la tasa de errores al mínimo.

A continuación explicamos en qué consiste, cuáles son las incidencias más comunes y cómo un software específico de RR. HH. resuelve el problema.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de incidencias de nómina?

Con el término de incidencia en nómina nos referimos a cualquier cambio que se pueda producir por alguna cuestión extraordinaria. Por ejemplo: una baja médica, una subida salarial o una paga extra.

Normalmente, el personal de recursos humanos recopila esta información y se la hacen llegar mes a mes al gestor o la persona encargada de elaborar las nóminas para que aplique los cambios.

Es importante que esta gestión se realice correctamente. Una incidencia mal registrada puede implicar el incumplimiento de obligaciones laborales y los posteriores ajustes para arreglarlo. 
Los errores humanos son comunes, sobre todo cuando hay que introducir datos o cantidades de manera manual. Por eso, es importante utilizar herramientas adecuadas para llevar un control de las incidencias en nómina.

En muchos departamentos todavía anotan esta información en cuadernos, archivos digitales privados o, incluso, en algunos casos, mentalmente.

Incidencias de nóminas más comunes

Como hemos dicho, una incidencia no tiene por qué ser un problema. Con este término nos referimos a un cambio que puede ser puntual o permanente.

Por eso, entre las incidencias que se repiten mes a mes encontramos las siguientes:

Nuevas altas de contrato

Cuando una persona se incorpora a la empresa hay que darle de alta y crear un contrato. Esta incidencia debe resolverse (casi) de manera inmediata para que el empleado firme el mismo día que se incorpora.

Bajas médicas

Las bajas médicas implican cambios en la nómina ya que, al menos en España, una parte del sueldo pasará a pagarlo la Seguridad Social. Es importante anotar bien las fechas de inicio de las bajas para que toda la información cuadre correctamente.

Actualizaciones de contrato

Cualquier actualización de contrato, como una subida de sueldo, también se refleja en la nómina. El equipo de recursos humanos deberá llevar un control de a quién se le realiza la subida y cuál será su nuevo sueldo para que aparezca reflejado en la nómina.

Interfaz de la funcionalidad de nóminas del software de RRHH de Kenjo

Pagas extra

Las pagas extra también aparecen en la nómina ya que el empleado recibirá, por parte de la empresa, una mayor cantidad de dinero ese mes. Si la paga es común a toda la empresa, será sencillo. Sin embargo, si funciona en base a objetivos habrá que, de nuevo, llevar un control más exhaustivo para que el dinero llegue a quien corresponde.

Compensación variable

En algunas empresas es común que una parte del sueldo de la plantilla sea variable; es decir, en función del logro de objetivos o de, por ejemplo, las ventas realizadas. Esto es muy común en perfiles comerciales. Con un software de incidencias en nómina es posible asignar variables para un período determinado, tanto de forma individual como por departamentos.

Terminación de contrato

También es importante llevar un control de las bajas y, por tanto, de las terminaciones de contrato para, entre otras cosas, calcular y firmar el finiquito. Hay que tener en cuenta, por ejemplo, la fecha exacta en la que el contrato termina o se rescinden para adaptar la última nómina.

¿Cómo controlar las incidencias de nómina?

Como hemos comentado más arriba, el control de incidencias manual no es efectivo. Tomar notas manualmente o sobre un documento en el ordenador es un riesgo: se pueden perder, podemos equivocarnos al anotar un número o, incluso, olvidarnos de hacerlas llegar a tiempo a la persona correspondiente. Estos sistemas pueden traer grandes problemas y generar una carga de trabajo adicional en el caso de tener que modificar nóminas.

La manera más óptima de llevar a cabo esta tarea es utilizar un software para la incidencia de nóminas. Esto permite registrar la información y almacenarla de manera automática, lo que permitirá al equipo de recursos humanos hacer un seguimiento más exhaustivo y sin errores. Además, es posible visualizar todos los cambios de un vistazo y adjuntar, por ejemplo, los informes médicos en las nóminas correspondientes. Hay que tener en cuenta que este tipo de software son totalmente diferentes a los softwares de nóminas, ya que estos últimos se centran más en los cálculos de deducciones, impuestos, etc.

Si se desea, también es posible darle acceso a los asesores que elaboran las nóminas cada mes para que puedan descargar ellos mismos la información. De este modo, el responsable se ahorra el tiempo dedicado a esa tarea.

Beneficios de automatizar las incidencias

La automatización de las incidencias de nóminas presenta una serie de beneficios para los responsables del departamento:

• Mayor control: al incluir todas las incidencias en una misma plataforma, compartida con el resto del equipo de RR. HH., resulta mucho más sencillo llevar un control de todos los cambios producidos.
• Menos errores: recopilar la información y pasarla de unas manos a otras a través de canales digitales ayuda a reducir la probabilidad de errores manuales de tecleo, despistes o olvidos. Las nóminas son un tema delicado por lo que hay que tratarlo con la mayor rigurosidad posible.
• Ahorro de tiempo: el equipo de RR. HH. ahorra tiempo con un software de incidencias para nóminas, ya que recoge la información en un único lugar y se la puede hacer llegar fácilmente al asesor que elabora las nóminas. Si quieres, incluso, es posible darle unas claves de acceso para la consulte él por su cuenta.
• Satisfacción de empleados: cuando todo fluye y funciona a la perfección, la plantilla está contenta y motivada. Y es que a nadie le resulta agradable encontrarse con un error en su nómina y verse obligada a reclamarlo, esperar a que se resuelva, etc. Lo mejor para todo el equipo es utilizar tecnología que le hagan la vida más fácil a todos.

En definitiva, la mejor forma de gestionar las incidencias en nómina es a través de tecnología especializada. De este modo, se ahorra tiempo y esfuerzo por parte del departamento de recursos humanos.