¿Qué es y para qué sirve un software de nóminas?

La generación de nóminas es un trabajo que se repite cada mes y que, además, requiere una gran cantidad de tiempo y recursos. ¿Es posible optimizarlo? Sí, con el uso de las herramientas digitales necesarias.

A continuación te explicamos qué es un software de nómina y cómo puede transformar las dinámicas de tu departamento de recursos humanos de un día para otro.

Definición de software de nóminas

Un software de nóminas tiene como objetivo ayudar a las empresas a calcular el salario de sus empleados, deducciones, impuestos, etc. según su contrato y su asistencia a la empresa. Además, normalmente, también suele actuar como archivo para almacenar datos de los empleados (como nombre y apellidos, cuenta bancaria, etc.), documentos (como justificantes o bajas médicas) y las nóminas generadas a lo largo del tiempo.

Por lo tanto, ¿Qué es un software de nómina? Un programa informático, normalmente alojado en la nube, para gestionar todo lo que tiene que ver con las nóminas de la plantilla de una empresa.

Su principal ventaja es que la generación de nóminas, y todos los cálculos que esto conlleva, se realizan automáticamente por lo que se reduce la carga de trabajo del equipo responsable y el margen de error.

Para qué sirve un software de nóminas

Tal y como se desprende de la definición, un software de nóminas permite simplificar y automatizar este proceso que, de lo contrario, puede requerir muchas horas de trabajo.

Dentro de una misma plataforma, el equipo de recursos humanos puede:

• Realizar un seguimiento de las horas trabajadas para saber si hay que abonar horas extra en la nómina del siguiente mes.
• Consultar el salario de cada empleado y posibles variables a las que tenga derecho por contrato.
• Retener impuestos y deducciones.
• Generar automáticamente la nómina de cada empleado sin realizar cálculos.
• Enviar automáticamente la nómina a cada trabajador.
• Almacenar documentos y nóminas en la nube.
• Archivar datos de los empleados como nombre, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria, etc.

Beneficios de implementar un software de nóminas

Trabajar con un software para hacer nóminas trae múltiples beneficios para aquellas empresas que se encargan ellos mismos de llevar esta parte. En la actualidad ya existen muchos software de recursos humanos que integran una funcionalidad específica para ello.

Esto son algunos de los más importantes:

• Reduce costes internos: la gestión de nóminas requiere tiempo y recursos. Sin embargo, con un software ayuda a acelerar los procesos lo que implica un ahorro importante para la empresa.
• Aumenta la motivación de los empleados: uno de los factores que influye en la felicidad de los empleados de una empresa es que se les pague a tiempo. Asegurarse de tener un programa de nóminas que permita hacer las transferencias en tiempo y forma es fundamental. Pagos atrasados o inexactos puede hacer que la plantilla se cuestione la estabilidad financiera de la empresa, lo que podría afectar al ambiente laboral y por tanto al desempeño diario.
• Facilita el pago y la gestión de variables, horas extra…: el sistema de nóminas también permite llevar un control exhaustivo de todos los aspectos que pueden hacer variar la cifra que cobra un empleado un mes determinado. Hablamos de variables, horas extra, pagas extraordinarias, etc. Hacer un cálculo correcto es fundamental para la satisfacción del empleado y con un software adecuado resulta mucho más sencillo tener control sobre estos aspectos.
• Ayuda a cumplir con la legislación pertinente: la empresa y el empleado pagan una serie de impuestos al estado en cada una de las nóminas, aunque estos se pueden ver reducidos por bonificaciones. El programa lo calcula todo automáticamente para evitar errores y problemas con Hacienda o la Seguridad Social.
• Permite enviar las nóminas automáticamente: todas las compañías tienen la obligación de enviar las nóminas a sus empleados o ponerlas a su disposición en alguna plataforma. Los software de nóminas se encargan de distribuirlas y almacenarlas para que los trabajadores las tengan siempre a mano.

Diferencia entre un software de nómina y un software de incidencia de nómina

Hay empresas que gestionan ellas mismas las nóminas de sus plantillas y otras que prefieren contratar este servicio a un tercero. Para cada una de ellas, hay un software que se adapta a sus necesidades.

En el primer caso, las empresas que gestionan ellas mismas las nóminas, utilizarán un software para elaborar una nóminas como el que venimos describiendo. Esto les permitirá simplificar y automatizar el proceso para que les resulte mucho más sencillo llevar a cabo esta tarea tan importante.

Para el otro caso, aquellas empresas que subcontratan la generación de nóminas, se recomienda el uso de un software de incidencia de nómina. Esta herramienta les permite ir anotando, mes a mes, todos las incidencias o cambios que haya en la nómina de los empleados para hacérselo llegar a la empresa que crea las nóminas. Por ejemplo: bajas médicas, pagas extra, cambios de contrato, etc.

Los cambios en las nóminas son muy comunes y es importante tomar buena nota de todos los datos para que no haya errores. Hay equipos que todavía llevan este control a mano o de memoria, lo que puede provocar olvidos y posteriores problemas. Por eso, los software de incidencia de nómina son una herramienta mucho más útil y eficiente ya que centralizan toda la información y se envía directamente.

Por lo tanto, la principal diferencia entre uno y otros es que los softwares de incidencias solo sirven para tomar nota de los posibles cambios que pueda haber pero no permiten generar las nóminas.

Interfaz de la funcionalidad de nóminas del software de RRHH de Kenjo

Funcionalidades de un software de nómina

¿Qué debemos buscar en un software para elaborar nóminas? Dentro del mercado existen muchas opciones que ofrecen diferentes servicios. Para nosotros, estas son las funcionalidades básicas con la que ha de contar para tener un verdadero impacto en el departamento de recursos humanos:

Almacenamiento y gestión de los datos de la plantilla

Los softwares de nómina actúan como CRM internos para poder almacenar todos los datos de los empleados: nombre completo, número de la seguridad social, cuenta bancaria… Todo ello, además, con total seguridad y en nube.

Cálculo y emisión de nóminas

La principal funcionalidad es, por supuesto, el cálculo y la emisión mensual de nóminas. Normalmente, es posible ajustar la configuración para determinar el cálculo del salario, el tipo de jornada, etc. Todo se calcula automáticamente y se genera documento oficial.

Gestión de impuestos

Con este tipo de software se calculan automáticamente los impuestos que debe pagar la empresa. De hecho, hay soluciones que permiten integrarse con el Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social para facilitar los trámites y el pago de impuestos.

Notificaciones de fechas clave

En muchos programas también es posible configurar avisos para recibir notificaciones fechas clave: altas o bajas de contratos, vacaciones, ausencias, etc. De este modo, el equipo de RR. HH. siempre está informado de todo y no se le escapa ningún hito importante.

Envío de transferencias

Otra de las funcionalidades que ahorra una gran cantidad de tiempo al departamento responsable de las nóminas es el envío automático de transferencias. El programa se encarga de pagar a los empleados el día que corresponde y sin errores.

Deducciones automáticas

A la hora de calcular el resultado de la nómina pueden aplicarse deducciones en función de diversos factores. El programa las aplica automáticamente y, además, se mantiene actualizado con las últimas novedades y cambios en esta materia.

Gestión de finiquitos

Cuando un empleado abandona la empresa hay que gestionar su liquidación. El software de nóminas se encarga de calcular, automáticamente, la cantidad a pagar al trabajador teniendo en cuenta el número de días trabajados o las vacaciones pendientes de disfrutar.

Acceso remoto

Por último, pero no menos importante, otra funcionalidad básica de cualquier software de gestión de nóminas ha de ser el acceso remoto. Hoy en día es fundamental poder acceder a los programas desde cualquier lugar o a través de diversos dispositivos. Para ello es importante que el sistema esté alojado en la nube.

Por supuesto, estas son funcionalidades genéricas. Sin embargo, cada empresa debe buscar aquel programa que se adapte mejor a sus necesidades y a la gestión que vaya a hacer de las nóminas.

En el caso de que esta labor se contrate a un tercero, existen los softwares de incidencia en nómina para facilitar la colaboración y que las nóminas salgan todos los meses a tiempo y sin errores.