Cómo elegir el mejor software de recursos humanos

Elegir el software de RR. HH. adecuado puede parecer una tarea imposible. El mercado global de software de RR. HH. está destinado a llegar a los 38 mil millones de dólares al año antes del 2027. Eso implica muchísimas opciones y la mayoría de los proveedores parecen decir lo mismo.

Y ya estás a tope (es por eso que estás pensando en invertir en un software de RR. HH., ¿no es así?).

En este artículo te compartimos algunos consejos para ayudarte a escoger el mejor software de recursos humanos, para que puedas dejar de leer artículos como este y empezar a disfrutar de un sistema de RR. HH. libre de complicaciones, errores y procesos de administración. Y también de un mejor engagement de tus empleados.

Cómo escoger un software de Recursos Humanos

Entonces, en este artículo te explicamos los pasos para elegir el mejor sistema de recursos humanos para tu negocio. Como ya hemos comentado en otros artículos de nuestro blog, existen diferentes tipos de software: SIRH, HRMS y HCM.

Siguiendo este orden:

• En primer lugar, te recordaremos rápidamente por qué es tan importante contar con un software de RR. HH. (para una explicación más detallada, echa un vistazo a nuestro artículo reciente «Funciones de un software de Recursos Humanos»).
• En segundo lugar, hablaremos sobre cuándo es el mejor momento para comprar un software de RR. HH. Seguramente sea ahora; es por eso que estás aquí. Pero eso varía según el tamaño de tu empresa.
• Tercero, compartiremos contigo las funciones más indispensables en un software de RR. HH. Como una guía rápida de compra.
• Por último, te diremos 4 preguntas que deberías de hacer a los proveedores una vez hayas reducido tu lista de preseleccionados.

¡Así de fácil! Vamos allá.

¿Por qué es importante tener un software de RRHH?

Un software de RR. HH. agiliza, acelera, automatiza y optimiza los procesos de RR. HH. desde el reclutamiento hasta el proceso de offboarding. (O por lo menos, un software de RR. HH. todo en uno se encarga de los puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida del empleado, desde su contratación hasta su jubilación).

Un software de RR. HH. reduce la carga de trabajo de administración de los RR. HH., lo cual es importante por dos motivos:

1. Mejora los resultados de RR. HH.: reduce errores y gastos, acelera los procesos y garantiza la consistencia. Esto es muy importante para lograr la eficiencia y la rentabilidad en los RR. HH.
2. Permite a los RR. HH. disponer de más tiempo para añadir valor a las tareas que precisan de más personalización o las que tienen un mayor impacto. De esta manera, RR. HH. puede dedicarse, por ejemplo, a crear un programa de engagement del empleado en vez de tener que conciliar los datos de las nóminas manualmente.

Este segundo punto es el que le da más valor al software de RR. HH. ya que no solo permite obtener resultados mejores en las funciones principales de los RR. HH., sino que también permite automatizar, acelerar y agilizar los procesos y garantizar la consistencia en ellos.

El software de RR. HH. además empodera a los RR. HH. y les permite proporcionar a los empleados una mejor experiencia. Esto es una gran prioridad estratégica:

Según Deloitte, el 80 % de los ejecutivos clasifican la experiencia del empleado (o EX) como importante o muy importante. No obstante, el 59 % considera que su empresa no está preparada o le falta mucha preparación para poder encargarse de la EX.

En definitiva, el software de RR. HH. empodera a los profesionales de recursos humanos a hacer el cambio desde una función transaccional centrada en procesos a una función más estratégica, centrada en las personas y que fomenta el engagement.

Pero, ¿cómo saber si es el momento adecuado para comprar un software de RR. HH?

¿Cuándo es el mejor momento para comprar un software de RRHH?

En general, un buen momento para comprar un software de RR. HH. sería cuando te ves enfrentado a un nuevo proceso o a retos relacionados con el personal que te cuesta resolver. Esos retos suelen variar según el tamaño de la empresa. Pero permítenos hacerte un spoiler: la respuesta es AHORA en ambos casos.

De 10 a 50 empleados

La percepción de los RR. HH. en las pequeñas empresas puede causar problemas. Quizás ni tengas personal dedicado a los RR. HH. y optes por pedir a los encargados de oficina o a los supervisores que desempeñen esa función. Y los recursos suelen ser limitados. Es muy típico depender de hojas de cálculo y tener que ir detrás de manuales.

Mal hecho, porque las pequeñas empresas son especialmente vulnerables a los problemas de RR. HH. como ausencias de largo plazo, conflictos en el equipo, problemas con la evaluación del desempeño, rotación y gastos asociados con el incumplimiento de las leyes laborales.

Si todo esto te suena, quiere decir que ahora es un muy buen momento para invertir en un software de RR. HH. Verás inmediatamente el valor de automatizar los procesos repetitivos y manuales y establecerás las estructuras necesarias para sostener el crecimiento en un futuro.

Para leer más obre esto en nuestra entrevista: Cómo construir un departamento de RR. HH. desde cero.

De 50 a más de 100 empleados

A este nivel, el mayor problema suele ser que los RR. HH. no han acompañado al crecimiento de la empresa. Tal vez te hayas conformado con procesos no ideales y soluciones improvisadas durante tanto tiempo que retroceder se vuelve cada vez más difícil. Hacer la transición a un software de RR. HH. empieza a parecer un proyecto inalcanzable.

Sobre todo considerando que ya estás a tope de trabajo. Si en este momento todavía usas hojas de cálculo para seguir y gestionar los datos del personal, seguramente se te haga imposible gestionar la carga administrativa de todos aquellos procesos simples y diarios de RR. HH.

Preferirías invertir más tiempo en tareas estratégicas, como implementar mejores prácticas para la gestión del rendimiento o crear programas para estimular el engagement en tus empleados. Pero estás demasiado ocupado con otras tareas como gestionar los días libres, hacer seguimiento de pagos y organizar entrevistas.

Te lo decimos en serio, hace tiempo que necesitas un software de recursos humanos, pero como no se puede viajar en el tiempo, ahora también sería un buen momento para adquirirlo.

Interfaz del software de Recursos humanos de Kenjo

¿Qué funciones de un software de RRHH necesita tu empresa?

Decidir entre las funciones de un software de recursos humanos que son esenciales y las que no lo son es uno de los pasos más importantes a la hora de elegir el sistema adecuado. Las necesidades específicas de cada empresa dependerán del tamaño del negocio y de los retos a los que se enfrenta esta, pero, por lo general, hay tres cosas que no pueden faltar:

• Funcionalidad todo en uno. La mayoría de las empresas medianas, grandes o en crecimiento prefieren un software todo en uno, en vez de depender de varios sistemas para llevar a cabo distintas funciones. Esta decisión normalmente tiene que ver con el coste, la eficiencia y el grado de complejidad. En ese caso, conviene asegurar que el software que hayas elegido sea muy funcional y que sirva desde el inicio hasta el final del ciclo de vida del empleado. Algunas empresas también utilizan un sistema ERP para recursos humanos.
• Autoservicio para empleados. Los mejores software de RR. HH. son los que sirven como autoservicio para los empleados, ya que les empoderan a gestionar sus propias tareas de RR. HH. (como averiguar qué día empiezan las vacaciones). Así como pedir días libres, hacer seguimiento de facturas, comunicar cambios de domicilio, apuntar horas extras, subir nuevos certificados, etc. Cuando descentralizas la responsabilidad de hacer estos pequeños trámites, liberas al departamento de RR. HH. de tanta carga de trabajo, lo cual les permite ser más productivos.
• Funciones sólidas para generar informes. Esto no se puede negociar. Tu software de RR. HH. no debería ser solo un motor de automatización. Tiene que ser un motor de optimización. Para poder mejorar necesitas unas funciones sólidas para generar informes que te muestren tu progreso con respecto a tus KPI más importantes. Al fin y al cabo, no puedes mejorar lo que no puedes ver, tanto si hablamos de acelerar el tiempo de contratación, reducir la fuga de talentos, aumentar la diversidad o cualquier otro aspecto que corresponda a los RR. HH.

Aparte de esas 3 funciones esenciales, tus prioridades variarán según tu negocio. Por ejemplo, tu mayor prioridad podría ser fijar objetivos «SMART», implementar mejores prácticas en el proceso de onboarding o simplemente crear una plataforma de gestión documental en la nube para gestionar los documentos de tus empleados.

Una vez hayas encontrado el software de recursos humanos que cumpla con todos tus requisitos de funcionalidad, el siguiente paso sería hablar con tus proveedores.

4 preguntas que hacerse a la hora de elegir un software de RRHH

Está claro que las funciones del producto no lo son todo. Aquí te proponemos 4 preguntas que hacer a los proveedores de software de RR. HH. durante tu proceso de elección.

1. ¿Cómo asegurar que los precios sean justos?

Uno de los principales motivos por los que se opta por invertir en un software de RR. HH. es el coste. Y es cierto que algunos software pueden costar decenas de miles de euros al mes.

Pero hay varias opciones que no tienen por qué costar tanto dinero. Lo más justo sería que los precios variaran en función del valor y la calidad, de manera que nunca tengas que pagar por más de lo que utilizas. Aquí en Kenjo, por ejemplo, fijamos los precios usando un modelo transparente y flexible que se basa en el número de empleados de tu empresa. (Échale un vistazo a nuestra calculadora de precios aquí).

2. ¿Qué pasa si necesito ayuda?

Tu software de RR. HH. debería aliviarte los dolores de cabeza y no empeorarlos. Si pasa cualquier cosa, necesitarás acceso rápido al soporte técnico para poder arreglarlo. Lo ideal es que el soporte esté disponible las 24 horas del día y que te resuelvan los problemas lo más rápido posible, para que no tengas que esperar de brazos cruzados a que te ayuden.

3. ¿Lo usará mi equipo?

No tiene ningún sentido invertir en un software de RR. HH. si tus empleados no lo van a utilizar. Si el equipo no lo adopta, no podrás conseguir el retorno de tu inversión (o ROI).

Pregunta a los posibles proveedores sobre el tipo de formación que se necesitaría. ¿Cómo sería la curva de aprendizaje? ¿Hace falta que los usuarios sean expertos en la tecnología? ¿Se puede usar el software en cualquier dispositivo?

4. ¿Cuánto tiempo es necesario para configurarlo y empezar a utilizarlo?

Algunos sistemas de RR. HH. tardan meses en implementarse. Para la mayoría de las empresas es mucho mejor contar con un software que esté listo para usar dentro de unos días o unas semanas, en lugar de dentro de semanas o meses.

A la hora de elegir un software de RR. HH., conviene preguntar a los proveedores por su equipo de customer success o «éxito del cliente» y por el proceso típico de implementación. ¿Hay que instalar algo? ¿Quién se ocupará de importar mis datos? ¿A quién implica el proceso de implementación? ¿Interrumpirá al trabajo o se podrá seguir como normal?

¿Y ahora qué?

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De verdad, hemos tratado de ser imparciales, pero es que sabemos, gracias a las reseñas de nuestros queridos clientes, que cumplimos con muchísimos de sus requisitos. Nos encantaría charlar contigo, sin técnicas de venta agresiva. Lo único que hacemos es explicarte para que puedas tener una opinión mucho más informada de la que tenías al principio de tu búsqueda. 👇