¿Qué es un software de gestión del capital humano - HCM?

La tecnología lo ha cambiado todo. También la forma de trabajar en los departamentos de recursos humanos. Los procesos que antes eran lentos e ineficientes, ahora se optimizan y automatizan gracias a los softwares de gestión del capital humano. Estos sistemas permiten maximizar el impacto de los Recursos Humanos dentro de la empresa, tanto desde un punto de vista estratégico como humano.

¿Qué es un HCM?

HCM se corresponde con las siglas de Human Capital Management que significa, en castellano, gestión del capital humano. 

Gartner lo define como el conjunto de prácticas relacionadas con la gestión de Recursos Humanos centradas en la necesidad organizativa de proporcionar competencias específicas en tres categorías: adquisición, gestión y optimización de la fuerza laboral.

Por su parte, otras definiciones destacan el objetivo de transformar las funciones administrativas de RR. HH. en oportunidades para impulsar el compromiso, la productividad y el valor empresarial. Y es que, el HCM considera a la plantilla como un activo empresarial fundamental cuyo valor se puede maximizar mediante la inversión y la gestión estratégica.

Un sistema de gestión de capital humano es, por tanto, un software que integra todas las aplicaciones de gestión de Recursos Humanos bajo una misma plataforma para lograr estos objetivos. Es, por tanto, una herramienta fundamental para las empresas que quieren maximizar su eficiencia en RR. HH. y agilizar la contratación y la gestión de empleados.

Entre estas funcionalidades, tal y como veremos más adelante, se incluyen, entre otras:

• Reclutamiento.
• Procesos de onboarding.
• Informes y analíticas.
  

Todo esto, además, en una plataforma en la nube accesible desde cualquier lugar y sin necesidad de instalar programas en el ordenador.

¿Qué diferencias hay entre un HCM vs HRMS?

Un artículo SelectHub explica que, a un nivel básico, un sistema HCM es lo mismo que un HRMS o un HRIS. Si existen diferentes términos es porque el desarrollo de estas tecnologías fue prácticamente simultáneo y recibieron diferentes nombres. Sin embargo, reconoce que sí existen ciertas diferencias muy sutiles entre ellos.

Mike Maourino explica muy bien en qué consiste cada uno de ellos. Básicamente, la principal diferencia entre un HCM y un HRIS es que el primero es más completo que el otro. Como podemos ver en la tabla que él mismo comparte en el artículo, un software para gestión del capital humano (HCM) incluye todas las funciones de sistema de gestión de información de Recursos Humanos (HRIS) y algunas más.

Y, por último, un sistema de gestión de Recursos Humanos (HRMS) amplía las capacidades del HCM con las funcionalidades de nóminas y control horario. Esta sería, por tanto, la solución más completa de todas.

Importancia de implementar un software de gestión de capital humano

La gestión del capital humano es importante porque las personas son el verdadero motor de cualquier empresa. La felicidad de los empleados es directamente proporcional a su productividad.

Por eso, la responsabilidad de los profesionales de Recursos Humanos es crear políticas y acciones internas para orientar, capacitar y motivar a los equipos. Y es que, hoy en día sabemos que el talento de cualquier organización es un recurso valiosísimo que puede llegar a definir el éxito o el fracaso de cualquier proyecto.

El mercado y las tendencias actuales añaden más complejidad a la contratación, retención y gestión de los empleados. Por eso, es fundamental ser proactivos y contar con los recursos necesarios para ello.

Un software para la gestión de capital humano integra, automatiza y optimiza muchos de los procesos internos del departamento. Esto permite a los profesionales ahorrar hasta un 40% del tiempo dedicado a tareas administrativas y dedicarlo a cuestiones más estratégicas que realmente aportan valor a las personas y a la empresa. Puedes ver más información sobre este apartado en nuestro artículo sobre las funciones de un software de recursos humanos.

Principales beneficios de un HCM

El uso de un HCM trae consigo diferentes beneficios para la empresa. Algunos ya los hemos mencionado de manera indirecta, pero vamos a verlos uno por uno:

Impulsa la productividad de toda la organización

Los responsables de RR. HH. son más productivos cuando utilizan un HCM. Aligeran su carga de trabajo automatizando tareas administrativas, accediendo a toda la información fácilmente y poniéndola a disposición de las personas que la necesitan para agilizar procesos internos.

Un HCM puede, de hecho, impulsar la productividad de toda la organización. El control horario y la gestión de proyectos, por ejemplo, no solo nos permite saber cuántas horas trabajan los empleados sino también en qué tareas invierten su tiempo, cuánto está produciendo y a qué tarifa se debería facturar.

Ayuda a cumplir con las obligaciones del departamento

Existe cierto número de normas y leyes que regulan las relaciones laborales en España. Un HCM es una herramienta clave para cumplir con ellas. Obviamente, no hará el trabajo por nosotros pero nos permitirá configurar reglas que se apliquen automáticamente y actuar de manera coherente en toda la empresa.

Potencia el compromiso de los empleados

Cada vez más voces expertas apuntan al compromiso de los trabajadores como una de las claves para el éxito empresarial. Los softwares de gestión del capital humano brindan a los empleados acceso a su propia información y suponen un canal de comunicación con el departamento de RR. HH.

¿Por qué potencia el compromiso? Poner a su disposición información es un acto de transparencia y si, además, la experiencia con la herramienta es positiva también aumenta la confianza.

Protege la información de la empresa

Los HCM son más seguros que cualquier programa tradicional. Toda la información se almacena en la nube y se protege con complejos sistemas de seguridad en los que las empresas proveedoras invierten grandes cantidades de dinero.

Los datos de la empresa estarán mucho más seguros en la nube que en un documento en Excel guardado en el ordenador de alguien que se puede borrar por error o “robar” si no está correctamente protegido.

Funcionalidades que debe de tener un sistema de gestión de capital humano

¿Estás pensando en adquirir un HCM? A la hora de elegir uno, ten en cuenta las funcionalidades que éste presenta sobre todo para no confundirlo con un HRIS o un HRMS.

Onboarding

Nunca hay segundas oportunidades para generar una primera impresión. Un HCM hace que incluya una funcionalidad de onboarding para tus nuevos empleados sea fluido, agradable y les ayude a ubicarse en la empresa muchos antes. Un software permite diseñar el proceso, coordinar a las personas que intervienen y tenerlo todo listo para el día en cuestión.

Interfaz de la funcionalidad de onboarding del software de Kenjo

Portal del empleado

Ofrece a tu plantilla una herramienta con la que poder realizar sus gestionar de forma sencilla: desde solicitar vacaciones hasta subir un justificante médico. El departamento de RR. HH. y los empleados tendrán un canal directo y unificado a través del cual comunicar.

Interfaz de la funcionalidad de portal del empleado del software de Kenjo

Workflows

Automatiza las tareas administrativas y ahorra hasta un 40% ese tiempo. Puedes configurar notificaciones, programar comunicaciones a toda la empresa o incluso a las personas implicadas en un proceso de selección. Podrás enfocar tus esfuerzos en lo realmente importante: las personas.

Interfaz de la funcionalidad de workflows del software de Kenjo

Vacaciones y ausencias

La gestión de vacaciones y ausencias a base de emails es muy ineficiente. Con la ayuda de un software de vacaciones de empleados, los empleados realizan su solicitud y las personas que deben aprobarlo reciben una notificación en tiempo real. La gestión es mucho más sencilla y rápida.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones del software de Kenjo

Reclutamiento y selección de personal

Atraer y seleccionar talento es cada vez más complejo. Sin embargo, con el uso de un software de reclutamiento adaptado se facilita enormemente la tarea. De este modo, resulta mucho más fácil filtrar CV, diseñar entrevistas y comunicarse con los mejores profesionales del mercado.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

Evaluación de desempeño

Las evaluaciones de desempeño son otra de las tareas del departamento de recursos humanos. Diseñar y coordinar el proceso a través de un software de evaluación de desempeño específico ayuda a recopilar antes de la información y a extraer datos de valor para el empleado y la empresa.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de Kenjo

Organigrama

Dentro de cualquier compañía, pero especialmente en aquellas de mayor tamaño, es importante dejar por escrito qué lugar ocupa cada persona dentro de la empresa. Esto se logra a través de un organigrama, un dibujo de la estructura de la empresa. Será de gran utilidad para ascensos, nuevos incorporaciones, etc. Sin duda, una funcionalidad específica para realizar organigramas de empresa será de gran ayuda para el departamento de recursos humanos.

Interfaz de la funcionalidad de organigrama del software de Kenjo

Informes y analíticas

Los datos se han convertido en uno de los valores más importantes de cualquier empresa. Recogerlos y saber presentarlos de la forma adecuada para analizarlos y extraer conclusiones es fundamental. Esta tarea puede llevar cierto tiempo pero si automatizamos la recogida y presentación de los datos, podremos centrarnos en el análisis y la toma de decisiones.

Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas del software de Kenjo

Estas son algunas de las funcionalidades más importantes de un software de gestión del capital humanos. Lo que te recomendamos es que analices tu situación y las funcionalidades que vas a necesitar en tu día a día.