¿Qué es un sistema de gestión de recursos humanos - HRMS?

Si aún no sabes qué es un HRMS, te estás perdiendo la posibilidad de digitalizar el departamento de recursos humanos y empezar a trabajar de manera más eficiente. Este software te ayudará a realizar muchas de las tareas tediosas y repetitivas del departamento y dedicar más tiempo a la parte estratégica de la profesión.

¿Qué es un HRMS?

HRMS son las siglas en inglés de Human Resources Management System que significa, en castellano sistema de gestión de recursos humanos. Con este nombre se conoce a un tipo de sistema de gestión de RR. HH. que está diseñado para gestionar los procesos de este departamento, informatizarlos y automatizarlos.

Podemos decir que los HRMS recogen la información de los activos más valiosos de la empresa y la pone en manos de las personas que la necesitan. En nuestro artículo sobre las principales funciones de un software de recursos humanos te contamos más sobre todo lo que hacen los programas de este tipo.

Este software, por tanto, permite a RR. HH. llevar un seguimiento completo de la actividad de los empleados de la empresa, las necesidades de los mismos, automatizar las tareas mecánicas, almacenar la información recogida, utilizarla para su análisis y así tomar las decisiones pertinentes.

¿Qué diferencia hay entre un HRM, SIRH y HCM?

Entre los softwares de Recursos Humanos que podemos encontrar en el mercado hay tres tipos que reciben un nombre diferente formado por siglas, lo que a veces puede generar cierta confusión entre ellos. Explicamos qué significa cada uno:

• HRMS: Human Resources Management System o Sistema de Gestión de Recursos Humanos.
• SIRH: Human Resource Information System o Sistema de Información de Recursos Humanos.
• HCM: Human Capital Management o Gestión de Capital Humano.

¿Cuál es la diferencia entre cada uno de ellos? ¿Qué nombre debemos utilizar en cada caso?

Según un artículo del experto en RR. HH. Mark Maorino, estas son las funcionalidades o servicios asociados a cada uno de ellos:

De esto se extrae, por tanto, la conclusión de que un HRIS está diseñado para gestionar personas, políticas y procedimientos dentro de la empresa.

El HCM incluye ciertos elementos del HRIS pero, además, añade la gestión de talento y funcionalidades de carácter global tales como el uso de diferentes idiomas, multidivisa, localización, etc.

Y, por último, un software de HRMS incluye todos los elementos de un HRIS y muchas de las capacidades de un HCM. Dependiendo del proveedor, la oferta puede variar pero, según Maorino, para cualquier HRMS debe incluir, al menos, gestión de nóminas y registro de horario.

Beneficios de implementar un HRMS

La digitalización del departamento de RR. HH. a través de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos trae consigo grandes beneficios.

Permite la optimización de las tareas mecánicas de RR. HH.

Las tareas administrativas y el papeleo roban mucho tiempo a los miembros del equipo de RR. HH. Esto supone un gran dilema, especialmente para los managers, ya que cumplir con estas obligaciones no les permite llegar a otras labores más estratégicas y que pueden aportar más valor a la empresa.

Utilizar un Sistema de Gestión de Recursos Humanos e informatizar los procesos internos del departamento es la solución. Con este software el equipo podrá agilizar y automatizar las tareas más mecánicas. De manera directa, mejorará su productividad y ahorrarán hasta un 80% del tiempo que podrán dedicar a cuestiones más importantes.

Facilita la monitorización de KPIs clave para la empresa

Los KPI son métricas clave para evaluar la evolución de la empresa. Se puede medir la productividad, el rendimiento, la calidad del trabajo, la atención al cliente… En definitiva, aquellos aspectos que son más importantes para el negocio.

Es importante seleccionar unos cuantos KPI, crear un dashboard y hacer un seguimiento periódico. Un HRMS facilita esta labor ya que recoge mucho de los datos clave para la empresa y, en concreto, el departamento de RR. HH. Por ejemplo:

• Retención de talento.
• Absentismo.
• Tiempo de consecución de objetivos.
• Permanencia en el puesto.

Permite hacer una gestión más eficiente del departamento de RR. HH.

Una de las principales ventajas de los Sistema de Gestión de Recursos Humanos es que facilitan la recolección de datos, centralizan la información, automatizan los flujos de trabajo y ofrecen visibilidad de lo que está ocurriendo dentro de la empresa por medio de tablas y gráficas. Esto mejora notablemente la eficiencia del departamento y los resultados obtenidos.

Algunas de las tareas que se pueden optimizar:

• Gestión de ausencias y vacaciones.
• Gestión de nóminas.
• Evaluación de rendimiento.
• Procesos de reclutamiento.

Ofrece una plataforma de autogestión para empleados

Es muy habitual que los empleados tengan preguntas para el departamento de RR. HH. sobre condiciones, salarios, etc. Pero, a medida que la empresa crece, es cada vez más difícil atender las dudas de todos y responderles adecuadamente.

Los HRMS incorporan portales para los empleados que les permiten ser más autónomos y gestionar por sí mismo muchas de sus peticiones:

• Solicitar días de vacaciones.
• Consultar los días de vacaciones no disfrutados.
• Enviar documentos de baja por enfermedad.

El software proporciona a los empleados una herramienta donde resolver dudas y realizar muchas acciones que ya no tendrán que pasar por una persona de RR. HH.

Protege la información personal de la empresa y los empelados

La inversión de las empresas proveedoras de Sistemas de Gestión de Recursos Humanos en seguridad, seguramente, triplica a la de cualquier empresa normal. Y es que garantizar la protección de los datos es fundamental para ellas.

Los HRMS protegen la información de ataques informáticos y también evitan el acceso de usuarios no autorizados a través del cifrado. Por ejemplo: el empleado puede acceder a su nómina con unas claves privadas y solo puede acceder a su información personal.

Otra ventaja es que los HRMS cuentan con control de acceso, es decir, el HR Manager elige quién accede a la herramienta y qué puede ver o hacer.

Principales funcionalidades de un HRMS

A la hora de elegir un HRMS es importante analizar cada una de las funcionalidades que incorpora y ver si cada una de ellas se adapta a las necesidades del departamento:

Gestión de nóminas

Las incidencias en las nóminas (subidas salariales, bajas médicas…) es uno de los trabajos que más preocupa al departamento de recursos humanos. Utilizar un software que recopile esta información y se la transmita a los gestores o al departamento correspondiente, facilita enormemente la tarea. Así, el equipo de recursos humanos no tendrá que hacer las anotaciones a mano o de memoria, corriendo el riesgo de equivocarse o perderlas.

Un software adaptado permite:

• Detectar y recibir notificaciones de cualquier cambio en las nóminas.
• Hacer seguimiento de las incidencias.
• Separar los diferentes tipos de nóminas (empleados fijos y temporales).
• Almacenar informes médicos.
• Enviar la documentación al asesor o departamento que realiza las nóminas.

Interfaz de la funcionalidad de nóminas del software de Kenjo

Registro de horario

Otra de las funcionalidades propias de un HRMS, y que no incluyen otros tipos de software, es el control horario. Es España es obligatorio, incluso para aquellos empleados que trabajan desde casa. Aunque la empresa puede elegir la solución que mejor se adapta a sus necesidades, lo más fácil es utilizar un software de control horario en la nube que permite a los trabajadores registrar su hora de entrada y salida desde cualquier lugar.

Interfaz de la funcionalidad de control horario del software de Kenjo

Portal del empleado

Los HRMS, al igual que los SIRH, cuentan con un acceso para empleados. Desde aquí, los trabajadores de la empresa pueden registrar la hora de inicio y fin de la jornada, solicitar días de vacaciones, subir justificantes médicos…

Además, bajo esta plataforma se concentra toda la información y notificaciones relativas a esa persona. Por lo tanto, si hay alguna novedad, el usuario se informará a través de ahí.

Así, los empleados tienen mayor autonomía y el departamento de RR. HH. aligera su carga de trabajo.

Interfaz de la funcionalidad de portal del empleado del software de Kenjo

Workflows

Los workflows permiten automatizar tareas para ahorrar tiempo de gestión. Esta funcionalidad permite, por ejemplo, configurar notificaciones inmediatas cuando se aprueban vacaciones o informar a los candidatos de un proceso de selección de todas las novedades.

Interfaz de la funcionalidad de workflows del software de Kenjo

Vacaciones y ausencias

Los departamentos de RR. HH. reciben muchísimos correos electrónicos de empleados que solicitan vacaciones, justifican ausencias, etc. Una forma de optimizar esta labor es centralizarla a través de un software de gestión de vacaciones en el que los permisos se gestionen de manera casi automática. Así resulta mucho más sencillo gestionar los recursos, detectar posibles carencias y encontrar soluciones.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones y ausencias del software de Kenjo

Evaluación de desempeño

Las empresas, cada vez más, realizan evaluaciones periódicas a sus empleados para evaluar su rendimiento dentro de la empresa. Es decir, analizan cuáles son los resultados de su trabajo y si cumplen con las expectativas. Lo habitual es pedir feedback a los compañeros y analizar los objetivos. Esta labor puede ser tediosa pero con la ayuda de un programa de evaluación de desempeño se simplifica enormemente. Estos facilitan la recogida de información y su puesta en común con el empleado.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de Kenjo

Reclutamiento y selección de personal

También existen funcionalidades de apoyo a los procesos de reclutamiento. Es muy útil para publicar la oferta en varias plataformas a la vez, filtrar currículums, unificar las comunicaciones y, también, obtener estadísticas útiles sobre los procesos de selección.

El coste de las horas invertidas en la revisión de CV y en la realización de entrevistas se reduce en un 60% con el uso de un software especializado de reclutamiento.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de Kenjo

Organigrama

¿Cuál es la estructura de la empresa? ¿Quién reporta a quién? Responder a estas preguntas de manera clara es importante para que todo funcione a la perfección dentro de la empresa. Un software de organgrama permite pintar las escalas y los procesos internos de la compañía y compartirlo con el equipo actual y futuro.

Interfaz de la funcionalidad de organigrama del software de Kenjo

Encuestas de clima laboral

Hoy en día sabemos que el ambiente laboral influye directamente en la motivación y el compromiso de los empleados. Para garantizar que todo fluye correctamente es importante tener en cuenta la opinión de los empleados. Una forma muy sencilla de obtener información es lanzar encuestas anónimas periódicamente para que los equipo se puedan manifestar con libertad. Existen software de encuestas de clima laboral con cuestionarios prediseñados que facilitan enormemente el trabajo.

Informes y analíticas

El peso estratégico de RR. HH. dentro de la empresa es cada vez mayor por lo que resulta necesario tomar decisiones basadas en datos reales y objetivos. Contar con una herramienta de analítica e informes ayuda a analizar información en tiempo real y a tomar mejores decisiones.

Estas son, por tanto, las principales funcionalidades de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos. Estos programas son un pilar fundamental de un departamento de RR. HH. digitalizado y, por tanto, eficiente. Ayudan a optimizar procesos internos y a poder dedicar tiempo a la estrategia y a las personas.

Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas del software de Kenjo

Estas son algunas de las funcionalidades más importantes que un sistema de gestión de recursos humanos. Lo que te recomendamos es que analices tu situación y las funcionalidades que vas a necesitar en tu día a día.