Funciones de un software de recursos humanos

Un buen software de gestión de recursos humanos es un requisito indispensable para una buena gestión de Recursos Humanos.
Esto anterior, además de ser cierto, aplica tanto para una empresa emergente en crecimiento que utilice hojas de cálculo, como para una empresa de 500 personas con una larga lista de productos tecnológicos a su disposición.

En este artículo profundizaremos en las funciones de un software de Recursos Humanos, cómo funciona (¡y por qué!) y cuál es el más adecuado para tu negocio. Vamos allá.

Entonces... ¿qué funciones realiza un software de Recursos Humanos?

La respuesta corta sería que un buen software de  recursos humanos permite a los equipos de recursos humanos aportar mayor valor para lograr mejores resultados con sus empleados (y con su negocio):

• Por ejemplo: un mayor compromiso, menos ausencias, mayor productividad, disminución de la rotación…
• Y, al mismo tiempo, mayor rentabilidad, tiempo de comercialización más rápido, mayor innovación, mejor resiliencia organizacional.

El software de administración de recursos humanos funciona agilizando, acelerando, automatizando y optimizando los procesos de todo el departamento de un extremo a otro. En resumen, encargándose de las partes repetitivas, manuales y aburridas. Si uno decide trabajar con un software de recursos humanos todo en uno, se digitaliza el ciclo de vida del empleado desde su contratación hasta su jubilación.

Esto implica cosas como:

• Reclutamiento.
• Onboarding.
• Evaluación del desempeño.
• Gestión de documentos de empleados.
• Evaluación de cumplimiento.
• Nivel de compromiso de los empleados.
• Gestión del tiempo libre.
• Seguimiento de asistencia.
• Nómina.
• Offboarding.
• Informes y análisis.

Un software de recursos humanos también está abierto para los empleados, por lo que los propios trabajadores pueden iniciar sesión en la herramienta (con suerte a través del dispositivo móvil) y anotar su registro horario, buscar recursos, cambiar sus propios datos, enviar solicitudes de tiempo libre, verificar facturas y demás.

En esencia, se trata de una herramienta que le devuelve el control a las personas, evitando que el departamento pierda tiempo como guardián.

¿Por qué es importante entender tu software de Recursos Humanos?

Cuando reduces la carga de trabajo administrativo del equipo recursos humanos, consigues dos cosas excelentes:

1. Ofrece a cada empleado una experiencia excelente de manera constante

Automatizar y acelerar los procesos administrativos potencia la coherencia. Cuando las partes más repetitivas de RR.HH. no están automatizadas, los profesionales del departamento están obligados a operar como máquinas, sin subjetividad, interrupciones o retrasos. Y los humanos no son máquinas, un pequeño detalle que impide que la cosa salga bien.

Es por eso que Gallup afirma que, la mayoría de las empresas, rara vez satisfacen las necesidades básicas de sus empleados en cualquier etapa de su ciclo de vida laboral. Así, no es sorprendente descubrir que la involucración de los empleados en todo el mundo se sitúa en solo el 15%.

Veamos unos cuantos ejemplos de esto:

Ejemplo 1: el onboarding.

Pongamos que María firma su carta de aceptación de la oferta laboral (¡bieeeen!) pero el departamento de recursos humanos está saturado, por lo que se olvidan de enviarle un correo electrónico de bienvenida. Después de toda la emoción del proceso de contratación, María se siente desanimada y desmotivada.

Y tal vez, cuando su jefe actual le ruegue que se quede y le de motivos para hacerlo, ella decida que a lo mejor no está tan emocionada con la idea de unirse a tu empresa. Situaciones como la de María ocurren constantemente, y de hecho solo el 12% de los empleados afirma estar conforme con la forma en que su empresa gestiona el proceso de onboarding.

Interfaz de la funcionalidad de onboarding del software de RRHH de Kenjo

Ejemplo 2: las vacaciones.

Alba está planeando un viaje con unos amigos por lo que pide unos días libres. Pero recursos humanos tiene una lista larguísima de solicitudes de ausencia previas a la suya, por lo que tardan varias semanas en tramitar su solicitud.

Inevitablemente, Alba está impaciente y mosqueada por escuchar a sus amigos hablando sobre el viaje sin contar con ella. Además, cuando finalmente le aprueban la solicitud, tiene que renunciar al plan porque los vuelos han subido de precio. Un resultado no muy bueno para el compromiso o la retención de Alba a largo plazo. Nada nuevo en todo caso, ya que según las estadísticas en 2020 más de una cuarta parte de los empleados se sintieron infravalorados y subestimados.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones del software de RRHH de Kenjo

Ejemplo 3: las evaluaciones de desempeño.

Luis se está dejando la piel en un gran proyecto y está muy emocionado por terminarlo. Sin embargo, su jefe ni siquiera se toma la molestia de hacerle una evaluación. (No es de extrañar, dado que solo el 20% de los empleados cree que su desempeño se gestiona de una manera motivadora).

Luis no tiene en cuenta que su jefe también está trabajando a tope en otro proyecto, simplemente se siente despreciado y frustrado. Y tal vez, cuando un reclutador de la competencia llame, Luis decida escucharle.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones del software de RRHH de Kenjo

Ejemplo 4: la toma de decisiones de RR.HH.

Clara ha tenido un año increíble. Ha rendido de manera excelente en todas sus tareas y, además, asume de manera habitual responsabilidades adicionales con gran resultado. Así, cuando surge una posibilidad de ascenso, ella cree que encaja como anillo al dedo. Sin embargo, tú decides ascender a Julián.

Clara se siente totalmente decepcionada. Y tal vez la responsabilidad sea tuya. Porque, ¿cómo puedes asegurarte de que un sesgo inconsciente no te ha impulsado la decisión incorrecta sin disponer de procesos previos consistentes e información objetiva?

No en vano, varias investigaciones han demostrado que empleamos sesgos de manera inconsciente con respecto a cuestiones como el acento, la raza, el género, el atractivo, la edad, la altura y el peso. Visto así, ¿estas seguro de que era Julián la persona a ascender?

La cuestión es que a menudo olvidamos que la experiencia de los empleados no es un proceso integrado y sin fisuras. Más bien, la experiencia del empleado se basa en momentos individuales, como con María, Alba, Luis y Clara.

Para dar pasos firmes en la experiencia de los empleados, los equipos de recursos humanos deben encontrar una manera de crear constantemente mejores interacciones a lo largo de la vida laboral de los empleados. (Eso es lo que Gartner llama un enfoque de "momentos que importan").

Y eso es justo lo que hace un software de gestión de Recursos Humanos.

Interfaz de la funcionalidad de informes y analíticas software de RRHH de Kenjo

2. Mejora la prestación de Recursos Humanos

La segunda función que consigue un programa de recursos humanos es simplificar y agilizar las tareas del día a día y que no se conviertan en una pesadilla burocrática y frustrante. (Seamos sinceros, no te metiste en esto de los recursos humanos. para buscar formularios, contratar gerentes o consolidar hojas de cálculo...).

Un buen software de RRHH reduce los errores manuales en procesos famosos por tenerlos, como por ejemplo la gestión de nóminas. Además, también se consolidan los datos de tus empleados en una única fuente de información, para que puedas tener una mejor visibilidad en todo el negocio.

En definitiva, todo esto son cuestiones que hacen que el departamento funcione más rápido, de manera más rentable y, no menos importante, de una forma más relajada y divertida. Pero también hay otra implicación:

Un software de Recursos Humanos añade horas a tu día.

Si utilizas sabiamente esas horas adicionales, el software pasa de ser una inversión operativa inteligente a una inversión estratégica inteligente.

Piénsalo:

• ¿Qué podrías conseguir con ese tiempo extra?
• ¿Qué grandes ideas podrías hacer realidad?
• ¿Qué diferencia podría suponer para tus empleados?

Especialmente ahora que el área de personal está bajo más presión que nunca, con nuevos desafíos por delante y cargas más pesadas, un software de gestión de recursos humanos es una gran ayuda para no sólo sobrevivir, si no ser ese motor principal que la empresa necesita.

En última instancia, todos los beneficios de un software de recursos humanos giran en torno a un punto principal: mejorar la experiencia de los empleados.

¿Cómo funciona un software de Recursos Humanos?

Hay dos tipos de software de Recursos Humanos, en términos generales: sistemas todo en uno (como Kenjo) que administran todo el ciclo de vida del empleado y sistemas de pure players que se especializan en un único elemento.

Encontrarás también los llamados sistemas de recursos humanos independientes versus sistemas integrados, o todo en uno versus sistemas dedicados o especializados. Incluso soluciones todo en uno versus soluciones puntuales. También te recomendamos que le eches un vistaza a nuestro artículo sobre cómo elegir un software de Recursos Humanos.

¿Cómo se decide qué software de administración de Recursos Humanos es el mejor para tu negocio?

1) Software de Recursos Humanos pure-play

El software pure-play se refiere a un software con un enfoque muy específico y concreto. Un ejemplo sería, digamos, un software para gestionar nóminas. Idealmente, estos sistemas de recursos humanos se integran bien con otras herramientas empresariales, para crear un conjunto tecnológico interoperable.

El beneficio del software de pure-play es que es muy eficiente si únicamente necesitas transformar un elemento de tus gestiones.

Pongamos que ya estás utilizando un excelente software de recursos humanos, pero necesitas una funcionalidad adicional de gestión de proveedores. Probablemente, en este caso, lo que tiene más sentido es elegir una herramienta de gestión de contratistas fácil de integrar.

El principal problema con las herramientas de pure-play es el rompecabezas tecnológico en el que te encuentras cuando los diferentes módulos no funcionan bien juntos. Especialmente para las empresas más grandes, las pérdidas de eficiencia debidas a procesos ineficientes en el departamento de recursos humanos suelen ser impactantes.

2) Software de Recursos Humanos todo en uno

El software de recursos humanos todo en uno maneja toda la gestión del departamento desde un solo lugar. Por lo general, tiene más sentido para medianas y grandes empresas, así como aquellas en crecimiento, que necesitan mantener el control de varias oficinas centralizando los procesos. Hay diferentes tipos de software todo en uno: SIRH, HCM y HRMS.

Al crear un único sistema de registro, el software todo en uno permite a las empresas mantener el control sobre grandes conjuntos de datos de sus empleados. Por lo tanto, el riesgo de datos duplicados o violaciones de seguridad se reduce exponencialmente.

También suele ser la opción que prefieren las empresas de cualquier tamaño si utilizan herramientas heredadas obsoletas (o incluso cuando deciden crear un departamento desde cero).

Si la transformación de tu departamento se marca como algo clave, la realidad es que una pequeña transformación pieza por pieza tiende a llevar más tiempo y ser más cara.

Además, existe el coste de oportunidad derivado de los retrasos y demás. Gallup afirma que los equipos comprometidos con su empresa muestran una reducción del 41% en el absentismo, un 59% menos de rotación y un 17% más de productividad. No muchas empresas pueden permitirse pasar de unos resultados como esos.

La desventaja de las herramientas todo en uno es el tiempo y el coste de implementación. Como en cualquier proyecto que implica un cambio importante, supone un esfuerzo mayor hacer algo que no hacer nada.

Intentamos que la implementación sea muy fácil, eso sí. Kenjo opera desde la nube, por lo que no es necesaria la instalación y podemos importar tus datos directamente desde Excel. Además, nuestro equipo de customer success es fantástico: ¡estarás en muy buenas manos!

También, por otro lado, debes tener presente el coste a largo plazo de no hacer nada para conseguir un cambio. El software todo en uno suele ser más rentable y eficiente a largo plazo, porque todos interactúan en la misma plataforma.

Cuando un candidato se convierte en empleado, por ejemplo, puede usar desde el primer minuto y de forma intuitiva los módulos de participación de los empleados porque ya habrán estado usando antes los módulos de onboarding. Menos formación, menos costes y mejor adaptación.

Aunque naturalmente pensamos que el software de Recursos Humanos todo en uno es mejor para la mayoría de las empresas, la verdad es que cualquier software de Recursos Humanos es mejor que ninguno. Lo más importante para los profesionales de Recursos Humanos es evaluar si sus herramientas ayudan u obstaculizan su misión: servir a las personas.

Actualizando tu software de Recursos Humanos: ¿qué viene luego?

Si está pensando en trabajar con un software de recursos humanos todo en uno, creemos que Kenjo es el mejor que existe. Y más importante, ¡nuestros clientes también! De todos modos, te dejamos también nuestro artículos de los mejores softwares de recursos humanos para que le eches un ojo.

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