¿Cómo crear un departamento de RRHH desde cero? - Entrevista

Hoy en nuestro blog vamos a hablar sobre cómo crear un departamento de RRHH. Para ello traemos de invitado a Lucio Fernández. Lucio comenzó su carrera como Director de Recursos Humanos en el año 2007. Desde entonces se ha enfrentado a numerosos retos, desde la creación de equipos de Recursos Humanos de grandes empresas en España hasta la transformación digital del departamento. De todo ello hablamos en esta entrevista.

Antes de convertirse en Director de RRHH, Lucio desempeñó las funciones de Director de Expansión en una empresa de transporte urgente. Paralelamente comenzó a trabajar en el ámbito de la Responsabilidad Social Corporativa, entendiendo ésta como el apoyo a la estrategia de la empresa. Actualmente es Director de RRHH y RSC en una empresa del sector ganadero y, además, actúa como conferenciante y formador en diversas escuelas de negocios, universidades, consejos de administración, ONGs.

¿Cuándo fue la primera vez que montaste un departamento desde cero?

Fue en el año 2006 en la empresa de transporte donde estaba trabajando como Director de Expansión, cuando me propusieron ser Director de RRHH. En ese momento, en el departamento solo se hacían las nóminas, algo de formación, prevención de riesgos  laborales y poco más.

Lo primero que hice fue revisar todas las tareas que se estaban realizando con el objetivo de analizar su rentabilidad, necesidad y posibilidad de crecimiento. La clave en la puesta en marcha de un departamento de RRHH es revisar si los procesos básicos y repetitivos tiene sentido hacerlos internamente o hay que externalizarlos.

Un ejemplo claro son las nóminas. Es un proceso muy importante para la compañía (ha de salir bien), pero no aporta diferenciación con respecto a otras empresas. Se trata de un proceso estándar. En nuestro caso, era necesario mantenerlo dentro del departamento por dos motivos: era más económico y externalizarlo era imposible por su complejidad (muchas variables a tener en cuenta).

A partir de ahí, fuimos incorporando más procesos de RRHH que nos permitían crecer como empresa: encuestas de clima, plan de formación estructurado, procesos de selección definidos, plan de acogida…

¿Cuáles fueron tus mayores errores? ¿Y aciertos?

El mayor error que puedes cometer es pensar que todos los cambios que quieres introducir son viables y se pueden implementar de un día para otro. Cuando te formas en algún programa ejecutivo de RRHH dispones de una gran cantidad de herramientas que multitud de empresas han puesto en marcha con éxito anteriormente.

Ante eso, lo que te pide el cuerpo es incorporarlas todas pero en el momento en el que implantas una y no funciona te das cuenta de que no todo vale y que estos procesos tienen un tiempo que debes aprender a respetar. Cambiar la cultura es maravilloso y, a la vez, muy duro. Todo error te lleva a un acierto, de manera que darte cuenta de lo que puedes o no hacer es el mayor acierto que he tenido en mi etapa de profesional.

Otro aspecto destacado es implicar a todo el equipo en el proceso. Los Directores de RRHH solo somos personas que entendemos el negocio desde una perspectiva global, nada más. Implicar a tu equipo en todos los procesos les hace estar más motivados y ser más productivos, de manera que las políticas diseñadas tienen más posibilidades de éxito.

¿Cuáles son los pasos para crear un departamento de RRHH?

Desde mi punto de vista, los pasos a seguir serían seis:

• 1- Conseguir el apoyo total por parte de la Dirección. Este punto es fundamental, ya que sin él tus esfuerzos posteriores nunca tendrán su recompensa y no serás una persona de referencia dentro de la compañía.
• 2- Tener visibilidad sobre todos los departamentos de la empresa. Recursos Humanos es transversal y las decisiones que se toman en él afectan a toda la organización. Conocer qué es lo que hace el resto de los equipos resulta vital y debes dedicar parte de tu tiempo a esta tarea. Necesitas trabajar con toda la información posible para tomar buenas decisiones y priorizar proyectos. Apoyarse en un buen plan de recursos humanos para reflejar toda esta información es de vital importancia.
• 3- Analizar qué procesos se están haciendo actualmente en tu departamento: nóminas, formación, selección… y estudiar si se pueden externalizar o no. Externalizar permite dedicar tiempo a tareas más innovadoras que pueden diferenciar a tu empresa de las demás, siempre sin perder el control del departamento. Evaluar los pros y contras de esto supone crear una base sólida sobre la que seguir trabajando.
• 4- Si tienes equipo, ver qué capacidades tienen y reforzar aquellas en las que quieres incidir posteriormente. Si no tienes equipo, ve formando uno por pequeño que sea. No delegar puede afectar negativamente a tu productividad.
• 5- Implementar nuevas políticas (retribución, talento, comunicación interna…) a medida que la organización va estando preparada.
• 6- Por último, sigue formándote y forma a tu equipo. El aprendizaje continuo te hará ser un buen profesional.

¿Cuáles son los mayores retos a la hora de crear un departamento de RRHH?

Brevemente, los mayores retos a los que se enfrenta un departamento de recursos humanos son cuatro:

• Obtener el apoyo de la Dirección.
• Ganarse el respeto y la confianza del resto de la organización.
• Conseguir que las personas de tu equipo te vean como un líder natural.
• No pensar que ya lo sabes todo. Estamos en continuo proceso de aprendizaje.

Si consigues estos cuatro puntos tendrás éxito seguro.

¿Este proceso se puede aplicar tanto a pequeñas como grandes empresas?

Las personas no entendemos de pequeñas y grandes empresas, solo queremos saber cómo va a resolver la empresa mis necesidades.

Realmente, no hay muchas diferencias entre un departamento de RRHH de una multinacional y otro de una pyme. Quizás la más importante es el presupuesto que gestionas, el resto solo es cuestión de escalarlo en función de la dimensión.

Cuando te reúnes con directivos de multinacionales que gestionan a varios miles de personas y hablas sobre procesos de RRHH, te das cuenta de que el lenguaje es el mismo y las dificultades a la hora de implantar una u otra solución son similares. Lo importante es saber adaptar tu proyecto a la cultura y tamaño de la empresa. El resto es fácil.

¿Qué tres consejos le darías a alguien que quiere digitalizar su departamento de RRHH?

No me gusta utilizar la palabra consejos, pero hay tres situaciones a tener en cuenta en la digitalización:

• 1- No es oro todo lo que reluce. Actualmente contamos con innumerables soluciones de digitalización a disposición de la empresa, quizás estamos infoxicados (exceso de información) y no somos capaces de saber qué es bueno y qué no. En un proyecto de digitalización la parte más importante y donde debes emplear más tiempo es en la elección de la estrategia y de las herramientas.
• 2- Debes responder a la siguiente pregunta: ¿estamos preparados para digitalizarnos? Si la respuesta es sí, adelante y no pares. Si la respuesta es no, marca un camino de formación y aprendizaje que establezca una cultura innovadora y, entonces, realiza el plan de digitalización.
• 3- La puesta en marcha de la digitalización es solo el principio. No hay que caer en el error de pensar que, una vez implantadas las herramientas, tu trabajo ha finalizado. Es todo lo contrario, tu trabajo acaba de comenzar. Debes monitorizar cómo se está comportando la organización con tu propuesta e ir introduciendo todas las mejoras que vayas detectando.

¿Cómo la tecnología puede ayudar al profesional de RRHH?

Sobre esto hay mucho escrito pero para mí lo más importante es que te ayude a tomar decisiones acertadas. La información está ahí, pero la tecnología ha de mostrarla de una manera más eficiente para que tú seas mucho más productivo. Cuantas más decisiones acertadas tomes, más competitiva será tu empresa y más estratégico será el departamento de RRHH.

De hecho, según las estadísticas de recursos humanos, 2 de cada 3 responsables de RRHH están de acuerdo en que el sector está viviendo una transformación digital. El uso de la tecnología es una de las habilidades necesarias para trabajar en recursos humanos.

¿Qué herramientas tecnológicas no pueden faltar en un departamento de RRHH?

Las herramientas tecnológicas que no deben faltar en un departamento de RRHH son aquellas que permitan objetivar lo más posible tus decisiones, detectar el mejor talento, ahorrar costes mejorando las condiciones de los empleados y anticiparte a la competencia. En definitiva, que te permitan ser el primero.