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¿Cómo definirías el sistema de comunicación interna de tu empresa? ¿Crees que es bueno, mejorable o excelente? Cualquiera que sea el entorno, laboral o personal, la comunicación es una acción clave para el éxito de las relaciones.
Cuando las personas tienen en sus manos información de valor sobre la empresa en la que trabajan, las tareas a realizar y los equipos con los que colaboran, ayuda a que los objetivos se cumplan de manera conjunta en un ambiente fluido.
En este artículo te presentamos los pasos a seguir para estudiar cómo es la comunicación dentro de las empresas y cómo mejorarla de manera rápida y efectiva con 5 consejos prácticos.
¿Qué es la comunicación interna?
Como su propio nombre indica, la comunicación interna es aquella forma de expresarse y de transmitir conocimiento e información que existe dentro de una empresa entre su plantilla, los departamentos y los puestos directivos.
Es una comunicación que implica informar tanto sobre el plan empresarial, los objetivos a conseguir y los resultados obtenidos, como los valores, ideales y la cultura corporativa de la empresa.
Es de vital importancia para una empresa que todo el mundo reciba este tipo de comunicación interna, porque mejora los lazos entre las personas, los equipos y la visión en conjunto que se tiene para alcanzar los mismos objetivos.
Mantener informados a todos los departamentos sobre las nuevas acciones a implementar, la evolución de las ventas o simplemente qué cambios ha habido en la plantilla, les hará sentir parte de un todo donde el rendimiento y el trabajo se multiplicarán por dos.
La importancia de la comunicación interna en las empresas
Crear y tener una buena estrategia de comunicación interna es la clave para que una empresa trabaje con un engranaje bien alimentado y a todo gas. Si la comunicación de la empresa es continua y clara, llega a todas las personas para que conozcan los objetivos, cómo se organizan las cargas de trabajo y qué realiza cada compañero en su puesto. De esta forma y a largo plazo, se mejorarán los beneficios y los resultados de la empresa en su conjunto.
Además, cuando la comunicación interna es accesible, afianza las relaciones entre las personas y los departamentos, mejora la motivación y eleva la cultura corporativa.
Todo esto ayuda a que haya mejor calidad en el desempeño del trabajo, las personas sientan más motivación y exista una alta productividad porque hay una mejor organización de los procesos en general, ya que todas las personas conocen el propósito de su trabajo y cómo realizarlo.
Además, la comunicación dentro de la empresa fortalece el compromiso de los trabajadores hacia la empresa, minimizando el grado de rotación y ofreciendo una mejor adaptación de los nuevos empleados a un ritmo de trabajo basado en una comunicación efectiva y transparente.
Tipos de comunicación interna
Parece que muchas veces nos quedamos en cómo se transmite la información a los equipos. Sin embargo, es necesario saber qué tipo de comunicación interna establecer para cada momento.
Por lo tanto, la comunicación dentro de una empresa se puede dividir en varios tipos según quién sea el destinatario final.
Comunicación vertical
Este tipo de comunicación interna es la más conocida pues es la que se mueve desde los cargos directivos hasta todas las personas de la empresa y viceversa.
Aquí podríamos englobar las circulares o newsletters mensuales sobre la consecución de objetivos y resultados, artículos con información relevante sobre el sector de la empresa, informes detallando la cultura y visión corporativa, así como toda aquella información que haga ir a la empresa alineada en la misma dirección.
Si la comunicación se envía desde los departamentos al equipo directivo, estaríamos hablando de una comunicación basada en las ideas que surgen en las reuniones periódicas, sugerencias para mejorar la organización y productividad, análisis de desempeño, etc., que sirve como feedback desde el punto de vista del motor de la empresa, que son sus empleados.
Comunicación horizontal
Se conoce a esta comunicación interna como aquella que se da entre departamentos y personas con los mismos cargos dentro de una empresa.
Si la comunicación vertical incluye a todo el mundo, esta se puede decir que es un poco más selectiva y se mantiene dentro de los círculos donde la información es realmente importante.
En este tipo de comunicación se engloban los puntos e ideas más destacables de las reuniones departamentales, la organización de los equipos de trabajo para los diferentes proyectos, comunicaciones con los clientes, etc.
Comunicación segmentada
La comunicación dentro de la empresa no tiene que ir necesariamente dirigida a todas las personas que trabajan en ella. Siempre hay que segmentar a qué departamentos y personas implica dicha información y es importante para el desarrollo de su trabajo.
Comunicación general
Al contrario que la anterior, en este tipo de comunicación interna sí es importante hacer partícipe a todas las personas para que la empresa trabaje y se mueva con los mismos objetivos.
Una forma de hacer que ésta llegue a todos los empleados es a través del envío de newsletters al equipo, reuniones generales o programas de mensajería interna y softwares de RRHH. Por ejemplo, con Kenjo tienes la posibilidad de publicar anuncios y mensajes importantes que quieras comunicar y que verán todos los empleados verán en su cuenta personal, nada más acceder a la plataforma.
*Los datos incluidos en esta imagen son ficticios
5 formas de mejorar la comunicación de la empresa
La comunicación es una habilidad que por lo general cuesta desarrollar. Sin embargo, con un buen plan estratégico y herramientas prácticas, se puede superar esa barrera y hacer que ésta sea un éxito a nivel interno.
A continuación te damos algunos consejos para que puedas mejorar la comunicación de tu empresa:
1. Diseña un plan de acción
Antes de preparar y poner en marcha un proyecto, conviene definir previamente los objetivos y lo mismo ocurre cuando hablamos de la comunicación interna de la empresa. Hay que diseñar qué tipo de comunicación vamos a establecer, cómo se va a poner en marcha y desarrollar y cuándo se va a compartir con el resto de la empresa. En definitiva, es recomendable crear un plan de acción para implementarla.
Además, es importante tener los siguientes puntos en cuenta:
- Qué tipo de lenguaje y tono usaremos: más formal o informal según la cultura corporativa.
- Qué información vamos a compartir: cada comunicación centrada en unos pocos puntos e ideas.
- Cuándo se comparte: mensual, trimestral o anual. Esto se hace sobre todo para no exceder la cantidad de información que se va a realizar y establecer la medida adecuada.
- Cómo vamos a comunicarnos: si las comunicaciones serán a través de newsletter, e-mails corporativos, reuniones, etc.
2. Usa herramientas agile
En un mundo cada vez más conectado y globalizado, el uso de las herramientas agile no solo impulsa la productividad, si no que hace mucho más fácil el comunicarse dentro de la empresa.
Este tipo de herramientas permitirá a los equipos saber qué proyectos nuevos hay en desarrollo, qué hacer en cada uno de ellos, la documentación asociada, los departamentos involucrados y cuál es el objetivo global.
Además, la gran mayoría de ellas están disponibles para ser descargadas en diferentes dispositivos desde los cuales es muy sencillo mantener los proyectos actualizados e informar a cada persona involucrada al momento.
3. Abre los canales de comunicación
Muchas veces la comunicación se queda a medio camino y no llega a todas las personas implicadas, con lo que siempre hay falta de información o desinformación sobre temas relevantes para la empresa.
Tener diversos canales de comunicación interna abiertos para todo el mundo, hace que dicha información sea de fácil acceso y crea un sentimiento de pertenencia y de relevancia en las personas.
Por eso, hay que facilitar a los trabajadores un sistema de comunicación interna donde poder compartir las necesidades, estados de trabajo e ideas para el desarrollo común y conseguir que la comunicación sea accesible y transparente.
Si se crea un diálogo abierto y la comunicación llega a cada persona, se mejoran los sistemas de trabajo y como resultado, la productividad.
4. Implica a los empleados
Antes hemos hablado de los diferentes tipos de comunicación dentro de la empresa, establecer y tener abiertas todas estas posibilidades enriquece el conocimiento que cada persona tiene sobre los diferentes aspectos.
En este sentido, La comunicación no debe ir solo en una única dirección, sino que debe ser recíproca e implicar a los empleados, Tan importante es que las personas estén informadas, como saber las inquietudes y problemas de cada una de ellas.
Y esto no es tarea fácil, pues hay muchas personas reticentes a expresar y compartir sus ideas. Por eso es tan importante crear una cultura de empresa que fomente una comunicación fuerte y efectiva en la organización y establecer las mejores vías para su transmisión.
De esta forma, también se mejora el employer branding de la empresa, ya que ésta tendrá mejor reputación entre los empleados al implicarles en los procesos.
5. Establece a una persona responsable de la comunicación
No siempre es la directiva quien tiene que estar al mando de la comunicación interna de la empresa. En muchas ocasiones hay que saber delegar, dejarse asesorar y que otras personas se hagan cargo de los proyectos para obtener los objetivos deseados.
Se puede crear un departamento específico de comunicación o elegir a las personas encargadas de recopilar la información a compartir en las comunicaciones internas. Estos profesionales de la comunicación asesoran para establecer una estrategia efectiva en la comunicación interna, implementando nuevas y originales vías y mejorando los procesos.
A lo largo de este artículo hemos explicado la importancia y los beneficios que tiene un buen sistema de comunicación interna en las empresas. En numerosas ocasiones no se presta la correcta atención a este tipo de acciones, quizá porque se desconoce cómo hacerlo y siempre se queda como tarea pendiente de resolver.
Sin embargo, con estas cinco formas de mejorar la comunicación de la empresa queremos ofrecerte la ayuda necesaria para fomentar tu comunicación interna y que puedas analizar cuál es la que más se ajusta al modelo de tu empresa.
