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Encontrar y contratar al empleado más idóneo para un puesto vacante en una empresa es ya una gran tarea que implica muchos recursos y tiempo. Sin embargo, se trata apenas de una etapa más del proceso de reclutamiento y selección que termina realmente con un plan de acogida. Este, por tanto, se convierte en la hoja de ruta que permitirá que nuestro candidato ideal esté plenamente adaptado al cabo de un tiempo.
En un plan de acogida, la empresa comunica y transmite cuáles son su cultura y valores, a la vez que garantiza la integración del nuevo empleado dentro de la organización. En este artículo te explicamos qué debe tener un plan de acogida para ser exitoso, cuáles son sus objetivos y los pasos para desarrollar uno.
¿Qué es un plan de acogida?
En primer lugar, definamos qué es un plan de acogida. Después de que una persona es contratada tras postular a un cargo y ser entrevistada, la empresa debe disponer de una planificación para que el nuevo trabajador se integre rápidamente en la plantilla.
Así, un plan de acogida es un documento estratégico en el que la empresa estipula y explica el proceso de incorporación del nuevo empleado. Con un buen plan de acogida, el trabajador tendrá toda la información de la empresa y del nuevo cargo para aterrizar bien en su primer día.
Y es que una buena llegada contribuirá a crear un ambiente positivo y un trabajador formado en las tareas específicas que tiene que afrontar, será productivo desde el principio. En esa línea, es fundamental que el plan de acogida ofrezca al empleado toda la información que necesitará y los detalles específicos de su cargo.
A nivel de cultura empresarial, un buen plan de acogida debe explicar las políticas de la compañía y sus valores corporativos, así como los códigos de convivencia del entorno al que llega. Es decir, preparar al nuevo empleado no solo para ser productivo, sino para adaptarse de la manera más sencilla posible al nuevo entorno.
Objetivos de los planes de acogida
Los objetivos de un plan de acogida son varios. En primer lugar, es importante garantizar y facilitar la adaptación y la integración del nuevo empleado, buscando que desde un primer momento se sienta como en casa y su implicación sea alta. Para ello, es fundamental una planificación y una estrategia claras.
Además, la empresa debe dar una imagen sólida que permita al trabajador sentirse rápidamente parte del equipo y con ello aumentar su compromiso con ella, lo que redundará en una mayor productividad. No menos importante, es fundamental que la compañía transmita al nuevo empleado qué espera de él. En este sentido, el plan de acogida puede integrarse como parte de la estrategia de Employer Branding que siga la empresa.
Del mismo modo, en un plan de acogida es esencial saber qué espera el trabajador del nuevo lugar al que llega. Es decir, qué expectativas tiene de la nueva etapa que inicia en nuestra organización.
Ventajas de contar con un plan de acogida de empleados
Un plan de acogida de empresa supone una inversión de recursos que a corto y largo plazo ofrecerá a nuestra compañía una serie de ventajas. Para empezar, un trabajador integrado desde el primer momento contribuirá a procesos más eficaces y a que cualquier transición sea más fácil.
Si la compañía tiene una hoja de ruta y puede controlar cómo se adapta el nuevo empleado, su tiempo de adaptación será probablemente menor. En este caso, las ventajas son evidentes, pues el empleado desempeñará sus tareas con mayor productividad y ahorrará tiempo y recursos de personal y económicos a la compañía.
A partir de una mayor productividad, el empleado se sentirá rápidamente como una pieza clave de la empresa y eso supondrá una implicación en el proyecto superior. A su vez, ello redundará en un buen clima laboral y en una mejor comunicación interna con los miembros de su equipo.
Por ejemplo, un aspecto que ayudará a mejorar el proceso de acogida del empleado es contar con un funcionalidad de organigrama de la empresa en el que el nuevo empleado pueda, de un vistazo, ver a todos los miembros de la plantilla, saber qué puesto desempeñan y en qué departamento trabajan.
Interfaz de la funcionalidad de organigrama del software de Kenjo
En definitiva, la inversión de recursos que supone un plan de acogida queda totalmente compensada con las grandes ventajas que ofrece tener una estrategia de empresa para recibir a los nuevos empleados que aportarán valor a nuestra organización.
¿Qué elementos debe de contener el plan de acogida?
Un plan de acogida debe asegurar que el empleado reciba los conocimientos adecuados para desempeñar su tarea, que conozca a sus nuevos compañeros y que reciba asistencia a la hora de realizar sus primeras tareas en su nuevo cargo dentro de la empresa.
Más específicamente, el plan debe garantizar que el trabajador tenga todo el material para trabajar, como ordenador, contraseñas varias y acceso a los programas correspondientes. Además, es conveniente que el empleado reciba una visita por las instalaciones de la empresa para que sepa dónde están los distintos departamentos.
Por último, pero tampoco menos importante, un plan de acogida de empresa debe contemplar con mucha precisión el acompañamiento al nuevo empleado en el desarrollo de sus primeras tareas dentro de la empresa.
Guía sobre cómo hacer un plan de acogida
¿Cómo hacer entonces un buen plan de acogida de empresa? Si bien las circunstancias y condiciones varían según la compañía, un buen programa de 'onboarding' debe construirse en general teniendo en cuenta los siguientes pasos:
Paso 1: Enviar la documentación clave
Después de notificarle que ha sido seleccionado para el cargo, lo primero será hacer llegar al nuevo trabajador (ya sea por vía electrónica o física) un documento que tenga un índice, información de la empresa, objetivos, desarrollo de los valores corporativos y otros datos relevantes, que le permitirán ir entrando en nuestra empresa antes de su primer día.
Paso 2: Realizar una visita de las instalaciones
Ya en su primer día de trabajo, un encargado de la empresa (de su departamento o de recursos humanos) le hará al nuevo empleado un tour en su nuevo lugar de trabajo: así conocerá las instalaciones, saludará a sus nuevos compañeros y sabrá, por ejemplo, dónde queda la oficina de contabilidad o los aseos. Un kit de bienvenida será un complemento perfecto.
Paso 3: Asignar un compañero al recién llegado
En este proceso, es importante que el recién llegado cuente con el apoyo de un compañero para comenzar en la compañía. De está manera, podrá ir de la mano de alguien en las primeras tareas y tendrá una persona con la cual hablar en caso de dudas o preguntas. Un compañero elegido para el onboarding hará más sencilla la integración.
Paso 4: Contar con un programa de formación y desarrollo
En esta línea, un programa de formación y desarrollo dentro de la empresa será de gran ayuda para facilitar la incorporación y que nuestro nuevo empleado establezca vínculos rápidamente con el resto de sus compañeros. Ya sea solo en su área (desarrollando tareas específicas) o en el resto de la empresa (rotando por sectores), el proceso permitirá que entienda bien cómo funciona la compañía.
Ejemplos de buenos planes de acogida
Como ejemplo podemos citar algunos planes de acogida en empresas del sector tecnológico, que destacan por la originalidad de su onboarding. Se trata de estrategias que permiten que los empleados se sientan recibidos y tenidos en cuenta desde el primer día que llegan a su cargo.
Ejemplo 1: Twitter
En su programa From Yes to Desk, Twitter se asegura de que todo esté listo para el empleado en su nuevo día de trabajo: teléfono, accesos y contraseñas. El recorrido por la empresa está garantizado, a lo que se suma una camiseta y una botella de vino esperando en el escritorio.
Además, los puestos de trabajo de los nuevos empleados están situados estratégicamente cerca de los compañeros clave con los que van a trabajar. Por si fuera poco, los nuevos miembros del equipo desayunan ese día con el CEO de la compañía.
Ejemplo 2: Facebook
La red social tiene preparado un intenso bootcamp para que todos sus nuevos empleados reciban formación práctica sobre las tareas que van a desempeñar. Gracias a esta potente formación previa, cualquier nuevo empleado podrá ponerse en marcha con sus primeros proyectos en los primeros 45 minutos de su estreno en la empresa.
Ejemplo 3: Buffer
En Buffer, la aplicación de gestión de redes sociales, todos los nuevos empleados comienzan su incorporación con el sistema Three-Buddy. Después de recibir la confirmación de los candidatos, la empresa elige a tres compañeros para que jueguen distintos papeles en el bootcamp de seis meses que prepara a los nuevos llegados.
El amigo líder (Leader Buddy), el amigo de rol (Role Buddy) y el amigo de cultura (Culture Buddy) estarán allí desde el comienzo de la formación para garantizar que el nuevo empleado conozca bien el lugar al que llega y garantizar un buen primer día en el nuevo puesto de trabajo.
