6 consejos para realizar un proceso de onboarding exitoso

¿Sabes la diferencia entre un onboarding exitoso y un empleado que no ve la hora de llegar a casa desde su primer día? Es fundamental que los empleados se integren en la empresa de manera efectiva. Aquí te explicamos cómo implementar rutinas e iniciativas que te permitan lograrlo en tu empresa.

¿Cuántas veces habremos escuchado esta historia? Nadie se había enterado de la llegada del nuevo empleado e hicieron falta numerosas llamadas a varias personas para poder localizarlo. El único que parecía tener alguna idea era el director gerente, pero resulta que estaba de vacaciones. Y como no se avisó a nadie, no se activaron cuentas ni correos electrónicos y los del departamento de informática estaban demasiado liados. La formación inicial consistió en dos semanas de estudiar folletos y hacer cafés hasta recibir nuevas órdenes.

Todos sabemos cómo influye esto en la motivación y en el compromiso de uno. Compadecemos a todos los que hayan pasado por un primer día como este.

Aunque la mayoría de los managers y líderes de RR. HH. son conscientes de lo importante que son los primeros días de trabajo, en la práctica la experiencia puede acabar siendo una desilusión.

Según un informe publicado por Glassdoor, las empresas que cuentan con un buen proceso de onboarding logran mejorar la retención de nuevas contrataciones en un 82 %. Si consideramos que el coste de reemplazar a un trabajador de nivel medio nada más llegar a la empresa está entre el 30 y el 50 % de su salario anual, no cabe duda de que las empresas deberían de invertir en un buen programa de onboarding para que los nuevos talentos se sientan especiales y bienvenidos.

Así pues, vamos a ver cómo los departamentos de RR. HH. pueden hacer exactamente eso.

¿Qué es un proceso de onboarding exitoso?

Dudamos que haya muchos managers de RR. HH. que crean que su trabajo se limita a reclutar al candidato adecuado. Esto es porque la etapa de onboarding es aún más importante que el reclutamiento. Si la empresa pretende retener a los nuevos talentos, debe cuidarlos y ayudarlos a desarrollarse. Se trata de orientación y no de competencia.

Entonces, para garantizar una experiencia positiva del empleado desde el inicio, es importante definir procesos de onboarding específicos para los nuevos empleados e incorporarlos a las rutinas diarias. De esta manera, logras ayudar a tus empleados, a quienes elegiste tras mucha búsqueda, a sentirse a gusto en tu empresa y a superar el periodo de prueba sin problemas.

La importancia de un buen proceso de onboarding

Los primeros meses determinarán si el empleado realmente encaja en el equipo, si participa y si es capaz de cumplir profesionalmente. Durante la etapa de onboarding, el empleado también verá si se han cumplido sus expectativas sobre la empresa.

Esta fase es fundamental, pero con un poco de buena voluntad y unos procesos de onboarding estrictos, es más fácil hacer que los nuevos empleados se sientan parte del equipo y de una causa mayor. Al fin y al cabo, somos solo humanos y queremos sentirnos escuchados y valorados, por lo que no debería ser tan difícil ponerse en el lugar de ellos. Todos hemos pasado por eso.

Errores más comunes durante el onboarding

Ahora que ya hemos visto la importancia de realizar un buen onboarding, analizaremos cuáles son los errores más frecuentes a la hora de realizar este proceso y qué impacto pueden tener en el empleado y en la empresa a corto y largo plazo.

1. No proporcionar al empleado con toda la información necesaria

Cuando un nuevo miembro se une a la empresa, lo primero que agradecerá será poder disponer de toda la información necesaria, tanto sobre la empresa como de su puesto de trabajo.

En este sentido, es fundamental que conozca por qué dinámicas de trabajo se rige la empresa, cómo está estructurada la compañía, qué equipos la integran, además de, por supuesto, todo lo relativo a sus obligaciones y responsabilidades como trabajador (medidas de prevención de riesgos laborales, horarios, política de vacaciones, etc.). Utilizar una funcionalidad digital de organigrama, es una herramienta muy útil con la que el empleado podrá ver, en un sólo espacio la jerarquía de la organización y los compañeros que la integran. 

Interfaz de la funcionalidad de organigrama de Kenjo

Por otro lado, también deberá conocer todo lo relativo a su puesto de trabajo, conocer sus objetivos a corto y largo plazo, las herramientas con las que utilizará, las claves de acceso a éstas y aquella información relevante para poder tener un buen desempeño. 

2. No transmitir la cultura y los valores de la empresa

Cuando un empleado llega a la empresa, una de las cuestiones más importantes es transmitirle cuáles son los valores de la empresa, los objetivos de ésta y cuál es la cultura de trabajo que se crea en torno a ellos.

De esta forma, el empleado puede comenzar a desarrollar un sentimiento de pertenencia y estar conforme con la decisión que ha tomado de comenzar en esa compañía. Sin embargo, en muchas organizaciones se pasa por alto este aspecto, haciendo que el empleado tenga que descubrir por sí mismo las razones por las que merece trabajar en ella. 

3. No hacer un proceso de acompañamiento y seguimiento

Durante los primeros días, es conveniente que el empleado tenga a un mentor o un responsable que le acompañe en el proceso de adaptación a la empresa y le indique cómo funcionan los procesos. De igual modo, es aconsejable que se realice un seguimiento, al menos en los seis meses siguientes a su incorporación y que se realicen sesiones de feebdack para conocer las impresiones del nuevo empleado, así como impulsar sus puntos fuertes e identificar las áreas de mejora.

En este sentido, utilizar un software de evaluación de desempeño resulta muy útil a la hora de abordar eficazmente este proceso. De lo contrario, es probable que la organización desconozca si la persona está a gusto o si hay aspectos que se podrían mejorar. 

Visualización del software de evaluación del desempeño de Kenjo

4. Falta de planificación 

Todo lo anterior y los puntos que explicaremos a continuación deberían planificarse con suficiente tiempo para que cuando el empleado comience, todos los equipos sepan cómo actuar y no sea necesario improvisar. De esta forma, tanto el departamento de RRHH como el resto de miembros de la empresa, podrán tener una mejor organización y reducir la carga de trabajo relativa al proceso de onboarding. 

6 claves para hacer que un proceso de onboarding sea exitoso

Ahora vamos a analizar 6 puntos en los que debes de prestar especial atención si quieres que tus procesos de onboarding tengan el efecto positivo que esperas.

1. Mantener los canales de comunicación abiertos

No podemos insistir lo suficiente en esto: la comunicación realmente es la clave. Mantén el contacto con ellos, hazles sentir que te hace mucha ilusión tenerlos en el equipo y poder contar con su ayuda para que la empresa prospere. Al fin y al cabo, ¡has invertido mucho tiempo y energía en encontrar al candidato perfecto!

• Envíales a los nuevos empleados su contrato lo antes posible, una vez hayan aceptado la oferta de trabajo.
• Durante el periodo entre la aceptación y la incorporación al trabajo, mantén el contacto con tu futuro empleado o asegúrate de que su futuro supervisor lo haga. En las grandes empresas suele haber eventos para nuevos trabajadores, mientras que en las empresas pequeñas puede servir lo mismo invitarlos personalmente a un café.
• Avísales a tus compañeros con suficiente antelación de que se incorpora un empleado nuevo. De esta manera, su nuevo equipo estará preparado para recibirlo con los brazos abiertos. Por ejemplo, podrían empezar por invitar a su nuevo compañero a tomar algo.
• Pídeles a tus compañeros que conecten con él o ella en Linkedin antes de que comience a trabajar. Así el futuro empleado tiene la oportunidad de conocer a sus nuevos compañeros virtualmente.
• Haz que los empleados se sientan involucrados y que forman parte de un equipo enseñándoles cómo contribuye su rol al éxito de la organización. Enséñales el impacto que podrían tener en la empresa y cómo contribuirán al panorama general incluso antes de que empiecen a trabajar. Esto se puede hacer mediante organigramas.
• Una buena comunicación se hace todavía más importante en los procesos de onboarding de los empleados que teletrabajan.
• Para facilitar todas estas tareas puedes apoyarte en el uso de un digital employee experience software.
  
  

2. Herramientas y tecnologías

Como ya mencionamos, no hay nada más frustrante que una experiencia de onboarding en la que te sientes en tu escritorio, el departamento de informática se ha olvidado de configurar tus cuentas o no ha llegado tu nuevo ordenador. Te sientes como si fueras un piloto de la Fórmula 1 cuyo equipo de ingenieros se olvidó de rellenar el tanque. ¡Vaya tela! Nadie quiere eso.

Acuérdate, el objetivo es hacer que el nuevo contratado se sienta de maravilla y muy bien recibido en tu empresa. Asegúrate de que la llegada del nuevo empleado esté logísticamente bien organizada. Comprueba que tengan:

• Un espacio de trabajo preparado.
• Un ordenador que funcione.
• Un correo electrónico operativo.
• Conexión a las impresoras.
• Su propio usuario para acceder al CRM.
• Licencias, etc. 

Interfaz de la funcionalidad de onboarding de Kenjo

3. Planificación

Prepárale a tu nuevo empleado un programa estructurado que abarque todo el periodo desde el primer día hasta el final de su periodo de prueba. Así, se fijarán expectativas tanto para el empleado como para la organización.

Un kit de bienvenida ayuda a los nuevos empleados a ubicarse más rápido y de manera más eficiente. El kit podría contener:

• Una descripción del puesto.
• El programa para la primera semana.
• Documentos sobre la empresa.
• El organigrama.
• Una presentación de los compañeros más importantes y de las personas de contacto.
• Tarjetas magnéticas y de identificación para el empleado.
• La carta del menú del comedor.
• Algún producto de merchandising de tu empresa.
• Asigna un tutor a cada nuevo empleado para dotarle al proceso de onboarding de un toque personal y especial. Y asegúrate de que ellos sepan que esta será su persona de contacto siempre.

4. La perspectiva del empleado

Los managers triunfan sobre todo cuando se centran en las intenciones, los puntos de vista y la conducta de los empleados y los promueven de manera individual. Para lograrlo, deberán cambiar de perspectiva más a menudo y no siempre mirar las cosas desde el punto de vista del líder. Los grandes líderes prestan atención a sus empleados, tratan de comprender cómo piensan y de averiguar qué cosas necesitan para trabajar de manera eficiente y efectiva. Hacerte estas preguntas te servirá de ayuda:

• ¿Qué necesidades tiene tu empleado?
• ¿Qué opiniones específicas expresa?
• ¿Cómo se comporta tu empleado?
• ¿A qué resultados aspiran tus empleados?

Lo mismo se puede decir para el proceso de onboarding. Ponerse en su lugar y considerar cómo se siente ser el nuevo de la clase brinda a la empresa la oportunidad de hacer que el empleado se sienta escuchado y valorado. Aborda el diseño y la implementación del proceso de onboarding como si tus nuevos empleados fueran clientes y no mires nunca hacia atrás.

5. Crear fidelización

El primer día de onboarding de nuevos empleados debería de centrarse en crear la fidelización del empleado. Al crear un vínculo emocional, se fomenta el compromiso. Y eso es lo que queremos todos, ¿verdad?

Reserva algunos huecos en tu agenda para hacer reuniones de feedback con el nuevo talento. Saluda al nuevo empleado oficialmente el primer día y preséntalo a sus compañeros. Si no estás presente, asigna esta tarea a alguien y avísale al nuevo de quién lo recibirá.

6. La construcción de un legado

Infunde un sentimiento de legado. Cada empleado tiene la responsabilidad de seguir y mejorar el legado de la organización.

Según el ciclo de vida del empleado (Employee Life Cycle o ELC en inglés), el onboarding sirve como base para retener a los empleados a largo plazo. La mejor manera de hacer esto es fijar objetivos y expectativas claras. Personaliza y adapta el proceso de onboarding según cada nuevo empleado. Por ejemplo, a un vendedor se le recibiría de una manera completamente diferente que a un director comercial.

• Comunícale al nuevo compañero qué esperas de él.
• Explícale cómo lograrlo.
• Fija un calendario con metas claras para poder seguir el desarrollo.
• Trata de revisar esas metas y logros cada mes y haz modificaciones si fuera necesario.

No te quedes de brazos cruzados esperando que el novato se lo sepa todo. Sé proactivo e interactúa con el empleado. Una manera estupenda de hacer esto es mediante la encuesta de clima laboral de Kenjo, que ayuda a detectar posibles problemas subyacentes. Una vez seas consciente de esos problemas, podrás lidiar con ellos de manera adecuada.

¿Qué ventajas tiene un proceso de onboarding exitoso?

Como hemos visto, un buen proceso de onboarding es clave para una correcta adaptación del nuevo empleado a la compañía. Entre algunas de las ventajas que encontramos, tanto en la organización como en el empleado, se encuentran las siguientes:

• Mayor sentimiento de pertenencia en la empresa
• Buen desempeño de las labores que requiere el puesto de trabajo
• Aumento de la productividad 
• Posibilidad de mejora gracias a un plan de seguimiento y de evaluación del desempeño
• Incremento de la satisfacción del empleado tanto en su trabajo como con la organización
• Mejora de la experiencia y del 'ciclo de vida' del empleado durante el periodo que permanezca en la empresa