4 formas de hacer el onboarding a empleados que teletrabajan

Esta publicación repasa el proceso de bienvenida a un empleado y ofrece una idea de los factores que impresionan y angustian a los empleados durante la experiencia de incorporación en remoto.

¡Enhorabuena! Has logrado que algunas personas increíbles se unan a tu organización. En medio de toda la conmoción que ha generado el Covid-19, obligando a todas las empresas a pasarse al teletrabajo, has conseguido reclutar candidatos con talento que confías que traerán resultados a tu organización. Estás emocionado y estás deseando recibir su contribución.

Ahora, tu tarea es hacer un onboarding en remoto - dadas las nuevas circunstancias - y proporcionarles los recursos que necesitan para prosperar en la organización.

Si esta última frase te ha provocado sudores fríos, no te preocupes: estamos aquí para ayudarte. Tras estos 10 minutos de lectura, sabrás exactamente qué hacer para incorporar a tus nuevos empleados con éxito pese a tener que hacerlo de forma remota.

Para ayudarte a entender bien la experiencia de incorporación (onboarding, en inglés) en remoto hablamos directamente con personas que lo han experimentado recientemente. Entrevistamos a cinco empleados de la generación Y que se han unido a compañías únicas: grandes firmas multinacionales de consultoría, pequeñas boutiques de consultoría, empresas europeas, pequeñas y medianas empresas alemanas y estadounidenses.

Cuatro de cada cinco de los nuevos empleados han decidido quedarse tras el onboarding. Estas ideas te darán una imagen realista de lo que se ofrece en el mercado actual, lo que se espera de los empleados de hoy y lo que los empleadores pueden mejorar en el futuro.

Onboarding: ¿qué era eso?

La incorporación u onboarding es una práctica muy importante que generalmente comienza el primer día de trabajo y se demora entre una semana y un mes. Es un paso importante, principalmente, porque ofrece a los nuevos contratados una idea de lo que será su experiencia de empleado en la empresa y una respuesta clara a la pregunta de: "¿te ves en un futuro allí?".

Durante el onboarding, los nuevos empleados podrán comprobar cómo de organizados están los procesos, cómo los trabajadores se comunican entre sí en entornos informales y formales y definir qué expectativas tener a nivel rendimiento. Una experiencia de onboarding exitosa debería dejar a los candidatos:

• Con sensación de bienvenida.
• Comprometidos.
• Cuidados.
• Y seguros de que su elección fue la correcta.

Lo que todo esto significa, en resumen, es que ésta es una gran oportunidad para mostrar de manera muy transparente tu cultura y cuáles son las expectativas para cualquier persona que trabaje allí en adelante.

En este gráfico creado por A. Kosinska, puedes ver la relación entre el valor económico y el tiempo dividido en zonas de inversión y retorno. Puedes observar cómo la incorporación es considerada en la zona de inversión, lo que significa que la incorporación es el momento de invertir en sus empleados, a través del esfuerzo y la atención, con la intención de obtener un retorno de la inversión (ROI) adecuado a medida que vaya pasando el tiempo.

Según Gallup y Tata Consulting, una experiencia de onboarding positiva mejora las posibilidades de que el nuevo empleado permanezca en la organización más allá de las primeras semanas en un 82% y una experiencia de incorporación negativa hace que ese nuevo empleado sea dos veces más propenso a irse.

Sabiendo que la contratación es un proceso largo y muy costoso, es mejor evitar hacerlo dos veces preparando un onboarding convincente. Para comprender mejor lo que exige el mercado actual en cuanto a una experiencia de incorporación en remoto, hemos ido directamente a la fuente.

Las mejores y peores experiencias de onboardings en remoto

Hemos entrevistado a cinco empleados millennials sobre su reciente experiencia de incorporación en remoto durante el Covid-19 e identificamos cuatro áreas principales que tienen mayor impacto para que un onboarding sea exitoso.

• Personas.
• Estrategia.
• Procesos.
• Tecnología.

Si tienes presentes estas áreas y las organizas durante los primeros días de la llegada de tu empleado, estarás en el camino adecuado para convertir a tus nuevos trabajadores en piezas que contribuirán a largo plazo.

"Cuando se trata de incorporar a un empleado en remoto, hay esencialmente cuatro partes principales: las personas, la estrategia, los procesos y la tecnología".

Empecemos a incorporar empleados que teletrabajan

En las siguientes líneas, el icono de pulgar hacia arriba (👍🏻 ) representará aquello que los nuevos empleados disfrutaron de su experiencia de incorporación y el icono del dedo señalando (👉) representará lo que los nuevos empleados habrían deseado que se hiciera mejor.

Otra forma de entenderlo es que el icono de pulgar hacia arriba representa aquello que debes incluir en tu onboarding y el icono del dedo señalando representa lo que deberías incluir para diferenciarte y destacarte de tus competidores.

Parte 1: Personas

Asegúrate de que tu nuevo empleado conozca a las personas importantes y relevantes con las que colaborará o contribuirá en su nuevo rol. Esto incluye responsables, compañeros de equipo, ejecutivos, nuevas contrataciones y Recursos Humanos.

👍🏻 Presencia ejecutiva

• Hacer que un miembro del equipo ejecutivo hable con ellos por teléfono de 20 a 30 minutos.
• Si se da la combinación de que la organización es grande y el nuevo empleado es junior, el ejecutivo puede alternativamente pregrabar un vídeo de bienvenida de 20 a 30 minutos y enviárselo el primer día.
  

👍🏻 Conversaciones departamentales

• Videollamadas de presentación con personas de diferentes departamentos, en forma de conversaciones uno a uno, para explicar sus roles y qué expectativas tener de cara a trabajar entre ellos en el futuro.
  

👍🏻 Reuniones de equipo

• Oportunidad de conocer a los miembros del equipo con quienes trabajarán todos los días.
• Si el equipo es grande, se recomienda jugar a la “ruleta rusa” durante 20 minutos. Se pueden introducir preguntas preasignadas como "¿cuándo comenzaste en la empresa?, ¿por qué elegiste trabajar aquí?, ¿qué hacías antes? y/o ¿cuál es tu objetivo para este año? para facilitar las presentaciones si es necesario.
  

👉 Reuniones sociales forzadas

• Hubo una falta de reuniones sociales informales para interrumpir temporalmente la charla de trabajo y poder conectar a un nivel más personal. En una incorporación ideal, esto se solucionaría con afterworks, cafés post-reuniones o unas copas de viernes por la noche.
• Para mejorar esto, puedes pensar en formas de conectar a tus nuevos empleados de forma remota y construir un diálogo informal. Por ejemplo, planifica una sesión de Zoom después del trabajo donde los compañeros puedan cenar “juntos”, ofrecer descansos virtuales y/o coordinar grupos de chat con personas que trabajan en la misma ciudad para darles la oportunidad de reunirse en persona (dependiendo siempre de las regulaciones sanitarias de la ciudad en cada momento).

👉 Presentación a RR.HH.

• Hubo una falta de presentaciones de RR. HH., por lo que no estaban seguros de a quién contactar si surgiera algo específico.
• Para mejorar esto, puedes hacer que RR. HH. se reúna con ellos durante un intervalo de tiempo designado o, como mínimo, que les envíe un correo electrónico de bienvenida y presentación.

👉 Identidad propia

• En general, los nuevos contratados sintieron una falta de oportunidad para hablar sobre sus propias experiencias y/o fortalezas de las que están más orgullosos.
• Para mejorar esto, puedes pensar en formas de asignar un tiempo de presentación a los nuevos empleados para que puedan compartir algo único sobre ellos mismos o sus fortalezas. Por ejemplo, en un entorno grupal, pídeles a cada uno de ellos que hablen sobre 3 hitos importantes en su carrera y cómo eso los llevó hasta aquí.
  

Parte 2: Estrategia

Asegúrate de que tu nuevo empleado comprenda la estrategia de la compañía, los objetivos y qué capacidades necesitará para cumplirlos.

👍🏻 Perspectivas de roles individuales

• Una llamada telefónica inicial con el gerente explicando las nuevas prioridades y responsabilidades de los nuevos empleados durante los primeros tres meses de su trabajo y cómo el gerente ve su rol hoy vs. cómo lo ve a medida que el tiempo pase.
  

👍🏻 Perspectivas de la tecnología central

• Una llamada con el fundador de la organización para comprender la tecnología central del negocio y su visión para el futuro. Si trabajas en una empresa multinacional, haz que alguien del equipo técnico hable con el grupo de nuevos empleados.

👉 Perspectivas comerciales

• Hubo una falta de conocimiento sobre la estrategia central de la empresa. Por ejemplo: quiénes son los clientes, quiénes son los clientes clave, qué industrias son las más importantes, cuáles son las prioridades comerciales, etc.
• Para mejorar ésto, los nuevos empleados deben recibir un documento que describa esto en detalle, para que puedan revisarlo y comprender la idea más amplia de la organización desde un primer momento.

Parte 3: Procesos

Asegúrate de que tu nuevo empleado tenga los recursos adecuados para usar satisfactoriamente varias funcionalidades.

👍🏻 Hoja de progreso de incorporación

• Un documento que incluya todas las actividades de incorporación que les permite identificar qué han hecho y lo que aún queda por completar, para hacer el onboarding de manera exitosa.

👍🏻 Papeleo + Admin

• Todos los documentos para la firma se enviaron unos días antes del primer día, para que pudieran leerlo y hacer cualquier pregunta en la reunión programada de 30 minutos con el equipo administrativo de la oficina.

👍🏻 Paquetes de bienvenida

• 
  Recibieron paquetes en sus hogares (o disponibles para recoger) con artículos de regalo de la compañía en forma de camisetas, golosinas y demás detalles.

👉 Llamadas programadas

• Las invitaciones a reuniones no tenían un objetivo marcado y no tenían siempre claro quién era la persona con la que se reunían.
• Para mejorar esto, asegúrate de especificar quién estará en la reunión virtual, sus roles, una foto de ellos y un objetivo claro.

• Hubo una falta de documentación específica sobre el trabajo remoto que definiera las reglas estrictas, regulaciones, expectativas e ideas sobre cómo trabajar mejor de forma remota.
• Para mejorar esto, crea o encuentra un manual que lo abarque todo y que puedas entregar fácilmente a todos los empleados (actuales y nuevos). Nuestra guía de teletrabajo puede ser un gran punto de partida.

Parte 4. Tecnología

Asegúrate de que tu nuevo empleado tenga a su disposición la mejor tecnología de trabajo y acceso relevante a esa tecnología.

👍🏻 Recursos

• Los nombres de usuario y las contraseñas de inicio de sesión se enviaron por adelantado para todas las videoconferencias o herramientas de chat que se usaron durante la incorporación.
• El personal de soporte de IT había sido designado previamente para responder cualquier pregunta de acceso que surgiera. Además, se coordinó una reunión de una hora con ellos para dudas adicionales.
• Portátil, monitor y la silla ergonómica fueron enviados directamente a su hogar, recibidos al menos un día antes de su primer día.
• Un cupón de 100 € para comprar otra tecnología necesaria para trabajar de forma remota.
  
  👉 Fatiga por Zoom

• Los chats de vídeo con Zoom durante más de ocho horas al día son muy agotadores, especialmente para aquellos que no están acostumbrados a trabajar de forma remota.
• Para mejorar esto, asegúrate de repartir las llamadas durante toda la semana, ya que los nuevos empleados necesitarán tiempo para procesar la nueva información. Además, ofrece la posibilidad de tener las reuniones no obligatorias por teléfono.
  
  

Los recursos adecuados para tener éxito en el trabajo

Independientemente de si eres una startup en etapa temprana o una gran multinacional, la experiencia de incorporación de tus empleados dará forma a su percepción de la empresa para el futuro. Si la incorporación remota de tu empresa se trata como un período de inversión y tiene en cuenta a las personas, los procesos, la estrategia y la tecnología, brindará a tus nuevos empleados los recursos necesarios para tener éxito en el trabajo.

Esto es importante porque, si los preparas para el éxito, tendrán una mayor probabilidad de tenerlo, por lo tanto, te brindarán un ROI fantástico y un futuro sólido.

Buena suerte con el proceso de incorporación en remoto de tus nuevos empleados y, para obtener más información, echa un ojo a las capacidades de onboarding en remoto de Kenjo para construir un lugar de trabajo que la gente adore.

Sobre el autor

Aneta Kosinska trabaja como consultora de cambio a trabajo en remoto para líderes en proyectos de transformación digital, especializándose en comunicación y capacitación.