¿Qué es un digital employee experience software?

Si desde el punto de vista de ventas cada vez es más importante el customer experience, en los recursos humanos está cobrando especial relevancia lo que se ha bautizado como Employee Experience o experiencia del empleado. A raíz de todo esto han surgido los Digital Employee Experience Software, programas diseñados para diseñar y gestionar la relación de los trabajadores con la organización.

Significado de Employee Experience

La Asociación para el Desarrollo de la Experiencia de Cliente (DEC) define el concepto de Employee Experience (EX) como la “vivencia de las personas en la relación profesional con una organización, incluyendo todos aquellos momentos que suceden antes, durante y después del vínculo profesional”.

Otra definición muy aceptada es la de Jacob Morgan, quien describe la EX como la combinación de tres factores que existen en toda organización sin importar el tamaño o el sector al que pertenece: entorno cultural, físico y tecnológico del lugar de trabajo. En este vídeo lo explica:

Se puede decir, por tanto, que la experiencia del empleado es la percepción de un trabajador sobre su relación con una empresa en todos los puntos de contacto, desde que aplica a la oferta hasta que abandona la organización.

También se habla de la Digital Employee Experience (DEX) que se refiere a la experiencia de los empleados con las herramientas digitales de la empresa. Esto incluye:

• Los workflows de trabajo digitales.
• Las interacciones de los empleados con las herramientas.
• El nivel de adopción de nuevas tecnologías.
• La usabilidad de las herramientas digitales.

¿Por qué usar un Digital Employee Experience software?

Un software para la experiencia de los empleados es una plataforma que permite a las organizaciones tomar el control de las interacciones que una persona tendrá a lo largo de su ciclo de vida con la empresa en el plano digital.

El software permite dar una forma más atractiva y amigable a las plataformas de la empresa manteniendo el funcionamiento interno de las mismas. Se trata de construir una estructura sólida pero con una imagen funcional, moderna, fácil de usar y optimizada para todos los dispositivos.

Cuidar de la experiencia del empleado, con la ayuda de la tecnología adecuada, permite a las empresas aumentar el compromiso de sus empleados, la productividad y, en último términos, los beneficios.

Beneficios de implementar un software para la experiencia de los empleados

El uso de un programa para la experiencia de los empleados tiene numerosos beneficios ya que mejora la productividad de la plantilla, fomenta el compromiso y mejora la retención de talento.

Veamos en detalle sus efectos:

Aumenta la productividad de los empleados

Los empleados desmotivados o descontentos cuestan mucho dinero a las empresas ya que su productividad suele ser muy inferior a la de los demás. Por el contrario, los empleados satisfechos son más productivos, presentan tasas de absentismo menores y suelen permanecer más tiempo dentro de la empresa. Al diseñar una experiencia más agradable en el lugar de trabajo, los empleados se sentirán más comprometidos con la empresa y, por tanto, aumentará su nivel de productividad.

Aumenta el compromiso entre empleados y empresa

El compromiso de los empleados hacia la organización es uno de los efectos que provoca una buena gestión de la experiencia del trabajador. La mayoría de las empresas tratan de mantener y mejorar este vínculo con sus empleados ya que cuando mejor sea éste menor será la rotación interna y, por tanto, los costes de contratación asociados.

Potencia la retención de talento

Un informe de Culture Amp revela que un 10% de los empleados abandonan su empresa en los primeros seis meses tras su incorporación. Un buen onboarding exitoso, por ejemplo, puede marcar la diferencia en la opinión del empleado sobre la empresa, influir en su productividad y reducir su interés en otras ofertas de empleo que puedan surgir en el futuro.

Mejora la atracción de talento

Las empresas compiten entre sí para atraer al mejor talento y, a menudo, la experiencia de empleados marca la diferencia. Los profesionales investigan y basan su decisión, entre otras cosas, en la “fama” de la organización. Si la compañía proyecta una buena imagen empleadora, tanto durante el proceso de selección como después, los profesionales más demandados estarán deseando formar parte de ella. Detalles como comunicar a los candidatos los diferentes estados de la selección, ayudan a lograr este objetivo. Con un software especializado será muy fácil automatizar estos procesos.

Mejora los resultados y los beneficios de la empresa

Un análisis realizado (2017) a más de 250 organizaciones de todo el mundo reveló que las empresas con una mejor experiencia de empleado tienen unas ganancias, de media, cuatro veces más elevadas que las del resto. Esto demuestra que una inversión en la experiencia del empleado vale la pena y puede, incluso, llegar a retener un importante retorno para la empresa.

Principales funcionalidades que debe de tener este software

En el mercado podemos encontrar muchos softwares de recursos humanos. Si lo que buscamos es cuidar y perfeccionar la experiencia de los empleados, es importante encontrar uno que ofrezca estas prestaciones.

Es importante recordar que la experiencia del empleado con la empresa empieza en el momento de la selección de candidatos, por lo que hay que prestar atención a todas las fases del ciclo de vida de un trabajador.

Reclutamiento y selección de personal

La experiencia de un empleado con la empresa empieza durante la fase de reclutamiento. Si la compañía cuenta con un software de recursos humanos, el proceso será mucho más fluido dentro del departamento pero también resultará mucho más agradable para los candidatos. Estos programas permiten, por ejemplo, automatizar comunicaciones con el estado del proceso de selección para que los candidatos estén informados.

Interfaz de la funcionalidad de reclutamiento del software de RRHH de Kenjo

Onboarding

El siguiente paso es el onboarding cuando el empleado se incorpora a la empresa. Esta fase es clave para ayudarle a sentirse cómodo y, sobre todo, que encuentre su lugar dentro de la compañía. Un software específico permite diseñar todo el proceso, coordinar a las personas que intervienen y tenerlo todo listo para dar la mejor de las bienvenidas.

Interfaz de la funcionalidad de onboarding del software de RRHH de Kenjo

Portal del empleado

En el día a día, los trabajadores de la empresa interactúan frecuentemente con el departamento de RR. HH. Ya sea para resolver dudas sobre nóminas, días de vacaciones restantes o justificar una ausencia. Contar con un portal en el que centralizar todas estas acciones y tener contacto directo con el departamento mejorará su experiencia dentro de la compañía.

Interfaz de la funcionalidad de portal del empleado del software de RRHH de Kenjo

Registro de horario

El registro de horario es obligatorio y una tarea diaria a completar por los empleados. Ponérselo fácil es fundamental, por eso muchas compañías cuentan con softwares adaptados que permiten registrar el horario desde diferentes dispositivos cómodamente. Así, el departamento de recursos humanos tendrá un mayor control de las horas extra y podrá aplicar medidas para rebajar la carga de trabajo en los casos necesarios. Estos softwares también guardan la geolocalización del registro horario, por lo que funcionan perfectamente durante el teletrabajo.

Interfaz de la funcionalidad de control horario del software de RRHH de Kenjo

Vacaciones y ausencias

Nunca es agradable tener que esperar para saber si tus vacaciones están aprobadas o no. Un digital employee experience software permite agilizar el proceso de petición y aprobación, ya que centraliza todas las peticiones y automatiza el envío de la solicitud a las personas encargadas de aprobarlas. De esta forma, los responsables de recursos humanos, se ahorran una gran cantidad de tiempo en su día a día.

Interfaz de la funcionalidad de vacaciones del software de RRHH de Kenjo

Evaluación de desempeño

Las evaluaciones de desempeño en las que los empleados reciben un feedback constructivo y pueden compartir con la empresa sus preocupaciones y ambiciones son clave para la motivación de los empleados. Estos procesos, bien realizados con la ayuda de un software especializado, marcan la diferencia en la experiencia de un empleado. En las nuevas tendencias sobre evaluaciones de desempeño se ha visto también feedback frecuente motiva a los empleados mucho más, ayuda a priorizar las necesidades a corto plazo y mejora el ambiente de trabajo entre los equipos.

Interfaz de la funcionalidad de evaluación del desempeño del software de RRHH de Kenjo

Encuestas de clima laboral

Para adaptar y diseñar la experiencia de la plantilla es importante saber cómo se sienten, qué les preocupa y, en general, cuál es el clima laboral de la empresa. La mejor forma de hacerlo es a través de encuestas anónimas periódicas. Hoy en día existen softwares especializados que lanzan cuestionarios prediseñados aunque siempre es posible personalizarlos.

Se podría decir, por tanto, que estas son las funcionalidades mínimas con la que ha de contar un software para la experiencia de los empleados. Cualquier otra característica adicional, sumará en la relación del trabajador con la empresa.