Adquisición de un software de RRHH: ¿cómo convencer a tu empresa?

Convencer a los distintos equipos involucrados en la adquisición e implementación de nuevas tecnologías puede ser todo un reto; sobre todo cuando se trata de un software de RRHH. En ocasiones no se toman en cuenta las ventajas que puede aportar a la empresa, sino que simplemente se percibe como un coste adicional.

Por eso, en este artículo queremos darte algunas herramientas y consejos para que la tarea de convencer a los responsables de su adquisición sea algo más sencilla y eficaz. ¡Sigue leyendo para más detalles!

¿A qué departamentos es necesario convencer?

La aprobación de un nuevo software de RRHH por parte de la alta dirección es clave para desarrollar y mantener una estrategia de RRHH sólida y una forma de trabajar eficaz. 

Dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, tendrás que convencer al director de la empresa, al director de RRHH u otros ejecutivos clave de que el nuevo software de RRHH es una apuesta que merece la pena para que la empresa avance. También pueden estar implicados otros compañeros del departamento de RRHH, del financiero o del tecnológico. 

Por lo tanto, lo primero que es necesario hacer es identificar a las partes involucradas en la decisión de adquirir un nuevo sistema de RRHH. A continuación detallamos las figuras que suelen estar implicadas en este proceso:

Los empleados

Son las partes interesadas internas más importantes y contribuyen al éxito de la empresa. Aunque por lo general no participan de la toma de decisión, es importante tener en cuenta sus necesidades y opiniones, ya que son ellos quienes trabajarán con el nuevo sistema. Estas son sus principales preocupaciones:

• Preocupación por la privacidad: Los empleados temen que su información personal se almacene de forma insegura.
• Resistencia al cambio: La introducción de nuevos programas informáticos puede percibirse como una carga adicional.
• Necesidades de formación: Si se requiere un gran esfuerzo de formación para poder utilizar el nuevo software, puede generar rechazo.
• Seguridad laboral: Los empleados pueden temer que el nuevo software ponga en peligro sus puestos de trabajo al reemplazar algunas de sus actividades.
• Facilidad de uso: si el software es complicado y difícil de usar, generará poca aceptación.
  
  

Departamento de Recursos Humanos

Los profesionales de RRHH son una parte clave, ya que son los que más utilizarán el nuevo software, ya conocen bien las aplicaciones de RRHH y pueden ser críticos con una nueva adquisición. Estos son sus principales objeciones:

• Miedo a la pérdida de empleo por la automatización.
• Dudas sobre la fiabilidad y eficacia del programa informático.
• Preocupación por la complejidad de la aplicación y el posible esfuerzo de formación de los empleados.
• Preocupación por la pérdida de flexibilidad y adaptabilidad del departamento de RRHH.
  
  

Dirección de RRHH

El/la director/a de RRHH desempeña un papel importante en la adquisición de un nuevo software de RRHH, ya que es el responsable de gestionar y optimizar los procesos y sistemas de RRHH. Por lo general, el/la director/a de RRHH es una de las principales partes interesadas a la hora de evaluar y seleccionar un nuevo software de RRHH. 

Por lo general suele trabajar en estrecha colaboración con el equipo de informática para garantizar que el nuevo software satisface las necesidades de la empresa y es compatible con los sistemas existentes. Además puede identificar las necesidades de formación del personal y asegurarse de que está preparado para utilizar el nuevo software de RRHH. Sus principales objeciones giran en torno a los siguientes aspectos:

• Coste de adquisición: al responsable de RRHH puede preocuparle que el software sea demasiado caro de adquirir e implantar, y que resulte difícil justificar el presupuesto para ello.
• Complejidad de uso: que el software de RRHH sea demasiado complejo o difícil de utilizar, lo que podría dar lugar a necesidades de formación, interrupción del servicio y periodos de formación más largos.
• Seguridad de los datos: que no sea lo suficientemente seguro para proteger la información personal de los empleados.
• Falta de flexibilidad: que no sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades específicas de su organización.
  
  

Responsable de las contrataciones 

El/la responsable de contratación se encarga de definir los requisitos del nuevo software y qué funciones y características son necesarias para mejorar el proceso de contratación. También ayuda a seleccionar el proveedor adecuado y verifica la compatibilidad del software con los sistemas y procesos existentes en la empresa. 

Durante la implantación y la formación del personal, el responsable de contratación también suele participar y ayudar a integrar sin problemas el nuevo software de RRHH en el proceso de contratación. Estas son algunas de sus principales objeciones:

• Incompatibilidad con sistemas anteriores: existe la posibilidad de que el nuevo software de RRHH no sea compatible con los sistemas y procesos existentes en la empresa, lo que puede suponer una gran preocupación para el responsable de la contratación.
• Información confidencial: proteger la información confidencial es un factor importante para cualquier empresa. Un reclutador puede tener dudas sobre la seguridad de los datos y temer que el nuevo software de RRHH no esté suficientemente protegido.
  
  

Responsable de protección de datos

El principal objetivo del/la responsable de protección de datos es que la aplicación cumpla el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Quiere garantizar que los datos estén seguros y que solo las personas autorizadas tengan acceso al sistema. Con Kenjo, el software de RRHH todo en uno, el/la responsable de protección de datos no tendrá que preocuparse por su tratamiento ni por posibles fugas. En resumen, sus principales temores son los siguientes: 

• Tratamiento de datos: tratamiento de datos personales sensibles (por ejemplo, datos sanitarios) por parte del programa informático.
• Seguridad: medidas de seguridad insuficientes para proteger los datos personales de pérdidas, robos o usos indebidos.
• Divulgación indebida: posible divulgación de datos personales a terceros sin el consentimiento o la base jurídica suficientes
• Normativa: normativa de responsabilidad poco clara en caso de violación de datos causada por el software
  
  

Dirección de la empresa

La dirección de la compañía desempeña un papel importante en la toma de decisiones, la adquisición de nuevos programas informáticos y la aplicación de estrategias, ya que a menudo tiene que aprobar el presupuesto y decidir las orientaciones estratégicas. Es importante que la dirección se implique y convenza para garantizar el éxito de la implementación del nuevo software de RRHH. Sus preocupaciones más apremiantes son:

• Coste: de adquisición e implantación del software
• Formación: necesidades de formación y familiarización de los empleados
• Integración: con los sistemas existentes y migración de datos
• Datos: política de privacidad y seguridad de datos
• Calidad: garantía de calidad del software y apoyo futuro.
• Escepticismo: sobre el departamento de RRHH y el software porque no se genera dinero en RRHH.
  
  

Departamento de tecnología e informática

El departamento de tecnología e informática (TI) es una parte importante a la hora de adquirir un nuevo software de RRHH. Esto se debe a que suele ser responsable de la implementación, el mantenimiento y la integración de los sistemas tecnológicos en una empresa. Por tanto, el nuevo software de RRHH debe integrarse perfectamente en la infraestructura de TI existente para garantizar que funcione sin problemas y que todos los datos necesarios puedan procesarse correctamente.

Este departamento también puede aportar información valiosa sobre los requisitos técnicos del nuevo software, como los de seguridad y privacidad. Por eso es importante implicar a este departamento en el proceso de adquisición desde el principio para garantizar que el nuevo software satisfaga las necesidades de la empresa y pueda implantarse con éxito. Sus principales objeciones suelen ser las siguientes: 

• Integración: problemas de integración con los sistemas informáticos existentes.
• Costes: de adquisición, puesta en marcha y formación de empleados, así como de mantenimiento y soporte del software a largo plazo.
• Privacidad de los datos: preocupación por la privacidad de los datos y los derechos de acceso.
• Adaptación: aceptación y adaptación de los empleados al nuevo software.

Inversores

Los inversores tienen un interés financiero en la empresa y derecho a dividendos y beneficios. Por eso es importante tener en cuenta sus intereses para ganar su apoyo, teniendo en cuenta que sus objeciones más frecuentes son:

• Coste elevado: el coste del software y de su implantación podría ser demasiado elevado.
• Complejidad: la complejidad del nuevo programa informático podría prolongar el periodo de formación.
• Flexibilidad: la posible flexibilidad y adaptabilidad limitadas del software a las necesidades específicas de la empresa.
• Incompatibilidad: la posible incompatibilidad del nuevo software con los sistemas y procesos existentes.
  
  

Departamento financiero

El departamento financiero es responsable de manejar los recursos económicos de la empresa y, por tanto, desempeña un papel importante en la planificación y el seguimiento del presupuesto. En última instancia tienen es un actor importante ya que será el más interesado en conocer el retorno de la inversión. Por ello, es necesario saber sus principales objeciones:

• Costes: el departamento financiero teme que la adquisición de un nuevo programa informático de RRHH genere costes elevados y gastos de seguimiento durante los próximos años.
• Implementación: la implementación del nuevo software puede llevar mucho tiempo y requerir recursos adicionales.
• Formación: formar a los empleados para que utilicen el nuevo software con eficacia también puede requerir tiempo y recursos que, entre otros aspectos, pueden afectar a la productividad en el trabajo.
• Integración de datos: integrar los datos del antiguo software de RRHH en el nuevo puede ser todo un reto.
• La seguridad: a los departamentos financieros les preocupa la seguridad de los datos de RRHH y la protección frente a los ciberataques.
  
  

Departamento jurídico

El departamento jurídico es responsable de garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas para asegurar la protección legal de la empresa. Es importante involucrarles en la adquisición de nuevo software para evitar o resolver problemas legales y tener en cuenta sus principales negativas a adquirir un nuevo software:

• Seguridad y protección de datos: protección de los datos sensibles de los empleados.
• Integración: Integración del nuevo software en los sistemas de RRHH existentes.
• Coste: de adquisición e implantación del nuevo software.
• Formación y aceptación: formación de los empleados y su aceptación del nuevo software.
• Funcionalidad adecuada: garantizar que el software cumple todas las características y requisitos necesarios.
  
  

10 formas de convencer a tu empresa de adquirir un software de RRHH

Una vez identificadas las partes involucradas en la toma de decisión, es necesario recabar una serie de argumentos sobre los que basar la propuesta de adquisición de un nuevo software o cambiar el actual. Te sugerimos diez formas que te ayudarán en este proceso: 

1. Un software de RRHH como solución tecnológica pionera de RRHH

Un software de RRHH ‘todo en uno’ permite a su empresa agilizar y digitalizar los procesos internos y los flujos de trabajo, desde la incorporación de nuevos empleados hasta la gestión de nómina, pasando por la planificación de turnos y el registro laboral. Optimizar estos procesos reduce la carga de trabajo del departamento de RRHH y ofrecen a los empleados un acceso rápido a toda la información relevante.

Además, un software de RRHH mejora el análisis de datos, la comunicación entre equipos y la integración con otras herramientas. Esto puede ayudar a mejorar la eficacia y la eficiencia del departamento de RRHH y optimizar la experiencia de los empleados.

2. Ahorro de tiempo gracias a la digitalización

Los departamentos de RRHH de las empresas suelen dedicar una gran cantidad de tiempo a procesos manuales, como la gestión de las vacaciones y ausencias, del proceso de reclutamiento o la creación de bases de datos de empleados. Es importante hacer que estos procesos sean eficientes para ahorrar tiempo y recursos y una forma de hacerlo es a través de un software de RRHH.

Desde Kenjo hemos desarrollado una plataforma que ofrece a los empleados una solución fácil e intuitiva de utilizar con funcionalidades que les ayuda en su día a día como el registro de la jornada laboral según la normativa, la planificación de sus turnos de trabajo o la posibilidad de realizar evaluaciones del desempeño. 

Además, los empleados pueden acceder a su información desde cualquier dispositivo y lugar, mejorando la comunicación y la transparencia incluso cuando tienen que trabajar en remoto o desplazarse por motivos laborales.

3. Mayor eficacia y productividad

El aumento de la eficacia en los procesos, unido a un ahorro considerable de tiempo se traduce en una mayor productividad de los equipos en su conjunto. En este sentido, es conveniente realizar un cálculo del retorno de la inversión para apoyar la propuesta de compra de una nueva plataforma. De esta forma, resultará más sencillo justificar la apuesta económica y basarla en aspectos concretos. 

4. Solución multi plataforma  

A la hora de plantearse la adquisición de un software de RRHH lo recomendable es apostar por una solución capaz de reunir en una sóla plataforma las funcionalidades que optimicen los procesos de RRHH más importantes. Algunos de estos son el registro de la jornada laboral según marca la normativa en España, la gestión de las nóminas, de la solicitud y aprobación de vacaciones y ausencias, el reclutamiento, la planificación de turnos o la realización de evaluaciones de desempeño, entre otros. 

5. Ahorro de costes para la empresa

La inversión en una única plataforma permite a la empresa ahorrar una gran cantidad de recursos económicos al no tener que invertir en distintas funcionalidades, apostando por una sóla con mayor rentabilidad. 

Además, el hecho de que se trate de una funcionalidad encaminada a agilizar los procesos de RRHH, supone también un ahorro de tiempo considerable, lo que se traduce en mayor disponibilidad para asuntos estratégicos y un aumento de la productividad de los equipos. Por otro lado, da lugar a una mayor satisfacción de los empleados y por tanto una menor rotación y menores costes dedicados a la búsqueda, selección y contratación de nuevos empleados. 

6. Amortización de la inversión

Para convencer a las partes implicadas en la toma de decisión, es conveniente realizar un cálculo del retorno de la inversión, así como destacar cuánto tiempo y recursos se pueden ahorrar. En definitiva se trata de reflejar el impacto que la adquisición de un software de RRHH va a tener en el rendimiento global de la empresa.

7. Comparativa con la solución actual

Realiza una comparación entre la solución actual y el nuevo software que deseas adquirir, analizando las ventajas que puede aportar una nueva herramienta. Todo ello reflejando de qué manera se satisfacen las necesidades de la empresa. 

8. Mejor experiencia para los empleados

Un software de RRHH ‘todo en uno’ facilita la realización de procesos que afectan a los trabajadores en su día a día. Algunos de ellos son la obligación de registrar su jornada laboral, según establece la normativa laboral, la solicitud de vacaciones y ausencias o la gestión de su horario de trabajo. Gracias a un software de RRHH, los empleados pueden simplificar la realización de todas estas tareas, sin que les consuma demasiado tiempo el llevarlas a cabo correctamente. 

Además, algunos softwares, como es el caso de Kenjo, también se centran en mejorar la comunicación de la empresa y mejorar la satisfacción de los empleados a través de soluciones de evaluación del desempeño o encuestas de clima laboral. Todo ello contribuye de manera positiva a la experiencia de los empleados y genera un mejor ambiente de trabajo.

9. Mayor flexibilidad y adaptabilidad

Es importante que el nuevo software de RRHH se adapte a las necesidades de la empresa y también a los cambios y novedades normativas en materia laboral. Esto hará que la compañía sea más competente y pueda centrarse, entre otros aspectos, a mejorar la toma de decisiones en base a datos y resultados. Además, también resulta clave que permita a las empresas el análisis de la consecución de objetivos según los principales KPIs de RRHH. 

10.  Implica a consultores tecnológicos y de RRHH

Es conveniente recabar la opinión de consultores en tecnología que puedan apoyar tus argumentos. Por lo general, los proveedores de software de RRHH cuentan con equipos especializados en el ámbito de la gestión de personas a los que se les puede solicitar una demostración del producto, así como casos de éxito de empresas con las que hayan colaborado. De esta forma, es posible proporcionar argumentos sólidos con los que apoyar la propuesta de adquisición. 

En resumen, cuando se trata de convencer a los responsables finales de la toma de decisión, conviene analizar los procesos actuales de RRHH e identificar el potencial de mejora para la empresa; recopilar datos para mostrar las ventajas de una nueva solución tecnológica y comunicar de forma clara y transparente los beneficios para la empresa. 

Da el salto a la digitalización con Kenjo: el software ‘todo en uno’ de RRHH 

Con Kenjo, podrás optimizar tus procesos de RRHH y lograr un significativo ahorro de tiempo y recursos a tu empresa. Podrás basar la toma de decisiones en datos generados automáticamente y analizar en tiempo real el éxito de los principales indicadores de RRHH.  También mejorarás los procesos más importantes de este departamento, conocer la satisfacción de tus empleados y poner en marcha medidas eficaces que mejoren el ambiente de trabajo. 

Interfaz del software de reclutamiento de Kenjo

De esta forma, el departamento de RRHH tendrá la posibilidad de posicionarse como una pieza clave dentro de la estrategia de la empresa y además, cumplir con las principales normativas laborales y evitar posibles sanciones por una incorrecta aplicación. 

Si estás pensando en adquirir un software, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo. Resolveremos todas tus dudas y podremos enseñarte las soluciones que se ajusten a las necesidades de tu negocio.